LSU-møde den 6. juni 2016 kl. 12.15-13.45 Mødelokale: Bygning 1447, lokale 214 Institut for Erhvervskommunikation Referat Deltagere: Christa Thomsen, Birte Asmuß, Anita Birch Trosborg, Helle Kryger Aggerholm, Jan Engberg, Hanne Tommerup Pedersen, Anna Karina Kjeldsen, Jette Eriksen-Benros, Christiane Marie Høvring Afbud: Ushma Chauhan Jacobsen Referent: Margrethe Vejs-Petersen, Aarhus BSS HR & Ph.d. 1. Godkendelse af dagsorden Christa Thomsen (CT) foreslog tilføjelse af 2 yderligere punkter til dagsordenen: 1) drøftelse af udkast til Aarhus BSS strategi 2017-2020 samt 2) personalepolitik for AU. Herefter blev dagsordenen godkendt uden bemærkninger. Aarhus BSS HR & Ph.d. Ref: mvp 2. Igangværende processer: orientering og drøftelse CT orienterede om at høringen vedr. den fremtidige organisering af sprog- og kommunikationsuddannelserne er afsluttet, og at der træffes endelig beslutning vedrørende organiseringen på bestyrelsesmødet den 14. juni 2016. Der er bred opbakning til planerne om at konsolidere sprogfagene på Arts. Vedrørende spørgsmålet om, hvorvidt den nuværende sektion for Virksomhedskommunikation på BCOM skal fortsætte som et selvstændigt institut, eller indgå som en sektion på MGMT, anbefaler FSU en sammenlægning med MGMT. Akademisk råd har undladt at tage stilling til spørgsmålet. Dato: 20. juni 2016 Side 1/5 Medarbejdersiden bemærkede, at sektion for Virksomhedskommunikation foretrækker at fortsætte som et selvstændigt institut. Desuden nævnte medarbejdersiden, at der var ønske om at få mulighed for at læse og kommentere på det materiale, som sendes til bestyrelsen ifm. mødet den 14. juni 2016. CT opfordrede til at kontakte dekanatet i forbindelse med forespørgslen om at blive orienteret og have mulighed for at kommentere materialet ifm. bestyrelsesmødet. Det blev aftalt, at LSU orienteres om bestyrelsens beslutning snarest muligt efter bestyrelsesmødet den 14. juni 2016. Dekanen deltager på institutmøde den 16. juni 2016, hvor han vil orientere om bestyrelsens beslutning. Umiddelbart efter institutmødet, er der planlagt et møde med sektion for Virksomhedskommunikation. Den 15. juni har Arts inviteret alle på Erhvervssprog til et møde. Aarhus BSS HR & Ph.d. Tåsingegade 1, 2. sal Bygning 1447 8000 Aarhus C Tlf.: +45 87150000 Fax: +45 87150201 E-mail: bss.hr@au.dk http://bss.au.dk
3. Psykisk APV: drøftelse af resultater og opfølgning CT gennemgik resultaterne jf. APV-rapporterne. I alt 55 medarbejdere ved BCOM har besvaret spørgeskemaet. HSU/HAMU har udpeget fire arbejdsmiljøtemaer, som anbefales anvendt i det lokale opfølgningsarbejde. De fire temaer er: Side 2/5 Forebyggelse af stress God ledelse i dagligdagen Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen God omgangstone CT efterspurgte LSU s kommentarer til resultaterne fra APV undersøgelsen. Jette Eriksen-Benros (JEB) havde fået tilsendt en særkørsel for D-VIP på Aarhus BSS og kunne konstatere en markant mindre deltagelse i spørgeskemaundersøgelsen set i forhold til 2012. DVIP-svarprocenten ved BSS ligger på 30, mens den på AU-niveau ligger på 60. Af særkørslen fremgår det desuden, at under halvdelen af DVIP-ansatte ved BCOM har modtaget APV-spørgeskemaundersøgelsen, hvilket forhold hun ikke mente velbegrundet. Med udgangspunkt i en ligeledes tilsendt særkørsel for DVIP på AU-niveau kritiserede JEB præsentationen af DVIP-resultaterne (Rapport nr. 1, Kapitel 11) for at fordreje resultaterne, idet der er sammenlagt svarkategorier ( altid/næsten altid og ofte ), og kun er medtaget svar på et udvalg af de stillede spørgsmål. Desuden foreslog hun, at mobning bliver behandlet specifikt sammen med AU-temaet god omgangstone, og sluttelig ønskede JEB at få konkretiseret betydningen af en nul-tolerance politik ift. mobning. Christiane Marie Høvring (CMH) havde fået tilsendt en særkørsel for ph.d.- studerende ved BCOM, og som opfølgning derpå, havde de ph.d.-studerende afholdt et indledende dialogmøde om resultaterne. I den forbindelse havde de ph.d.-studerende identificeret tre indsatsområder til videre behandling. Det første indsatsområde angår spørgsmålet om hvem, der er daglig ledelse for ph.d.- studerende. På dialogmødet kunne konstateres en forskelligartet fortolkning af hvem der er den daglige leder. Det andet indsatsområde drejede sig om de igangværende processer på instituttet, herunder hvordan de ph.d.-studerende kunne få mere indflydelse på processerne. Det tredje indsatsområde omhandlede det, at anbefale sin arbejdsplads til andre. Der blev appelleret til at tænke på ph.d.- studerende som en ressource på instituttet, herunder at indtænke ph.d.- studerende i faglige tværgående samarbejder. CT kvitterede for tilbagemeldingen, og oplyste, at det er ph.d.- programudvalgsformanden, der har MUS med ph.d.-studerende, og at det i øvrigt er aftalt med ph.d.-programudvalgsformanden, at der afholdes et opfølgende møde med de ph.d.-studerende, med formålet at arbejde videre med indsatsområder angående ph.d.-studerende.
Anna Karina Kjeldsen (AKK) nævnte, at de midlertidigt ansatte VIP selvsagt er meget optagede af fremtidsudsigterne i arbejdet, og appellerede desuden til, at der arbejdes nærmere med bred anerkendelse på institutniveau. Det blev nævnt, at anerkendelse for ikke meriterende aktiviteter er vigtig. Side 3/5 CT efterspurgte LSU s kommentarer til opfølgning på APV resultaterne, herunder om der skal afholdes et institutmøde, eller om der udelukkende skal ske opfølgning i de to sektioner på instituttet. Medarbejdersiden opfordrede til, at relationer kolleger imellem behandles samlet på instituttet. Vigtigheden af, at skabe meningsfyldte enheder, hvor også sociale behov bliver opfyldt, skal pointeres. Der var enighed i LSU om, at der arbejdes videre med kollegiale relationer og med hvordan instituttet kan skabe meningsfyldte enheder, samt at eventuelle yderligere specifikke temaer kan håndteres i sektionerne. Det blev aftalt, at der afholdes et møde i LSU ultimo august/primo september, hvor APV opfølgning på instituttet bl.a. drøftes. 4. Arbejdsopgaver og arbejdspres v/birte Asmuß Birte Asmuß (BAS) orienterede om, at medarbejdere på BCOM oplever en støt stigende mængde af arbejdsopgaver. Følgende er bl.a. blevet nævnt af medarbejderne i den forbindelse: Wiseflow inddateringer, printopgaver, fremrykning af deadline for pensumlister, praktiske opgaver ifm. censorer, periode for reeksamination, eksaminatoinsafvikling, en øget mængde opgaver i forbindelse med fagansvar samt uddannelsesudvikling. BAS appellerede til, at LSU drøfter hvordan instituttet lokalt kan skabe acceptable vilkår, herunder hvordan der kan sikres kvalitet samtidig med at medarbejderne magter opgaven. Der var enighed om at arbejdspres fylder, og at det bl.a. kan ses i APV resultaterne. CT foreslog, at emnet løbende drøftes på institutmøder, fx med en status fra diverse udvalg, der kan inddrage medarbejderne hvor muligt, og begrunde trufne beslutninger. Det blev desuden aftalt, at emnet behandles i sammenhæng med opfølgningen på APV resultaterne. 5. Fortolkning af vejledningsnorm v/jette Eriksen-Benros Til drøftelse: Hvordan forstås en udmeldt vejledningstid set fra henholdsvis vejlederens og den studerendes synsvinkel? Og hvordan er relationen mellem vejledning, aflønning og opgaveaflevering? Jette Eriksen-Benros (JEB) ønskede en udmelding om vejledningstid, herunder hvordan relationen imellem den udmeldte vejledningsnorm og konfrontationstid skal forstås. Ønsket var begrundet i, at studerende på det seneste i konkrete sammenhænge har ment sig berettiget til konfrontationstid modsvarende
den vejledningstid, der er nævnt i en fagbeskrivelse. JEB spurgte til, om underviser/vejleder fortsat selv kan fortolke relationen norm/konfrontationstid. Side 4/5 CT bekræftede, at det forholdt sig sådan, og spurgte om der var behov for yderligere præcisering af dette. Hertil blev der svaret, at det måske ikke var hensigtsmæssigt med angivelse af vejledningsnorm i fagbeskrivelserne, samt at der er forskellig praksis for, om vejledningsnormen er nævnt i fagbeskrivelserne. JEB spurgte endvidere, om man udelukkende aflønnes for vejledningsopgaver, hvis opgaven bliver afleveret. Det blev aftalt, at der undersøges nærmere, og at CT giver en tilbagemelding angående dette. 6. Hvad er en medarbejder ved BCOM? v/jette Eriksen-Benros Begrundet i at medarbejderkategorien i institutsammenhæng ofte forstås selektivt, sådan at nogle ansatte (DVIP-gruppen) ikke medregnes som medarbejdere, havde JEB ønsket punktet på dagsordenen. JEB informerede om, at instituttet således f.eks. ikke præsenterer D-VIP på hjemmesiden på lige fod med øvrige VIP, og ligeledes at D-VIP ikke kan være en del af instituttets gavekasse. JEB appellerede til, at instituttet fremadrettet gør en indsats for at inkludere D-VIP på lige fod med øvrige medarbejdere. CT informerede om, at Aarhus BSS Kommunikation lige nu er ved at forenkle hjemmesiden, og at hun vil videregive JEB s input i den sammenhæng. For så vidt angår gavekassen, blev dette behandlet under pkt. 7. 7. Gavepolitik v/birte Asmuß Der var enighed om i LSU, at alle medarbejdere på instituttet skal have mulighed for at være med i gavekassen. Det blev aftalt, at der i forlængelse af mødet i LSU udsendes information herom, og at der opkræves betaling for det næste ½ år. 8. Høring vedr. udkast til Aarhus BSS strategi Udkastet til Aarhus BSS strategi blev taget til efterretning. 9. Personalepolitik for AU Personalepolitikken for AU blev taget til efterretning. 10. Orientering: a. Lønforhandlingerne 2016 Årets lønforhandlinger er nu afviklet og lønforbedringer udmøntes senest med juni måneds løn. Der er sket prioritering jf. lønkataloget.
Der blev orienteret om, at man stadig kan søge om timer til fagudvikling via studieleder. Side 5/5 b. Opsamling på MUS efteråret 2015 og foråret 2016 Der er afholdt MUS med 26 VIP, 11 TAP og 9 ph.d.-studerende i efteråret 2015. Der er afholdt MUS med 2 VIP og 5 ph.d.-studerende i 2016. Følgende emner er bl.a. blevet drøftet: konferencedeltagelse, CUL-kurser, adjunktpædagogikum, support til eksterne ansøgninger, vejledningsopgaver, kvalificering til lektorater, forskningsproduktion og publikationsbonus. Derudover er der afholdt FUS (forskningsudviklingssamtale) med alle VIP m/forskning i 2015. 11. Eventuelt CT takkede for et godt møde.