Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde SOLRØD KOMMUNE Beretning nr. 9 (side 200-260) Beretning vedrørende regnskabsår 2011 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 KONKLUSION PÅ REVISIONEN AF KOMMUNENS ÅRSREGNSKAB FOR 2011... 200 1.1 Indledning... 200 1.2 Ledelsens regnskabserklæring... 200 1.3 Ikke-korrigerede forhold... 200 1.4 Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision... 201 2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 202 2.1 Generelt... 202 2.2 Revisionens bemærkninger... 202 2.2.1 Lovpligtig revision på det sociale område... 202 2.2.2 Langfristede tilgodehavender, Aktier og andelsbeviser... 203 2.2.3 Hensatte forpligtigelser... 203 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 204 3 VURDERING AF KOMMUNENS ØKONOMI... 205 4 REVISIONSMETODIK... 206 4.1 Risikovurdering og revisionsstrategi... 206 4.2 Drøftelser med ledelsen om besvigelser... 206 4.3 Den løbende revision... 206 4.4 Lovpligtig forvaltningsrevision... 207 4.5 Den afsluttende revision... 207 5 REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF IT-SIKKERHEDEN... 208 6 LØBENDE REVISION... 210 6.1 Kasse- og regnskabsregulativet... 210 6.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder... 210 6.3 Gennemgang af udvalgte balanceposter... 211 6.3.1 Likvide beholdninger... 211 6.3.2 Øvrige balanceposter... 211 6.4 Løn- og personaleområdet... 211 6.4.1 Vederlag m.v. til politikere... 212 6.5 Revision af de sociale områder med statsrefusion... 212 6.5.1 Generelt... 212 6.5.2 Formål... 212 6.5.3 Revisionens omfang og udførelse... 213
6.5.4 Forretningsgange... 213 6.5.5 Personsager... 214 6.5.6 Tilbud til udlændinge... 214 6.5.7 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension).. 215 6.5.8 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) 215 6.5.9 Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob)... 218 6.5.10Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning, servicejob og forsikrede ledige)... 218 6.6 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 220 7 REVISION AF ÅRSREGNSKABET... 221 7.1 Årsregnskabets opbygning og indhold... 221 7.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen... 221 7.3 Budget- og bevillingskontrol... 221 7.4 Skatter... 221 7.5 Tilskud og udligning... 222 7.6 Refusion af købsmoms... 222 7.7 Lønninger og vederlag... 222 7.8 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver... 223 7.9 Anlægsvirksomhed... 223 7.10 Forsyningsvirksomhed... 223 7.11 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv.... 224 7.12 Balancen... 224 7.12.1Anlægsaktiver... 225 7.12.2Omsætningsaktiver... 226 7.12.3Likvide beholdninger... 226 7.12.4Egenkapital... 226 7.12.5Hensatte forpligtelser... 226 7.12.6Lånoptagelse... 227 7.12.7Gældsforpligtelser... 227 8 REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION... 228 8.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer... 228 8.2 Løbende revision... 229 8.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling... 229 8.3 Afsluttende revision... 229 8.3.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion... 229 8.3.2 Opfølgning på decisionsskrivelser fra 2010 og evt. tidligere år... 230
9 TEMAREVISION... 232 9.1 Generelt... 232 9.2 Temarevision vedrørende kommunernes administration af fleksydelsesordningen... 232 10 SÆRLIG FLEKSJOB GENNEMGANG... 235 10.1 Særlig fleksjob gennemgang 2009... 235 10.2 Særlig fleksjob gennemgang 2010... 235 11 FORVALTNINGSREVISION... 236 11.1 Metode... 236 11.2 Processen... 236 11.3 Vurdering af forvaltningen i Jobcenter Solrød... 238 11.4 Samlet konklusion og anbefalinger... 244 12 ØVRIGE OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV... 245 12.1 Projektregnskaber uden tilhørende revisionsprotokol... 245 12.2 Projektregnskab med tilhørende revisionsprotokol... 245 13 AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER VEDRØRENDE 2011... 246 13.1 Revisionsberetninger afgivet til Solrød byråd... 246 14 REVISORS ERKLÆRING... 247 BILAG 1 TVÆRMINISTERIEL OVERSIGT... 248 BILAG 2 TEMAREVISION AF FLEKSYDELSESORDNINGEN... 254 BILAG 3 PÅTEGNEDE REGNSKABER OG OPGØRELSER... 260
Til Solrød Byråd 1 på revisionen af kommunens årsregnskab for 2011 1.1 Indledning BDO Kommunernes Revision,, har den 15. august 2012 afsluttet revisionen af s regnskab for året 2011. I henhold til Lov om kommunernes styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen har omfattet siderne 1 171 i Kommunens Årsberetning 2011 og tilhørende bilagshæfte. Hovedtallene udviser (mio. kr.): Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Oprindeligt budget 38,0 26,2-1,3 Regnskab 103,0 Balance Ultimo 2010 Ultimo 2011 Aktiver Egenkapital Positive tal = overskud/tilgodehavender. Negative tal = underskud/gæld. 1.119,0-582,7 60,9 0,8 1.415,0-842,2 1.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har borgmester og administrerende direktør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende årsregnskabet 2011. 1.3 Ikke-korrigerede forhold I henhold til internationale revisionsstandarder skal vi informere om forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet. Side 200
I forbindelse med regnskabsaflæggelsen for 2011 er der konstateret følgende forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet, idet ledelsen har vurderet dem værende uvæsentlige både enkeltvis og sammenlagt for årsregnskabet. Denne oplysning gives for at sikre, at byrådet er orienteret herom: Ejerandel i VEKS er værdiansat 2,7 mio. kr. for lavt, og ejerandel i KARA/Noveren er værdiansat 11,4 mio. kr. for lavt Hensatte forpligtigelser er værdiansat ca. 8 mio. kr. for lavt. 1.4 Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision Vi har ved revisionen ikke konstateret forhold af en sådan væsentlighed eller karakter, at det kommer til udtryk i påtegningen på årsregnskabet. Vi har forsynet årsregnskabet med en påtegning uden forbehold. Afledt af de internationale revisionstandarder skal vi afgive følgende supplerende oplysning, idet regnskabet indeholder budgettal: Supplerende oplysning om forståelse af revisionen Kommunen har i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner som sammenligningstal i regnskabsopgørelsen for regnskabsåret 2011 medtaget det af byrådet godkendte budget for 2011. Disse sammenligningstal har ikke været underlagt revision. Side 201
2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: 2.2.1 Lovpligtig revision på det sociale område Generelt er det vores vurdering, at de tilrettelagte forretningsgange for administrationen af sociallovgivningen er hensigtsmæssige og betryggende. Dog må vi konstatere, at disse ikke efterleves i fuldt omfang, idet vi på områderne: Integration Kontanthjælp og aktivering Merudgifter voksne Revalidering Forsikrede ledige Jobtræning har konstateret, at der forekommer fejl og mangler i sagerne. Disse fejl og mangler kan primært henføres til: Manglende stillingtagen i integrationssager til tilmelding eller ikke-tilmelding som arbejdssøgende i jobcentre Manglende dokumentation for afholdte udgifter vedrørende hjælp i særlig tilfælde på integrationsområdet. Manglende dokumentation for vurdering om behov for læse-/skrivetest i kontanthjælps/aktiveringssager Side 202
Manglende anvendelse af konti uden refusion på kontanthjælps og aktiveringsområdet. Manglende registrering af, at der er truffet nye afgørelser i merudgiftssager vedrørende voksne som er hjemtaget fra opholdskommune Forkert kontering i revalideringssager omkring udbetalt deltagerbetaling/driftsudgifter Manglende stillingstagen til behov for læse-/skrivetest i sager vedrørende forsikrede ledige Manglende rettidige opfølgninger på det individuelle kontaktforløb i sager vedrørende forsikrede ledige Forkert kontering af løn og tilskud i jobtræningssager Vi har drøftet de enkelte forhold med de relevante områders ledelse. Det er vores indtryk, at fejlene ikke er enkeltstående, men mere er et generelt udtryk for niveauet for sagsbehandlingen. Vi kan derfor konkludere, at der forekommer væsentlige fejl på de nævnte områder. 2.2.2 Langfristede tilgodehavender, Aktier og andelsbeviser Vi har foretaget gennemgang af afstemninger af langfristede tilgodehavender. Gennemgangen har givet anledning til følgende: Konto 92100260, Indskud i VEKS, kr. 754.076 og Konto 92100360, Indskud i KARA, kr. 20.331.041 Den indregnede ejerandel i VEKS og KARA/Noveren er værdiansat på baggrund det samlede indskud og ikke med udgangspunkt i selskabernes egenkapital. Forholdet medfører, at ejerandel i VEKS er værdiansat 2,7 mio. kr. for lavt, og at ejerandel i KARA/Noveren er værdiansat 11,4 mio. kr. for lavt. Vi henstiller, at berigtigelse bringes på plads i løbet af regnskabsåret 2012, samt at der tilrettelægges en årlig kontrol af, at værdiansættelse sker på baggrund af egenkapitalerne i de respektive selskaber. 2.2.3 Hensatte forpligtigelser Vi har foretaget stikprøvevis gennemgang af afstemninger vedrørende hensatte forpligtigelser. Gennemgangen har givet anledning til følgende: I lighed med sidste år er forpligtelsen vedrørende den lukkede lærergruppe ikke opgjort og medtaget i regnskabet. Ultimo 2010 har vi opgjort forpligtelsen til 8.148.770,63 kr. Hertil kommer reguleringer vedrørende 2011. Side 203
Forholdet medfører, at hensatte forpligtigelser er værdiansat ca. 8 mio. kr. for lavt. 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Vi har modtaget administrationens besvarelser på tidligere fremsatte bemærkninger og anbefalinger. Vi vurderer, at de modtagne tilbagemeldinger er tilstrækkelige, samt at der er foretaget berigtigelser, hvor det er påkrævet. Side 204
3 Vurdering af kommunens økonomi Kommunen skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således at kommunens likviditet opgjort efter kassekreditreglen altid skal være positiv. Det betyder, at kommunens gennemsnitlige daglige kassebeholdning, beregnet for de sidste 365 dage, ikke må være negativ. har ultimo 2011 en gennemsnitlig kassebeholdning på 133,2 mio. kr., hvilket således er en forøgelse i forhold til regnskabsåret 2010, hvor den gennemsnitlige kassebeholdning ultimo udgjorde 115,8 mio. kr. Kassekreditreglen er således overholdt i regnskabsåret 2011. Efter de foreliggende budgetoplysninger forventes denne ligeledes overholdt i regnskabsåret 2012. Det er vores samlede vurdering at s har en bæredygtig drift, jf. budgetterne, samt at kommunen har et fornuftigt likvidt beredskab. Side 205
4 Revisionsmetodik Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold mv. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). 4.1 Risikovurdering og revisionsstrategi Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte administrative områder af betydning for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til kommunens aktiviteter og forhold i øvrigt har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2011 identificeret områder med særlige risici for væsentlige fejl i årsregnskabet. Revisionens omfang har været tilpasset hertil. 4.2 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at kommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, herunder fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi har i forbindelse med vores revision ikke konstateret fejl som følge af besvigelser. 4.3 Den løbende revision Generelt Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den kommunale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen. Forretningsgange Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområderne. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og Side 206
der er således fokuseret på kommunens målsætninger og strategier for området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området. Kasseeftersyn Vi har i årets løb foretaget uanmeldt kasseeftersyn af likvide beholdninger ved enkelte af kommunens kasser. Formålet er at konstatere, hvorvidt kommunens likvide aktiver er korrekt registreret i overensstemmelse med de respektive pengeinstitutters oplysninger. Om den løbende revision henvises til beretningens afsnit 6. 4.4 Lovpligtig forvaltningsrevision Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal mv. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vore vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer mv. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. 4.5 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at de aflagte regnskaber ikke indeholder væsentlige fejl. Det vil sige, at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Side 207
5 Revisionsmæssig gennemgang af itsikkerheden Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også udgøre en risiko for disse. Derfor foretager vi hvert år en vurdering af, hvad it-anvendelsen betyder for kommunens interne kontrolmiljø. Ved gennemgangen i 2012 har vi fulgt op på anbefalinger, som er afgivet i forbindelse med vores tidligere revisionsbesøg og kortlagt eventuelle væsentlig ændringer i it-anvendelsen med betydning for vores revision. Som et led i den løbende forvaltningsrevision vurderer vi også, hvordan kommunen overordnet har tilrettelagt styringen af og tilsynet med kommunens generelle it-sikkerhed. Ved vurderingen tager vi udgangspunkt i den opdeling, som fremgår af den danske standard for it-sikkerhed, DS 484-2005: Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav Gennemgangen har vist, at vi kan basere vores revision på fungerende generelle it-kontroller i og omkring de enkelte systemer, og at kommunens it-anvendelse ikke indebærer revisionsmæssige risici, som ikke i forvejen er dækket af vores revision. at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden er tilfredsstillende Uden at det har påvirket vores konklusion, har revisionen alligevel givet anledning til anbefalinger fra vores side. Anbefalingerne er skriftligt afrapporteret til it-afdelingens ledelse i forbindelse med afslutningen på revisionen og de vigtigste heraf er kort skitseret nedenfor: Side 208
Sikkerhedspolitik Kommunen har en ledelsesmæssigt godkendt informationssikkerhedspolitik, der har været gældende siden december 2010. Informationssikkerhedspolitikken er siden ajourført som forudsat. Endnu er informationssikkerhedspolitikken ikke fuldt implementeret i kommunen, idet en række retningslinjer og uddybende bilag endnu ikke er udarbejdet eller ligger i udkast, men ikke endeligt godkendt. Særligt har vi anbefalet kommunen, at prioritere implementeringen af systemejerrollen i kommunen, idet systemejer er et bærende element i det fortsatte arbejde med informationssikkerheden. Vi har endvidere anbefalet kommunen at udarbejde retningslinjer for områder som fx: ændringsstyring af systemer og drift autorisationer og de afledte kontroller internetbaserede services bærbare enheder fx tavle pc er og smartphones. Udvidede autorisationer Som led i revisionen har vi bl.a. gennemgået autorisationer med udvidede rettigheder. Her fandt vi et usædvanligt højt antal medarbejdere med ubegrænset adgang til administration af kommunens it-infrastruktur. Vi har anbefalet, at disse autorisationer gennemgås snarest muligt med henblik på reduktion af antallet. Side 209
6 Løbende revision 6.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, kasse- og regnskabsregulativet i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af kasse- og regnskabsregulativet fungerer i praksis. 6.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Ved vor løbende revision har vi foretaget eftersyn ved følgende af kommunens institutioner: Plejecenteret Christians Have Solrød Bibliotek Solrød Svømmehal Vi har valgt at sætte særlig fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i kasse- og regnskabsregulativ. Vi har derfor undersøgt, om bilagsbehandlingen følger princippernes regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder. Det er vores opfattelse, at kommunens tilsyn med decentrale bogføringssteder fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Vi har alene fremsat mindre forslag til forbedring af de tilrettelagte forretningsgange, primært vedrørende afstemning af bankindestående. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende, og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Side 210
6.3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 6.3.1 Likvide beholdninger Vi har foretaget uanmeldt beholdningseftersyn af kommunens likvide beholdninger pr. 31. juli 2011. Vi har undersøgt, om administrationen af de likvide aktiver fungerer betryggende, og følger reglerne i kasse- og regnskabsregulativet. Det er vores opfattelse, at kommunens administration af de likvide aktiver fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. 6.3.2 Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at der er etableret en forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Vi har dog konstateret en række fejl og mangler i de modtagne afstemninger, hvorfor vi har anbefalet administrationen at justere i niveauet for den tilrettelagte interne kvalitetskontrol samt at sikre en bedre og fuldstændig afstemning af kommunens statuskonti. 6.4 Løn- og personaleområdet Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for løntunge driftsområder. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, Side 211
at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats Det er vores opfattelse, at kommunens lønadministration fungerer godt, samt at der er etableret forretningsgange, der er betryggende og sikrer korrekt udbetaling af løn. Vi har overfor administrationen alene fremsat forslag til forbedringer af de tilrettelagte forretningsgange for dokumentation i sagerne. Vi har ikke konstateret fejl i løn- og vederlagsudbetalingerne. 6.4.1 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalt vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne generelt er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Vi har dog konstateret en række fejl i administrationen af multimediebeskatning. 6.5 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.5.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 6.5.2 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 858 af 2. juli 2010 samt bekendtgørelse nr. 1642 af 22. december 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser Side 212
6.5.3 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Revisionen tilrettelægges med udgangspunkt i en systemrevision med fokus på, om det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne er hensigtsmæssige og bliver efterlevet. Udvælgelsen af personsager til både system- og substansrevision planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Endeligt har vi efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.5.4 Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepensioner og delpension) Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og servicejob) Forsikrede ledige Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, og vi har foretaget test af forretningsgange i personsager for at efterprøve, om ledelsestilsynet og de interne kontroller er udført, som det er forudsat af ledelsen på de respektive områder. Side 213
Det er vores vurdering, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne. Vi har dog via revisionen konstateret, at disse ikke efterleves fuldt ud i praksis. Der henvises til afsnit 2, Revisionens bemærkninger. Vi har endvidere vurderet, hvorvidt det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, er udført som det er forudsat, samt om det har skabt et grundlag, hvorpå vi kan basere revisionen. Det er konstateret, at der generelt på områderne enten ikke er udført en kvalitetskontrol eller er udført en kvalitetskontrol, men at vi ikke fuldt ud kan basere vores revision herpå. Vi har derfor udført substansrevision på områderne. Vi har anbefalet administrationen, at ledelsestilsynet på ovenstående områder fremadrettet tilrettelægges så det indeholder en veldokumenteret kvalitetskontrol samt at det forsynes med en afrapporteringsfase/opfølgningsfase. Kvalitetskontrollen skal sikre ledelsen et overblik over, at borgerens retssikkerhed overholdes samt sikre en god og veldokumenteret sagsbehandling. 6.5.5 Personsager På de under afsnit 6.5.1 omtalte personsagsområder har vi foretaget gennemgang af udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis samt overholdelse af gældende lovgivning. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager, som vi har gennemgået på de enkelte personsagsområder. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 6.5.6 Tilbud til udlændinge Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, som vi kan basere vores revision på. Vi har derfor foretaget substansrevision af 6 sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de 4 af de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Manglende stillingtagen til tilmelding eller ikke-tilmelding som arbejdssøgende i jobcentre Manglende dokumentation for afholdte udgifter vedrørende hjælp i særlig tilfælde Side 214
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet tilbud til udlændinge ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 2, Revisionens bemærkninger. 6.5.7 Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder folkepension og delpension) Beskæftigelsesministeriet Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, som vi kan basere vores revision på, idet den ikke er vurderet tilstrækkeligt omfattende. Vi har derfor foretaget substansrevision af 2 sager. Der er ikke konstateret fejl eller mangler i den udførte substansrevision. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet pensioner administreres i overensstemmelse med gældende regler. 6.5.8 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) SKAT, Socialministeriet Børneydelse Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og veldokumenterede interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, som vi kan basere vores revision på. Vi har derfor foretaget substansrevision af 2 sager vedrørende børnefamilieydelse. Der er ikke konstateret fejl eller mangler i den udførte substansrevision. På baggrund af en konkret vurdering af risiko og væsentlighed, samt tidligere års erfaringer på områderne børnetilskud og underholdsbidrag, har vi revideret områderne via regnskabsanalytisk revision og systemanalytisk revision. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i administrationen af området. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet børneydelser administreres i overensstemmelse med gældende regler. Side 215
Socialministeriet Merudgifter til børn samt tabt arbejdsfortjeneste Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, som vi kan basere vores revision på. Vi har derfor foretaget substansrevision af 4 sager. Der er ikke konstateret væsentlige fejl eller mangler i den udførte substansrevision. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste administreres i overensstemmelse med gældende regler. Socialministeriet Merudgifter til voksne Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, som vi kan basere vores revision på. Vi har derfor foretaget substansrevision af 2 sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de 2 af de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Manglende registrering af, at der er truffet nye afgørelser i merudgiftssager vedrørende voksne, som er hjemtaget fra opholdskommunen På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet merudgifter til voksne (servicelovens 100) ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 2, Revisionens bemærkninger. Beskæftigelsesministeriet Boligstøtte Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og veldokumenterede interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne som vi kan basere vores revision på. På baggrund af en konkret vurdering af risiko og væsentlighed, samt tidligere års erfaringer på området, har vi revideret området via regnskabsanalytisk revision og systemanalytisk revision. Side 216
Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i administrationen af området. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet boligstøtte administreres i overensstemmelse med gældende regler. Beskæftigelsesministeriet Sygedagpenge og barselsdagpenge Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, som vi fuldt ud kan basere vores revision på, idet antallet af kontrolpunkter i den tilrettelagte kontrol er meget begrænset. Vi har foretaget test af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne i 3 personsager. Vi har foretaget substansrevision af 5 sager. Der er ikke konstateret væsentlige fejl eller mangler i den udførte substansrevision. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne sygedagpenge og barselsdagpenge administreres i overensstemmelse med gældende regler. Beskæftigelsesministeriet Kontakthjælp, aktivering, forrevalidering, enkeltydelser Vi har foretaget test af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne i 6 personsager. Det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne har vist, at der ikke forekommer væsentlige fejl eller mangler i sagsbehandlingen. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, som vi fuldt ud kan basere vores revision på, idet det alene omfatter opstartssager. Vi har foretaget test af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne i 3 personsager. Vi har foretaget substansrevision af 3 sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Manglende dokumentation for vurdering om behov for læse-/skrivetest i kontanthjælps/aktiveringssager Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Manglende anvendelse af konti uden refusion på kontanthjælps og aktiveringsområdet. Side 217
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet enkeltydelser og forrevalidering administreres i overensstemmelse med gældende regler. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne kontanthjælp og aktivering ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 2, Revisionens bemærkninger. 6.5.9 Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Beskæftigelsesministeriet Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, som vi kan basere vores revision på, da den tilrettelagte kontrol ikke vurderes tilstrækkeligt uddybende. Vi har derfor foretaget substansrevision af 6 sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i 2 af de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Forkert kontering i revalideringssager omkring udbetalt deltagerbetaling/driftsudgifter Der er ikke konstateret væsentlige fejl eller mangler i den udførte substansrevision vedrørende ledighedsydelse og fleksjob. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet fleksjob og ledighedsydelse administreres i overensstemmelse med gældende regler. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet revalidering ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 2, Revisionens bemærkninger. 6.5.10 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning, servicejob og forsikrede ledige) Beskæftigelsesministeriet Jobtræning Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne som vi kan basere vores revision på. Vi har derfor foretaget substansrevision af 2 sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de 2 af de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Side 218
Forkert kontering af løn og tilskud På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet jobtræning ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 2, Revisionens bemærkninger. Beskæftigelsesministeriet Servicejob Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, som vi kan basere vores revision på. På baggrund af en konkret vurdering af risiko og væsentlighed, samt tidligere års erfaringer på området, har vi revideret området via regnskabsanalytisk revision og systemanalytisk revision. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i administrationen af området. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet servicejob administreres i overensstemmelse med gældende regler. Beskæftigelsesministeriet Forsikrede ledige Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne. Kommunen har ikke tilrettelagte ledelsestilsyn og interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, som vi kan basere vores revision på. Vi har derfor foretaget substansrevision af 5 sager. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Manglende stillingstagen til behov for læse-/skrivetest Manglende rettidige opfølgninger på det individuelle kontaktforløb På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet forsikrede ledige ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 2, Revisionens bemærkninger. Side 219
6.6 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Vi har modtaget administrationens besvarelser på tidligere fremsatte bemærkninger og anbefalinger. Vi vurderer, at de modtagne tilbagemeldinger er tilstrækkelige, samt at der er foretaget berigtigelser, hvor det er påkrævet. Side 220
7 Revision af årsregnskabet 7.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Økonomi- og Indenrigsministeriets gældende regler. Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet for 2010 er foretaget ændringer i kommunens regnskabspraksis, samt om disse ændringer er godkendt af byrådet. Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen. Det er vores opfattelse, at kommunens regnskabsaflæggelse i al væsentlighed er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Økonomi- og Indenrigsministeriet. Vi har alene fremsat mindre forslag til justering af den anvendte regnskabspraksis. 7.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Kommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. Det er vores opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. 7.3 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Vi har i det aflagte regnskab ikke konstateret væsentlige overskridelser af de meddelte bevillinger, og det vedtagne bevillingsniveau er i overensstemmelse med gældende regler. 7.4 Skatter Vi har kontrolleret, at de indtægtsførte skatter er i overensstemmelse med de af SKAT foretagne fordelinger og meddelte oplysninger. Side 221
Endvidere har vi påset, at skatterne er bogført og periodiseret korrekt, jf. gældende konteringsregler. Det bemærkes, at den udførte revision - i et vist omfang - baserer sig på it-systemer, der henhører under andre myndigheders ansvarsområde. Det er vores opfattelse, at skattebeløbene er korrekt optaget i regnskabet. 7.5 Tilskud og udligning Tilskud og udligning er sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Økonomi- og Indenrigsministeriet. Vi har endvidere undersøgt, om kommunens kontering er i overensstemmelse med konteringsreglerne i Budget- og regnskabssystemet for kommuner. Det er vores opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb er korrekt optaget i regnskabet. 7.6 Refusion af købsmoms Vi har ved den afsluttende revision fokuseret på kommunens administration af området, hvor vi har påset, at opgørelsen af købsmomsrefusion er udarbejdet efter gældende regler. Det er vores opfattelse, at opgørelsen af købsmomsrefusion i al væsentlighed er korrekt udarbejdet og optaget i regnskabet, idet der dog mangler afregning af moms vedrørende solgte grunde. 7.7 Lønninger og vederlag Vi har i løbet af året gennemgået kommunens forretningsgange og stikprøvevis efterprøvet dokumentation, beregning og udbetaling i lønsagerne. Ved revisionen af årsregnskabet har vi undersøgt kommunens forretningsgange mv. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet, bl.a. medarbejdernes muligheder for at indberette til egne cpr-numre mv. Lønudbetalingen til den administrative ledelse gennemgået. Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn mv. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat mv. er afregnet og afstemt. Side 222
Det er vores vurdering, at de interne kontroller udføres på betryggende vis og i henhold til kommunens gældende retningslinjer. Det er dokumenteret, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold mv. til SKAT. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat mv. dokumenteret. De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er ikke foretaget fuldt ud og vi vurderer ikke at kvaliteten af de foretagne afstemninger er tilstrækkelig. Vi har overfor administrationen fremsat forslag til forbedringer af afstemningsprocedurerne på området. 7.8 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. kommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Sundhedsstyrelsen. Samtidig har vi påset, at de bogførte grundbidrag svarer til aftalen med regionen. Det er vores opfattelse, at den kommunale medfinansiering er korrekt optaget i regnskabet. 7.9 Anlægsvirksomhed Vi har gennemgået udvalgte anlægsudgifter for at sikre, at der er korrekt sondring mellem anlæg og drift. Vi har undersøgt kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen. Det er vores vurdering, at kommunens anlægsregnskaber er udarbejdet og aflagt i overensstemmelse med kommunens retningslinjer og gældende lovgivning. 7.10 Forsyningsvirksomhed Forsyningsvirksomheden skal hvile i sig selv. Det vil sige, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eksterne i forhold til øvrige kommunale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter affaldshåndtering. Vi har ved revisionen påset, at om takstfastsættelsen opfylder kravene til hvile i sig selv -virksomhed mellemværenderne med forsyningsvirksomheden er korrekt optaget i balancen Side 223
Det er vores vurdering, at den samlede økonomiske styring af forsyningsområdet er indrettet med henblik på at opfylde lovkrav, byrådets beslutninger samt at sikre, at de etablerede forretningsgange på væsentlige områder er betryggende i kontrolmæssig henseende samt hensigtsmæssigt tilrettelagt. Takstfastsættelsen opfylder kravene til, at forsyningsvirksomhederne over tid kan hvile i sig selv. Mellemværende med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen. 7.11 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv. De tidligere kommunale forsyningsvirksomheder på vand- og spildevandsområdet er pr. 1. januar2010/1. januar 2009 omdannet til aktieselskaber med 100 % kommunalt ejerskab. Miljøministeriet har som følge af den generelle selskabsdannelse i vandsektoren udstedt: Bekendtgørelse nr. 1468 af 16. december 2009 om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber med tilhørende undtagelser i bekendtgørelse 1102 af 17. september 2010. Bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 om program for vandselskabers interne overvågning I bekendtgørelserne er der fastsat krav om afgivelse af særlige revisionserklæringer. Forsyningssekretariatet har på baggrund heraf udstedt en særlig revisionsinstruks, som gælder for alle indberetninger, der foretages efter den 31. december 2011. Dels skal der afgives erklæring om prisfastsættelsen af de administrative ydelser, der leveres fra kommunen til forsyningsvirksomheden, og dels skal der afgives revisionserklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet efter lov om kommuners afståelse af vandforsyninger og spildevandsforsyninger, jf. bekendtgørelse nr. 1212 af 14.oktober 2010. Vi har afgivet erklæring for 2011 om prisfastsættelsen af de administrative ydelser med supplerende oplysning om, at der ikke er udarbejdet skriftlige aftaler vedrørende administrationsaftalerne drift af IT-systemer og telefonsystemer. Vi har ligeledes afgivet erklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet for 2011. Erklæringen er afgivet med forbehold om, at vejafvandingsbidraget er fastsat til 8 % af anlægsinvesteringerne, og at vi ikke har fået forelagt dokumentation herfor, hvorfor vi ikke kan udtale os om en eventuel uddeling ved fastsættelsen af vejafvandingsbidraget. Erklæringen er endvidere forsynes med supplerende oplysning om, at der ikke er udarbejdet skriftlige aftaler vedrørende administrationsaftalerne drift af IT-systemer og telefonsystemer. 7.12 Balancen Kommunens balance er primært revideret ved at sikre, at der foreligger afstemninger for samtlige balancekonti. For at sikre korrekt udvisende i regnskabet er der så vidt muligt foretaget stikprøvevis gennemgang af de specificerede beløb til eksternt materiale, og kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn er vurderet. Side 224
Vi har modtaget afstemning af balancekonti. Vi har noteret os, at det tilrettelagte ledelsestilsyn har sikret afstemning af statuskonti. Der henstår alene 1 konto, der ikke er afstemt. Ledelsestilsynet er tilrettelagt således, at det også indebærer en kvalitetssikring af de forelagte afstemninger. Den stikprøvevise kontrol bekræfter ikke i alle tilfældet indhold og beløb for de enkelte konti. Det er vores vurdering, at kommunens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en bedre kvalitet i afstemningerne vedrørende 2011 end i afstemningerne vedrørende 2010, men at der fortsat er potentiale til forbedringer af afstemningernes kvalitet. 7.12.1 Anlægsaktiver Materielle og immaterielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger. Anlægskartotekets oplysninger er stikprøvevis kontrolleret, og tilgange, afgange, afskrivninger og andre ændringer er herunder kontrolleret. Det er endvidere påset, at anlægsoversigten indgår korrekt i kommunens regnskabsaflæggelse. Det er vores vurdering, at materielle og immaterielle anlægsaktiver i al væsentlighed er korrekt optaget og periodiseret i årsregnskabet. Finansielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med underliggende materiale samt indregnet i overensstemmelse med gældende regler, herunder at der er foretaget nedskrivning og omkostningsregistrering i forhold til forventning om tab på tilgodehavender. Det er ligeledes påset, at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60-selskaber er indregnet i forhold til kommunens ejerandel af selskaberne i henhold til retningslinjerne fra Økonomi- og Indenrigsministeriet. Endvidere er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med kommunale forsyningsvirksomheder er korrekt opgjort. Den indregnede ejerandel i VEKS og KARA/Noveren er værdiansat på baggrund det samlede indskud og ikke med udgangspunkt i selskabernes egenkapital. Forholdet medfører, at ejerandel i VEKS er værdiansat 2,7 mio. kr. for lavt, og at ejerandel i KARA/Noveren er værdiansat 11,4 mio. kr. for lavt. Herudover er det vores vurdering, at finansielle anlægsaktiver i al væsentlighed er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. Der henvises til afsnit 2, Revisionens bemærkninger. Side 225