Referat. Bestyrelsesmøde Den 16. september 2010, kl. 18:00 Mødested: Fredensborg Forsyning A/S, Højvangen 25, Fredensborg Medlemmer: Thomas Lykke Pedersen Thomas Elgaard Charlotte Rønhave Formand Næstformand Ole Bergmann Lars Simonsen Eivind Blakø Jan Kristensen Hossein Armandi Peter Amstrup Flemming Rømer Ulla Boje Jensen Carsten Nielsen Forbrugerrepræsentant Forbrugerrepræsentant Fraværende: Ulla Boje Jensen, Jan Kristensen Som suppleant deltager: Fra direktion deltager: Henrik Hansen (direktør) Referent: Heidi Lysen Arkitekt Thomas Ringhof deltager under punkt 7. 1. Meddelelser fra formanden. Afholdelse af bestyrelse- og personalefest Tak for et godt arrangement det var godt og skal forhåbentligt gentages snart igen. 2. Forelæggelse af bestyrelsesprotokol med indført protokolliering af sidste bestyrelsesmøde til godkendelse og underskrift. Bilag: 1 Referat af sidste bestyrelsesmøde 5/5-2010 Spørgsmål Hvad er status på punkt 7. HHA informerede om at et møde er under forberedelse.
3. Direktørens beretning om selskabets virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde. 1. Igangværende og afsluttede anlægsarbejder og administrative opgaver. Spildevand. Omlægning af spildevandsledninger / udskiftning af pumper ved Lillevangsvej / Ravnbjerggårdsvej arbejdet afsluttet. Etablering af pumpestation / bassin ved Ullerød Eng arbejdet afsluttet. Kloakering af Grønholt anlægsarbejdet afsluttet. Overtagelse kloaksystem efter privat byggemodning - Langkildeparken Medvirken ved udarbejdelse af Spildevandsplan Planen forventes færdig ultimo 2010. Medvirken ved udarbejdelse af Blå Plan Planen forventes færdig ultimo 2010 Etablering af flowmåler Toelt losseplads arbejdet forventes afsluttet oktober 2010. Implementering af nyt SRO-system og styretavle for renseanlæg og pumpestationer arbejdet forventes afsluttet oktober 2010. Brøndrenovering renovering af 250 stk. brønde forventes afsluttet ultimo 2010 Nyt udløbsbygværk ved Laveskov Villaby Forventes afsluttet ultimo 2010 Ledningsregistrering løbende registrering Kortlægning af energiforbrug rapportering og implementering ultimo 2010 Optimering af drift på Fredensborg renseanlæg løbende optimering Overvågning af overløb til badevandsområder forventes afsluttet 2010 Vandforsyning. Renovering af vandledninger Kastanievej distributionsledning for sektionering af Asminderødområdet inklusiv etablering af flowmåler og nye stikledninger. Licitation afholdt og arbejdet forventes afsluttet ultimo 2010. Udbygnings- og renoveringsplan (UR-plan) planen giver overblik over den fremtidige udbygning og renovering af vandforsyningssystemerne, både økonomisk og hydraulisk. Opgaven forventes afsluttet ultimo oktober 2010. Kalibreringsmålinger i Nivå og Kokkedal målingerne giver informationer om vandledningsnettes fysiske tilstand f.eks. forbrug, dimensioner og ruhed.
Kalibreringsmålingerne blev udført i august 2010 og danner grundlag for en optimering af Forsyningens matematiske vandledningsmodel (AQUIS). Herud benyttes målingerne ifb.m. Udarbejdelse af Udbygnings- og Renoveringsplan. Humlebæk vandværk krav til vandkvalitet er overholdt og filtre er sat i drift. Det forventes at vandværket kan sættes i drift ultimo september 2010. Fasanvænget udskiftning af stophaner/ventiler fire gårdhusbebyggelser af i alt 48 udføres i år. Tjørnevej udskiftning af hoved- og stikledning er udført. Udskiftning af vandmålere Det forventes at der i år 2010 i alt udskiftes 2.000 stk. vandmåler. Affald. I forbindelse med indførelse af nye landsdækkende regler om erhvervsaffald har Fredensborg Forsyning indgået aftale med Fredensborg kommunes Natur & Miljøafdeling om at være behjælpelig med opkrævning, vejledning mv. Administration. Etablering af nyt lønssystem. Etablering af nyt økonomisystem. Hjælp til Kommunen vedr. indførelse af ny erhvervsaffaldsordning. Implementering af interne kontrolprocedurer. Administration vedr. udskiftning af vandmålere - 2000 stk. i år. Etablering af nyt EDB-system mv. Implementering af Webbaseret system for tømningsordning for bundfældningstanke. Udarbejdelse af udbudsmateriale til nyt afregningssystem (forberedelse). Udsendelse af forbrugsregninger for andet halvår 2010. 2. Vand Grand Prix. Repræsentanter fra Fredensborg Forsyning deltog den 4. september 2010 i den regionale smagekonkurrence, der blev afviklet i Roskilde. Her deltog19 vandværker/forsyninger fra hele Sjælland og Bornholm om at levere Danmarks mest velsmagende vand. Fredensborg Forsynings vand blev kåret til det tredje bedste vand og deltager dermed i finalen på rådhuspladsen i København den 4. oktober. Førstepræmien er 50.000 kr. og går til et velgørende vandprojekt i Tanzania.
3. Oversvømmelser i den 14. august 2010 orientering om forsyningens indsats. Direktøren informerede om ovenstående punkter. Direktøren informerede om debatten med herreløst affald. Der er udarbejdet notat fra advokat som henviser til hvilken lovgivning der er gældende på området. Notatet er vedlagt referatet. 4. Selskabernes økonomiske status - vand. På mødet vil kvartalsrapport for 1. kvartal 2010 blive forelagt. I forbindelse med vedtagelse af budget 2010 blev det overordnet besluttet at fremskrive budget 2009 uden hensyntagen til de kommende krav/ forventning til investering 2010. Med baggrund i forsyningssekretariatets foreløbige udmelding af prisloft, historiske afskrivninger og den deraf forventede anlægsinvestering i 2010 er det nødvendigt at anlægsbudget for 2010 reguleres med 5,2 mio. kr. Det totale anlægsbudget for 2010 forventes lånefinansieret hos KommuneKredit. Optagelse af lån i Kommunekredit er betinget af en kommunal garanti. Den kommuneal garanti påvirker ikke kommunens låneramme. Det må forventes, at Forsyningssekretariatets endelige udmelding om prisloft hæves. Med baggrund i Forsyningssekretariatets endelige udmelding om prisloft er det herefter bestyrelsens der fastsætter vandprisen for år 2011. Fastsættelse af takster vil blive behandlet på novembermødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager kvartalsrapporten for det første kvartal til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender en tillægsbevilling af anlægsbudgettet på vandforsyningen for 2010 på 5,2 mio. kr. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger bestyrelsesformand og direktør til at optage lån i KommuneKredit på det samlede anlægsbudget på 11,4 mio.. Det blev besluttet at udsætte punktet til næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen godkendte en tillægsbevilling på 5,2 mio. kr. Bestyrelsen bemyndigede bestyrelsesformand og direktør til at optage lån i KommuneKredit på den samlede anlægsbevilling til vand i 2010 11,4 mio. Bilag: Kvartalsrapport for 1. kvartal 2010 - Fredensborg Vand A/S (eftersendes)
5. Selskabernes økonomiske status - spildevand. På mødet vil kvartalsrapport for 1. kvartal 2010 blive forelagt. I forbindelse med vedtagelse af budget 2010 blev det overordnet besluttet at fremskrive budget 2009 uden hensyntagen til de kommende krav/ forventning til investeringerne i år 2010. Der er derfor for år 2010 budgettet med at Spildevand skulle investere 26 mio. til anlæg. Med baggrund i forsyningssekretariatets foreløbige udmelding af prisloft, historiske afskrivninger og den deraf forventede anlægsinvestering i 2010 er det nødvendigt at anlægsbudget for 2010 reguleres med 39 mio. kr. Imidlertid vurderes det ikke muligt at gennemføre anlægsarbejder for i alt 39 mio. kr. i 2010 grundet manglende personaleressourcer. Det foreslås derfor, at budgettet for 2010 fastholdes. Det totale anlægsbudget for 2010 forventes lånefinansieret hos KommuneKredit. Optagelse af lån i Kommunekredit er betinget af en kommunal garanti. Den kommuneal garanti påvirker ikke kommunens låneramme. Det må forventes, at Forsyningssekretariatets endelige udmelding om prisloft hæves. Med baggrund i Forsyningssekretariatets endelige udmelding om prisloft er det herefter bestyrelsens der fastsætter vandprisen for år 2011. Fastsættelse af takster vil blive behandlet på novembermødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager kvartalsrapporten for det første kvartal til efterretning. Det indstilles at bestyrelsen bemyndiger bestyrelsesformand og direktør til at optage lån i KommuneKredit. Det blev besluttet at udsætte punktet til næste møde. Bestyrelsen bemyndigede bestyrelsesformand og direktør til at optage lån i KommuneKredit på det samlede anlægsbudget i spildevand 26 mio. kr. Bilag: Kvartalsrapport for 1. kvartal 2010 - Fredensborg Spildevand A/S (eftersendes). 6. Selskabernes økonomiske status -affald. På mødet vil kvartalsrapport for 1. kvartal 2010 blive forelagt. Det indstilles, at bestyrelsen tager kvartalsrapporten for det første kvartal til efterretning. Det blev besluttet at udsætte punktet til næste møde. Bilag: Kvartalsrapport for 1. kvartal 2010 - Fredensborg Affald A/S (eftersendes)
7. Nyt miljø- og energivenligt forsyningshus Fredensborg Forsyning har konsekvenserne af klimaforandringerne tæt inde på livet i hverdagen, hvor flere og kraftigere regnskyl de seneste år har skabt store udfordringer for samfundet og forsyningen. Skal vi løse udfordringerne er det nødvendigt at nogen går foran og viser hvordan byggeri kan planlægges og udføres, så energiforbrug og miljøbelastninger holdes lave. Projektet kan også ses i lyset af de forpligtelser, som Fredensborg Kommune har påtaget sig som klimakommune. Her har kommunen forpligtet sig til at reducere kommunens CO 2 -udslip med 2 % om året frem til år 2025. Byggeriet kan derfor demonstrere hvordan dette kan ske, og danne forbillede i forbindelse med andre byggerier. Ideen er, at bygningen skal opfylde de energikrav, som forventes at blive minimumskrav i 2015, altså de krav som svarer til det glædende bygningsreglements Lavenergiklasse 1. Løsningerne skal vise god funktionalitet, lave drifts- og vedligeholdelsesudgifter og simpel betjening. Det forventes, at etableringen af et fælles Forsyningshus fører til en samlet CO2 besparelse på i størrelsesordenen 50 ton årligt. Den store CO2 besparelse forventes opnået gennem en kombination af virkemidler, hvor solen vil være den primære kilde til opvarmning af brugsvand om sommeren, men en varmepumpe i forbindelse med spildevandsbassinerne vil forsyne bygningerne med varme og varmt vand i vinterhalvåret. Bestyrelsen besluttede på mødet den 5. oktober 2009 at godkende ideoplægget for etablering af et Forsyningshus. Efterfølgende besluttede bestyrelsen på mødet den 5. maj 2010 at undersøge muligheden for eventuelt at etablere det nye forsyningshus på grunden Højvangen 17 A. På denne baggrund har arkitektfirmaet Wuttke & Ringhof udarbejdet forslag til placering af byggeriet: Forslag 1. Alt under ét tag byggeriet placeres på Højvangen 25 Forslag 2. Fordelt i to bygninger - byggeriet placeres delvist på Højvangen 25 og delvist på Højvangen 17 A. Begge forslag til placering af bygninger vil blive gennemgået på mødet ved arkitekt Thomas Ringhoff. Arkitektfirmaet Wuttke & Ringhof har udarbejdet et budget for byggeriet. Den samlede anlægssum for et byggeri hvor hele forsynings personale er samlet ( Alt under ét tag ) anslås at udgøre 38 mio. kr. For et byggeri fordelt på grunde anslås anlægssummen ligeledes at udgøre 38 mio. kr. Det skal hertil bemærkes, at et byggeri på Højvangen 17 vil kræve en dispensation fra kommunen om at hæve bebyggelsesprocenten fra de nuværende 50% til 73%. Da det nye forsyningshus vil komme til at udgøre en del af det øvrige forsyningsanlæg har Indenrigsministeriet udtalt at optagelse af lån en sådant byggeri ikke vil påvirke den kommunale låneramme.
Det indstilles, at Forslag 1 vedtages. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet for bygning af forsyningshus. Det indstilles, at anmode Fredensborg Kommune om en kommunal garanti for det forventede lån i KommuneKredit. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger bestyrelsesformand og direktør til at optage lån i KommuneKredit. Forslag 1 blev vedtaget. Bestyrelsen godkendte budgettet for bygning af forsyningshus. Bestyrelsen besluttede at anmode Fredensborg Kommune om en kommunal garanti. Bestyrelsen bemyndigede bestyrelsesformand og direktør til at optage lån i KommuneKredit. 8. Leje af administrationsbygning - Højvangen 23 Fredensborg Forsyning ønsker midlertidig at leje administrationsbygningen Højvangen 23 som pr. 1/10-2010 er ledig. Ejeren af Højvangen 23 ønsker ikke at sælge ejendommen. Den årlige leje er fastsat til 949.800 kr. Fredensborg Forsyning har på nuværende tidspunkt ikke mulighed for at samle personalet på én lokalitet, hvilket giver såvel samarbejds- som manglende stordriftsfordele. Såvel driftspersonale som administrativt personale er i dag fordelt på 3 forskellige lokaliteter hvilket påfører forsyningen unødige driftsudgifter til lys, varme, rengøring mm. Herudover giver dette manglende mulighed for ansættelse af yderligere personale. Med henvisning til opgaveportfølge der er opstået i forbindelse med selskabsdannelsen og de deraf forøgede krav til interne kontroller mm. mangler der i dag personale der er nødvendigt for at kunne udføre de mange nye lovpligtige opgaver. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at Fredensborg Forsyning A/S lejer administrationsbygningen på Højvangen 23. Det indstilles, at udgiften til leje dels finansieres af de nuværende driftsmidler, og dels finansieres som genhusning under gennemførelse af punkt 7. (hvilket vil tillægges det samlede budget for anlægsfinansiering svarende til i alt 38+3 =41 mio. kr.) Det indstilles at bestyrelsen bemyndiger bestyrelsesformand og direktør til at optage lån i KommuneKredit.
Bestyrelsen godkendte at Fredensborg Forsyning A/S lejer administrationsbygningen på Højvangen 23. Bestyrelsen godkendte den indstillede finansiering. Bestyrelsen bemyndigede bestyrelsesformand og direktør til at optage lån i KommuneKredit. 9. Strategiplan forslag Med baggrund i direktørens resultataftale er der udarbejdet et forslag til en strategiplan for perioden 2010-2013. Strategiplanen har været behandlet på Fredensborg Forsynings sikkerheds- og samarbejdsmøde den 18/8-2010 Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslaget til strategiplan. Strategiplanen tages op igen på november mødet. Bestyrelsen ønsker borgeren i centrum. Side 2 Køn etnisk sammensætning mm. Ønskes inddraget. Bilag: Strategiplan 2010-2013 - FORSLAG 10. Kommunikationspolitik forslag. Med baggrund i direktørens resultataftale er der udarbejdet et forslag til en kommunikationspolitik. Kommunikationsplanen har været behandlet på Fredensborg Forsynings sikkerheds- og samarbejdsmøde den 13/9-2010. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslaget til kommunikationspolitik. Bestyrelsen godkendte kommunikationspolitikken. Bilag: Kommunikationspolitik - FORSLAG 11. Kommunikationsstrategi forslag. Bestyrelsen i Fredensborg Forsyning A/S vedtog i oktober 2008 en kommunikationsstrategi. Strategien sigtede primært på det provisoriske arbejde i selskabet indtil 1. januar 2010. Med baggrund i direktørens resultataftale er der udarbejdet et nyt forslag til en kommunikationsstrategi. Kommunikationsstrategien har været behandlet på Fredensborg Forsynings sikkerheds- og samarbejdsmøde den 13/9-2010.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslaget til kommunikationsstrategi. Bestyrelsen godkendte kommunikationsstrategien. Bilag: Kommunikationsstrategi FORSLAG. Eventuelt. 1. Fastlæggelse af dato for besigtigelse af Forsyningens anlæg. Det foreslås, at følgende af forsyningens anlæg besigtiges: Fredensborg renseanlæg Endrup Vandværk Spildevandspumpestation Veksebo Vandtårn Karlebo renseanlæg Vandtårn på Vandtårnsvej Nivå renseanlæg Humlebæk vandværk Spildevandsbassin (Teglgårdsvej) Bestyrelsen besluttede at afholde besigtigelsestur den 6/11-2010. Næste møde. 10. november 2010. kl. 18:00, Fredensborg Forsyning Højvangen 25, 3480 Fredensborg.