DAGSORDEN IT- og afbureaukratiseringsudvalget - mødesager IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET MØDETIDSPUNKT 07-11-2017 14:30 MØDESTED Mødelokale H7 og H8, Regionsgården, Kongens Vænge 4, Hillerød MEDLEMMER Özkan Kocak Karsten Skawbo-Jensen Lise Müller Randi Mondorf Vagn Majland Erik Lund Pia Illum Marianne Frederik Erik Sejersten Afbud Afbud Side 1 af 14
INDHOLDSLISTE 1. Orienteringssag: Patientrapporterede oplysninger (PRO) 2. Orienteringssag: Status på Sundhedsplatformens integration med Fælles Medicinkort (FMK) 3. Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen 4. Eventuelt Side 2 af 14
1. ORIENTERINGSSAG: PATIENTRAPPORTEREDE OPLYSNINGER (PRO) BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE I forbindelse med aftalen om regionernes økonomi for 2016 (ØA16) blev det aftalt at igangsætte en fællesregional udbredelse af anvendelsen af Patientrapporterede oplysninger (PRO) på sygdomsområderne epilepsi, prostatakræft og kemobehandling af brystkræft inden udgangen af 2019. Ligeledes blev det i ØA16 aftalt, at regionerne skal afprøve nye og alternative styringsmodeller, hvor PRO indgår som en vigtig del af opfølgningsmodellerne. I forbindelse med aftalen om regionernes økonomi for 2017 (ØA17) blev det endvidere aftalt, at PRO skal udbredes nationalt til en række nye sygdomsområder. Som en del af udvalgets politikkontrollerende rolle gives her en status på arbejdet med PRO i Region Hovedstaden. INDSTILLING Administrationen indstiller over for IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: at status for arbejdet med PRO i Region Hovedstaden tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Taget til efterretning. Özkan Kocak (A) og Pia Illum (A) deltog ikke i sagens behandling. SAGSFREMSTILLING Med aftalen om regionernes økonomi for 2016 indgik regeringen og Danske Regioner aftale om udbredelse af PRO i sundhedsvæsenet ved ambulante kontroller for følgende tre behandlingsområder: Epilepsi Prostatakræft Kemobehandling af brystkræft. PRO dækker over, at patienter gennem sygdomsspecifikke spørgeskemaer fortløbende indrapporterer egen oplevelse af eget helbred til den afdeling eller læge, som patienten er tilknyttet i forbindelse med sit sygdomsforløb. Regionerne har nedsat et fællesregionalt projekt i regi af Regionernes Sundheds-it (RSI), der skal implementere PRO på tværs af regionerne indenfor ovenstående sygdomsområder inden udgangen af 2019. Formålet med RSI-projektet er at opnå erfaring med implementering af PRO som grundlag for udbredelse til stadig flere patientgrupper i de kommende år. PRO forventes at medføre et kvalitetsløft i behandlingen af patienter, således at borgere oplever større indflydelse på behandlingen og får en mere fokuseret dialog med de sundhedsfaglige om patientens udfordringer i sygdomsforløbet. Endvidere fokuserer RSI-projektet på, hvordan sygehusene på en systematisk måde kan bruge patienternes rapporterede oplysninger til at undgå unødvendige ambulante kontroller, og således i stedet kan anvende ressourcerne på patienter med større behov. På sigt forventes PRO endvidere at kunne anvendes bredere indenfor eksempelvis Aggregeret kvalitetsarbejde Forskning Styring, benchmarking og gennemsigtighed Planlægning af konsultationsbehov RSI-Projektets fremdrift siden status til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget (ITA) den 29. november 2016 ITA blev senest orienteret om PRO-projektet den 29. november 2016 og blev i den forbindelse lovet en Side 3 af 14
opfølgning cirka medio 2017. I det følgende gives status på projektets fremdrift siden sidst. Udvikling af spørgeskemaer og algoritmer I efteråret 2016 blev der i regi af projektet nedsat tre kliniske koordinationsfora på tværs af de fem regioner med faglige eksperter inden for de berørte områder med det formål at udarbejde indholdet af spørgeskemaer til patienter samt beslutningsstøtte (algoritmer) til sundhedspersonalet. Deltagere i de kliniske koordinationsfora blev udpeget via de sundhedsfaglige råd, og i januar 2017 blev resultatet fra de kliniske koordinationsfora sendt i høring i de sundhedsfaglige råd. De udviklede spørgeskemaer og algoritmer bliver testet af patienter og klinikere fra Region Midtjylland i løbet af medio-ultimo 2017. Kvalitetsopfølgning på RSI-projektet RSI-projektet har fået til opgave at udvikle et koncept for kvalitetsopfølgning for PRO. Kvalitetsopfølgningen på PRO har til formål at undersøge, i hvilket omfang anvendelsen af PRO fremmer den kliniske kvalitet og patientinddragelse. Kvalitetsopfølgningen skal foregå kontinuerligt, mens PRO er i anvendelse, så det er muligt at følge og udvikle kvaliteten løbende. I perioden 4.-15. september 2017 gennemføres en undersøgelse af, hvordan sundhedsprofessionelle, patienter og andre med interesse i PRO oplever de spørgsmål, som projektet har udviklet til at belyse, hvordan PRO påvirker den kliniske kvalitet og patientinddragelse. Implementering af RSI-projektet i Region Hovedstaden Det er planlagt, at implementeringen af PRO i Region Hovedstaden på de tre sygdomsområder sker sekventielt. Således implementeres PRO på Epilepsi i perioden april-december 2017 Prostatakræft urologisk i perioden december juni 2018 Kemobehandling af brystkræft og prostatakræft onkologisk i april oktober 2018 Min Sundhedsplatform er valgt til it-understøttelsen af PRO i Region Hovedstaden. Spørgeskemaer og algoritmer for PRO på epilelsi opsættes i Min Sundhedsplatform fra april-oktober 2017. Dette sker i tæt samarbejde med de sundhedsfaglige på de berørte ambulatorier samt gennem inddragelse af patienter. Flere sygdomsområder er udpeget til PRO I forbindelse med Økonomiaftalen 2017 er der nedsat en national styregruppe for PRO, som betjenes af et nationalt PRO-sekretariat i Sundhedsdatastyrelsen. I regi af denne overordnede styregruppe er syv nye sygdomsområder udover de tre ovenfor nævnte udpeget til udbredelse af PRO. Dette drejer sig om knæ/hofte, apopleksi og screening for depression, hvor kliniske koordinationsfora i løbet af 2017 er ved at udarbejde standardiserede spørgeskemaer. Endvidere drejer det sig om områderne diabetes, graviditet/barsel, hjerterehabilitering og KOL, der er i en modningsproces i forhold til PRO. Herudover er følgende sygdomsområder udpeget som mulige tværsektorielle områder, der ligeledes skal modnes til at anvende PRO: Tværsektoriel brug af PRO til behandling og kontrol af astmapatienter Tværsektoriel brug af PRO til screening for angst og depression i forbindelse med hjertekarsygdomme Brug af PRO til tidlig opsporing af begyndende sygdomstegn i hjemmeplejen Brug af PRO til effektmåling af kommunale træningsindsatser Udvikling af spørgeskemaer til de nye nationale PRO-områder koordineres fra det nationale PRO sekretariat i Sundhedsdatastyrelsen. Deltagere til dette arbejde er fra Region Hovedstaden udpeget via de sundhedsfaglige råd. Der er endnu ikke indgået en forpligtende aftale om at implementere de nye PRO områder inden for en given deadline. Derfor er der for ovenstående sygdomsområder endnu ikke etableret egentlige implementeringsprojekter i Region Hovedstaden. Ny styringsmodel Fællesregionalt er der nedsat et projekt til udformning og afprøvning af værdibaserede opfølgningsmodeller, hvor PRO medvirker til at levere patientrapporterede data. Værdibaserede Side 4 af 14
styringsmodeller er igangsat fællesregionalt på følgende sygdomsområder: Hofte/Knæ Apopleksi Prostatakræft Epilepsi Angst og depression Hjertesygdom Diabetes Region Hovedstaden står i spidsen for udviklingsarbejdet for to af områderne, Angst og Depression og Hjertesygdom. Alternative styringsmodeller afprøves desuden på Bornholms Hospital. Organisering af PRO i Region Hovedstaden Administrationen er opmærksom på, at der er et stort koordinationsbehov, som følge af de mange aktører indenfor PRO-området. Det er derfor så vidt muligt de samme personer, som arbejder på de enslydende sygdomsområder for PRO og værdibaseret styring. Endvidere er der i relation til implementeringen af Det Nationale Kvalitetsprogram i Region Hovedstaden, nedsat en gruppe på tværs af administrationen, som på et operationelt niveau koordinerer PRO i Region Hovedstaden. I forlængelse heraf arbejdes der i Region Hovedstaden på at få etableret en samlet struktur for arbejdet med PRO på tværs af hospitaler og centre som tillige omfatter Sundhedsplatformen, idet det forventes at hovedparten af kommende PRO-projekter vil skulle implementeres via Min Sundhedsplatform. KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen har ikke i sig selv bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Torben Dalgaard JOURNALNUMMER 17029721 Side 5 af 14
2. ORIENTERINGSSAG: STATUS PÅ SUNDHEDSPLATFORMENS INTEGRATION MED FÆLLES MEDICINKORT (FMK) BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE IT- og Afbureaukratiseringsudvalget (ITA) fik på udvalgets møde den 30. maj 2017 sin faste status på implementeringen af Sundhedsplatformen. I forbindelse med sagens behandling udbad udvalget sig en ny orienteringssag angående status på Sundhedsplatformens integration med Fælles Medicinkort (FMK), som her forelægges udvalget. INDSTILLING Administrationen indstiller over for IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: at orienteringen om Sundhedsplatformens integration med FMK tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Taget til efterretning. Udvalget udbad sig en uddybning vedrørende de lidt længere svartider i kommunikation mellem Sundhedsplatformen og FMK. Özkan Kocak (A) og Pia Illum (A) deltog ikke i sagens behandling. SAGSFREMSTILLING FMK har haft stor bevågenhed i hele Sundhedsplatformens programperiode. Integrationen til FMK fungerede ikke optimalt fra første go-live på Herlev og Gentofte Hospital, og der har derfor været arbejdet intensivt for at forbedre samspillet mellem FMK og Sundhedsplatformen. Samtidigt har programmet erfaret, at Sundhedsplatformens integration med FMK er certificeret strengere af Sundhedsdatastyrelsen (SDS) end tilfældet er i de øvrige regioner. Det har betydet, at nogle af de udfordringer, som klinikerne oplever med arbejdsgangene i FMK, har været unødige, og nu kræver udvikling for at fjerne. Da Sundhedsplatformens FMK løsning i 2016 blev certificeret af SDS blev det gjort på baggrund af nye certificeringskrav, og med Sundhedsplatformen som det første sygehussystem på FMK version 1.4.4. Siden er andre regioners Elektronisk Patientjournal (EPJ) systemer certificeret efter samme krav, men med en mere lempelig udlægning af kravene til blandt andet ajourføringsfunktionen. Efter dialog med Sundhedsdatastyrelsen er det aftalt, at ajourføringsfunktionen i Sundhedsplatformens FMK løsning kan ændres, så kravene til læger og sygeplejersker lempes. Det vil forbedre brugeroplevelsen væsentligt. Ændringen vil skabe færre situationer, hvor der er behov for at det markeres som ajourført på FMK. Sundhedsplatformsprogrammet har derfor aftalt med leverandøren, Epic, at implementere løsningen i 4. kvartal af 2017. Ajourføring Ajourføring af FMK er et delelement af arbejdsgangen ved udskrivelse, ekstern overflytning eller visse ambulante kontakter. Den videre medicinering fastlægges med udgangspunkt i den aktuelle medicinering, og lægen vurderer herefter, om noget af medicinen skal ændres. Ved ajourføring afstemmes samtidig den aktuelle medicin i forhold til den medicin, patienten fik før indlæggelsen eller det ambulante besøg. Hvis patienten under indlæggelsen har fået medicin med et andet navn, men med samme indholdsstof, dvs. substitueret medicin, ændres det tilbage til det medicin, som patienten fik før indlæggelsen. Det er lægen, der skal registrere, men lægen må gerne have medhjælpere, dvs. sygeplejersker, hvis lægen sikrer sig, at medhjælperen kan varetage opgaven. Det gælder for sygeplejersker i Region Sjælland, I Region Hovedstaden har lægemiddelkomiteen besluttet, at det kun er læger, der må ajourføre FMK. Dette giver udfordringer i specielt de sygeplejerskebemandede ambulatorier, hvor der ikke umiddelbart er Side 6 af 14
en læge til stede til at ajourføre patienternes FMK. Det er teknisk muligt at tilpasse Sundhedsplatformen, så sygeplejersker, der arbejder på vegne af en læge, får ret til at ajourføre FMK. For at sikre samme retningslinjer og arbejdsgange i de to regioner er der nu en indstilling fra Sundhedsplatformsprogrammet til den klinisk-administrativ styregruppe (KAI) således, at de to regioner får samme retningslinjer for sygeplejerskernes rettigheder for at ajourføre i FMK. Løste udfordringer Fra første implementering på Herlev og Gentofte Hospital har FMKs svartid (performance) været udfordret i forhold til Sundhedsplatformen. Hovedparten af problemet er løst, men der arbejdes fortsat målrettet på at forbedre hastigheden, så svartiden og dermed brugeranvendelsen bliver bedre. Der har tidligere været udfordringer med nogle af de ambulante forløb, som i Sundhedsplatformen opførte sig som indlagte forløb i forhold til FMK. Denne udfordring er løst i Sundhedsplatformen, og den følges løbende for at kunne sikre, at klinikerne registrerer korrekt. Udvikling af funktionalitet til lægemiddelordinationer Pausering af lægemiddelordinationer findes ikke umiddelbart i Sundhedsplatformen, og derfor har sundhedsplatformsprogrammet sat et udviklingsarbejde i gang for at kunne imødekomme ønsket om denne funktionalitet. Status er, at Epic er i gang med udviklingen, og sundhedsplatformsprogrammet afventer funktionaliteten til test og ibrugtagning senest i 4. kvartal. Arbejdsgange og anvendelsesoptimering FMK indgår i mange forskellige arbejdsgange og bruges på mange forskellige måder det betyder, at der kan opstå mange fejl og misforståelser. Den generelle erfaring fra besøg på hospitalerne er, at selve FMK-arbejdsgangen (workflowet) fungerer. Det primære problem med FMK er således ukorrekt anvendelse af løsningen, som kan afhjælpes med anvendelsesoptimering og træning. De fejl, klinikerne typisk oplever med FMK, sker, når der er fejl i brugen eller opsætningen af de administrative arbejdsgange. I Sundhedsplatformen er de administrative og kliniske arbejdsgange langt mere integreret end tidligere. Det betyder for eksempel, at en fejl i den administrative del af overflytningen af en patient, kan give fejl i medicinoverførslen og gøre det svært at udskrive en patient. Disse områder er siden sidst blevet eskaleret yderligere til leverandøren Epic og er inkluderet blandt de særlige optimeringsområder, hvor det i 2017 skal sikres, at leverandørens løsning gør klinikerne i stand til at anvende systemet. Udvikling og forbedring af FMK funktionaliteten Sundhedsplatformsprogrammet følger op på udviklingen af medicineringsområdet og de øvrige optimeringsområder hver uge i 2. halvår 2017. Optimeringsområderne omfatter: FMK medicineringsfunktionen kodning rapportering/rapporter kræftpakkeregistrering lægers effektivitet kliniske databaser Min Sundhedsplatform primær sektor samarbejdet. Derudover er FMK et af udvalgte områder, som indgår i det særlige stabiliseringsfokus, som Epic har forpligtet sig til at stå for i anden halvdel af 2017. Det betyder, at der følges op på både Epics og sundhedsplatformsprogrammets leverancer på ugentlig basis, så også FMK funktionaliteten udvikles og forbedres, og udeståender løses hurtigt. Ajourføringsfunktionen forenkles i forhold til udskrivelse og ambulant kontakt, hvilket forventes at harmonere med de kliniske arbejdsgange i forhold til, hvornår FMK skal ajourføres. Den tekniske ændring af ajourføringsfunktionen vil dermed skabe færre situationer, hvor klinikerne skal markere Side 7 af 14
ajourført på FMK. Region Hovedstadens lægemiddelkomite er overvejende positiv for at kunne acceptere den løsning, som Sundhedsdatastyrelsen nu giver tilladelse til, idet det lægelige ansvar i henhold til autorisationslovens 17 om omhu og samvittighedsfuldhed, vedrørende ændring eller nye ordinering af medicinering principielt ikke ændres blot fordi FMK ajourføres. En læge eller en sygeplejerske med delegeret ordinationsret har altid ansvar for egne ordinationer og har i forhold til andres ordinationer, ansvar for at sikre, at der ikke er fejl. Det forventes, at fritagelse for FMK ajourføring i de sygeplejerskebemandede ambulatorier vil føre til, at færre medicinkort fremstår ikkeajourført og heraf færre efterfølgende, opklarende kontakter fra hjemmeplejen. Region Hovedstadens lægemiddelkomite påpeger dog, at forskellen mellem, hvad der dokumenteres, og hvad der måles på i de nationale monitoreringskrav, er et problem, idet der er diskrepans mellem den nye opsætning og lempelse i ajourføringskrav og de opsatte KPI er. Der er planlagt møde med Sundhedsdatastyrelsen om det, ligesom det vil blive taget op i den nationale FMK styregruppe. KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen har ikke i sig selv bevillingstekniske konsekvenser. Udgifter til ændringsanmodning (ajourføring af FMK) afholdes indenfor Sundhedsplatformsprogrammets budget. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Gitte Fangel JOURNALNUMMER 17030422 Side 8 af 14
3. ORIENTERINGSSAG: STATUS PÅ IMPLEMENTERINGEN AF SUNDHEDSPLATFORMEN BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Udrulningen af Sundhedsplatformen på Region Hovedstadens hospitaler startede den 21. maj 2016, da Herlev og Gentofte Hospital gik live. 4. og sidste bølge af udrulningen i Region Hovedstaden skete den 20. maj 2017 på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital, Psykiatri Region Hovedstaden samt Steno Diabetes Center. 5. og sidste bølge i implementeringen af Sundhedsplatformen sker i Region Sjælland den 25. november 2017. INDSTILLING Administrationen indstiller over for IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: at den mundtlige orientering om Sundhedsplatformen tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Taget til efterretning. Udvalget noterede sig de fremmødte overlægers frustrationer vedr. særligt lægesekretærer og FMK (se bilag 1). Udvalget lovede at tage overlægernes betragtninger med i de videre drøftelser om Sundhedsplatformen på udvalgets næste møde. Özkan Kocak (A) og Pia Illum (A) deltog ikke i sagens behandling. SAGSFREMSTILLING Til mødet er der inviteret tre overlæger samt vicedirektør, Peder C. Mogensen fra Hvidovre Hospital. De vil holde et oplæg om implementeringen af Sundhedsplatformen fra deres sted. Programdirektør for Sundhedsplatformen, Gitte Fangel, vil også deltage på mødet og give en status på implementeringen. Fjerde og sidste bølge af implementeringen af Sundhedsplatformen i Region Hovedstaden skete den 20. maj 2017. Femte bølge, hvorved Region Sjælland vil komme med på Sundhedsplatformen, er planlagt til den 25. november 2017. Der vil på mødet blive lagt op til, at udvalget kan få afklaret eventuelle spørgsmål. KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen har ikke i sig selv bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Gitte Fangel JOURNALNUMMER 14002072 Side 9 af 14
BILAGSFORTEGNELSE 1. Fremlæggelse fra overlæger - Hvidovre Hospital Side 10 af 14
4. EVENTUELT EVENTUELT Side 11 af 14
DAGSORDEN IT- og afbureaukratiseringsudvalget - meddelelser MØDETIDSPUNKT 07-11-2017 14:30 MØDESTED Mødelokale H7 og H8, Regionsgården, Kongens Vænge 4, Hillerød MEDLEMMER Özkan Kocak Karsten Skawbo-Jensen Lise Müller Randi Mondorf Vagn Majland Erik Lund Pia Illum Marianne Frederik Erik Sejersten Afbud Afbud Side 12 af 14
INDHOLDSLISTE 1. Meddelelser: Arbejdsplan for IT- og Afbureaukratiseringsudvalget Side 13 af 14
1. MEDDELELSER: ARBEJDSPLAN FOR IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET MEDDELELSER Vedlagt er arbejdsplan for IT- og Afbureaukratiseringsudvalget for 2017. Arbejdsplanen er et dynamisk dokument og der vil derfor løbende kunne kommer ændringer i forhold til aktuelle sager, herunder vil der være sager, der forventeligt ikke kan afsluttes på ét møde. En opdateret version af arbejdsplanen forelægges udvalget under meddelelser på hvert møde. JOURNALNUMMER 14002072 BILAGSFORTEGNELSE 1. Meddelelse - ITA arbejdsplan 2017 Side 14 af 14
Punkt nr. 3 - Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -1 af 2 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 07-11-2017
Punkt nr. 3 - Orienteringssag: Status på implementeringen af Sundhedsplatformen Bilag 1 - Side -2 af 2 Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 07-11-2017
Punkt nr. 1 - Meddelelser: Arbejdsplan for IT- og Afbureaukratiseringsudvalget Bilag 1 - Side -1 af 1 Arbejdsplan for It- og afbureaukratiseringsudvalget - 2. halvår 2017 29. NOVEMBER 2017 Status på SP Overordnet status på drift og udvikling (CIMT) Afrunding på udvalgsarbejdet i ITA Brugerkonference om Sundhedsplatformen (dansk UGM) Orienteringssag videre til FU Meddelelse - Kvartalsvis orientering fra CIMT vedr. status på drift og udvikling Drøftelse Drøftelse Møde i IT- og afbureaukratiseringsudvalget d. 07-11-2017