Dato Sagsnummer Kultur- og Økonomiforvaltningen Jura & Forsikring 6. juli 2017 Sagsnummer Risikostyrings- Forsikrings- og Sikringspolitik Forord I henhold til kommunens styrelsesvedtægt fastsætter Økonomiudvalget regler om i hvilket omfang kommunens personale, bygninger og andre værdier skal forsikres. Med denne politik fastlægges prioriteringen imellem risikostyring og forsikring hvor risikostyring omhandler den fælles forståelse og aktiviteter, der kan være medvirkende til forebyggelse af skader, og hvor forsikring er den konkrete beslutning om afdækning af specifikke risici og skader af forskellig art. Køge Rådhus Torvet 1 4600 Køge Tlf. 56 67 67 67 Kontakt: Søren Bo Lyderik Direkte tlf.: 56 67 68 22 Mail: soeren.lyderik@koege.dk Målgruppe Politikkens bestemmelser omfatter alle kommunens bygninger og tilhørende inventar samt personale ansat hos kommunen. Disse politikker er gældende i perioden fra Økonomiudvalgets godkendelse af politikker samt sikrings- og handlingsplan i 2017 og indtil der igen fremlægges politikker samt sikrings- og handlingsplan i 2019. RISIKOSTYRING Formål Formålet med kommunens risikostyringspolitik er, at der skabes og implementeres en fælles forståelse for arbejdet omkring risikostyring hos den enkelte medarbejder og på den enkelte arbejdsplads. Målsætning At sikre en fælles forståelse for rettidig omhu og hensigtsmæssig udførelse samt tilrettelæggelse af arbejde samt opgaver, og herved sikre mest mulig forebyggelse af skader samt ulykker i organisationen - såvel menneskelige som materielle. At der når der sker en skade eller ulykke arbejdes professionelt og systematisk med risikostyring og forebyggende tankegang, således at risikoen for lignende hændelser fremover undgås eller begrænses i omfang. Side 1/5
Organisering Det overordnede politiske ansvar for gennemførelse af risikostyringspolitikken i Køge Kommune påhviler Økonomiudvalget imens det administrative ansvar for politikken påhviler Direktionen. Risikokoordinatoren er ansvarlig for, at kommunens gældende forsikrings- og sikringspolitik varetages, at regler for kommunens risikostyringspolitik formidles og er tilgængelige på kommunens intranet, samt at den forebyggende indsats står mål med det aktuelle behov. Risikokoordinatoren er organisatorisk placeret i Kultur- og Økonomiforvaltningen afdeling for Jura & Forsikring. Indsatsen udføres på tværs i organisationen. FORSIKRING Formål: Formålet med en forsikringspolitik er at sikre, at forsikringssager administreres efter fælles retningslinjer hos kommunens forvaltninger, afdelinger og institutioner. Målsætning: Overordnet mål med forsikringspolitikken i Køge Kommune er at opnå en så begrænset økonomisk omkostning til forsikringer, skader og forsikringsadministration som muligt. Dette skal opnås ved: At formidle og implementere forståelse for risikoforebyggelse hos kommunens medarbejdere og ledelse. At satse på forebyggelse og sikring frem for forsikring. At nedbringe antallet af skader og den enkelte skades størrelse, samt sikre mod følgeskaders omfang. At sikre en central administration af området. Forsikringsprincipper: Køge Kommune er i princippet selvforsikret, og tegner således kun forsikring i følgende tilfælde: Hvor forsikringsdækning er lovpligtig. Hvor en skadehændelse i betydeligt omfang kan skade kommunens likviditet. Hvor en mindre forsikringsudgift vurderes at være totaløkonomisk fordelagtig, og med fordel kan understøtte den daglige administration. Side 2/5
Kommunen tegner som udgangspunkt og efter vurdering følgende forsikringer: Bygningsforsikring (brand/storm/el-skade) Årsentrepriseforsikring Løsøreforsikring (brand/el-skade) Motorkøretøjsforsikring (ansvar) Kollektiv ulykkesforsikring (kommunalbestyrelse) Katastrofedækning på Arbejdsskadeforsikring (mere end én person + over 2,5 mio.) Ansvarsforsikringer (bestyrelse/plejeanbragte) Ansvar for forureningsforsikring Ledelsesansvarsforsikring Rejseforsikring Kran- og Søforsikring Kriminalitetsforsikring Hvor det er nødvendigt at tegne forsikring på et område, skal det foretages med konkret afvejning af selvrisiko, samt katastrofedækninger i tilfælde af en storskade. Det påhviler institutionernes budgetansvarlige ledere ved nyanskaffelser eller væsentlige ændringer af aktiver (bygninger, løsøre, køretøjer m.v.) at informere om dette til Risikostyrings- og Forsikringskontoret, som herefter foretager det fornødne med ajourføring af forsikringsforholdet. Administration Kommunens forsikringer administreres centralt af Risikostyrings- og Forsikringskontoret - placeret i Kultur- og Økonomiforvaltningen. Alle skader skal anmeldes til Risikostyrings- og Forsikringskontoret via forsikringssystem på intranettet også skader med omkostninger under en eventuel selvrisiko. Ud fra de samlede indberetninger af skader udarbejdes statistikker og analyser med henblik på at målrette den skadesforebyggende indsats. Skadeanmeldelse- og behandling Det er institutionernes og afdelingernes ansvar at sørge for anmeldelse af skader til Risikostyrings- og Forsikringskontoret, der herefter sørger for den videre vurdering og behandling af sagen. Kontoret sørger for den videre formidling til forsikringsselskab, såfremt der er tale om en skade omfattet af kommunens forsikringsprogram. Ved skader under selvrisiko eller indeholdt selvforsikringen, foretager Risikostyringsog Forsikringskontoret den endelige skadebehandling i henhold til de internt beskrevne forsikringsbetingelser. Nærmere information om skaders omfattelse af den interne forsikringsdækning samt betingelser kan fås hos Risikostyrings- og Forsikringskontoret eller info på intranettet. Afværge og begrænse skader Når en skade er sket eller frygtes at kunne ske, påhviler det den ansvarlige på skadestedet, efter bedste evne, at begrænse eller afværge skadens udvikling. De berørte enheder skal til enhver tid søge at forebygge tilsvarende skader. Side 3/5
Politianmeldelse Ved kriminelle hændelser som fx tyveri, indbrud, hærværk o.lign., skal man fra den berørte enhed straks foretage anmeldelse til politiet, da dette kan være en forudsætning for dækning af skaden. Kvittering for politianmeldelsen fremsendes til Risikostyrings- og Forsikringskontoret som dokumentation. Udbedring af skader Der må ikke påbegyndes udbedring af forsikringsskader før skadens omfang er godkendt af forsikringsadministrationen. For visse skader kan genoprettelse eller udbedring dog være nødvendig, både af hensyn til begrænsning af skadens udvikling, og fordi det anses for nødvendig for den fortsatte drift. I disse tilfælde kan der indgås aftale med forsikringsadministrationen, som koordinerer udbedringen med forsikringsselskabet. Erstatning For forsikringsberettigede skader er det til enhver tid det valgte forsikringsselskabs gældende betingelser samt police, der ligger til grund for dækning samt erstatning. For selvforsikrede områder samt skader under forsikringspolicens selvrisiko gælder, at forsikringsadministrationen erstatter skader i henhold til de internt beskrevne forsikringsbetingelser. Det påhviler den berørte enhed eller afdeling at fremskaffe dokumentation for erstatningskravet. Selvrisiko: Som incitament til aktiv skadesforebyggelse, og hermed styrke den samlede risikostyring i kommunen, er der indført en intern selvrisiko. Dette betyder, at der i forbindelse med en skade fratrækkes en selvrisiko fra den skadesramte afdeling eller institution. Der arbejdes i øjeblikket ud fra en ensartet selvrisiko på alle skadestyper. Skulle der imidlertid opstå et behov for skærpe incitamentet for skadeforebyggelse hos kommunens institutioner, skoler eller afdelinger bemyndiges Direktionen til, på baggrund af oplæg fra risikokoordinatoren, at kunne vedtage og ændre på beløbets størrelse af den interne selvrisiko. Dette gælder også eventuelt differentieret selvrisiko. EU-udbud: Ved kontraktudløb udbydes samtlige forsikringer i licitation i henhold til reglerne i EU s tjenesteydelsesdirektiv. Udbuddet varetages af risikokoordinatoren i samarbejde med ekstern forsikringsmægler. Rapport Risikokoordinatoren udarbejder min. hvert andet år en årsrapport til Direktionen og Økonomiudvalget indeholdende orientering om forløbet af risikostyring m.m. herunder også resultatet af de forgangne års forsikringspolitik. Side 4/5
Kulanceerstatninger Ydelse af kulanceerstatninger, der ikke er dækket af forannævnte forsikringer, skal forelægges økonomiudvalget til afgørelse, hvis beløbet overstiger 25.000 kr. Med kulanceerstatning forstås, at der kan tages beslutning om skadesdækning uden en egentlig retslig forpligtelse hertil under hensyntagen til at dækningen i sagen anses for rimelig, samt for eventuelt at bevare et godt forhold til skadeslidte. Arbejdsskader Indtræffer der et ulykkestilfælde, der kan begrunde krav på ydelse efter Lov om arbejdsskadeforsikring, eller har der været fravær fra arbejdet en hel dag efter tilskadekomsten, skal der snarest indgives anmeldelse jf. gældende forsikringsvejledning (findes på intranettet). Hvis ulykkestilfældet medfører døden, skal anmeldelsen via Risikostyrings- og Forsikringskontoret sendes til den eksterne administrator/rådgiver og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES), Sankt Kjelds Plads 11, 2100 København Ø, tlf. 72 20 60 00. Erhvervssygdomme og andre sygdomme, som AES anerkender som værende fremkaldt som følge af en særlig erhvervsbetonet risiko, anmeldes af skadelidtes læge eller tandlæge. Skadelidte henvises dertil. SIKRING Formål At opnå et fælles sikrings- og forebyggelsesniveau der fastlægger, hvordan hver institution eller afdeling som minimum skal være sikret. At sikre en centralt samlet overvågning af kommunens sikringsanlæg med henblik på en hurtig, effektiv og præventiv reaktion. Målsætning At sikre kommunens medarbejdere mest muligt mod fremtidige skader. At sikre kommunen mod tab og driftsforstyrrelser i relation til bygninger, løsøre, motorkøretøjer og maskiner. At sikre, at risikoforebyggende tiltag og foranstaltninger sættes ind, hvor behov og effekt er størst. Hvordan sikres Kommunens retningslinjer og samlede strategi for sikring fremgår af den udarbejdede Sikrings- og Handlingsplan 2017. Denne fungerer således som bilag og gældende sikringsguide i tilknytning til denne politik. Teknisk og mekanisk sikring kan aldrig stå alene. En samlet forståelse for opmærksomhed og holdningsbearbejdning hos ledelse og medarbejdere er mindst lige så vigtige parametre. Enhver medarbejder har både ret og pligt til at gøre opmærksom på handlinger eller forhold, der fremstår sikkerhedsmæssigt uforsvarlige. Side 5/5