Referat fra Generalforsamlingen i Grundejerforeningen Syren-, Jasmin- og Gyvelparken mandag den 4. marts 2013 Foreningens formand Hans-Arne Lauridsen bød velkommen til de 12 fremmødte medlemmer (inkl. bestyrelsen) og gik derefter over til den udsendte dagsorden. Pkt. 1: Politiet orienterer om naboovervågning Som en konsekvens af, at foreningens vagtselskab sidste efterår gik konkurs blev det aktuelt, at drøfte sikkerhed og overvågning i vores område endnu en gang. Derfor havde foreningen, til denne aften, allieret sig med Keld Stabel fra politiet for at diskutere emnet. Når man ser på de seneste statistikker vedr. indbrud i beboelser i grundejerforeningens område, så ser man en markant stigning fra 2 indbrud i 2011 til 10 indbrud i 2012. Dette skal ses i lyset af, at vagtselskabet var i området det meste af året. Keld Stabel er af den overbevisning at der skal være en eller anden form for nabohjælp, hvor man overvåger hinandens hus. Dette kan gøres ved evt. at stille sin bil i den tomme carport, lægge affald i skraldespanden, hænge vasketøj ud osv. For at få system i overvågningen foreslog han, at vi bruger de hjælperedskaber som Tryg Fondens projekt Nabohjælp (www.nabohjælp.dk) har lagt på nettet. Med oplægget fra nabohjælpen opfordrer politiet til, at naboer går sammen og lægger planer for hvem der hjælper hvor og hvornår. Pkt. 2: Valg af dirigent. Vagn Sørensen blev enstemmigt valgt til aftenens dirigent. Han startede med at konstatere at generalforsamlingen er lovligt indvarslet ifølge vedtægterne og, at den således var beslutningsdygtig. Pkt. 3: Bestyrelsens beretning. I 2012 godkendte generalforsamlingen ændringerne af foreningens vedtægter og Esbjerg kommune har senere bekræftet modtagelsen af ændringerne til vedtægterne der er anført under punkterne 5.18 og 5.19. Ændringerne medfører en lempelse af repræsentationen af bestyrelsesmedlemmer valgt fra andelsboliger og ejerboliger. Samtidigt betyder det, at der senere i aften kun skal vælges 2 suppleanter. Vedligeholdelse af legeudstyr På den lille legeplads er opstillet en ny affaldskurv og legetårnet har fået 2 nye sider og udskiftet gulvet. Alle håndboldmål har fået nye net. På stien mellem Jasminparken 24 og 26 er der udskiftet bom. Side 1 af 6
Vedligeholdelse af belægninger I foråret er foretaget eftersyn af de asfaltbelagte stier og det blev skønnet, at asfaltbelægningerne kunne holde et år mere, men i 2013 skal der foretages noget på asfaltstien mellem Syren og Jasminparken. Esbjerg kommune blev kontaktet med henblik på, at komme med i et fællesudbud, når Esbjerg kommune udbyder sine belægningsarbejder. Esbjerg kommune gav tilsagn om dette og stien mellem Syren- og Jasminparken er gennemgået med en vejingeniør. I forbindelse med gennemgangen har vi oplyst hvilke arbejder der skal udføres. Vi påregner at udgifterne til asfaltarbejdet er ca. 130.000 kr. og udgifterne tages af det opsparede beløb. I 2012 er videreført vedligeholdelse af stenbelægninger fra listen ved vejsynet i 2011. Hovedparten af de omlagte belægninger er udført, hvor trærødder presser belægningen op fra træer på de grønne områder af boliglommerne. Da det ikke er første gang der omlægges belægninger de samme steder anser bestyrelsen derfor, at det fremover er beboere som fjerner de trærødder som presser belægninger op og efterfølgende sørger for at omlægge belægninger. Ifølge vedtægterne har beboere på de enkelte boliglommer vedligeholdelsen af de grønne områder. Bestyrelsen overvejer, at sende et brev til de berørte beboere hvori de opfordres til at fjerne trærødder og omlægge belægningen. Ny belægning i Jasminparken 83-113 I Jasminparken 83-113 var der flere større og mindre strækninger hvor belægningen skulle lægges om eller udskifte stenbelægninger da stenene smuldrer. Området blev delt op i 2 etaper med henblik om et godt bud på arbejdet. Der blev indhentet tilbud hos 3 entreprenører. Desuden blev bedt om enhedspriser på udskiftning af belægningssten mellem grundejerforeningens belægninger og indgange til rækkehusene i Jasminparken. Dette blev medtaget hvis andelsboligforeningen ønsker at udskifte belægninger på deres arealer. Vi fik 3 tilbud, men måtte afvise det ene tilbud, da den ikke indkom rettidigt. Det ene tilbud havde de samme enhedspriser uanset om vi fik udført begge etaper. Det andet tilbud blev billigere hvis vi udførte begge etaper. Bestyrelsen besluttede at begge etaper skulle udføres og arbejdet blev overdraget til Maskinflex. Samtidigt besluttede Andelsboligforeningen at de vil udskifte belægninger ud for indgangene til deres boliger hvor Grundejerforeningen udskifter belægninger. Som oplyst på sidste års ordinære generalforsamling forventes anvendt et større beløb af det opsparede beløb til nye belægninger. Af det disponerede beløb til almindelig vedligeholdelse af belægninger valgte vi at bruge ca. 21.500 kr. og 185.000 kr. af opsparingen. Belægningsarbejdet blev igangsat i starten af august og 4. september 2012 blev afholdt aflevering af belægningsarbejdet. Side 2 af 6
Ved den endelig opgørelse af belægningsarbejdet viser der sig en fejl i den udbudte mængde, idet der er lagt ca. 140 m 2 belægningssten mere ud og det betød en merudgift for grundejerforeningen. Belægningen er afregnet efter de enhedspriser som galt for arbejdet. Opsparing til udskiftning af stenbelægninger De enhedspriser der galt for belægningsarbejdet i Jasminparken 83 113 gav anledning til se på om foreningens opsparing på 147.400 kr. til nye belægninger holder. Med de nye enhedspriser viser det sig, at vi sparer for lidt op til kommende udskiftninger af belægninger. Desuden er der en større udgift til bortkørsel af den gamle belægning som ikke tidligere har indgået i beregninger til udskiftning af belægninger. Baggrunden for den manglende opsparing skyldes lavere forrentning af det opsparede beløb og større enhedspriser på udlægning af nye belægningssten samt et større beløb til bortkørsel af de gamle belægninger. Med de kendte priser uden bortkørsel og deponiafgifter af gamle belægningssten, skal det opsparede beløb være ca. 500 kr. højere pr. husstand. Bestyrelsen har drøftet om de gamle belægningssten kan afhændes og anvendes til andet formål. Det er også drøftet, om der kan udlægges et asfaltslidlag på stenbelægningen. Asfaltbelægningen har en kortere levetid end stenbelægninger. Vagtselskab På den ekstraordinære generalforsamling den 30. april 2012 fik deltagerene en orientering om hvordan vagtselskabet Q SECURITY overvågede området. I august 2012 fik bestyrelsen kendskab til, at vagtselskabet er ved at ophøre. Bestyrelsen kontaktede derfor vagtfirmaet, og modtog en skriftlig redegørelse om, vagtfirmaet er under selskabsændring, idet det nuværende selskab er under tvangsopløsning. Det nye firma oprettes som et personligt ejet firma og viderefører vagtopgaverne Bestyrelsen drøftede redegørelsen, og var usikre omkring videreførelsen af det nye firma. Ifølge kontrakten er der en opsigelse på 6 måneder og da bestyrelsen ønskede, at drøfte samarbejdet på foreningens Generalforsamling blev aftalen opsagt til udgangen af april 2013. I opsigelsen blev bemærket, at denne vil blive trukket tilbage, hvis generalforsamlingen besluttede dette. I november kom en meddelelse om at vagtselskabet er gået i betalingsstandsning og vagtfirmaet efterfølgende ikke udfører sine opgaver mere. Bestyrelsen har ikke ansat et nyt firma. Skt. Hans 2012 Vægter Børge Wolf Lorentzen holdt båltalen ved vort årlige Sct. Hansfest og der var en god opbakning til arrangementet som gav et underskud. Side 3 af 6
Kommende opgaver I 2013 skal vedligeholdelsen af de grønne fællesarealer og vintervedligeholdelse af stier udbydes for en ny periode. Inden da overvejes en forhandling med vores nuværende entreprenør. Der skal udlægges et nyt slidlag på asfaltstierne mellem Syren- og Jasminparken. Desuden udføres løbende vedligeholdelse af stenbelægninger på steder fra listen af vejsynet i 2011. I læbæltet ud for Syrenparken 23 og 35 udføres en oprydning. Ud for Jasminparken 24 og 52 sås nyt græs. På den store legeplads udskiftes en affaldskurv. Der blev efterlyst forslag til nye mødesteder for kommende generalforsamlinger i grundejerforeningen da Nørremarksskolen nedlægges fra sommeren 2014. Spørgsmål 1: Er det muligt at lægge asfalt ovenpå de eksisterende SF-sten? Svar fra formanden: Man kan ikke nøjes med et slidlag, da det meget hurtigt vil få revner, fordi stenbelægningen arbejder. For at det kan gøres rigtigt skal der først lægges et bærelag og derefter et slidlag. Den næste udfordring er så højdeforskellen mellem vejen og den enkelte grundejers indkørsel, hvilket kan blive meget omfattende. Beretningen blev herefter godkendt Pkt. 4: Aflæggelse af driftsregnskab. Kasserer Tage Horsbøl gennemgik regnskabet, og der var et spørgsmål om hvordan den del af foreningens formue som stod i værdipapirer er fordelt på fonde og investeringsforeninger m.m. Kassereren gjorde rede for fordelingen, hvorefter der ikke var flere spørgsmål. Regnskabet blev herefter godkendt. Pkt. 5: Rettidigt indkomne forslag Forslag fra Jesper Poulsen vedr. kontingentfastsættelse m.m. Behandlingen blev efter aftale med Jesper Poulsen henlagt til punkt 7 Pkt. 6: Vagtselskab Bestyrelsen ønskede at få klarlagt om generalforsamlingen fortsat ønskede en overvågning af grundejerforeningens område. Bestyrelsen havde indhentet tilbud fra et vagtselskab om overvågning af området og prisen afregnes pr. gennemkørsel af området. Det blev oplyst, at den enkelte boligenhed desuden kan tegne et abonnement på overvågning af boligenheden. Som nævnt under pkt. 1 har vagtordningen iflg. statistikken ikke haft den store effekt indenfor grundejerforeningens område. Side 4 af 6
Der er således ikke noget der virker 100 % når indbrudstyven VIL ind. Det blev besluttet at droppe vagtordningen i området og derimod gøre en indsats for at udbrede kendskabet til Nabohjælp. Der bliver i første omgang indkøbt 3 skilte med Nabohjælp til placering ved stamvejene ud til Sorgsigvej. Hvis projekt Nabohjælp bliver taget godt imod af beboerne vil der måske senere blive indkøbt flere skilte til stierne mod Engparkstien. Pkt. 7: Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag. Kasserer Tage Horsbøl gennemgik budgettet for 2013. På baggrund af udgifterne til nye belægninger i Jasminparken 83-113 er der set på enhedspriserne og det beløb som er grundlaget for den nuværende opsparing til nye belægninger. Den ældste belægning i Syrenparken er ca. 35 år og det kan forventes, at der indenfor en årrække skal skiftes belægninger og det er derfor udsigt til at der løbende skal hæves af opsparingen. Bestyrelsen har udført beregninger over hvor vidt vores nuværende opsparing til nye belægninger er tilstrækkelig og det er den bestemt ikke. Hvis vi blot forudsætter at hele områdets belægning skal udskiftes efter en periode på 25 år fra nu, så skal vi have en kontingentstigning på 400 kr. Hvis belægningen udskiftes efter en perioden på 20 år skal opsparingen være større. Opsparingen pr. husstand er reelt 500 kr. men det blev oplyst, at bestyrelsen i budgettet har fundet ændringer som medfører at stigningen i kontingentet kan reduceres til 400 kr. Bestyrelsens forslag er en stigning på 300 kr. i år og så håber man at komme igennem med yderligere 100 kr. på generalforsamlingen i 2014. Jesper Poulsens forslag fra pkt. 5, er et ønske om at fastholde uændret kontingent, (altså 300 kr. mindre end bestyrelsens forslag). Jesper Poulsen mener det er forkert at foreningen sparer mere op til nye belægninger, som først skal skiftes om flere år. Jesper Poulsen foreslog at udgifterne til nye belægninger, der er større end opsparingen, først opkræves når det er nødvendigt og at generalforsamlingen på det tidspunkt træffer afgørelse om hvilke beløb som skal opkræves. Formanden redegjorde for vigtigheden af, at spare op inden vi giver pengene ud, for som han siger: Det er jo os, som bor her i dag, der slider på vejene. I øvrigt foretages der hvert år løbende reparationer og vedligeholdelse hvor det trænger mest. Jesper Poulsen foreslog også, at foreningen skulle bruge 2 forskellige banker til at minimere risikoen for tab. Budgettet blev herefter sat til afstemning og et flertal godkendte bestyrelsens forslag om en kontingentstigning på 300 kr. til 1.850 kr. pr år. Side 5 af 6
Pkt. 8: Valg af bestyrelse samt suppleanter. Tage Horsbøl, Syrenparken 39, genvalgt for ejerboligerne. Børge Petersen, Jasminparken 36, genvalgt for ejerboligerne. Jens Levring, Jasminparken 39, nyvalgt for ejerboligerne (pga. manglende kandidat fra andelsboligerne). Valg af suppleanterne: Steen Bøjlund, Jasminparken 75, nyvalg for ejerboligerne Dorthe Ledet Jensen, Gyvelparken 72, genvalg for andelsboligerne. Pkt. 9: Valg af Revisorer og revisorsuppleant. Genvalg til revisorer Jørgen S. Petersen, Syrenparken 37 og Kent Kirkegaard Jensen, Gyvelparken 28. Genvalg af revisorsuppleant Anne Margrethe Lindholdt, Jasminparken 87. Pkt. 10: Eventuelt. Der var ros til vedligeholdelsesstandarden på legepladserne. Formanden takkede forsamlingen og dirigenten for god ro og orden. Hans-Arne Lauridsen Formand Vagn Sørensen Dirigent Ref. Jens Levring Side 6 af 6