Referat af Ordinær Generalforsamling 2013

Transkript

1 21. april 2013 Referat af Ordinær Generalforsamling 2013 Sted: Hos Nina og Rune, 4. th. Dato: Den 18. april 2013 fra kl. 19:30 Deltagere: Christoffer st.tv. Søren st.th. - Henriette 1. tv. - Mie og Charlotte 2. th. Pia 2. tv. Kim 3. tv. - Maria 3. th. Nina og Rune 4. th. Kirsten og Claus (ejer) 4. tv. Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Formandens beretning 4. Fremlæggelse og godkendelse af regnskab 5. Valg af formand 6. Valg af bestyrelse a. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer b. Valg af 2 suppleanter 7. Valg af revisor og revisorsuppleant 8. Indkomne spørgsmål/forslag: a. Ekstern revisor eller administrator (4. tv.) b. Måling af svamp i kælderen (st. th.) c. Forebyggelse af vandskader: Ombygning af kælder, burer i stedet for træ Lukkemekanisme i kloak i mellemgang d. Udskiftning af nøgler (4.th.) 9. Arbejdsdag, tidspunkt og opgaver maling af opgang 10. Eventuelt - 1 -

2 Ad 1. Valg af dirigent Claus blev valg som dirigent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var rettidigt indkaldt og var lovlig. Herefter overgik man til behandling af de enkelte punkter i dagsordenen. Ad 2. Valg af referent Rune blev valgt som referent. Ad 3. Formandens beretning Nina, som er formand, gennemgik beretningen vedrørende Beretningen er vedlagt dette referat. Følgende blev yderligere diskuteret: Der havde været problemer med at få varme i radiatorer på 4. sal, hvilket skyldtes, at der skulle påfyldes vand på systemet. Claus havde kontaktet VVS Hetland, der står for vedligeholdelsen, for at høre om vi selv kunne påfylde vand evt. ved at sætte en ventil til - men de havde ikke vendt tilbage med svar. Det blev aftalt, at Pia gennemgår vores kontrakt for at se, hvad Hetland udfører i forbindelse med vedligeholdelsen, samt skriver til Hetland og forhører sig omkring muligheden for, at vi selv påføre vand eller om det kun kan ske som del af den normale vedligeholdelse. Møbler i mellemgangen: Maria skriver til Anders (1. th.) og spørger, om det er deres møbler, og om de i givet fald kan fjerne dem. Hvis det heller ikke er deres, vil de blive flyttet til storskrald. Lys i mellemgang: Søren vil give knapperne olie i mellemgangen for at få lyset til at virke igen. Ingen yderligere bemærkninger til formandens beretning. Ad 4. Fremlæggelse og godkendelse af regnskab Claus, som revisor, gennemgik regnskabet. Alle opfordres til at kigge på ejendommens hjemmeside og sætte sig ind i, hvordan betalingerne skal foregå, da der har været en del problemer med forkerte eller manglende indbetalinger i årets løb. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Ad 5. Valg af formand Nina, 4.th., fortsætter som formand

3 Ad 6. Valg af bestyrelse Bestyrelsen blev genvalgt, og ser sådan ud: a. Bestyrelsesmedlemmer Maria, 3.th. Pia, 2.tv. Henriette, st.tv. b. Der er 2 suppleanter Ditte, st.th. Anna, 1.th. Kasserer Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Suppleant Suppleant. Ad 7. Valg af revisor og revisorsuppleant Claus ønsker ikke at fortsætte som revisor og kan heller ikke påtage sig opgaven med udarbejdelse af regnskabet. Claus sender alt materialet inkl. regnskabsfiler til Nina, således at ny regnskabsadministrator/revisor kan overtage opgaven. Der vurderes ikke at være behov for revisorsuppleant. Ad 8. Indkomne spørgsmål/forslag: a. Ekstern revisor eller administrator (4.tv.) Da der ikke er nogen i ejendommen, der kan påtage sig opgaven som revisor, skal der findes en ekstern revisor, der både kan udarbejde regnskabet og stå for opgaven/ansvaret som revisor for ejendommen. Claus anbefalede, at der anvendes en professionel revisor til revision og udarbejdelse af regnskab og havde i den forbindelse indhentet tilbud, på kr eks. moms, fra et mellemstort revisionsfirma. Christoffer tilbød at undersøge muligheden for at finde en revisor, der også kan lave årsregnskabet, og vender tilbage til bestyrelsen med et tilbud. Bestyrelsen er bemyndiget til at acceptere tilbud på op til DKK 3.000,- årligt. b. Måling af svamp i kælderen (st. th.) Diskussion om, hvorvidt kælderen stadig er tør. Kim vil undersøge, om alt er blevet ordentligt tørt. c. Forebyggelse af vandskader: Ombygning af kælder, burer i stedet for træ. I forbindelse med tidligere vandproblemer - opfordrede Nina til, at alle sætter skilte op på deres lofts- og kælderrum, for at man hurtigt kan kontakte de enkelte beboere, hvis der kommer vand eller sne. Nina havde udarbejdet navneskilte, der blev uddelt. Forslaget om burer i kælder i stedet for træ blev umiddelbart nedstemt, pga. at det vil blive en omfattende udgift for foreningen

4 Lukkemekanisme i kloak i mellemgang Maria undersøger mht. lukkemekanisme til vand for at undgå at vand kommer op fra kælderen. Kim bragte op, hvorvidt der skulle laves en mekanisme for at undgår, at vand løber ned ad trappen til kælderrum. Det vil blive overvejet at tage opgaven med til arbejdsweekenden den 24. august. d. Udskiftning af nøgler (4.th.) Der er indhentet tilbud på 7489,50 kr. Kim bemærkede, at han hellere ville bruge pengene på at tætne hoveddøren. Der blev stemt om, hvorvidt nøglerne skulle udskiftes. Forslaget blev vedtaget. Der var enighed om at prøve at tilføje flere nøgler i tilbuddet Søren påtager sig undersøgelsen af dette og igangsætter udskiftningen af nøgler til ejendommen. Ad. 9. Arbejdsdag, tidspunkt og opgaver maling af opgang Nina gennemgik de sædvanlige punkter, der er til opgaver ved den fælles arbejdsdag og spurgte til eventuelle yderligere opgaver. Følgende opgaver tilføjes: Maling af vinduer på bagtrappen Maling af paneler i opgang Isolering af rør i cykelkælder Sidste års punkt omkring Rør-Isoleringsskåle blev taget op igen. Der er ikke sket noget i sagen, og vi mister også her en masse unødig varme. Søren oplyste, at han havde noget rør-isolering til at sætte på, og Maria ville gerne påtage sig dette job på den fælles arbejdsdag. Er der yderligere forslag til opgaver, bedes disse sendt til Nina, der så står for den videre planlægning af arbejdsdagen. Husk og noter allerede nu: Ejendommens fælles arbejdsdag er altid sidste lørdag i august måned. Dette års arbejdsdag er således den 24. august

5 Ad. 10. Eventuelt Tætning af hoveddøren: Kim bragte spørgsmålet op vedrørende tætning af hoveddøren, da vi også her mister en masse varme ved den gamle utætte dør. Maria og Kim vil indhente tilbud på at få en ny hoveddør. De vender tilbage med et oplæg. Brug at TV net Kim vil undersøge muligheden for at skifte til andelsnet.dk Betaling ved brug af vaskemaskine og tørretromle: Det var aftalt på generalforsamlingen 2012 at prisen var 20 kr, men Dem, der benytter vaskemaskine og tørretromle, betaler pt. kr. 10. Det skal undersøges, om der skal ske en yderligere stigning af prisen, når årets indtægter for 2012 er opgjort. Prisen for brug af maskinerne skal tages op i bestyrelsen Rykkergebyr Der bliver ikke indført rykkergebyr på for sene betalinger af fællesudgifter m.v., da der ikke har været problemer ved de sidste kvartaler. Punktet kan evt. tages op senere. Bemærk tillige følgende aftale, Fordeling af ejerforeningens ansvar og arbejdsopgaver, som blev vedtaget ved generalforsamlingen i 2012: Det har været omfattende, at alle henvendelser omkring ejendommens problemer og spørgsmål som regel altid gik til Formanden. For at undgå belastningen på enkelt personer, blev man enig om at få aftalt en fordeling, således at der ikke var tvivl om, hvor man som beboer skulle henvende sig med spørgsmål m.v. Fordelingen er aftalt jf. nedenstående: Ejendomsmægler henvendelser Yousee TV Hjemmeside Indflytning Hetland / AS Henriksen Gårdlaug Nøgler/pærer/dør/røgalarmer Rune, 4. th. Rune, 4. th. Claus, 4. tv. Christoffer, st. tv. Pia, 2. tv. Christoffer, st. tv. Henriette, 1. tv. Generalforsamlingen afsluttes uden yderligere bemærkninger Nærværende referat er godkendt af: - 5 -

6 Formand: Referent, Rune : _ Bilag: Formandens Beretning - 6 -

7 Formandens Beretning: 18. april 2013 Velkommen til: Mie og Charlotte, 2.tv. Deling af arbejdsopgaver Det går godt med deling af arbejdsopgaver, og det gør måske jobbet som formand lidt mere attraktivt i fremtiden. Ting, der er repareret i årets løb April 2012 blev kloakken i gården repareret for kr., køb af ny vaskemaskine kr. ( kr. tilbage fra Codan forsikring) og reparation af lås i mellemgang, påfyldning af vand på varmeanlægget. Fællesudgifter Vi har skiftet fra PBS/NET.s til normal fast bankoverførsel, da systemet var for besværligt og konstant gav fejlmeldinger. Dette sparer os desuden for ca kr. årligt. Der har været en del opstarts vanskeligheder med mange forkerte indbetalinger. Men vi håber, der er kommet styr på det nu. Fælles arbejdsdag Alle arbejdsopgaver på arbejdsdagen er blevet udført, og vi havde en rigtigt hyggelig grillaften. Maling af opgang I efteråret tog Henriette initiativet til at begynde malingen af vores opgang og udførte et stort stykke arbejde på trapper og paneler. Godt gået! Der blev opfordret til at fortsætte maler-trenden og 2 malerbøtter bevæger sig nu fra stuen og opefter i det tempo, folk får malet. Det går stille og rolig fremad og vi håber, vi snart når helt til tops ; -) Oprydning af cykler Der blev ryddet ud i cyklerne og fjernet ukendte eller gamle ejers cykler. Mellemgangen og bagtrappen Der står en del møbler i mellemgangen som har stået der i flere måneder, hvem vil kendes ved dem og fjerne dem? Det er bemærket, at lyset ikke altid slukker af sig selv i kælderen. Husk ikke at have for mange ting + affaldsposer på bagtrappen det tiltrækker rotter og spærrer for nødudgangen. Fejeordning Husk at feje/rydde sne minimum en gang på de to uger både fortov og trappenedgangene mod vejen og trappenedgangen mod gården Dårlige låse Til generalforsamlingen sidste år aftalte vi, at Ditte skulle finde et tilbud på at få skiftet vores låse til et mere sikkert alternativ. Vores låse er over 10 år gamle og på de 10 år har der været en del udskiftninger af ejere, så derfor kan der være en del nøgler i omløb