Proceskogebog - eindkomst i den kommunale sagsbehandling

Proceskogebog - eindkomst i den kommunale sagsbehandling Side 1 af 21 28. april 2008 Indholdsfortegnelse Proceskogebog...2 Formål med proceskogebogen...3 eindkomst i 2008 og på længere sigt...3 eindkomst...4 Oplysninger i eindkomst...4 Oplysninger som ikke er med i eindkomst...5 Indberetningsfrister til eindkomst...6 Lovgivningen og anvendelse af eindkomst...6 Krav til kommunal adgang til data i eindkomst...7 Partshøring ved behandling af ansøgninger...8 Revisionsmæssige krav til dokumentation...8 Dokumentation af beregningsgrundlag...8 Anvendelse af eindkomst i ansøgningssituationer...9 Borgerens bidrag til afklaring af anvendelsen af eindkomst...9 Anvendelse af eindkomst som beregningsgrundlag...11 Ansøgningsblanketter og eindkomst...11 Arbejdsprocesser på de enkelte fagområder...14 Nyansøgning boligstøtte og økonomisk friplads...15 Kontanthjælp...19 Syge- og barselsdagpenge...21

Side 2 af 21 Proceskogebog Denne proceskogebog er udarbejdet af det tværoffentlige projektsekretariat for projekt eberegning, og er tænkt som inspiration til den kommunale sagsbehandler og leder, som i 2008 skal i gang med at implementere anvendelsen af data fra indkomstregistret (eindkomst) i den daglige sagsbehandling på forskellige sagsområder. Proceskogebogen sætter således fokus på mulighederne for, at borgerne kan dokumentere deres aktuelle indkomstgrundlag via eindkomst frem for med lønsedler o. lign. Projektsekretariatet for projekt eberegning har sekretariat i Økonomistyrelsen og er bemandet med medarbejdere fra KL og Økonomistyrelsen og refererer til Styregruppen for Tværoffentlige Samarbejder (STS) 1. Denne proceskogebog er endvidere udarbejdet i dialog med Velfærdsministeriet og Arbejdsdirektoratet. Proceskogebogen indeholder en beskrivelse og afklaring af en række praktiske forhold i kommunerne med hensyn til anvendelse af eindkomst på områderne boligstøtte, kontanthjælp, syge- og barselsdagpenge samt økonomisk fripladstilskud. Proceskogebogen omhandler primært selve ansøgningssituationerne, mens anvendelsen af eindkomst i forhold til den løbende sagsbehandling, kontrol og efterregulering af aktive sager kun er medtaget i begrænset omfang. Projektsekretariatet har i kogebogen endvidere afdækket en række begreber og revisionsmæssige og forvaltningsretslige problemstillinger. Det drejer sig bl.a. om borgerens oplysningspligt, partshøring mv. Det skal i denne anledning bemærkes, at Velfærdsministeriet i første halvdel af 2008 forventer at udsende en vejledning, som i forhold til denne kogebog vil give en uddybende gennemgang af de lovgivnings- og forvaltningsmæssige problemstillinger. Kogebogen vil i forbindelse med offentliggørelsen af vejledningen blive tilrettet i det omfang, at det er nødvendigt. Det skal understreges, at proceskogebogen er vejledende, hvilket vil sige, at den enkelte kommune kan anvende proceskogebogen til at få inspiration til, hvorledes kommunen kan indrette sin håndtering af data fra eindkomst i ansøgningssituationer. Endvidere fokuserer proceskogebogen på afdækning af den personlige indkomst/arbejdstid. Kommunerne har desuden brug for en række yderligere oplysninger i forbindelse med ansøgninger på de forskellige områder, fx huslejeoplysninger i forbindelse med boligstøttesager. Indhentningen og anvendelsen af disse oplysninger er ikke medtaget i denne proceskogebog. 1 Læs mere om projekt eberegning på www.oes.dk/eberegning

Beskrivelserne i proceskogebogen er generelt anvendelige uanset hvilken kommunikationskanal borgerne anvender ved ansøgning om de forskellige tilskud og ydelser. Side 3 af 21 Formål med proceskogebogen Proceskogebogen skal synliggøre, hvor kommunerne med fordel kan justere på sagsbehandlernes arbejdsprocesser, når borgeren søger om ydelser/tilskud, som er indkomstafhængige. Konkret forventes det, at der er mulighed for realisering af et mindre effektiviseringspotentiale i den del af sagsbehandlingen, hvor eindkomst anvendes som oplysnings- og dokumentationsgrundlag frem for dokumentation i form af papirlønsedler o. lign. Fra og med 2008 vil borgerne i færre tilfælde have behov for at fremfinde og vedlægge papirlønsedler o. lign. i forbindelse med ansøgningerne. For hver papirlønseddel o. lign., som bliver erstattet af data fra eindkomst, vil de dele af den kommunale arbejdsgang, som håndterer modtagelse, skanning og arkivering af papirlønsedler o. lign. kunne fjernes. I forlængelse af denne proceskogebog igangsætter KL udarbejdelsen af nye blankettekster og eventuelt nye funktionaliteter til ansøgningsblanketterne til boligstøtte og økonomisk friplads, således at anvendelsen af eindkomst i ansøgningssituationer kan understøttes bedst muligt. Projektsekretariatet har i denne proceskogebog udarbejdet trin-for-trin forslag til sagsbehandlingsprocesser for boligstøtte og økonomisk friplads, mens der er en beskrivelse af anvendelsesmulighederne af eindkomst i forhold til kontanthjælp samt syge- og barselsdagpenge. eindkomst i 2008 og på længere sigt De muligheder, som kommunerne får i 2008 med hensyn til at anvende data fra eindkomst som dokumentationsgrundlag for den personlige indkomst, er baseret på den nuværende lovgivning. I foråret 2008 igangsætter Velfærdsministeriet og Arbejdsdirektoratet arbejdet med at vurdere, hvorledes lovgivningen kan ændres således, at regelgrundlaget kan gøres mere eadministrerbart på følgende områder: Pension, boligstøtte, økonomisk friplads, forskudsvist udbetalt børnebidrag og løbende udbetaling af supplerende kontanthjælp. Udviklingen af eadministrerbare regler skal sikre regelgrundlaget for en øget automatisering af sagsbehandlingsprocesserne 2. 2 eadministrerbare regler er defineret som regler, der giver mulighed for at en given administrativ proces kan ske digitalt samt helt eller delvist automatiseret. Læs mere i vejledningen eadministrerbare regler fra Den Digitale Taskforce på: http://modernisering.dk/fileadmin/user_upload/documents/projekter/redskaber_og_vejledning er/lovgivning/e-administrerbare_regler.pdf

eindkomst Side 4 af 21 Oplysninger i eindkomst eindkomst indeholder en lang række oplysninger om borgerens personlige indkomst. Oplysningerne til eindkomst bliver indberettet af virksomhederne og offentlige myndigheder, som alle er forpligtigede til at indberette de specificerede oplysninger til eindkomst. Oplysningerne svarer til den tidligere årlige oplysningsseddel, (S74 oplysninger), plus nogle nye oplysninger, bl.a. 3 : Lønperiode: Det er den periode lønnen, pensionen og/eller overførselsindkomster vedrører. Kendetegnet ved en periode er en start- og slutdato. Dertil vil der være knyttet en dispositionsdato (udbetalingsdato). Indkomster: Bruttoindkomst 4, bruttoferiepenge 5, søgne- og helligdagsbetaling 6 og udbetaling af særlige feriefridage 7. I de tilfælde hvor feriepenge, søgne- og helligdagsbetaling og udbetaling af særlige feriefridage ikke udbetales selvstændigt, vil de indgå som en del men ikke særskilt specificeret af det samlede beløb i periodens A-indkomst. Løntime: Løntimer er de timer, for hvilke en arbejdsgiver har udbetalt indkomst eller som dækkes af en udbetalt indkomst, hvor indkomsten er omfattet af oplysningspligten efter skattekontrollovens 7 stk. 1, nr. 1, 1. pkt. a) For timelønnede er det de timer, der bliver udbetalt indkomst for, fx indkomstperiodens normale timetal tillagt eventuelle overarbejdstimer der udbetales i indkomstperioden. b) For fastlønnede, funktionærer o.l. skal der indberettes i forhold til en månedlig timenorm på 160,33 (svarende til en 37 timers arbejdsuge) plus eventuelle mer- og overarbejdstimer der udbetales indkomst for i indkomstperioden. 3 Se yderligere information på: http://www.skat.dk/skat.aspx?oid=1714095 4 Bruttoindkomst: AM-indkomst (typenr. 0013) + A-indkomst (typenr. 0014) + indkomstmodtagerens eventuelle andel af arbejdsgiveradministreret pensionsordning, herunder ATP (typenr. 0046). De enkelte typenr. referer til specifikke feltnr. i eindkomst. 5 Bruttoferieindkomst: Feriegodtgørelse før skattetræk for timelønnede og fratrædende funktionærer samt månedslønnede, der i stedet for ferie med løn får feriegodtgørelse. 6 Opsparing til søgnehelligdagsbetaling anvendes, når søgnehelligdagsbeløbet indgår i AMindkomsten eller A-indkomsten, men ikke samtidig udbetales. Dvs. i de tilfælde, hvor beløbet bliver beskattet, men ikke samtidig udbetales. Dette svarer til registreringen af feriepenge til timelønnede. 7 Opsparing til feriefridage anvendes, når opsparingsbeløbet til feriefridage indgår i AMindkomsten eller A-indkomsten, men ikke samtidig udbetales. Dvs. i de tilfælde, hvor beløbet bliver beskattet, men ikke samtidig udbetales. Dette svarer til registreringen af feriepenge til timelønnede.

Indkomstart: Dette begreb beskriver hvilke overordnede typer af indkomst, der er tale om, fx lønmodtagerindkomster, pension, overførselsindkomster mv. Produktionsenhedsnummer: Oplysning om virksomheden herunder evt. indkomstmodtagerens arbejdssted, hvis virksomheden har mere end et arbejdssted. Barselsudligningskode: Gælder for de virksomheder som er omfattet af den lovbaserede barselsudligningsordning. Side 5 af 21 Oplysninger som ikke er med i eindkomst eindkomst indeholder ikke samtlige oplysninger om den personlige indkomst, som kan være relevante i konkrete ydelsesberegninger. Bl.a. er følgende indkomstoplysninger registreret, men ikke særskilt specificeret: Indkomstens reelle optjeningsperiode, fx kan en lønperiode indeholde indkomst optjent på et tidligere tidspunkt uden for den aktuelle lønperiode, fx betaling for overarbejde Midlertidige indtægter og engangsbeløb Oplysninger om, hvorvidt arbejdsgiverindberettet B-indkomst svarer til den B-indkomst, som lønmodtageren selv ansætter overfor SKAT i forbindelse med selvangivelsen. En eventuel forskel mellem arbejdsgivers indberetning og lønmodtagers selvangivelse vil typisk skyldes, at lønmodtageren har haft fradragsberettigede udgifter i forbindelse med sin arbejdsindsats. Følgende personlige indtægter er ikke registreret i eindkomst: Indkomst ved selvstændig virksomhed Indkomst som medhjælpende ægtefælle Underholdsbidrag Udenlandsk indkomst De nedenstående indkomsttyper er heller ikke registreret i eindkomst: Aktieindkomst Kapitalindkomst Formueoplysninger Generelt set medfører det ovenstående, at borgeren fortsat i en række tilfælde skal dokumentere en række indkomstoplysninger og/eller kunne give yderligere specificering af indberettede indkomstoplysninger.

Indberetningsfrister til eindkomst De indberetningspligtige er arbejdsgivere, offentlige myndigheder, pensionsselskaber mv. De enkelte indberetningspligtige har forskellige frister for indberetningen af de enkelte indkomstperioder. De forskellige frister afhænger af 8 : Hvorvidt indkomsten er for- eller bagudbetalt Om der er tale om en offentlig eller privat indberetter Om det er tale om en lille eller stor virksomhed målt på lønomsætningen Side 6 af 21 Virksomhederne og andre indberetningspligtige kan indberette løbende dog senest til de af SKAT fastsatte frister. De elektroniske indberetninger vil være tilgængelige i eindkomst umiddelbart efter, at de er indberettet. Indkomstdata fra de virksomheder, som ikke indberetter elektronisk, vil først være tilgængelige nogle dage efter, at SKAT har modtaget de papirbaserede indberetninger. Dette skyldes, at SKAT manuelt skal indtaste disse indberetninger, inden de er tilgængelige i eindkomst. SKAT vurderer dog, at kun få indberetningspligtige vil indberette manuelt. Indberetningsfristerne for virksomheder, offentlige myndigheder mv. er følgende: Store virksomheder a) Forudlønnede og bagudlønnede sidste hverdag i måneden Små og mellemstore virksomheder a) Forudlønnede og bagudlønnede den 10. i den følgende måned eller førstkommende hverdag herefter Offentlige myndigheder a) Forudlønnede første hverdag i måneden b) Bagudlønnede sidste hverdag i måneden Umiddelbart forventes det, at antallet af tilmeldte virksomheder, som indberetter til eindkomst, ikke er helt fuldt ud dækkende fra og med indberetningen af lønningerne o. lign. fra de første måneder i 2008. Fremadrettet kan der endvidere fortsat være tilfælde, hvor borgernes arbejdsgivere o. lign. ikke har indberettet til eindkomst på trods af indberetningspligten. Lovgivningen og anvendelse af eindkomst Dette afsnit vil afdække en række problemstillinger vedrørende lovgivningen og anvendelsen af eindkomst. I denne sammenhæng skal det nævnes, at Velfærdsministeriet forventer i første halvdel af 2008 at udsende en vejledning til 8 Se SKAT s hjemmeside for yderligere præcisering af indberetningsfristerne for de indberetningspligtige: http://www.skat.dk/skat.aspx?oid=1738330&vid=0

kommunerne om principperne for kommunernes anvendelse af eindkomst indenfor den sociale lovgivning på ministeriets områder 9. Side 7 af 21 Den kommende vejledning fra Velfærdsministeriet vil, i forhold til denne proceskogebog, uddybe anvendelsen af data fra eindkomst som erstatning for lønsedler o. lign. Velfærdsministeriet har oplyst, at vejledningen ikke vil medføre ændrede revisionsmæssige krav til dokumentation af indkomstoplysninger. Generelt giver eindkomst mulighed for at erstatte borgernes lønsedler o. lign. som oplysnings- og dokumentationsgrundlag for personlig indkomst, når eindkomst indeholder de oplysninger om den personlige indkomst, som er relevante i den konkrete ydelses-/tilskudsberegning. Velfærdsministeriet og Arbejdsdirektoratet vurderer endvidere, at det er en forudsætning for at anvende eindkomst frem for lønsedler o. lign., at det ikke medfører en senere udbetaling af en given ydelse til borgeren end tilfældet er i dag. Krav til kommunal adgang til data i eindkomst Hjemmel til indhentning af oplysninger Data i eindkomst må kun indhentes af kommunerne, når der foreligger udtrykkelig lovhjemmel. I forhold til ansøgeren af ydelser på det sociale og beskæftigelsesmæssige område samt familieydelser findes hjemlerne i: Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 11a stk. 3. Lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats 68-68b Lov om fleksydelse 34a-34b Lov om integration af udlændinge i Danmark 50, stk. 5 og 6, lov om repatriering 10, stk. 6 Lov om børnepasningsorlov 18, stk. 3 Der er kun hjemmel til at indhente økonomiske oplysninger om ansøger og evt. ægtefælle fra eindkomst, jf. retssikkerhedslovens 11a, stk. 2. Proceskogebogen er på denne baggrund beskrevet ud fra indhentelse af data fra eindkomst for ansøgere og eventuel ægtefælle. På flere ydelsesområder, fx boligstøtte og økonomisk friplads, er der imidlertid behov for indkomstoplysninger for yderligere personer, herunder samlevere og hjemmeboende børn. Dette betyder, at eindkomst ikke kan anvendes til indhentning af indkomstoplysninger for disse personer. Velfærdsministeriet har 9 Arbejdsdirektoratet udarbejder ikke en særskilt vejledning i anvendelse af eindkomst på kontanthjælpsområdet. Til gengæld har Arbejdsdirektoratet bidraget til denne vejledning vedrørende kontanthjælpsområdet.

derfor fremsat lovforslag for Folketinget 10, som vil udvide retssikkerhedslovens 11a, stk. 2 til også at omfatte samlevere og andre husstandsmedlemmer, når oplysningerne er nødvendige for beregning af ydelse/tilskud eller som kontrol af den ansøgte hjælp. Side 8 af 21 Abonnementsaftale Den specifikke adgang til data i eindkomst vil blive reguleret af en abonnementsaftale, som den enkelte kommune skal indgå med SKAT. Ultimo april 2008 er den endelige standardaftale ikke på plads. KMD og SKAT har derfor udarbejdet en midlertidig aftale, der regulerer og muliggør kommunernes adgang indtil den endelige abonnementsaftale er klar. Partshøring ved behandling af ansøgninger Tilstedeværelsen af eindkomst medfører ingen ændringer i praksis vedrørende partshøring. Det betyder bl.a., at partshøring over økonomiske oplysninger i ansøgningssager ofte kan undlades med henvisning til hensynet til en hurtig udbetaling af ydelsen, jf. forvaltningsloven 20. Det er i disse situationer endvidere en betingelse, at borgeren efterfølgende har mulighed for at korrigere de oplysninger, som har ligget til grund for beregningen. Revisionsmæssige krav til dokumentation De revisionsmæssige krav er som udgangspunkt uændret, dog medfører anvendelse af eindkomst til dokumentation af borgerens aktuelle indkomstgrundlag, at kommunerne bl.a. får følgende opmærksomhedspunkter: De anvendte indkomstoplysninger fra eindkomst skal være tilgængelige til revisions- og opfølgningsopgaver. Anvendelsen af data fra eindkomst kan medføre et behov for at tilpasse den enkelte kommunes nuværende forretningsbeskrivelser eller andre former for procesdokumentation. Dokumentation af beregningsgrundlag Generelt set gælder det i forhold til dokumentation af beregningsgrundlaget, at borgeren på selve ansøgningstidspunktet ofte ikke har dokumentation for den personlige indkomst i den første måned, hvor borgeren søger om et givet tilskud/ydelse. Regnskabsbekendtgørelsen 11 kræver, at bl.a. indkomstforhold skal være dokumenteret, inden der udbetales en ydelse eller et tilskud. Dette medfører, 10 Forslag L 72 fremsat 6. februar 2008 til lov om ændring af lov om social service, lov om retssikkerhed og administration på det sociale område og lov om almene boliger m.v. (Takst for driftsorienteret tilsyn, indhentelse af økonomiske oplysninger om husstandsmedlemmer og indhentelse af oplysninger om boligsøgende ved anvisninger af ledige almene boliger m.v.) 11 Bekendtgørelse nr. 1498 af 12/12/2007 om statsrefusion og tilskud, samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder

at tilskud/ydelser i disse situationer, som udgangspunkt først kan udbetales, når oplysninger om den personlige indkomst er endeligt dokumenteret. Side 9 af 21 Alternativt kan borgeren dokumentere sin personlige indkomst ud fra kendte indkomster og forventning om, at de kendte personlige indkomster svarer til den fremadrettede indkomst. De kendte personlige indkomster kan fremover enten dokumenteres via eindkomst eller som hidtidig via lønsedler o. lign. Givet at borgeren har en forventning om, at de kendte personlige indkomster svarer til den fremadrettede indkomst, kan udbetalingen af den ansøgte ydelse/tilskud ske, inden den personlige indkomst er endeligt dokumenteret. Borgerens oplysningspligt fastholdes, uanset om eindkomst eller lønsedler o. lign. har været anvendt som dokumentationsgrundlag til ansøgning om tilskud/ydelse. Borgeren har hermed fortsat pligt til at oplyse om ændringer i indkomstgrundlaget for sagen, som kan medføre nedsættelse eller bortfald af tilskuddet/ydelsen. Borgeren bør senest i forbindelse med bevillingsbrevet kunne kontrollere indkomstgrundlaget for sin bevilling. Anvendelse af eindkomst i ansøgningssituationer Det påhviler som udgangspunkt borgeren at oplyse om den personlige indkomst ved ansøgning om ydelser/tilskud. Retssikkerhedslovens 11a, stk. 3, 2. pkt., indeholder imidlertid en bestemmelse om, at i det omfang de nødvendige indkomstoplysninger til en sag findes i eindkomst, skal kommunerne indhente oplysningerne herfra. eindkomst indeholder imidlertid i en række tilfælde ikke alle borgerens personlige indkomster og/eller den tilstrækkelige specificering af den personlige indkomst. Hermed kan kommunen ikke uden videre anvende eindkomst, men skal i stedet via information fra borgeren vurdere, hvorvidt eindkomst kan anvendes som dokumentation for borgerens personlige indkomst. Borgerens bidrag til afklaring af anvendelsen af eindkomst Borgeren skal i ansøgningssituationen besvare tre spørgsmål om den personlige indkomst, og afhængigt af svarene kan kommunen anvende eindkomst som dokumentationsgrundlag for den personlige indkomst. I de tilfælde, hvor eindkomst kan anvendes som dokumentationsgrundlag, skal borgeren hverken skrive sin personlige indkomst på ansøgningsblanketten eller vedlægge indkomstdokumentation for den personlige indkomst til ansøgningen.

Borgeren skal besvare følgende spørgsmål vedrørende den personlige indkomst: 1. Er indkomsten er ensartet/den samme før og efter tilkendelsestidspunktet? 2. Indeholder den personlige indkomst specielle oplysninger?, fx: a) De(n) periode(r), der anvendes som dokumentation, indeholder indkomst, som er optjent på et tidligere tidspunkt end udbetalingsmåneden, fx overarbejdsbetaling. b) Dele af indkomsten er af midlertidig karakter, fx engangsbeløb. 3. Indeholder indkomsten specielle personlige indkomsttyper 12, fx? a) Indkomst ved selvstændig virksomhed b) Indkomst som medhjælpende ægtefælle c) Udenlandsk indkomst d) Underholdsbidrag e) B-indkomst hvor borgeren selv ansætter relevante fradrag over for SKAT. Side 10 af 21 Hvis borgeren kan svare ja til det første spørgsmål og nej til de to følgende spørgsmål, er der en god sandsynlighed for match mellem opgørelsen af den personlige indtægt og de data, der trækkes fra eindkomst. I disse situationer vil eindkomst kunne anvendes som dokumentationsgrundlag frem for lønsedler o. lign. Ad 1: eindkomst kan anvendes som dokumentation, når borgeren har en ensartet/konstant indtægt før og efter tilkendelsestidspunktet, jf. det ovenstående afsnit Dokumentation af beregningsgrundlag. Hvis borgeren svarer ja til spørgsmålet om ensartet indkomst, betyder det, at borgeren forventer, at den personlige indkomst på tilkendelsestidspunktet svarer til den personlige indkomst to måneder før tilkendelsestidspunktet. Tilkendelsestidspunktet er det tidspunkt, som en ydelse/tilskud vil blive udbetalt med virkning fra, hvis den søgte ydelse/tilskud tilkendes. Den generelle anbefaling, vedrørende hvor langt tilbage den ensartede indkomst bør gå, er 2 måneder tilbage i forhold til tilkendelsestidspunktet. Denne anbefaling kan illustreres ved følgende eksempel. En borger, der er bagudlønnet, ansøger i april måned om boligstøtte pr. 1. maj. Borgeren kender på dette tidspunkt via lønsedler både sin februarløn (kendt primo marts) og sin martsløn (kendt primo april). Sagsbehandleren har derimod ikke sikkerhed for at martslønnen er tilgængelig i eindkomst før medio april, hvor de sidste arbejdsgivere har seneste indberetningsfrist. Ved at gå 2 måneder tilbage for den periode, som danner grundlag for dokumentationen/beregningen af den forventede årsindkomst, vil der blive fokuseret på februar måned, hvormed det sikres, at borgeren og sagsbehandler tager udgangspunkt i den samme indkomst og periode. 12 De nævnte indkomster er alle karakteriseret ved, at de ikke er registreret i eindkomst.

Ad 2: Hvis borgeren svarer nej til spørgsmålet betyder det, at borgerens indkomst i de(n) periode(r), der anvendes som dokumentation, ikke indeholder indkomstspecificeringer, som ikke er registreret i eindkomst. Kravet om stillingtagen til dette spørgsmål skyldes, at eindkomst ikke indeholder mulighed for en tilstrækkelig specificering af de registrerede indkomster. Det er i eindkomst fx ikke muligt at se, hvorvidt den personlige indkomst indeholder overarbejdsbetaling, engangsbeløb mv. Derimod har den manglende specificering af engangsbeløb eller lignende ofte ikke betydning for fx fastlæggelse af år-tildato -indtægten i ansøgninger om boligstøtte. Side 11 af 21 Ad 3: Hvis borgeren svarer nej til spørgsmålet betyder det, at borgerens indkomst i de(n) periode(r), der anvendes som dokumentation, ikke indeholder personlige indkomsttyper, som ikke er registreret i eindkomst. Anvendelse af eindkomst som beregningsgrundlag Den enkelte kommune kan tilrettelægge en procedure for de ansøgningssituationer, hvor borgeren i forbindelse med ansøgningen har svaret således, at kommunen kan anvende eindkomst som beregningsgrundlag for borgeren og eventuel ægtefælle. Anvendelse af eindkomst kan ske, når borgeren ikke har skrevet sin aktuelle indkomst i ansøgningsskemaet. Kommunen vil i disse tilfælde på sagsbehandlingstidspunktet indhente den personlige indkomst via eindkomst til beregning af den konkrete ydelse/tilskud uden yderligere indkomstdokumentation fra borgeren og eventuel ægtefælle. Sagsbehandleren kan også anvende indlæste indkomstdata fra eindkomst som beregningsgrundlag, hvis borgeren har indlæst indkomstdata fra eindkomst i en ansøgningsblanket eller lignende samt svaret, at den indlæste indkomst fra eindkomst kan anvendes, jf. det ovenstående afsnit. Ansøgningsblanketter og eindkomst Den kommende anvendelse af eindkomst som dokumentationsgrundlag for borgerens personlige indkomst vil kunne understøttes af tilrettede blanketter og/eller selvbetjeningsløsninger. Der er to typer af blanketter, som borgeren kan anvende i forbindelse med ansøgning. Blanketterne kan enten være med eller uden automatisk indlæsning af relevante data til ansøgningen. Øvrige data følger som udgangspunkt de nuværende muligheder for automatisk indlæsning. Uden automatisk indlæsning af data fra eindkomst i ansøgningsblanketten Borgeren afhenter eller printer en ikke udfyldt ansøgningsblanket. Denne bliver udfyldt på sædvanligvis med alle relevante oplysning ekskl. indkomstoplysninger. I stedet for de sædvanlige indkomstoplysninger bør borgeren på blanketten kunne svare på de tre spørgsmål, jf. afsnittet ovenfor, om borgerens og eventuel ægtefælles personlige indkomst. Svarene på spørgsmålene skal på blanketten

fortælle borgeren, hvorvidt eindkomst kan anvendes som dokumentationsgrundlag frem for lønsedler o. lign. Side 12 af 21 Hvis borgeren ikke har svaret på de tre spørgsmål, eller via svarene har tilkendegivet, at eindkomst ikke kan anvendes, vil borgeren både skulle skrive og dokumentere sin og eventuel ægtefælles personlige indkomst som hidtil, det vil sige før adgang til eindkomst. Automatisk indlæsning af data fra eindkomst i ansøgningsblanketten I det omfang at kommunerne anvender intelligente blanket- eller selvbetjeningsløsninger, der indlæser data fra relevante registre, herunder fx eindkomst, cpr. og slutligning, vil det betyde følgende for sagsbehandlingen, at enten har: Borgeren godkendt de indlæste data fra eindkomst som dækkende for den personlige indkomst fra ansøgningstidspunktet. Hermed skal borgeren og eventuel ægtefælle ikke dokumentere den personlige indkomst yderligere i forbindelse med ansøgningen. Hvis ægtefællens oplysninger skal indlæses, kræver det, at ægtefællen elektronisk fx kan give sit samtykke til at få indhentet sine indkomstdata eller på anden vis godkender indlæsningen af data fra eindkomst til ansøgningen. Eller Borgeren har korrigeret de indlæste data og/eller tilføjet yderligere indtægter fx indtægter i forbindelse med selvstændig virksomhed. Borgeren fremsender herefter enten digitalt eller papirbaseret den relevante dokumentation sammen med ansøgningen. Dialog og samarbejde med borgeren om anvendelse af eindkomst Frem til og med blanketterne/selvbetjeningsløsningerne er tilrettet til anvendelsen af eindkomst, vil kommunerne i forbindelse med den nuværende vejledning af borgeren kunne afdække, hvorvidt eindkomst kan anvendes i de givne ansøgningssituationer. Den nedenstående tabel viser eksempler på relevante afklarende spørgsmål, som sagsbehandlerne kan tage udgangspunkt i forbindelse med fx en direkte dialog med borgeren. Emnerne som spørgsmålene vedrører, er de samme, som skal stilles på blanketterne/selvbetjeningsløsningerne, når disse er tilrettet inkl. formulering af spørgsmålene.

Spørgsmål Har borgeren og eventuel ægtefælle ensartet/den samme indtægt før (i op til to måneder før) og efter tilkendelsestidspunktet? Har borgeren og eventuel ægtefælle haft særlige indtægtsforhold i perioden op til tilkendelsestidspunktet? Har borgeren og eventuel ægtefælle haft arbejdsgiverindberettet B- indkomst? Har borgeren og eventuel ægtefælle andre indtægter fx underholdsbidrag, selvstændig virksomhed mv.? Baggrund for spørgsmål Hvis den personlige indtægt er ensartet/den samme før og efter tilkendelsestidspunktet er der stor sandsynlighed for, at eindkomst kan anvendes som dokumentationsgrundlag. Hermed skal borgeren ikke medsende dokumentation for den personlige indtægt på ansøgningstidspunktet. eindkomst indeholder ikke specificering af fx, hvorvidt den registrerede indkomst indeholder engangsbeløb eller lignende for en given periode. Det vil sige, at hvis borgeren fx har haft særlige indtægtsforhold i de(n) måneder, der anvendes som beregnings-/dokumentationsgrundlag, vil der kunne opstå fejl i beregningen. Borgeren skal i disse tilfælde enten supplere eller dokumentere fuldt ud sine indkomster på sædvanlig vis. Borgerens skattepligtige B-indkomst kan reduceres med fradragsberettigede udgifter. Det fradragsberettigede beløb angives på selvangivelsen og er dermed ikke registreret i eindkomst. B-indkomsten inkl. fradrag dokumenteres på sædvanlig vis. eindkomst indeholder ikke disse indkomster, se yderligere i afsnittet Oplysninger som ikke er med i eindkomst. Borgeren skal derfor dokumentere disse indkomster på sædvanlig vis. Side 13 af 21

Side 14 af 21 Arbejdsprocesser på de enkelte fagområder I dette afsnit præsenteres et procesdiagram med tilhørende beskrivelse, der viser hvilke dele af sagsbehandlingsprocessen der påvirkes, når data fra eindkomst anvendes som dokumentations- og beregningsgrundlag ved behandling af nyansøgninger om boligstøtte og økonomisk friplads. Endvidere beskrives nogle muligheder for anvendelse af eindkomst i forhold til ydelsesdelen af kontanthjælp samt syge- og barselsdagpenge. Den konkrete anvendelse af kommunernes systemunderstøttelse er ikke specificeret i processerne. Procesdiagrammet tager udgangspunkt i de nuværende arbejdsgange i kommunerne og den gældende lovgivning. Læsevejledning til procesdiagrammet: Hvid boks: Procestrinnet foregår helt eller stort set som i dag. Grå boks: eindkomst er en del af procestrinnet, og her skal kommunerne være opmærksomme på, hvorledes brugen af eindkomst kan anvendes på positiv og effektiv vis i sagsbehandlingsprocessen. Grå diamant: Beslutningsboks, hvor der foretages et valg mellem flere løsninger, hvor eindkomst indgår som en del af beslutningsgrundlaget.

Side 15 af 21 Nyansøgning boligstøtte og økonomisk friplads Når borgeren søger om boligstøtte og økonomisk friplads, kan data i eindkomst i en del tilfælde anvendes som oplysnings- og dokumentationsgrundlag for ansøgers og evt. ansøgers ægtefælles personlige indkomst 13. eindkomst indeholder dog ikke alle indkomstoplysninger, som kan indgå i opgørelsen af den personlige indkomst til en ansøgning om boligstøtte eller økonomisk friplads, jf. de to ovenstående afsnit Oplysninger som ikke er med i eindkomst og Borgerens bidrag til afklaring af anvendelsen af eindkomst. For sagsbehandleren er det afgørende at kunne skelne mellem de sager: Hvor borgeren har svaret således på spørgsmålene om den personlige indkomst, at eindkomst kan dokumentere den personlige indkomst. Fra de sager: Hvor eindkomst ikke kan dokumentere borgerens personlige indkomst. Jo oftere eindkomst kan anvendes til dokumentation for den personlige indkomst, jo mindre arbejde har borgeren med at fremfinde lønsedler o. lign. til dokumentation. Dette medfører endvidere mindre arbejde i den kommunale administration, idet for hver gang at eindkomst kan anvendes frem for lønsedler o. lign, så bortfalder der opgaver som fx skanning, manuelle indtastninger og beregninger. Den følgende procesbeskrivelse viser, hvilke trin i nyansøgningsprocessen, gældende for boligstøtte og økonomisk friplads, der bliver påvirket af anvendelsen af eindkomst. Procesbeskrivelsen fokuserer på anvendelsen af eindkomst i ansøgningsprocessen, hvormed at det ikke specifikt er medtaget, hvorledes fx bolig- og personspecifikke oplysninger indgår i ansøgningsprocessen. Disse oplysninger skal indhentes på sædvanlig vis afhængigt af kommunens praksis. I det omfang at der gælder særlige forhold for boligstøtte, i forhold til økonomisk friplads, vil det blive specifikt nævnt under det enkelte procestrin i selve procesbeskrivelsen. 13 Primo april 2008 vil kun ansøgers og ansøgers evt. ægtefælles indkomst kunne trækkes i eindkomst. Der er i februar 2008 fremsat lovforslag om ændring af retssikkerhedsloven. Vedtages lovforslaget af Folketinget, vil kommunerne kunne trække alle relevante personers indtægter i eindkomst i forbindelse med ansøgning om eks. boligstøtte, jf. afsnit Lovgivning og anvendelse af eindkomst

Side 16 af 21 Borgeren starter en ansøgning om boligstøtte eller økonomisk friplads ved at fremskaffe en tom ansøgningsblanket enten på papir eller digitalt. Alternativt kan borgeren starte ansøgningen ved at anvende en intelligent blanket, der kan indlæse relevante data fra forskellige registre. Processen i diagrammet starter med den opgave, hvor borgeren udfylder ansøgningen enten digitalt eller på papir. 1. Borgeren udfylder ansøgningsskemaet. Hvis borgeren anvender en intelligent blanket indlæses de relevante indkomstoplysninger fra eindkomst til blanketten.

2. Borgeren svarer på de tre spørgsmål om den personlige indkomst for borgeren og eventuel ægtefælle på ansøgningsblanketten eller på anden vis. Giver svarene mulighed for at kommunen kan anvende eindkomst frem for lønsedler o. lign.? Ja: Gå til punkt 3. Nej: Gå til punkt 14. I det omfang at der er andre relevante husstandsmedlemmer i forbindelse med den enkelte ansøgning udover borgeren og eventuel ægtefælle, skal disse husstandsmedlemmer indsende dokumentation som hidtil. For en eventuel ægtefælle gælder det, at vedkommende skal have givet sit samtykke til at indkomstdata fra eindkomst indlæses og anvendes i forbindelse med ansøgningen. Boligstøtte: Det er muligt, at data fra eindkomst kan anvendes som dokumentation for år-til-dato indtægten, selvom den personlige indkomst ikke er ensartet før og efter ansøgningstidspunktet. I disse tilfælde behøver borgeren ikke at indsende lønsedler o. lign. for at dokumentere år-til-dato indtægten, men udelukkende indsende dokumentation med henblik på afklaring af den forventede fremtidige indtægt. 3. Borgeren fremsender sin ansøgning med svar, der viser, at eindkomst kan anvendes som dokumentationsgrundlag for hele den personlige indkomst. 4. Bliver ansøgningen fremsendt digitalt? Ja: Gå til punkt 5. Nej: Gå til punkt 6. 5. Sagsbehandleren modtager besked om den digitalt fremsendte ansøgning og kontrollerer oplysningerne på ansøgningen. Gå til punkt 8. 6. Sagsbehandleren eller andre kommunale medarbejdere modtager, skanner og journaliserer ansøgningen. 7. Sagsbehandleren kontrollerer oplysningerne på ansøgningen samt den medsendte dokumentation. 8. Sagsbehandleren indtaster de ikke digitalt overførte oplysninger i fagsystemet og igangsætter beregning af forslag til boligstøtte eller økonomisk friplads. 9. Fagsystemet trækker data fra tilgængelige registre, herunder eindkomst, og beregner et forslag til konkret boligstøtte eller økonomisk friplads. Side 17 af 21 I de tilfælde hvor borgeren har indlæst data fra eindkomst i ansøgningsblanketten, skal sagsbehandleren anvende disse data til sagsbehandlingen. 10. Sagsbehandleren godkender forslag til beregnet boligstøtte eller økonomisk friplads. Hvis sagsbehandleren vurderer, at der skal indhentes yderligere oplysninger til belysning af indkomstgrundlaget eller andre dele af sagens grundlag, vil sagen ligge i bero, indtil borgeren har fremsendt yderligere dokumentation. 11. Beregningen registreres i fagsystemet.

12. Bevillingsbrev/afgørelse afsendes til borgeren. 13. Afslutningen på ansøgningsprocessen er, at borgeren modtager bevillingsskrivelse/afgørelse 14. Borgeren kontrollerer beregningsgrundlaget og har ret og pligt til at gøre indsigelser, såfremt der er uoverensstemmelser. 14. Hvis borgeren svarede nej i punkt 2, fremsender borgeren sin ansøgning typisk papirbaseret med dokumentation for indtægter og andre relevante oplysninger. 15. Sagsbehandlingen vil foregå som hidtil før adgang til eindkomst med udgangspunkt i den fremsendte dokumentation. Side 18 af 21 14 Partshøring over økonomiske oplysninger i ansøgningssager kan typisk undlades med henvisning til hensynet til en hurtig udbetaling af ydelsen, og såfremt borgeren efterfølgende har mulighed for at korrigere de oplysninger, som ligger til grund for beregningen, jf. FVL 20.

Side 19 af 21 Kontanthjælp Kontanthjælp - nyansøgning og ansøgning om hjælp i særlige tilfælde - engangsydelse eindkomst kan anvendes til at understøtte dokumentationsforpligtigelsen ved nye ansøgninger om kontanthjælp og til ansøgning om hjælp i særlige tilfælde, hvor borgeren anmodes om at dokumentere de seneste tre måneders indkomst. Sagsbehandleren vil kunne trække de seneste 3 måneders indtægter i eindkomst, hvorved borgeren ikke behøver at dokumentere disse indtægter på anden vis. I det omfang at sagsbehandleren har brug for indtægtsdokumentation, der på ansøgningstidspunktet ikke er tilgængelig i eindkomst, kan sagsbehandleren bede om at se seneste lønseddel eller lignende. Herudover skal borgeren dokumentere en række andre indkomstforhold, som ikke er registreret i eindkomst. Disse indkomster vil skulle dokumenteres som hidtil. Når kommunerne anvender eindkomst til dokumentation ved en sagsafgørelse, skal den enkelte kommune sørge for, at dokumentationen for de anvendte data fra eindkomst er tilgængelige ved opfølgning og revision. eindkomst kan derimod ikke på nuværende tidspunkt understøtte en effektiv sagsbehandlingsproces i forhold til beregning af supplerende kontanthjælp, når kontanthjælpsmodtageren og/eller ægtefælle sideløbende med kontanthjælpen har andre indkomster 15. Dette skyldes primært følgende tre forhold: Kontanthjælpsmodtageren skal have mulighed for at aflevere lønsedler, når disse er tilgængelige uafhængigt af tidspunktet for arbejdsgiverens indberetning til eindkomst, således at tilgængeligheden af data i eindkomst ikke medfører en forsinkelse i udbetalingen af kontanthjælp. Det er ud fra eindkomst ikke muligt at skelne mellem støttet og ustøttet beskæftigelse fx i forbindelse med beregning af supplerende kontanthjælp. Det timebegreb, som kontanthjælpen justeres efter, svarer ikke til det løntimebegreb, som er i eindkomst. eindkomsts data om løntimer kan hermed ikke anvendes til justeringer af kontanthjælp. Endvidere kan andre indkomster, end de indkomster der er registreret eindkomst, påvirke udbetalingen af kontanthjælpen til den enkelte. Kontanthjælpsmodtageren skal fortsat oplyse om disse indtægter, hvis de har betydning for beregningen af den løbende kontanthjælp. 15 eindkomst opdateres løbende, men vil først medio den efterfølgende måned indeholde alle indtægter fra foregående måned.

Følgende indkomster er eksempler på indkomster, der ikke er registreret i eindkomst: Aktieindkomst Kapitalindkomst Formueoplysninger Indkomst ved selvstændig virksomhed Indkomst som medhjælpende ægtefælle Udenlandsk indkomst Underholdsbidrag Side 20 af 21 eindkomst kan heller ikke på effektiv vis understøtte administrationen af 300- timers reglen, idet denne regel også kræver en specificering af støttet og ustøttet beskæftigelse samt et andet timetalsbegreb end det i eindkomst registrerede løntimebegreb. Generelt set vil eindkomst på kontanthjælpsområdet kunne understøtte en langt mere effektiv kontrol som følge af de månedlige opdateringer af forholdet mellem arbejdsgivere/andre udbetalere og de enkelte kontanthjælpsmodtagere. Dette gælder både i forhold til den løbende udbetaling og 300-timers reglen. Kontanthjælp hjælp i særlige tilfælde (engangsydelse) Mulighederne for anvendelse af eindkomst svarer til kontanthjælpsansøgningen med hensyn til at dokumentere den personlige indtægt.

Side 21 af 21 Syge- og barselsdagpenge eindkomst kan anvendes, når borgeren skal dokumentere at beskæftigelseskravet på fx 13 uger er opfyldt i forbindelse med ansøgning om syge- og barselsdagpenge. Desuden vil eindkomst generelt kunne medføre følgende fordele i forbindelse med administration af dagpengeområdet: Nemt overblik over flere arbejdsgivere Bedre kontrolmuligheder i forhold til både hel og delvis tilbagevenden til arbejde Muligheden for at anvende eindkomst til afklaring af beskæftigelseskravet er ensartet i forhold til, hvorvidt der er tale om syge- eller barselsdagpengesager. Beskæftigelseskravet er eks. om borgeren har haft uafbrudt beskæftigelse i de foregående 13-uger samt minimum arbejdet 74 eller 120 timer inden for samme periode. Ved opstart af en syge- eller barselsdagpengesag er det langt størstedelen af ansøgerne, der umiddelbart lever op til beskæftigelseskravene, fordi de er dagpengeberettigede medlemmer af en a-kasse. I de øvrige sager, hvor det i dag er vanskeligt at få indhentet de nødvendige timetalsoplysninger, kan eindkomst på effektiv vis bidrage til afklaringen af beskæftigelseskravet i sammenhæng med den øvrige dokumentation, som skal afleveres i forbindelse med ansøgningen om sygeeller barselsdagpenge. Denne effektivisering i understøttelsen af vurderingsprocessen skyldes, at eindkomst som hovedregel giver mulighed for følgende: Vurdering af, hvorvidt ansøger har haft uafbrudte ansættelsesforhold i 2 ud af de 3 måneder som 13-ugers perioden dækker over, idet eindkomst indeholder start- og slutdatoer for ansættelsesforhold 16 Systemunderstøttet optælling af om 74 eller 120 timers kravet er opfyldt i 2 ud af de 3 måneder. 16 Kommunerne bør være opmærksomme på, at datakvaliteten af start- og slutdatoer kan være svingende i eindkomst, og oplysninger bør derfor anvendes indikativt og i tvivlstilfælde afklares i dialog med borgerne.