Referat fra Hovedudvalgets møde

Referat fra Hovedudvalgets møde Dato: Torsdag den Mødetid: 14:00-16:00 Mødelokale: B 205 Medlemmer: Lars Holte (formand), Vibeke Bøgh Lynge (næstformand), Bo Petersen, Brith Josephsen, Charlotte Markussen, Heidi Hansen, Jette Elleby, Jørgen Lerhard, Karen Aslaug Jensen, Karin Mikkelsen, Morten Marcher, Niels Krüger, Per Aalbæk Nielsen, Peter Foskjær, Sussi Jørgensen, Thommas Nielsen, Tine Tom-Petersen Fraværende: Jette Elleby, Jørgen Lerhard

Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af referat 2 2. Budget 2014 3 3. Direktionens strategibrev 2014 4 4. Forslag fra DF om lukning af kommunens arbejdspladser på 1. maj 7 5. Ligestillingsredegørelse 2013 10 6. Forslag til retningslinjer vedr. ansættelse på særlige vilkår 12 7. Ligebehandling af FTR-forhold - Løsningsforslag 13 8. Opdatering af MED-strukturen 14 9. Innovationsstrategi - sådan arbejder vi med innovation 16 10. Statusnotat - implementering af sundhedsstrategien 18 11. APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 - projektoplæg 19 12. Oversigt over arbejdsgrupper 22 13. MedarbejderNyt 23 14. Eventuelt 24 1

1. Godkendelse af referat Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Det indstilles, at HovedUdvalget godkender referatet fra mødet den 24. juni 2013. Referatet blev godkendt. 2

2. Budget 2014 Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Direktionen orienterer om status og forventninger til budget 2014 og overslagsårene herunder om resultatet af byrådets budgetseminar den 29. august 2013 samt Byrådets 1. behandling af budgettet den 10. september 2013. Høring omkring budgettet igangsættes. Desuden orienteres om status på økonomien i budget 2013. Høringsbrev og - materiale kan hentes på kommunens hjemmeside via dette link. Det indstilles, at HovedUdvalget tager Direktionens orientering til efterretning samt at medarbejdersiden fremkommer med eventuelle udtalelser til budget 2014. Budget 2014 er i høring indtil den 30.09.13 og indkomne høringssvar lægges løbende på nettet og kan læses af alle. HovedUdvalget sender medarbejdersidens høringssvar direkte til ØDC. Budgetopfølgningen for 2013 er på trapperne og foreløbig ser det fornuftigt ud. Alle fagudvalgene er på rette vej. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, at tilpasning af barselsfonden måske kræver en drøftelse i HovedUdvalget. Orienteringen blev derefter taget til efterretning. Der er efterfølgende opnået enighed om, at tilpasning af barselsfonden ikke kræver drøftelse i HovedUdvalget, da der ikke er tale om væsentlige ændringer i udligningsordningen. 3

3. Direktionens strategibrev 2014 Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Direktionens strategibrev er målrettet kommunens ledere. Strategibrevet er en del af den enkelte leders styringsgrundlag, der ligeledes består af kommunens Udviklingsstrategi, politikker, aftalestyringen og løbende ledelsesinformation. Strategibrevet udgør således en overordnet ramme for, hvordan kommunens ledere skal arbejde 2014 og i årene fremover. Det er en fælles opgave at nå målene i strategibrevet. Temaer og mål skal derfor oversættes og konkretiseres i tæt dialog mellem ledere og medarbejdere på den enkelte arbejdsplads og på tværs af den samlede organisation. Strategibrevets temaer forventes derfor også at indgå i den enkelte enheds aftalestyring. Mulig disposition Det er Direktionens ønske, at de fokusområder, der blev sat med strategibrevet 2013 fastholdes. De nye temaer kobler sig derfor til sidste års strategibrev. Temaerne i 2014 er Enkel og fornuftig styring (eksekvering), Borgerfokus (helhed) og Udvikling af velfærd (nytænkning). En første disposition for strategibrevet er nedenstående. Indledning Opfølgning på strategibrevet 2013. Vi er nået langt med fokusområderne. HTK lige nu Nyt byråd Enkel og fornuftig styring Alle ledere skal opleve gennemsigtighed, råderum og direkte adgang til oplysninger. Få og tydeligt mål, enkelt økonomistyring og god ledelse. Eksekvering/Effektivitet vi skal gøre det vi siger og vi skal afslutte. Kvalitetsudvikling. Tværgående samarbejde og koordinering. Vi skal arbejde endnu mere målrettede og samordnede via kompetenceudvikling, foraer og netværk. Vi skal gøre hinanden bedre. Borgerfokus Helhed med borgeren i centrum. Kommunikationen med borgeren. Borger og brugereffekter - hvad mener borgerne om det, vi leverer? Borgerinvolvering og samskabelse. Samarbejdsdrevet innovation. Frivillighed. Udvikling af velfærd Nytænkning af velfærdsydelser - velfærdsteknologi Innovation nu skal vi gøre det.. Omverdens-fokus Branding og gode historier Forebyggelse Mulige projekter med særligt fokus i 2014 Ny folkeskolereform Uddannelse til alle Sundhed Byudvikling og vækst 4

Forslag til proces 18. september Chefforum drøfter disposition 19. september Overskrifter drøftes i HU 8. oktober Udkast i Direktionen 16. oktober Udkast i Chefforum Sparring om udkast med decentrale ledere 22. oktober Direktionens endelige godkendelse Ultimo oktober Offentliggøres På HovedUdvalgets møde drøftes temaerne i en gruppeproces. Det indstilles, at HovedUdvalget drøfter og kommenterer forslaget til temaer. Resultatet fra processen ser ud som følger: Enkel og fornuftig styring: Rapportering og registrering af oplysninger ude decentralt hvad er nice to know og need to know Mindre fokus på metode, kombineret med større fokus på resultat Har vi overstyring nogle steder (budgetopfølgning) Enkelhed vi skal ikke have for mange skibe i søen Frihed decentralt er der nok tillid til at tingene sker Borgerfokus: Borgerne er kunderne i butikken Vi skal være dygtigere til kommunikation og forventningsafstemning Vi skal understøtte at borgerne gør selv Større forventninger til os fra borgerne Hold fokus på dem med størst behov, frem for dem der råber højest Teknologi som understøtter borgerfokus Hvordan motiverer vi borgerne til at indgå i dialog med HTK HTK skal turde lytte til borgernes behov det kan godt give billigere løsninger Borgerne skal kunne se deres sag Inviter borgerne ind til samskabelse af velfærdsydelserne Udvikling af velfærd: Udvikling af velfærd udspringer af borgernes tanker/idéer Inddrag flere tendens til top-down Se ud af de økonomiske kasser/siloer Er medarbejderne tilstrækkeligt vidnede om, hvilke mulige hjælpemidler, der findes? Fokus på at klæde medarbejderne på i forhold til muligheder. Starter ved visitationen. Hjælpe medarbejderne til at se katedralen. Innovation meget snak nu skal vi gøre Vi skal blive bedre til at videreformidle de spændende tiltag og implementere dem i andre dele af kommunen. Øvrige emner: Færre høringsprocesser og mere dialog og tidlig involvering (innovation) Bedre sammenhæng mellem rådhus og decentrale enheder Eksperimenterer vi nok med ledelsesformerne i HTK 5

Ovenstående input oversendes til direktionen til det videre arbejde med strategibrevet 2014, som forventes udsendt ultimo oktober 2013. Bilag: 1 Åben Strategibrev 2013 215075/13 6

4. Forslag fra DF om lukning af kommunens arbejdspladser på 1. maj Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/24255 Dansk Folkeparti stillede på Byrådets møde den 28. maj 2013 følgende forslag: Dansk Folkeparti har konstateret, at rådhuset har lukket 1. maj, hvilket ikke er tilfældet for flertallet af kommunens øvrige arbejdspladser. Det finder vi ikke rimeligt, da alle ansatte bør behandles ens. Dansk Folkeparti ønsker derfor vedtaget, at samtlige kommunens institutioner holder lukket 1. maj. Byrådet besluttede at oversende sagen til Økonomiudvalget, idet sagen forinden skulle fremlægges HovedUdvalget til udtalelse. Dansk Folkeparti forholder sig i forslaget ikke til, om frihed 1. maj til alle kommunens ansatte tænkes givet som en ekstra betalt fridag i form af tjenestefrihed med løn eller om de ansatte forventes at anvende afspadsering/ferie. Muligheden for hel eller delvis betalt frihed 1. maj er overenskomstreguleret og det er forskelligt fra overenskomst til overenskomst, hvilken aftale der er indgået for 1. maj. Der er overenskomstgrupper, der via deres overenskomst har finansieret hel eller delvis betalt frihed 1. maj, mens andre overenskomstgrupper har valgt at anvende pengene til noget andet i stedet for betalt frihed 1. maj. Iflg. kontorchef Karsten Thystrup, KL, har Kommunernes Lønningsnævn tidligere behandlet spørgsmålet om bevilling af frihed til alle ansatte 1. maj. Kommunernes Lønningsnævn har i den forbindelse udtalt, at kommunerne ikke har hjemmel til at ændre overenskomstbestemmelser og derfor kun kan give løn- og frihedsgoder, som er hjemlet i overenskomster. Det betyder, at det ikke er muligt at tildele alle kommunens medarbejdere en ekstra betalt fridag på kommunens regning. De overenskomstgrupper, der ikke via deres overenskomst har betalt frihed 1. maj, skal derfor som udgangspunkt selv betale en eventuel lukkedag enten med afspadsering eller med ferie. Tvungen anvendelse af feriedage skal varsles med 1 måned overfor ansatte, der ikke har optjent afspadseringstimer til dette formål. Hvis der havde været hjemmel til at tildele alle kommunens medarbejdere en ekstra betalt fridag, ville en beslutning om dette have betydet en merudgift på ca. 5,6 mio.kr. årligt. Nedenfor gennemgås de regler og byrådsbeslutninger, der gælder for de enkelte områder og som har betydning, hvis byrådet ønsker at lukke alle kommunens arbejdspladser 1. maj. Rådhuset 7

På rådhuset er primært beskæftiget personale, der har en overenskomstmæssig ret til betalt frihed 1. maj. Der har derfor ikke været tilstrækkeligt tilbageværende personale på rådhuset til at servicere borgerne, hvorfor der holdes lukket 1. maj. Fritids- og kulturinstitutioner Byrådet kan beslutte at lukke kommunens fritids- og kulturinstitutioner som f.eks. biblioteker og kultur- og forsamlingshuse. Konsekvensen vil være en reducering i kommunen serviceniveau. Daginstitutioner For så vidt angår lukning af daginstitutioner, så aftalte regeringen og KL i forbindelse med økonomiaftalen for 2009, at afskaffe løsrevne lukkedage i daginstitutioner. Det betyder, at lukkedagene skal placeres på indeklemte arbejdsdage eller i skoleferier. Den 1. maj lever sjældent op til de kriterier. KL gennemførte en undersøgelse i 2012 for at afdække omfanget af løsrevne lukkedage i landets kommuner. Langt hovedparten af kommunerne havde ikke løsrevne lukkedage, mens Høje-Taastrup Kommune var en af få kommuner, der havde for mange løsrevne lukkedage og som derfor blev indberettet til Finansministeriet. Skole- og Institutionscentret har efterfølgende gjort Forældrebestyrelserne opmærksom på problematikken og kunne i spørgeskemaundersøgelsen fra april 2013 svare, at Høje-Taastrup Kommune nu har 0 løsrevne lukkedage. At placere en lukkedag 1. maj vil betyde, at Høje-Taastrup Kommune aktivt skal gå imod økonomiaftalen mellem regering og KL. Kommunens daginstitutioner har i dag allerede lukkedage. For de familier, der har behov for pasning på lukkedagene, har byrådet dog besluttet, at der skal tilbydes nødpasning i en anden institution i kommunen. Dog ikke Grundlovsdag (½ dag) og den 24. december. Byrådet kan beslutte, at der ikke skal tilbydes nødpasning 1. maj. Konsekvensen vil være en reducering i kommunen serviceniveau. Antallet af lukkedage i daginstitutionerne kan svinge lidt, men der er maksimalt 12 årligt. Skoler og SFO En lukning af kommunens skole 1. maj 2014 vil enten kræve, at byrådet ændrer i den netop vedtagne ferieplan, da skolestyrelsesvedtægten fastsætter, at der skal være 200 undervisningsdage om året eller, at skolestyrelsesvedtægten ændres, så der kun skal være 199 undervisningsdage i skoleåret 2013/2014. Fra skoleåret 2014/2015 og frem betyder lukning 1. maj, at timerne i stedet skal læses på et andet tidspunkt, så man opfylder kravet om 30/33/35 timers ugentlig undervisning i gennemsnit. For så vidt angår SFO er, har byrådet besluttet, at der til familier, der har behov for pasning på skolernes lukkedage, skal tilbydes nødpasning i et antal SFO er i kommunen. Dog ikke Grundlovsdag (½ dag) og den 24. december. Byrådet kan også her beslutte, at der ikke skal tilbydes nødpasning 1. maj. Konsekvensen vil være en reducering i kommunen serviceniveau. Døgn- og ældreområdet Byrådet må ikke lukke arbejdspladser med pleje- og døgnbehandling. Det gælder f.eks. plejecentre, botilbud, døgninstitutioner o. lign., hvor kommunen i henhold til Lov om social service 87 er forpligtet til at tilbyde pleje og omsorg døgnet rundt. 8

Det indstilles, at HovedUdvalget kommer med deres bemærkninger til forslaget, som vil blive indarbejdet i sagen til Økonomiudvalget. Medarbejdersiden i er ikke interesseret i flere tvungne fridage og kan derfor ikke støtte et forslag om lukning af kommunens arbejdspladser 1. maj. 9

5. Ligestillingsredegørelse 2013 Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 13/17345 Efter Ligestillingslovens 5a skal kommunen hvert andet år udarbejde en ligestillingsredegørelse. Formålet med redegørelsen er at gøre status over indsatsen for at fremme ligestilling mellem mænd og kvinder i kommunerne. Redegørelsen bidrager endvidere til videndeling og erfaringsudveksling samt som inspiration til det videre arbejde med ligestilling. Ligestillingsredegørelsen er et tilbageblik på perioden 1. november 2011 31. oktober 2013 og fokuserer alene på ligestilling mellem kønnene. Redegørelsen foreligger i form af et spørgeskema, som udfyldes af HR-Centret i samarbejde med kommunens centerchefer. Dataene i redegørelsen er indarbejdet af Ministeriet for Ligestilling og Kirke på baggrund af udtræk fra Kommunernes og Regionernes Løndatakontor (KRL) og kan ikke umiddelbart sammenlignes med de data, som HR-Centret selv anvender. F.eks. viser redegørelsen, at der i Høje-Taastrup Kommune er 314 ledere, hvilket ikke stemmer overens med de data HR-Centret anvender. Differencen skyldes bl.a. forskelle i måden at definerer ledere på. Som det fremgår af redegørelsens pkt. 4, er der ikke overraskende flest kvinder beskæftiget inden for det administrative område, det sundhedsfaglige område, det pædagogiske område samt på rengøringsområdet, hvorimod mændene dominerer det tekniske område. Det samme gjorde sig gældende i 2009, hvorfor Økonomiudvalget og Byrådet, i forbindelse med godkendelse af ligestillingsredegørelsen 2009, besluttede, at administrationen skulle udarbejde idéoplæg som grundlag for en ligestillingsdebat i 2010 i kommunens MED-organisation og efterfølgende i Økonomiudvalget og Byrådet. På den baggrund nedsatte HovedUdvalget en arbejdsgruppe og besluttede samtidigt at udvide begrebet ligestilling til også at omfatte alder, etnicitet, religion m.m. I 2011 blev resultatet af dette arbejde (et inspirationshæfte) sendt ud i MED-organisationen sammen med en opfordring til, at man i de lokale MED-udvalg drøftede mangfoldighed. I forbindelse med forelæggelse af ligestillingsredegørelsen 2011 godkendte Økonomiudvalget og Byrådet det igangsatte arbejde og at administrationen ikke ville foretage sig yderligere i forhold til ligestillingsproblematikken. Der redegøres for ovennævnte i ligestillingsredegørelsen. Ligeledes orienteres der i redegørelsen om, at kønsperspektivet inddrages i kommunens elektroniske rekrutteringssystem, hvor kandidaternes køn registreres. Dette skal bidrage til at sikre, at både kvinder og mænd, med lige kompetencer, indkaldes til samtale. Desuden har der været fokus på ligestilling i periodens afskedigelsesrunder for at sikre, at der ikke var en skævvridning i forhold til både køn og alder. Som det fremgår af redegørelsens pkt. 8 og frem, fokuserer meget få driftsområder på ligestilling mellem kønnene i forhold til de ydelser, der retter sig mod borgerne. 10

I nogle situationer indtænkes kønsperspektivet, når der udarbejdes borgerrettede evalueringer, brugerundersøgelser og lignende, for på den måde at identificere, om der er særlige forhold, der gør sig gældende for henholdsvis piger/kvinder og drenge/mænd. Ligeledes tilpasses nogle af områdernes ydelser efter køn. Ligestillingsredegørelsen skal ifølge ligestillingsloven vedtages af Byrådet før fremsendelse til Ministeriet for Ligestilling og Kirke. Det indstilles, at HovedUdvalget tager ligestillingsredegørelsen 2013 til efterretning. Medarbejdersiden tog redegørelsen til efterretning og anerkendte, at den afspejler virkeligheden. Men medarbejdersiden mener samtidig, at der ikke er grund til at være stolte af resultatet. HovedUdvalget opfordrer derfor kommunens ledere til at være opmærksomme på kønsaspektet i løn- og ansættelsesforhold i den udstrækning, det ikke strider mod ligebehandlingsprincipperne. Desuden opfordrer HovedUdvalget kommunens arbejdspladser til at være opmærksomme på, hvordan arbejdspladsen kan gøre sig mere attraktive for det køn, der er lavt repræsenteret. Ligeledes opfordrer HovedUdvalget Byrådet til at inddrage ligestillingsaspektet ved fx udnævnelser til råd og nævn. Med de faldende bemærkninger blev redegørelsen tage til efterretning. Bilag: 1 Åben Ligestillingsredegørelse 2013 206482/13 11

6. Forslag til retningslinjer vedr. ansættelse på særlige vilkår Type: Hovedudvalget Sagsnr.: 13/5775 På sit møde den 21. november 2012 nedsatte Hovedudvalget en arbejdsgruppe med det formål, at udarbejde et forslag til retningslinjer ved ansættelser på særlige vilkår. Arbejdsgruppen har bestået af følgende Brith Josephsen Niels Krüger Vibeke Lynge Jette Elleby Jette Lange Hanne Borchersen På Hovedudvalgets møde den 24. juni 2013 fremlagde arbejdsgruppen resultatet af de foreløbige drøftelser om ansættelser på særlige vilkår. På mødet efterlyste medarbejdersiden dels en nærmere beskrivelse af, hvilke ansættelsesformer, der kan være tale om, dels, at man sikrede, at denne medarbejdergruppe fik en tilstrækkelig introduktion på arbejdspladsen. Derudover godkendte Hovedudvalget retningen for arbejdsgruppens arbejde. Arbejdsgruppen fremlægger sit forslag til retningslinjer jf. vedhæftede bilag. HR-Centret arbejder nu videre med at udarbejde værktøjer og vejledningsmateriale jf. den oversigt, som Hovedudvalget fik fremlagt på mødet den 24. juni 2013. Det indstilles, at Hovedudvalget godkender arbejdsgruppens forslag til retningslinjer. HovedUdvalget roste resultatet af arbejdsgruppens arbejde og godkendte de udarbejdede retningslinjer. HovedUdvalget er opmærksom på, at retningslinjerne løbende skal tilpasses nye jobtyper (nyttejob o. lign.). Bilag: 1 Åben Forslag til retningslinjer vedr. ansættelser på særlige vilkår 193007/13 12

7. Ligebehandling af FTR-forhold - Løsningsforslag Type: Hovedudvalgsmøde 19/9-13. Sagsnr.: 12/14410 På HovedUdvalgsmødet den 24. juni 2013 behandlede HovedUdvalget en sag om ligebehandling af FTR-forhold. HovedUdvalget godkendte punkterne 1-5, men ønskede i forhold til punkt 6 at arbejdsgruppen reviderede bilaget (inspirationslisten). Arbejdsgruppen har sammen med næstformanden i HU gennemgået bilaget igen, og arbejdsgruppen fremlægger hermed bilaget på ny med henblik på, at Hovedudvalget godkender bilaget. Desuden vedlægges notat med opsummering af beslutningerne på HU s møde den 24. juni i relation til de enkelte punkter. Arbejdsgruppen indstiller, at HovedUdvalget godkender bilaget, og at arbejdsgruppen herefter nedlægges. Medarbejdersiden spurgte til muligheden for at få et kursus i Acadre og hvem der i givet fald skal betale for det. Hanne Borchersen oplyste, at HovedUdvalget kan komme gratis på kurset og blot skal kontakte Helle Mølleskov i HR-Centret. Medarbejdersiden spurgte til tidsrammen for en VDI-løsning. Ledersiden oplyste, at en VDI-løsning kommer så hurtigt det kan lade sig gøre budgetmæssigt. HovedUdvalget godkendte derefter bilaget og arbejdsgruppen nedlægges hermed. Bilag: 1 Åben FTR-/TR-vilkår 121912/13 2 Åben Ligebehandling af FTR-forhold - løsningsforslag. 164769/13 13

8. Opdatering af MED-strukturen Type: Sagsnr.: 12/19948 Henvendelse fra HK Denne sag er todelt, og kommer på baggrund af en henvendelse fra HK. HK ønsker at HU drøfter hvordan arbejdet tilrettelægges, når der sker ændringer i MED-strukturen, og dels stiller HK spørgsmålstegn ved organiseringen af arbejdsmiljøorganisationen i Jobcentret. Den 24.6.2013 behandlede HU en sag vedr. MED-struktur i Jobcentret, som omhandlede sammensætningen af Lokaludvalget. I rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse 3, stk. 3 fremgår det at en lokal aftale om ændret organisering af arbejdsmiljøarbejdet som minimum skal sikre, at den ændrede organisering af arbejdsmiljøarbejdet styrker og effektivisere funktionsvaretagelsen. Dette blev der i midlertidigt ikke taget højde for i sagen fra den 24.6.2013. Det har hverken Jobcentret, HR-Centret eller HU været opmærksomme på. Derfor foreslår HK at HU tager en drøftelse af, hvilke oplysninger der fremadrettet er behov for i sager vedr. ændringer i MED-strukturen. Dette har til formål at sikre en ensartethed i sager vedr. ændringer i MED-strukturen. Ændringer i Jobcentrets MED-struktur I forhold til Jobcentrets opbygning af arbejdsmiljøorganisationen har Lokaludvalget i Jobcentret haft tre arbejdsmiljørepræsentanter siddende. Efter sagen den 24.6.2013 har Jobcentret forsat tre arbejdsmiljørepræsentanter siddende, men pr. 1.9.2013 er de tre pladser fordelt med en fra Jobcentret, en fra Sprogcentret og en fra Jobafklaring. I dag er der to arbejdsmiljørepræsentanter fra Jobcentret repræsenteret i Lokaludvalget. Derfor skal de to arbejdsmiljørepræsentanter blive enige om, hvem der repræsenterer Jobcentret i Lokaludvalget. Hvis arbejdsmiljørepræsentanterne ikke kan blive enige om repræsentationen, må der ske et valg mellem de to arbejdsmiljørepræsentanter i personalegruppen, hvor det bliver afklaret hvem der fremadrettet skal repræsentere Jobcentret i Lokaludvalget. Da sagen fra den 24.6.2013 omhandlede Lokaludvalgets sammensætning, betyder det, at Jobcentret fortsat har tre arbejdsmiljøgrupper bestående af: Jobcentret - 1 arbejdsmiljøleder og 2 arbejdsmiljørepræsentanter Jobafklaring - 1 arbejdsmiljøleder og 1 arbejdsmiljørepræsentant Sprogcentret - 1 arbejdsmiljøleder og 1 arbejdsmiljørepræsentant Ved næste valg til arbejdsmiljørepræsentant, som træder i kraft pr. 1.6.2015, vil det være muligt at gå fra 2 arbejdsmiljørepræsentanter til 1 i Jobcentrets arbejdsmiljøgruppe, hvis opgaverne er af et sådan omfang, at det kan løses af 1 arbejdsmiljøleder og 1 arbejdsmiljørepræsentant. Det indstilles, at: HU drøfter hvilke oplysninger der fremadrettet er behov for i sager vedr. ændringer i MED-strukturen. HU tager orientering om Jobcentrets MED-struktur til efterretning. 14

HovedUdvalget tog klagen fra HK til efterretning og drøftede i den forbindelse behovet for retningslinjer i forhold til, hvad der skal være på plads, når HovedUdvalget skal tage stilling til ændringer i MED-strukturen. Der var enighed om, at HR-Centret udarbejder skema til brug for ovennævnte, som fremlægges på næste møde i HovedUdvalget. Orienteringen om Jobcentrets MED-struktur blev herefter taget til efterretning. 15

9. Innovationsstrategi - sådan arbejder vi med innovation Type: Hovedudvalget Sagsnr.: 12/23574 Direktionen har vedtaget en strategi for arbejdet med innovation Sådan arbejder vi med innovation i Høje-Taastrup Kommune. Strategien indeholder både en definition på innovation og direkte handlepunkter. Strategien er vedlagt som bilag. Et af elementerne i strategien er uddannelse af medarbejdere i innovation. I den forbindelse arbejdes der aktuelt med forskellige uddannelsestilbud til medarbejderne: Diplommodul Det er aftalt med Greve og Stevns Kommune, at de tre kommuner i fællesskab udbyder et diplommodul i innovation for konsulenter og nøglemedarbejdere. Dette gennemføres af COK og er en tilpasset udgave af den uddannelse som et stort antal ledere har fået. Uddannelsen giver ECTS-point og kræver, at deltagerne går til eksamen. Kortere kursus Det kortere kursus giver ikke ECTS-point og er rettet mod en bredere medarbejdergruppe med fokus på værktøjer til idégenerering og at give deltagerne viden om innovation. Dette kursustilbud er ikke endelig på plads. HR-Centret er i dialog med en mulig leverandør og vil inden for de næste par uger fremlægge et forslag for direktionen. Kurset er praksisorienteret og vil veksle mellem praktiske øvelser og teoretiske input, hvor deltagerne på egen krop mærker, hvad innovation betyder og hvilke implikationer, det har for ens arbejde. Kurset forventes udbudt ultimo 2013 eller primo 2014. Arbejdspladsorientet tilbud Endelig overvejes det at udbyde ovenstående for en hel arbejdsplads eller flere arbejdspladser samlet. HU-medlemmernes muligheder Medlemmerne af HU har formentlig forskellige behov og ønsker i forhold til uddannelse i innovation. Det foreslås derfor, at HU s medlemmer får mulighed for at deltage i et af ovenstående tilbud, hvis det enkelte medlem skønner det relevant. På mødet ønskes en foreløbig tilkendegivelse fra medarbejderrepræsentanterne i HU om, hvorvidt de er interesserede i at deltage i ét af ovenstående foreslåede tilbud og i givet fald hvilket. Det indstilles, at strategien tages til efterretning samt at medarbejderrepræsentanterne tilkendegiver, om de ønsker at deltage i én af de foreslåede uddannelser/kurser. Medarbejdersiden synes, at det er uheldigt at tilbuddet kun gives til nøglemedarbejdere, der er håndplukket og lederudpeget. 16

De opfordrer til, at interesserede medarbejdere får mulighed for selv at melde sig under fanen, hvis det har deres særlige interesse. Så kan deres ønske efterfølgende drøftes med lederen. Det er dog lederen der i sidste ende træffer beslutning om, hvilke medarbejdere der kan komme på kursus. Ledersiden oplyste, at diplommodulet fokuserer på, hvordan man leder en innovationsproces. Der er også lagt op til en kortere, mere praksisorienteret uddannelse. Men det er ikke helt på plads endnu. Medarbejdersiden synes, at det er vigtigt, at innovation ikke kun er konsulentbåret, men at også andre personalegrupper får muligheden. Hvis HovedUdvalgets medlemmer ønsker at deltage i én af de foreslåede uddannelser/kurser, skal dette meddeles Arne Fjellerad senest den 10. oktober 2013. Bilag: 1 Åben Sådan arbejder vi med innovation i HTK 63491/13 17

10. Statusnotat - implementering af sundhedsstrategien Type: Hovedudvalget Sagsnr.: 12/18216 Hovedudvalget godkendte på sit møde den 13. september 2012 en implementeringsplan for sundhedsstrategien i forhold til at præsentere strategien for organisationens medarbejdere og ledere. Hovedudvalget nedsatte efterfølgende en arbejdsgruppe bestående af Brith Josephsen, Vibeke Bøgh Lynge, Thommas Nielsen, Niels Krüger og Mariann Lyby. Hovedudvalget er løbende blev orienteret om status på arbejdsgruppens arbejde. Chefforum vil i oktober 2013 organisere implementeringen af sundhedsstrategien, således at koordinering på tværs af centrene sikres. Udgangspunktet for implementeringsplanen er, at alle kommunens arbejdspladser skal arbejde med, hvordan sundhedsstrategien kan give mening for netop deres arbejdsplads. Nedenfor beskrives planen for arbejdet 1. Der er udarbejdet skriftligt materiale til brug ved implementeringen. Det drejer sig om følgende a. Orienteringsbrev til alle centerchefer om, hvordan man kan gribe processen an med at sætte sundhedsstrategien på dagsordenen i det enkelte center (dok.nr. 72904/13) b. Inspirationspapir til at holde fokus på sundhedstemaet, som det måtte være relevant for det enkelte center (dok.nr.85059-13) c. PowerPoint-præsentation til gennemgang på personalemøder, LokalMED-møder o. lign. (dok.nr.85055-13) 2. Planen for implementeringen præsenteres for chefforum ultimo oktober, hvorefter materialet udsendes til alle kommunens centre. 3. Implementeringsaktiviteterne forventes at tage 3-6 måneder. 4. Implementeringsplanens proces evalueres ca. 1 år efter starten på implementeringen, dvs. ca. 1. november 2014. Det er Sundheds- og Omsorgscentrets vurdering, at den reviderede plan sikrer, at alle kommunens centre bliver tilbudt relevant støtte til at sætte sundhed på dagsordenen overfor medarbejderne. Materialet er udarbejdet på en sådan måde, at man selv, som ansvarlig leder, kan sætte indholdet i forhold til hvad der giver mening på den respektive arbejdsplads. Det indstilles, at Hovedudvalget tager planen for implementering til efterretning og at arbejdsgruppen herefter nedlægges. Hovedudvalget tog planen for implementering til efterretning og arbejdsgruppen nedlægges hermed. Bilag: 1 Åben Følgebrev til ledere 72904/13 2 Åben Inspirationspapir til ledere 85059/13 3 Åben Power Point Præsentation af Sundhedsstrategien 85055/13 18

11. APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 - projektoplæg Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/25982 Denne sag fremlægges HovedUdvalget som orientering om det projektoplæg, der er til den kommende APV- og Trivselsundersøgelse 2014. Den sidste APV- og Trivselsundersøgelse blev gennemført i januar 2011. APV en skal revideres minimum hvert tredje år, hvorfor den næste APV- og trivselsundersøgelse skal starte i begyndelsen af 2014. Formålet med APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 er: at få afdækket medarbejdernes trivsel i Høje-Taastrup Kommune at få kortlagt indsatsområder inden for arbejdsmiljøet til brug for arbejdspladsernes APVarbejde. APV-arbejdet Arbejdet med APV er en dynamisk proces, som arbejdspladserne skal arbejde fortløbende med. De lokale arbejdsmiljøgrupper bliver løbende klædt på til at kunne klare denne opgave, så arbejdspladsen altid har en opdateret APV-handlingsplan. Kortlægning af trivsel- og arbejdsmiljøforhold kan ske på mange forskellige måder, og kortlægningsmetoderne supplere hinanden f.eks.: Observationer foretaget af arbejdsmiljøgruppen ved sikkerhedsrundering på arbejdspladsen Refleksioner over eksisterende data som: arbejdsulykker, sygefraværstal, AT reaktioner og lignende, som også indgår i den årlige arbejdsmiljødrøftelse Spørgeskemaundersøgelse Dialogmøder på arbejdspladsen, hvor arbejdspladsen i fællesskab får overblik over relevante indsatsområder og dertilhørende aktiviteter i arbejdsmiljøarbejdet I 2007 og 2011 anvendte Høje-Taastrup Kommune spørgeskemaundersøgelse. HR-Centret foreslår, at undersøgelsen i 2014 anvender en kombination af de 4 kortlægningsmetoder. APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 I forhold til APV- og Trivselsundersøgelsen 2011 vil undersøgelsen i 2014 lægge mere vægt på den psyko-sociale synsvinkel i arbejdsmiljøet og spørge ind til vilkår og rammer for arbejdets udførelse. Det sker gennem spørgsmål vedrørende Social Kapital, som i hovedtræk handler om medarbejdernes oplevelse af tillid, retfærdighed og samarbejde på arbejdspladsen. De temaer som bliver afdækket i APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 både gennem observationsskemaer og spørgeskemaet er: Fysisk og kemisk arbejdsmiljø Arbejdsstillinger og hjælpemidler Arbejdsulykker og brand på arbejdspladsen Vold, trusler og tryghed på arbejdspladsen Indflydelse, mening, krav og støtte i arbejde Tillid, retfærdighed og samarbejde i arbejdet Trivsel og sundhed I forhold til spørgeskemaundersøgelsen i 2011 er der færre spørgsmål i 2014. I 2014 undersøgelsen vil der være bedre mulighed for, at arbejdsmiljøgrupperne selv kan udvælge, beskrive 19

og prioritere indsatsområder. Det vil give større genkendelighed og ejerskab til arbejdspladsens indsatsområder i APV-handlingsplanen. Ligesom i 2011 spørgeskemaundersøgelsen vil der blive mulighed for, at sektor-med udvalgene kan ønske at få enkelte områderelevante spørgsmål med i spørgeskemaet. Der lægges op til, at arbejdspladsen via dialogmøder kan få uddybet og præciseret, hvad der ligger bag de svar, som i spørgeskemaundersøgelsen har vist arbejdsmiljømæssige udfordringer. 2014 undersøgelsen kræver ikke flere ressourcer hos arbejdsmiljøgrupperne end ved 2011 undersøgelsen. Men arbejdsmiljøgruppernes ressourcer vil i 2014 undersøgelsen blive udnyttet bedre, da kortlægningsarbejdet bliver foretaget på en mere kvalitativ måde end i 2011 undersøgelse. Det betyder, at det efterfølgende APV-arbejde bliver nemmere for arbejdsmiljøgrupperne. I 2011 undersøgelsen blev der brugt en del unødig tid på, at forholde sig til irrelevante indsatsområder genereret gennem spørgeskemaundersøgelsen. Temaer, metoder, spørgeskema og brancherettede observationsskemaer til brug for APV- og trivselsarbejdet i Høje-Taastrup Kommune har været forelagt og drøftet i den sparringsgruppe, som er nedsat af HU for at kvalificere implementeringen af APV- og Trivselsundersøgelsen 2014. APV- og Trivselsundersøgelsens spørgeskema var oprindelig planlagt til at blive udsendt i april måned 2014, men sparringsgruppen har påpeget, at april måned 2014 er et dårligt tidspunkt. HR-Centret er enig i denne vurdering. Det vil på flere områder være bedre at vente med at udsende spørgeskemaundersøgelsen til oktober 2014, fordi: skolereformen, som træder i kraft henover sommeren 2014, har så stor betydning for arbejdsforholdene i skolerne, SFO erne og i klubberne, at der til efteråret skal foretages en ny APV kortlægning af arbejdsmiljøet på disse områder. indflytning af Jobcentret på Rådhuset og omrokering på Rådhuset falder på plads hen over foråret 2014, hvorfor en ny APV kortlægning af, er relevant i efteråret. det er besluttet, at relevante indsatser fra arbejdspladsens APV-handlingsplan skal indgå i lederens aftalestyring, som planlægges i slutningen af året. Afvikles spørgeskemaundersøgelsen i efteråret, vil dette falde godt sammen med opstilling af punkterne til aftalestyringen. Udsættelsen af spørgeskemaundersøgelsen betyder ikke, at arbejdet med APV-kortlægningen udskydes. APV- kortlægningen foretages fortløbende gennem observationer, refleksioner og dialog. Det er vigtigt, at de enkelte arbejdspladser har en plan for, hvordan de arbejder med APV-kortlægningen. En sådan plan vil også medføre, at der generelt kommer mere fokus på, at APV-arbejdet er en fortløbende proces. Tidsplan for APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 Tidspunkt Aktivitet Oktober december Sektor udvalgene orienteres om forløb og indhold af APV- og Trivselsundersøgelsen 2014. Udvalgene har mulighed for at kommentere på spør- 2013 geskema og observationsskemaer 28. oktober 2013 Temaeftermiddag for arbejdsmiljøgrupper, centerchefer og andre arbejdsmiljøfolk om Social Kapital. Indeholdende oplæg til, hvordan der kan arbejdes med det psykosociale arbejdsmiljø i APV-arbejdet. Samt introduktion til APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 20

Januar 2014 Januar 2014 Januar 2014 Januar - Februar 2014 Maj 2014 September 2014 Oktober 2014 November 2014 Januar 2015 Pilotprojekt for APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 gennemføres på en enkelt arbejdsplads afprøvning af observationsskemaer, refleksionspunkter og dialogmetoder Der åbnes for indtastning i APV-handlingsplan 2014 2016 i APV modulet i HR-systemet Kortlægning af indsatsområder til arbejdspladsernes APV-arbejdet gennem observationer, refleksioner og dialog Kick-off møder for alle arbejdsmiljøgrupper i forhold til deres rolle og opgaver i forbindelse med APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 Pilotprojekt vedrørende spørgeskemaundersøgelsen i forhold til både indhold og form Organisation og it-system er sat op til udsendelse af APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 spørgeskema til alle fastansatte medarbejdere i kommunen Spørgeskemaet sendes ud. Arbejdspladserne har herefter mulighed for at opstille nye indsatsområder i deres APV-handlingsplan 2014-2016 Resultaterne fra APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 afrapporteres til Direktionen, HovedUdvalget og centerchefer Resultaterne fra APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 vil blive inddraget i HovedUdvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse for 2015 Ifølge årshjulet for den årlige arbejdsmiljødrøftelse afholdes de lokale arbejdsmiljødrøftelser på arbejdspladserne i april - juni. Dette passer tidsmæssigt godt sammen med kortlægningsfasen for APV-arbejdet. Der vil løbende blive informeret om APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 via ArbejdsmiljøNyt, Ledernyt, MedarbejderNyt og på HTKalle. Det indstilles, at tidsplanen for APV-og Trivselsundersøgelsen justeres således, at spørgeskemaet først sendes ud til oktober 2014 sektorudvalgene kontaktes for: o en orientering om processen i APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 o en afklaring om der ønskes områderettede spørgsmål i spørgeskemaet o en afklaring om der ønskes ændringer i de brancherettede observationsskemaer Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, at det er hele MED-organisationen også de lokal MED-udvalg/personalemøder, der orienteres om forløb og indhold af APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 og har mulighed for at kommentere på spørgeskema og observationsskemaer. Ikke kun Sektor-Udvalgene, som det er anført i tidsplanen. Med denne rettelse blev punktet godkendt. Bilag: 1 Åben Fra kortlægning til handlingsplan 208357/13 21

12. Oversigt over arbejdsgrupper Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Arb.gruppe Opgave Deltagere Status Deadline Følgegruppe til sygefraværsindsatsen Nedsat 26.10.11 Sparringspartner for HR-Centret i forhold til sygefraværsindsatsen i kommunen. Tine, Heidi og Karin Ansvarlig: Søren Grenaa Gruppen samles 2 3 gange årligt. Løbende Implementering af Sundhedsstrategien Nedsat 13.09.12 Beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne. Nedsat 21.11.12 Årlig arbejdsmiljødrøftelse Nedsat 21.11.12 Drøftelse af FTR/TRvilkår Nedsat 27.02.13 APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 Nedsat 24.04.13 Sundhedsindsatsen Nedsat 24.04.13 Skal bidrage til at præsentere strategien for organisationen i skrift og tale. Skal sikre, at HU lever op til kravene i Rammeaftale om det sociale kapitel. Skal forberede HU s årlige arbejdsmiljødrøftelse Skal drøfte nuværende udfordringer i forhold til tid og vilkår. Skal fungere som sparringsgruppe for HR-Centret. Følgegruppe, som bl.a. skal komme med inspiration til nye sundhedsindsatser. Brith, Vibeke, Thommas og Niels Ansvarlig: Mariann Lyby Brith, Vibeke, Niels, Jette Elleby og Jette Lange. Ansvarlig: Hanne Borchersen Vibeke, Bo, Sussi, Jette og Peter. Ansvarlig: Marianne Klug-Andersen Morten, Tine og Karin og Hanne. Ansvarlig: Lars Buch Pedersen Karen, Heidi, Vibeke, Bo, Jette og Hanne. Ansvarlig: Marianne Klug-Andersen Karen, Vibeke og repræsentant fra Personaleforeningen. Ansvarlig: Helle Mølleskov Det indstilles, at HovedUdvalget tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Status fremlægges på mødet og gruppen nedlægges. Arbejdsgruppens arbejdes afsluttes med godkendelse af retningslinjerne, Arbejdsgruppen vil gennemlæse og komme med input til det vejledningsmateriale, som udarbejdes af HRC. Gruppen mødes en gang årligt i januar måned. Arbejdsgruppen fremlægger på ny resultatet på mødet og nedlægges derefter. Projektoplæg fremlægges på mødet. Afsluttet Afsluttes på mødet Løbende Afsluttes på mødet Juni 2014 Løbende 22

13. MedarbejderNyt Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 I henhold til HovedUdvalgets informationsstrategi skal udvalget beslutte, om der i et kommende MedarbejderNyt skal medtages emner fra mødet og i givet fald hvilke. Det indstilles, at Hovedudvalget beslutter, om der i et kommende MedarbejderNyt skal medtages emner fra mødet og i givet fald hvilke. HovedUdvalgets medlemmer var enige om, at der i et kommende MedarbejderNyt skal skrives om følgende: APV - tids- og handleplan Ligestillingsredegørelsen 2013 Ansættelse på særlige vilkår - inddragelse på arbejdspladsen Det igangværende arbejde med at tekste lønelementer 23

14. Eventuelt Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Punktet er åbent for input. Klage over valg af arbejdsmiljørepræsentanter til LokalMED i Jobcentret Der er modtaget en klage fra en arbejdsmiljørepræsentant fra Jobcentret. Klagen var rundsendt til Hovedudvalgets medlemmer inden mødet. Klagen omhandler måden hvorpå valget af arbejdsmiljørepræsentanter til Jobcentrets Lokal- MED er foregået. HovedUdvalget drøftede henvendelsen og medarbejdersiden var enige om, at valgte bør gå om og følge retningslinjerne for valg af arbejdsmiljørepræsentanter til SektorMED. Tekstning af lønelementer Medarbejdersiden udtrykte bekymring for den tolkning lederne foretager, når de skal tekste lønelementer. Det er lederen, der egenhændigt vælger en passende tekst, der skal rumme den oprindelige begrundelse og der er eksempler på, at der i den proces sker en uheldig fortolkning. Det blev aftalt, at HR-Centret kommer med en løsning på udfordringen til næste møde. Kommunens hjemmeside Medarbejdersiden undrede sig over det udseende, som kommunens hjemmeside har fået og var ikke ovenud begejstret. Det blev aftalt, at HovedUdvalget på næste møde får en gennemgang af de overvejelser m.m. der ligger bag hjemmesidens nye udseende. 24