Bestyrelsesmøde 1 Mødedato: 16. januar 2017 Klokken : 17.00 Bestyrelsen: init.: Formand Claes Jensen CJ Næstformand Herdis Larsen HL Best.medlem Kirsten Boeriis Nielsen KBN Best.medlem Frederik Schrøder FS Best.medlem Stine Kallerup Sørensen SKS Best.medlem Torben Lokjær TL Best.medlem Martin T. Rise Christensen MRC Ledelsen: Direktør/Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: EMNER TIL BEHANDLING 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 8. december 2016. 3. Meddelelser fra formanden Opfølgning på afdelingsmøderne 2016. Evaluering på møde den 13. november 2016. BESLUTNING Godkendt uden bemærkninger. Godkendt uden bemærkninger. a. Skal der komme en repræsentant fra administrationen til alle afdelingers afdelingsmøder? Ja, der skal komme en repræsentant fra administrationen til alle afdelingers afdelingsmøder. Når UV sender planen ud (i marts måned) for afdelingsmøderne (i september måned) til organisationsbestyrelsen, så skal organisationsbestyrelsesmedlemmerne være opmærksomme på, om de ønsker ændringer mht., hvem der kommer fra administrationen til afdelingsmøderne. Ingen yderligere bemærkninger hertil. Herefter godkendt. b. Hvem skal fremlægge budgettet? Hvis afdelingsbestyrelsen gerne selv vil fremlægge budgettet, så må de gerne gøre det. Hvis afdelingsbestyrelsen ikke ønsker at fremlægge budgettet, så skal en repræsentant fra administrationen gøre det. Organisationsbestyrelsesmedlemmer skal (som
udgangspunkt) ikke fremlægge budgettet. 2 Ingen yderligere bemærkninger hertil. Herefter godkendt. c. Skal det være muligt for en afdeling, at få en fra drifts- eller serviceafdelingen med til deres afdelingsmøde? Hvis en afdeling ønsker, at invitere en medarbejder fra drifts- eller serviceafdelingen til deres afdelingsmøde, så skal de have mulighed for det. Se vedtægterne 17 stk. 2 vedr. Adgang til afdelingsmødet. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. Det er en forudsætning, at lederen af drifts- eller serviceafdelingen samtidigt skal være til stede. Afdelingen afholder selv udgiften for det tidsrum, medarbejderen og lederen af drifts- eller serviceafdelingen er til stede på mødet. Afdelingsformanden er forpligtiget til at informere beboerne på afdelingsmødet om, at medarbejderen kommer for at fortælle, og svare på spørgsmål, om en given sag, og derudover er medarbejderen gæst til mødet. Dvs. han skal ikke svare på andre spørgsmål vedr. drift og service. De enkelte medarbejdere i drifts og service er ikke knyttet til specielle afdelinger, derfor blev det på mødet besluttet, at kun koordinatorerne (lederne) for drift og service kan deltage i møderne. d. Hvad gør vi mht. dirigentkorpset, som består af beboere i DOMI Bolig? Dirigentkorpset kan bestå af beboere, afdelingsbestyrelsesmedlemmer, organisationsbestyrelsesmedlemmer og medarbejdere fra administrationen. Beboere og afdelingsbestyrelsesmedlemmer som vil være en del af dirigentkorpset, skal have været på det dirigent kursus, som BL tilbyder. Organisationsbestyrelsen finder de beboere, der skal på BL's dirigent kursus. De organisationsbestyrelsesmedlemmer, der gerne vil være en del af dirigentkorpset, får mulighed for at komme på BL's dirigentkursus. Organisationsbestyrelsesmedlemmer beslutter
selv om de vil varetage dirigentrollen til et afdelingsmøde. 3 Men hvis man som organisationsbestyrelsesmedlem ikke ønsker at varetage dirigentrollen i en afdeling, hvor man er kontaktperson, så skal der sendes en besked til afdelingsbestyrelsen i god tid før afdelingsmødet i den samme besked (til afdelingsbestyrelsen) kan der gøres opmærksom på, at de skal finde ud af, hvem der skal fremlægge budgettet. Der arbejdes videre med en endelig beslutning på et kommende bestyrelsesmøde: Bemærkninger fra mødet: Der udpeges x antal potentielle dirigenter i et korps. Dirigentkorpset vil afdelingsbestyrelserne herefter kunne rekvirere gennem administrationen. Kravet for at stå på listen kunne være, at personen har deltaget i BL kursus for dirigenter. Synology Cloud Station Drive skal forbedres a. Der skal være en mappe med de e-mails (hele tråden), som UV har sendt siden sidste bestyrelsesmøde. Der skal være en mappe med (alle) vigtige dokumenter fx: Vedtægter DOMI Bolig, Årshjul, Alle afdelingers huslejestigning, Antal boliger i Domi Bolig, Forretningsorden for repræsentantskabsmødet, Forretningsorden for organisationsbestyrelsen, Habilitetserklæring, Tavshedserklæring, Bestyrelsesforsikring, Bekendtgørelse af lov om almene boliger, Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. og afdelingsformændenes e-mail adresser. UV skal ikke vedhæfte dokumenter i e-mails, men kun skrive stien til dokumenterne fx Bestyrelsesmøder\2016\Bestyrelsesmøde 2016.11.07 Der er vigtigt, at der er en entydig navngivning af dokumenterne (filerne). Det er aftalt at UV indlæser alt materialet. CJ laver den hierarkiske struktur og den entydige navngivning af dokumenterne (filerne). HL sørger for at mailkorrespondance indsættes. (Der er derfor vigtigt, at bestyrelsen altid svarer på den sidst fremsendte mail.)
ipads til bestyrelsesmedlemmer Fælles styringsdialogmøde med Odder kommune. Evt. nyt medlem til bestyrelsen i Malling Vandværk? 4 UV fremkommer på et af de førstkommende bestyrelsesmøder med en afskrivningsmetode. Det var et godt møde, med deltagelse af de 2 ud af 3 boligorganisationer i Odder. DOMI Bolig fik meget taletid, så mange af kommunens og DOMI Bolig s udfordringer blev vendt. Referatet fra mødet ligger på hjemmesiden. Søren Hasløv (SH) (repræsentant for DOMI Bolig) i vandværkets bestyrelse. SH er på valg i år og har i den forbindelse rettet henvendelse til administrationen for om muligt, at fortsætte arbejdet i bestyrelsen. Organisationsbestyrelsen ønsker at TL opstiller til bestyrelsen hvilket UV meddeler SH. 4. Meddelelser fra andre bestyrelsesmedlemmer HL efterlyste bestyrelsesmedlemmers reaktion på mødedatoer således, at der kunne arrangeres møder med afdelingsbestyrelserne og kontaktpersoner i organisationsbestyrelsen. HL spurgte om der ikke på et tidligere møde var aftalt, at der skulle opsættes vandafkalker på alle anlæg i foreningen. Alle var enige om, at punktet havde været debatteret men ingen huskede den præcise sammenhæng i snakken og en konklusion herom. Det blev aftalt at emnet kunne medtages på et seminar om foreningens miljøpolitik. SKS oplyste at hun havde haft et godt møde med afd. 11 Stampmøllevej. Afdelingsbestyrelsen er ny og har konstruktivt brugt SKS s erfaring fra bestyrelsesarbejdet på Katrineholmsalle. 5. Rapportering fra direktionen a. Hovedforeningen Personalehåndbogen. CJ har haft små grammatiske tilretninger til førstedelen af håndbogen. Vi modtager på et senere tidspunkt den resterende del. Pressemeddelelse: Aarhusianerne får flere boliger. Udgiftsstatistik 2016 fra LBF. Der er 600 almene boliger på vej til aarhusianerne. Halvdelen af boligerne bliver såkaldt små boliger som er prisbillige boliger under 55 m 2. Boligerne bliver blandt andet bygget ved Godsbanen og i Risskov. DOMI Bolig bygger i 2017/18 38 almene familie boliger i Aarhus Kommune ved Veilgårdsparken i Malling, hvoraf 10% er udlagt til små, billige boliger. Til bestyrelsens orientering. Administrationen anvender bl.a. materialet i forbindelse med budgetlægning.
BenchMark 2015 fra EY. Salg af Gl. Østerårdsvej 20, Malling b. Afdelingerne Underskrive transport afd. 28 Afd. 34 Underskriftindsamling ekstraordinært afdelingsmøde. Afd. 47 Tilsagn om Grundkapital fra LBF. 5 Det blev besluttet at rapporten fremadrettet lægges på foreningens hjemmeside til orientering. Det blev besluttet at sætte gang i processen. Vi rokerer det administrative personale i driften til nye indrettede lokaler i Odder (kælderen i administrationsbygningen). Djurslands Banks transport i beboerindskuddet. Mere end 25 % af beboerne har benyttet sig af muligheden for at indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde. Mødet har til formål at vælge en ny afdelingsbestyrelse eller overdrage det daglige til DOMI Bolig indtil det næste ordinære afdelingsmøde i august/september md. 2017. I henhold til lov om almene boliger mv. kap. 9 har LBF tilkendegivet tilsagn om grundkapital på kr. 6.717.700,- svarende til 10 % af anskaffelsessummen. 6. Økonomi a. Balance b. Regnskaber c. Budgetter d. Dispositionsfonden e. Egen trækningsret i LBF f. Likviditet Opsagt samarbejdet med PP Capital Nye samarbejdspartnere Alm. Brand Nykredit Afkastopgørelse Djurslands Bank for perioden 31.12.15 til 31.12.16. g. Revisionsprotokol Uanmeldt beholdnings- og kasseeftersyn 15.12.2016. Til orientering jf. tidligere oplyst er samarbejdet ophørt pr. 9. december 2016. Overtager porteføljen fra PP Capital. I forbindelse med prioritering af renoveringsarbejdet i afd. 10 Tv. Køhlsvej er 22,5 mill. kr. overført til porteføljepleje. Afkast år til dato omregnet i p.a. 2,46 %. Der var ingen bemærkninger hertil. Underskrevet af den samlede bestyrelse. 7. Projekter Afd. 28 Tidsplan. Afd. 47 Tidsplan. Juni/juli 2018 Juni/juli 2018 8. Opfølgning på igangværende sager 9. Indkomne forslag
6 10. Kommende møder: HL: Møde den 8. maj ændres til: Bestyrelsesmøder: Alle møder starter kl. 17.00 Mandag den 16. januar Mandag den 27. februar Mandag den 20. marts Torsdag den 6. april (Regnskabsmøde) Onsdag den 3. maj (Budgetmøde) Torsdag den 29. juni (Konstituerende møde) Mandag den 14. august Mandag den 9. oktober Mandag den 6. november Torsdag den 7. december (Orienteringsmøde). Orienteringsmøde: Torsdag den 6. april (Samråd). Torsdag den 7. december (Orienteringsmøde) Repræsentantskabsmøde Torsdag den 8. juni 2017. Boligdage: 17. til 18. november 2017. 11. Eventuelt DOMI Bolig er blevet bedt om at indbetale godt 110 tkr. til Nykredit Leasing for indfrielse af restgæld for køb af traktor ved Glamsbjerg Maskin Center. Historien er ganske kort, at kreditorer (A) sælger en traktor til Nykredit Leasing (NL). (NL) laver en leasingaftale med kreditorer (B) som tilfældigvis er samme ejerkreds som (A). (A) sælger herefter uden om leasingfirmaet traktoren til DOMI Bolig. Nu sker der så det at (A) går konkurs og da (B) ikke kan betale de månedige forpligtigelser til (NL) beder (NL) nu DOMI Bolig om, at enten aflevere traktoren til (NL) eller indfri restgælden på godt 110 tkr.. Da DOMI Bolig lå inde med indregistreringsattestens del I og II er vi juridiske også den juridiske ejer af traktoren, og derfor var det (NL) som måtte gå med den lange næse. Ærgerligt for dem og godt for os. Sponsorat Flagalleen i Malling. Bestyrelsen besluttede, at støtte flagalleen i Malling med et årligt beløb på kr. 500,00. Odder den / 2017 Bestyrelsens godkendelse af referatet: