Referat fra mødet i HovedUdvalget Mødedato: 4. april 2016 kl. 10.00-12.30 Mødested: Rådhuset, mødelokale 2 Mødelokalet er reserveret fra kl. 8.00 til formøde for medarbejderrepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Henning Haahr (formand), Jette Lorenzen, Leo Kristoffersen, Morten Møller, Erik Bjerrum, Medarbejderrepræsentanter: Lone Bay (BUPL) (næstformand), Rita Ernstsen (DSR), Jette Harlund (AC), Torben Nielsen (DLF), Jonas Tscherning Sørensen (SL), Birgit Elkær Hegelund (FOA) Thomas Jørgensen (3F) Rikke Liboriussen (HK) Arbejdsmiljørepræsentanter: Niels Nejst, Christa Jacobsen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Referat Hovedudvalg 1/2-2016 Arbejdsgruppen der kigger på retningslinjer vedr. de personalemæssige konsekvenser ifm. besparelser forventer at være klar med et oplæg til næste møde i HU, den 23. maj. Referat godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt 3. Budgetproces 2017 til information og drøftelse Kommunaldirektøren orienterer om budgetproces for 2017. Budgetvejledningen er tidligere fremsendt af Inger Rasmussen. Der er sat gang i det videre arbejde med effektiviseringer og besparelser, som en del af de tre strategiske udviklingsspor. Der skal findes besparelser og effektiviseringer for 25 mio. over årene 2017-2019, som tidligere er besluttet politisk. Dertil kommer omprioriteringsbidrag på 1% årligt, som svarer til 9 mio. kr. om året. Samlet set en besparelse på 27 mio. over 3 år. Dette bliver lagt ind i basisbudgettet, da man ikke kan forudsige hvor midler der evt. tilbageføres fra omprioriteringsbidraget lander, og dermed reduceres alle budgetter med 1% om året. Dokumentnr.: 727-2016-51554 side 1
Samlet set er der således tale med besparelser og effektiviseringer for 52 mio. kr. over de kommende 3 år. I forhold til arbejdet med effektiviseringssporet arbejdes der med 2 elementer: Temaeffektiviseringer og hverdagseffektiviseringer. Hverdagseffektiviseringer relaterer sig til de 27 mio. som følge af omprioriteringsbidraget. Temaeffektiviseringerne relaterer sig til de 25 mio kr. som er vedtaget af byrådet. Til arbejdet med effektiviseringer er der nedsat en styregruppe bestående af Karsten Poulsen, Jørgen Bruun, Anne Stenbæk, Erik Bjerrum, Leo Kristoffersen, Christa Jakobsen, Torben Nielsen, Mads Stigaard og Mette Lunau Larsen. I forhold til temaeffektiviseringer udarbejdes der et katalog over besparelser og effektiviseringer indenfor 7 temaer. Kataloget vil være færdigt til behandling i byrådet den 30. maj. Forslag til besparelses- og effektiviseringsforslag bliver i sidste ende en politisk prioritering og beslutning. Der blev spurgt til, om der er gjort overvejelser om kommunikationen i forhold til medarbejderne. Dette tænkes ind i styregruppens arbejde. Der blev også spurgt til, om Områdeudvalgene kan inddrages på samme måde som ved de seneste drøftelser af besparelser. Opmærksomhed på at man både er klog og blind på sit eget område i forhold til besparelser og effektiviseringer, så det kan også være vigtigt at man bidrager med input på tværs. Dette lægges også over til styregruppen at drøfte. Denne kommende proces er starten på det, der skal ske over de næste 4 år. Kataloget vil formodentlig også indeholde en række elementer som skal undersøges nærmere. Der blev givet udtryk for, at det tidligere nyhedsbrev har haft stor betydning, så det kan være en overvejelse at genindføre det eller omtænke dette. 4. Til og fra Direktionen til information og drøftelse Proces god dialog (sygefraværsindsats). Hovedudvalget skal følge den proces, der er sat i gang i samarbejde med de eksterne konsulenter. Orientering om midtvejsseminar med byrådet. Seminaret mundede ud i to drøftelser: En drøftelse af de politikker vi har på fagområderne. Der igangsættes et arbejde med en sag til Byrådet i begyndelsen af efteråret, hvor fagudvalgene anmodes om at se nærmere på egne politikker indenfor udvalgets område i forhold til hvilke der anvendes, hvilke der ikke længere er aktuelle m.v. Ønsket er, at der ender med kun at være 7-8 politikker i alt, som skal indeholde en vision og en række strategier herfor. Dokumentnr.: 727-2016-51554 side 2
Den anden drøftelse var under overskriften Mere tid til politik. Der nedsættes et 17 stk. 4 udvalg (styrelsesvedtægten) som kommer med et forslag til byrådet (udvalget består af ØK2 s medlemmer = gruppeformændene). 5. Opsamling fra konferencen om aktivt medborgerskab, til information og drøftelse Jette Lorenzen orienterer om, hvordan refleksionerne fra deltagerne på dagen vil indgå i det videre arbejde med det strategiske spor fællesskab. Jette orienterede om opmærksomhedspunkter der er identificeret ud fra de tilbagemeldinger der kom fra gruppearbejdet på konferencen, som vi skal have opmærksomhed i det videre arbejde med fællesskabssporet. Begrebsafklaring i forhold til frivillighed og aktivt medborgerskab Bekymring for at aktivt medborgerskab kan betyde at man mister sit arbejde opmærksomhed på at vi skal Fortælle de gode historier fra vores egen kommune Opmærksomhed på hvordan man sætter rammen for mødet med borgeren på en værdig og konstruktiv måde. Det næste der sker er at der bliver udarbejdet en procesbeskrivelse for hvordan sporet kan rulles ud. Der blev fra medarbejderside givet udtryk for en bekymring for at man italesætter nogle bestemte egenskaber, man som medarbejder skal have fx at medarbejderne skal være innovative. Det kan opleves som en DJØF isering af sproget. Man skal passe på ikke at bruge et sprog som ikke er genkendeligt for medarbejderne. 6. Konkurrenceudsættelse til information og drøftelse Byrådet har anmodet administrationen om en kontrol af prisniveauet indenfor forskellige opgaveområder i kommunen. køber vi vores ydelser og leverancer til den rigtige pris? Denne opgave har resulteret i en rapport udarbejdet i samarbejde med konsulentfirmaet Rambøll. Rapporten vedlægges til orientering. Tidsplan for behandling af rapporten: 12/4 2016 Direktionen 18/4 2016 Økonomiudvalget 25/4 2016 Byrådet Bilag: Notat om konkurrenceudsættelse doknr: 727-2016-44896 Kommunaldirektøren orienterer om den kommende proces. Der er en udvidelse af de felter, der skal undersøges nærmere med Vej og Park ud over det der står i rapporten. Der bliver således 6 undersøgelsesfelter. Dokumentnr.: 727-2016-51554 side 3
Der er ingen af de 6 områder der pr. definition bliver konkurrenceudsat og der er heller ikke pr. definition friholdelse af andre området. Hvis nogle skal konkurrenceudsættes, skal det i hvert enkelt tilfælde behandles særskilt politisk. Bemærkning til at der skal være opmærksomhed på, at områderne ikke nødvendigvis er klar til konkurrenceudsættelse der skal foretages en opmåling i forhold til opgaver. Det skal være klart for politikerne. Det blev bemærket, at der ikke i rapporten er en oversigt over de steder hvor der købes enkeltpladser på det specialiserede socialområde. 7. Proces for evaluering af MED-aftalen til beslutning I forbindelse med forhandling af MED-aftalen i 2012 blev det mellem parterne aftalt, at der i 2016 skal gennemføres en evaluering af MED-aftalen. Der er ikke aftalt form eller indhold i forhold til evalueringen. Det er således op til Hovedudvalget at beslutte, hvorledes evalueringen gennemføres. Ledelse & Udvikling har udarbejdet forslag til plan for evaluering der er vedlagt som bilag. Bilag: Proces for evaluering af den lokale MED-aftale, doknr: 727-2016-43930 I forhold til Rådhuset var der et ønske om, at der laves fokusgruppeinterview med de ledere og kontaktpersoner for personalemøder, der ikke sidder i Områdeudvalget. Procesbeskrivelsen i øvrigt godkendt. 8. Arbejdsmiljøregnskab 2015 til information og drøftelse Arbejdsmiljøregnskabet indeholder en status på arbejdsmiljøforholdene, herunder statistik for sygefravær, opgørelse af arbejdsulykker, status på arbejdsmiljøcertificeringen m.m. Hovedudvalgets drøftelse af arbejdsmiljøregnskabet udgør den årlige arbejdsmiljødrøftelse i henhold til arbejdsmiljøloven, jf. også MED-aftalen. Bilag: Arbejdsmiljøregnskab 2015, doknr: 727-2016-27300 Hovedkonklusionerne i regnskabet er: Sygefravær. En mindre stigning i sygefraværet fra 2014 til 2015. Samlet ligger sygefraværet på 5.67%, hvilket svarer til 14,81 arbejdsdage i gennemsnit pr. medarbejder (omregnet til fuldtidsstillinger). I alt svarer det til 77 fuldtidsstillinger i 2015. Der ses generelt en stigning i korttidsfraværet, hvorimod langtidsfraværet er faldet. Arbejdsskader Der ses et fald i antallet af anmeldte arbejdsskader. Dog ses faldet i de mindre skader hvorimod der er en stigning i antallet af mere alvorlige skader, som er forbundet med et sygefravær over 21. dage. Dette er steget fra 3 skader i 2014 til 7 i 2015. Der havde indsneget sig en fejl i regnskabet i forhold til antal ulykker med fravær over 21 Dokumentnr.: 727-2016-51554 side 4
dage i den version der var udsendt til HU. Denne er rettet. Brug af psykologordning. Antallet af sager om psykologbistand hos Falck Healthcare har været en smule lavere i 2015 end i 2014. Der har været 43 sager vedr. arbejdsrelaterede forhold. Disse ligger primært indenfor kategorierne voldsomme hændelser, stress og udbrændthed og funktionsproblem. Sidstnævnte dækker over udfordringer med at varetage sit job fx pga. manglende kompetencer, udfordringer med borgere eller andre former for mistrivsel der ikke er relateret til samarbejdsproblemer. Der blev givet udtryk for en bekymring for en stigning i korttidsfraværet. Bekymring for om besparelser og effektiviseringer påvirker sygefraværet. Det gør arbejdet med God dialog helt aktuelt og det er vigtigt, at man også i den proces kan være en dialog om arbejdsbelastninger. Det blev også bemærket, at der fortsat skal være fokus på at sikre, at arbejderskader bliver anmeldt. Der blev givet udtryk for en lille usikkerhed på om faldet i antallet af arbejdsskader også er udtryk for, at der er arbejdsskader som ikke er anmeldt.. Det blev samtidig bemærket, at vi har meget lidt opsamlet viden om nærvedulykker, da disse registreres på forskellig vis lokalt. Arbejdsmiljøregnskabet blev i øvrigt godkendt. 9. Rygepolitik til beslutning I forlængelse af Hovedudvalgets beslutning om at Odder Kommune er røgfri arbejdsplads pr. 1. August 2016 har arbejdsgruppen udarbejdet forslag til ny rygepolitik. Hovedudvalget drøfter udkastet med henblik på godkendelse. Bilag: Udkast til rygepolitik, doknr. 727-2016-11316 Afsnittet om hvordan vi forstår arbejdstiden blev drøftet og mundede ud i en beslutning om at slette dette afsnit. Der er enighed om at vi i skal bruge vores sunde fornuft i håndhævelsen af forbuddet, og at vi skal være i god dialog ledere og medarbejdere imellem. Opmærksomhed på, at forbuddet ikke kan omhandle dagplejeres pårørende og gæster for så vidt angår rygning udendørs i åbningstiden. Der opfordres fra Hovedudvalget til at man behandler rygepolitikken i de lokale MED-udvalg og får drøftet, hvad den konkret betyder for dem. Der blev spurgt til om man kan stille krav til vores samarbejdspartnere. F.eks. vil der i Vitapark være kommunale arbejdspladser hvor man ikke må ryge, og så er der andre hvor man må (ex. Er Misbrugscentret henhørende under Horsens kommune). Det arbejder vi med på længere sigt. 10. Status på anvendelse af sundhedsordning til information og drøftelse Arbejdsmiljøgruppen har behandlet de første ansøgninger til sundhedspuljen. Der er Dokumentnr.: 727-2016-51554 side 5
indkommet syv ansøgninger med stor variation i indholdet. Samlet set er der fra puljen søgt midler for ca. 85.000 kr. Kommunaldirektøren orienterer i øvrigt om kommende partnerskabsaftale med Odder Atletik og Motion. Bilag: Forslag Oversigt over ansøgninger til sundhedspuljen pr. 15. marts 2016, - eftersendes efter påske. Der blev opfordret til at det af oversigten kommer til at fremgå, om restbeløbet finansieres af arbejdspladsen eller af medarbejderne selv. Der blev samtidig spurgt til nogle af overskrifterne i forhold til det sundhedsmæssige aspekt f.eks. pædagogiske dage. Arrangementer der søges midler til, skal naturligvis have et sundhedsmæssigt aspekt, men arbejdsmiljøgruppen har også lagt vægt på, at der gerne må være en sammentænkning med kerneopgaven. Dette første år, hvor ordningen kører som et forsøg, vil vi også bruge til at blive klogere på, om der er behov for at der strammes på sundhedsbegrebet, i forhold til ansøgningerne og om ordningen skal fortsætte fremover. Henning orienterede om, at Partnerskabsaftale med Odder atletik & motion er undervejs. 11. Opfølgning på MED-konference og kommunikation fra Hovedudvalget til beslutning I forlængelse af Hovedudvalgets drøftelse om kommunikation på mødet i november og medarbejdersidens deltagelse i MED-konference i december tilrettelagt af FTF, OAO og FOA drøfter Hovedudvalget særlige opmærksomhedspunkter til det fremadrettede arbejde. Bilag: Noter fra MED-konferencen, doknr. 727-2016-7458 Der blev rettet særlig opmærksomhed på at kunne bryde vanerne i forhold til møderne. Der kan fx arbejdes med følgende: * At flytte mødernes så de holdes på forskellige steder. Ude lokalt og evt. invitere repræsentanter for det lokale MED-udvalg til kort at fortælle om, hvad de er optaget af * Hvordan vi sidder placeret til møderne * At skille mødelederrollen og ordstyrerrollen ad * Indholdsdelen skarphed på hvad der skal drøftes. Skrive en indstilling ind i dagsordenen være mere skarpe på hvad vi konkret vil med punktet. Overveje også at skrive på i dagsorden, hvor lang tid de enkelte punkter bør tage. Mulighed for at motivere det kommende mødes dagsorden ved at tage hul på et punkt på eet møde, hvor vi kommer i dybden med det næste gang f.eks. som i forhold til evaluering af MED-aftalen, hvor processen drøftes på indeværende møde og selve evalueringen foregår på næste møde. Og opmærksomhed på at bruge årshjul mere aktivt. Det blev aftalt at tage fat på allerede nu at vi skal holde møderne væk fra rådhuset. Og møderne udvides i den forbindelse til kl. 13. Dokumentnr.: 727-2016-51554 side 6
Derudover skilles også ordstyrerrolle og mødelederrolle ad. Interessant fra opsamlingen også skitseringen af de to veje til samarbejde den kooperative og den kompetitive. Det blev drøftet at vi kan overveje om det også er et tema for det kommende 12-12 seminar. 12. Tidspunkt for revision af lønpolitikken til beslutning Hovedudvalget har tidligere drøftet en revision af lønpolitikken. Hovedudvalget træffer beslutning om hvornår denne skal gennemføres. På næste møde drøftes lønpolitikken indholdsmæssigt og der udarbejdes til mødet et forslag til et nyt forord til erstatning for det der står lige nu. Derfra kan vi tage stilling til om, der er behov for at nedsætte en arbejdsgruppe til yderligere bearbejdning af politikken. Henning og Ulla udarbejder i fællesskab et forslag til reformulering af forordet. 13. Til efterretning Referat fra Områdeudvalg Social og Sundhed den 11. februar 2016 http://www.arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/referat_ou_sos_1102216.pdf Referat fra Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur 22. februar 2016 http://www.arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/referat_ou_buk_220216.pdf Referat fra Områdeudvalg Teknisk område 24. februar 2016 http://www.arbejdsmoljoe.odder.dk/dokumenter/referat_ou_tek_240216.pdf 14. Eventuelt Næste møde: 23. maj 2016 Mødet afsluttet kl. 12.55 Dokumentnr.: 727-2016-51554 side 7