DANIDA'S FELLOWSHIP PROGRAMME. RETNINGSLINIER for KURSUSAFHOLDELSE, BUDGET og REGNSKAB

DANIDA'S FELLOWSHIP PROGRAMME RETNINGSLINIER for KURSUSAFHOLDELSE, BUDGET og REGNSKAB Danida Fellowship Centre Hostrupsvej 22 DK-1950 Frederiksberg C Januar 2014

Indholdsfortegnelse 2 KONTRAKT... 4 3 STUDIESTEDETS YDELSER... 4 4 DFC S YDELSER... 6 5 FORSIKRINGER... 7 6 AFLYSNINGER OG ÆNDRINGER... 8 7 BUDGET... 8 8 HONORAR... 8 9 UDLÆG GENERELT... 12 10 AFREGNING AF HONORAR OG UDLÆG... 14 11 REGNSKAB... 14 12 AFSLUTTENDE RAPPORT... 15 BILAG 1. EKSEMPEL PÅ KONTRAKT... 16 BILAG 2. VEJLEDENDE STUDIEBUDGET I TO RATER... 19 BILAG 3. TIMETILDELING TIL KURSUSLEDELSE.... 20 BILAG 4. TIMESATSER FOR EKSTERNE UNDERVISERE, HVIS BRUTTO- TIMESATS IKKE KAN BEREGNES.... 21 BILAG 5. STANDARD CHECKLISTE VEDRØRENDE FORDELING AF OPGAVER MELLEM STUDIESTEDET OG DFC.... 22 BILAG 6. RETNINGSLINIER OG ANBEFALINGER I FORBINDELSE MED INDKVARTERING AF STIPENDIATER UNDER DANIDAS FELLOWSHIPPROGRAM... 23 BILAG 7. VEJLEDNING FOR STUDIESTEDET MED HENSYN TIL AFHOLDELSE AF SOCIALE OG KULTURELLE AKTIVITETER... 24 BILAG 8. DFC MINIMUMSKRAV TIL FORMAT FOR EVALUERING PÅ REAKTIONSNIVEAU AF FELLOWSHIP KURSER... 25 2

Væsentlige ændringer i forhold til tidligere udgaver Afsnit 10.4 om momsfritagelse er slettet. Antikorruptionsklausul er inkluderet er opdateret i bilag 1: Eksempel på kontrakt. Afsnit 3.2 om sociale og kulturelle aktiviteter er opdateret i bilag 1: Eksempel på kontrakt. Orienteringskurser er taget ud Bilag 8 Minimumskrav til evaluering af DFC kurser Afsnit 8.4.1 OH-sats ændret til 130 % (januar 2013) Afsnit 8.4.2 OH-sats ændret til 115 % (januar 2013) Bilag 2 OH-sats ændret (januar 2013) Bilag 4 Timesatser opdateret til 2014-tal 3

1 FORMÅL Formålet med denne folder er at informere studiesteder om Fellowshipprogrammets generelle retningslinjer for kursusafholdelse, budget og regnskab for alle fellowshipkurser, der varer fra 2 uger og op til 2 måneder. Bestemmelser vedrørende budget, honorar og afregning gælder dog ikke for fellowshipkurser, hvor der er aftalt fast pris. I øvrigt henvises der til DFC s hjemmeside: www.dfcentre.com 2 KONTRAKT 2.1 Der skrives kontrakt om hvert fellowshipkursus mellem DFC og studiested. Bilag 1 viser eksempel på en kontrakt. 3 STUDIESTEDETS YDELSER 3.1 Ved udarbejdelse og gennemførelse af et kursusprogram er opgaverne fordelt mellem DFC og studiestedet som beskrevet i bilag 5. 3.2 Studiestedet udarbejder forud for fellowshipkurset et kursusprogram. Der gøres opmærksom på, at en dag pr. måned skal være studiefri. Dagen er til brug for stipendiaternes egne aktiviteter (indkøb, ambassadebesøg, selvstudier m.v.). Kursusprogrammet skal indeholde følgende: * kursets målsætning * liste over undervisere og CVer * liste over anvendt litteratur * liste over undervisningsemner og timeforbrug for hvert emne * liste over faglige arrangementer og begrundelse herfor * liste over sociale arrangementer og begrundelse herfor * evalueringsmetode Der gøres opmærksom på, at DFC, på kurser der foregår i Danmark, normalt ikke dækker udgifter til kursusaktiviteter, der finder sted i udlandet. Pædagogiske principper: Fellowshipkurser har som mål at skabe effekt på stipendiaternes jobniveau og derved støtte stipendiaternes arbejdspladser i at opfylde deres målsætning. Der skal derfor lægges vægt på at kurserne orienterer sig mod dette mål ved at fokusere på værktøjer og teorier der er relevante og anvendelige i forhold til stipendiaterne og deres organisation. Kurset må tilrettelægges, så deltagernes viden og erfaringer inddrages i undervisningen via en høj grad af aktivering. Et struktureret oplæg, som 4

præsenterer teorien/værktøjet efterfulgt af cases og øvelser kan være en velegnet metode, specielt når der behandles situationer, som belyser forståelse og anvendelighed i udviklingslande. I løbet af kurset skal deltagerne arbejde med kursets indhold på et eller flere emner identificeret af kursusdeltageren og dennes organisation, og der bør udarbejdes en skriftlig handlingsplan i forhold til hvordan der kan arbejdes videre med disse emner efter hjemkomsten. Denne handlingsplan skal være realistisk med hensyn til tid og ressourcer, således at den vil kunne gennemføres i hjemlandet for at støtte kursuseffekten yderligere. I al omgang med stipendiaterne bør der vises hensyn til, at disse befinder sig i en ny og usikker situation. Der må udvises omhu omkring kulturelt følsomme emner. En væsentlig facet i fellowshipkurser skal være, at stipendiaterne erfarer danske arbejdsforhold og -metoder gennem ekskursioner og/eller praktikbesøg på steder, hvor stipendiaterne genkender arbejdsområder og problemer. Det er derfor vigtigt at besøgte steder ikke nødvendigvis demonstrerer state-of-the-art, men tværtimod kan relateres til stipendiaternes kontekst. Disse erfaringer bør bearbejdes i rapporter og/eller gennem diskussion af oplevelserne. Undervisere på fellowshipkurser skal være fagligt velkvalificerede, have pædagogisk erfaring og færdighed samt tale og skrive engelsk flydende. De bør endvidere besidde arbejdserfaring fra mindst et udviklingsland. Evalueringsmetode: Det skal beskrives, hvordan kurset evalueres. Metoden skal gøre det muligt at følge og justere kursusforløbet samt bedømme de opnåede resultater. Den anvendte metode skal kunne belyse: * kursets faglige resultat i forhold til kursets målsætning * de anvendte pædagogiske metoders anvendelighed i forhold til kursets formål * stipendiaternes vurdering af studiestedet, underviserne, kursets faglige indhold samt kurset som helhed Stipendiaterne skal informeres om kurset inden afrejse fra hjemlandet. Denne information (velkomstbrev, kursusprogram, spørgeskema, osv.) kan vedlægges DFC s korrespondance til stipendiaterne og arbejdsstederne i hjemlandet. 3.3 I det omfang der findes kvalificerede undervisere på DFC s partnerinstitutioner i syd, da skal studiestedet gøre brug af én af disse i forbindelse med kurset. DFC indhenter CV er fra partnerinstitutionerne i forbindelse med det enkelte kursus. Underviseren vælges ud fra studiestedets kriterier, dog vil DFC anlægge en helhedsbetragtning, således at alle partnerinstitutioner får mulighed for at få undervisere på DFC s kurser i Danmark. 5

Udover at undervise på kurset skal der også være mulighed for erfaringsudveksling om pædagogik, kursusudvikling og -ledelse f.eks. ved møde med kursuslederen, hovedundervisere, stipendiater samt ved deltagelse i andre dele af kurset, således at det samlede ophold hos studiestedet bliver på ca. 3 dage. Underviseren vil efterfølgende være tilknyttet DFC i ca. 2 dage. Omfanget af undervisningen skal være 1-2 dage og studiestedet skal honorere denne undervisning efter gældende regler (inkl. overhead) og inkludere dette i budgettet til DFC. Rejse og ophold dækkes af DFC. Studiestedet kan allokere 1 ekstra dags kursusledelse i budgettet for planlægning og erfaringsudveksling. Partnerinstitutionerne dækker løn og dagpenge for dagene, der ligger udover undervisningen (1-2 dage) 3.4 Studiesteder fremsender tilbud på kursusafholdelse indeholdende metodebeskrivelse, foreløbigt kursusprogram, bemanding og budgetforslag m.m. (se herom i efterfølgende afsnit). Ved DFC s accept af tilbud inviteres der til kontraktforhandling. Tidspunktet, hvor DFC sender kontrakt til studiestedet samt hvornår det endelige kursusprogram og budget skal foreligge, aftales nærmere. 3.5 For større grupper kan det være det hensigtsmæssigt, at studiestedet opfordrer stipendiaterne til at vælge en talsperson, der kan fungere som kontaktperson mellem holdet og studiestedet/dfc. 3.6 Studiestedet skal tage kontakt til DFC i følgende situationer: * ved udskiftning af undervisere eller kursusleder efter DFC s godkendelse af det endelige kursusprogram. En sådan udskiftning skal altid godkendes af DFC. Undladelse heraf anses som aftalebrud * faglige, sproglige, sociale og pædagogiske problemer * alvorlig sygdom/indlæggelse på hospital * dødsfald i stipendiatens nærmeste familie (der tilbydes som oftest en hjemrejse) * forsikringssager * andre alvorlige hændelser 3.7 Hvis studiestedet er ansvarlig for indkvartering, står studiestedet for: afhentning ved lufthavn/banegård og evt. oprettelse af bankkonti til stipendieoverførsel (efter aftale med DFC). 3.8 Regnskab og afsluttende rapport jf. punkt 11. og 12. 4 DFC s YDELSER 6

4.1 Administration, herunder udbetaling af stipendier (ifølge regler i Guide for Danida Fellows in Denmark ), ansøgning om opholdstilladelse/visa, bestilling og køb af flybilletter og kontakt til relevante ambassader og konsulater. Forespørgsler vedrørende evt. ændringer af stipendiaternes flybilletter rettes til DFC. DFC forbeholder sig ret til at afvise ændringer. Rejsebureauet opkræver normalt et gebyr for hver ændring. Gebyret skal afholdes af stipendiaten. 4.2 DFC indkvarterer stipendiater der studerer i Københavnsområdet med mindre andet aftales med studiestedet. Når DFC er ansvarlig for indkvarteringen tager DFC sig af oprettelse af bankkonti samt udstedelse af buskort. 4.3 DFC laver arrangement for stipendiaterne om kulturelle, sociale og politiske forhold i Danmark. Disse aftener annonceres via Fellowship Post se http://fellowship-post.com/ 4.4 DFC arrangerer sociale og kulturelle aktiviteter for stipendiaterne i det storkøbenhavnske område. Aktiviteterne, som primært finder sted i weekender, bekendtgøres i DFC s 'Fellowship Post', som udkommer månedligt. 4.5 Det er en målsætning, at alle stipendiater og studiesteder får besøg af DFC for at vurdere kursusaktiviteterne og indhente stipendiaternes mening herom. 4.6 Ved samarbejdsproblemer kan DFC i særlige tilfælde aflaste studiestedet. Dette gælder f.eks. ved konflikter med (eller mellem) stipendiater, hvor studiestedets gode relationer til stipendiaterne kunne ødelægges. Som udenforstående, men også som repræsentant for Danida, vil DFC kunne mægle i disse konflikter. I sager, hvor det er påkrævet, har DFC desuden sanktionsmuligheder, som studiestedet ikke er i besiddelse af. 4.7 Ved studiets afslutning vurderer DFC stipendiaternes tilfredshed med kursusaktiviteterne ved brug af et spørgeskema. Studiestedet vil blive kontaktet i tilfælde af at disse besvarelser skulle give anledning til kommentarer og/eller opklarende spørgsmål,. 5 FORSIKRINGER 5.1 Stipendiaterne er fra afrejsen i hjemlandet dækket af Danidas indbo- og bagageforsikring samt ansvars- og ulykkesforsikring. Stipendiaterne er dækket af DFC s sygeforsikring via TRYG. Ved korte ophold sender DFC oplysninger om sygeforsikring til studiestederne. 7

I forsikringsspørgsmål bedes studiestedet kontakte DFC så hurtigt som muligt. 6 AFLYSNINGER OG ÆNDRINGER 6.1 I særlige tilfælde kan DFC i samråd med studiestedet træffe beslutning om at hjemsende en stipendiat. En sådan beslutning kan ikke ankes. DFC orienterer ambassaden og programmet/projektet herom. 6.2 For aflyste kurser, se aftalegrundlaget. 7 BUDGET 7.1 Budgettet skal udarbejdes på basis af kursusprogrammet. Der skal fremsendes en udspecificeret skemaplan sammen med budgettet. Skemaplanen skal indeholde en oversigt over planlagte aktiviteter og lektioner for de enkelte dage, timeforbrug (fordelt på forberedelsestimer og konfrontationstimer) samt navne på undervisere. 7.2 I budget og skemaplan skal der tages hensyn til følgende forhold: * evt. introduktion på DFC (samt oprettelse af bankkonto) * deltagelse i orienteringskursus om Danmark * en månedlig fridag for stipendiaterne (for kurser med en varighed på 5 uger eller mere) 7.3 Budgettet skal opdeles i følgende hovedgrupper: honorar, overheads (OH), udlæg inklusiv evt. indkvartering. Eksempel på det skema, som DFC anvender til budgetopstilling, er vist i bilag 2. Budget-eksempel kan rekvireres. 7.4 Overskridelser af budgettets poster kan kun godtgøres, hvis de er skriftligt godkendt af DFC inden kursusafslutningen. 8 HONORAR 8.1 Honoraret beregnes på grundlag af timeforbrug og timesats. 8.2 Timeforbruget er antallet af timer til: * kursusudvikling * undervisning (forberedelse og konfrontation) * kursusledelse * ekskursionsledsagelse 8

* individuel vejledning * øvrige aftalte aktiviteter Kursusudvikling Ved afholdelse af nyudviklede kurser kan studiestedet afsætte timer til kursusudvikling. I særlige tilfælde kan der også afsættes timer til revision af kurset. For begge tilfælde gælder det at der skal benyttes separate budgetlinier. Dette skal aftales særskilt med DFC. Undervisningstimer Hvis forberedelsessatsen er overenskomstbestemt, følges gældende regler. Er dette ikke tilfældet er satsen 1 forberedelsestime til 1 konfrontationstime.. DFC honorerer ikke lokalaftaler, som giver medarbejderne særlige vilkår ved fellowshipkurser. Der ydes ikke kompensation for, at undervisningen foregår på engelsk eller andet hovedsprog. Der betales ikke for tolkeservice. Der kan maksimalt budgetteres med 35 konfrontationstimer pr. uge, med forberedelsestid svarende til samme antal timer pr. uge. Der kan som hovedregel kun betales for én underviser pr. konfrontationstime. Timerne fordeles på intern og ekstern undervisning. Kursusledelse Kursuslederen skal normalt være fastansat hos kontrakthaver. Undtagelser skal godkendes af DFC. Timeforbruget er afhængigt af mange faktorer, så som antallet af stipendiater, kursustype, kursets længde samt fysiske placering. Bilag 3 angiver eksempler på beregning af kursusledelsens omfang. Kursuslederen er ansvarlig for følgende opgaver: * udvikling af informationsmateriale * kursusforberedelse * udarbejdelse af budget og regnskab * gennemførelse af kursusprogram samt opfyldelse af målsætningen * sikring af kursuskvaliteten, herunder evaluering * udarbejdelse af afsluttende rapport * kontakt til DFC * et velfungerende stipendiatmiljø * evt. afhentning, indkvartering og hjemrejse Ekskursionsledsagelse 9

Der kan som hovedregel kun betales for én ledsager pr. ekskursion. Der gives ikke forberedelse til ekskursioner. Øvrige aktiviteter Der kan tildeles timer til øvrige aktiviteter efter aftale med DFC. 8.3 Timesatsen for intern og ekstern undervisning beregnes med udgangspunkt i den normalt udbetalte bruttoløn og udregnes som følger: 12 gange seneste månedsløn 1655 timer (normeret timetal) det normerede timetal er baseret på en ugentlig arbejdstid på 37 timer. Månedslønnen opgøres som bruttoløn (fast månedsløn + pensionsbidrag betalt af virksomheden + ferietillæg (normalt 1 %) + A-indkomstpligtige goder + lovpligtige ydelser fratrukket kompensation). KR-reglernes maksimale timesats for lønbaserede rater er gældende. For 2010 er det 480 kr. Er omfanget af den eksterne undervisning på under 4 konfrontationstimer kan der ses bort fra den lønbaserede beregning. I stedet anvendes KRreglernes anciennitetstabel som beskrevet nedenfor. Såfremt der ikke kan beregnes en lønbaseret timesats (for freelancekonsulenter, enkeltmandsvirksomheder mv.), følges KR-reglernes anciennitetstabel, som er anført i bilag 4. Timesatsen reguleres pr. 1. januar hvert år. 8.4 Studiestedet kan beregne OH af egne ydelser, og OH udgør en procentdel af timesatsen. 8.4.1 Den maksimale OH er 130 % for kursusledelsen. 8.4.2 For øvrige fastansatte på studiestedet er den maksimale OH 115 %. For at en medarbejder eller underviser kan betragtes som fastansat eller intern, skal der være tale om et ansættelsesforhold på funktionærvilkår. Dette indebærer varetagelse af arbejdsopgaver ud over de kursusrelaterede. 8.4.3 Såfremt studiestedet anvender andre institutioner eller virksomheder til at løse en del af opgaven, refunderes disse ydelser efter regning, og studiestedet kan ikke beregne OH heraf. Såfremt studiestedet anvender eksterne undervisere kan OH andrage 100 %. Det skal fremgå af budgettet, om OH tilfalder underviseren eller studiestedet. 8.4.5 OH dækker følgende udgifter: * administration * lokale- og kontoromkostninger * repræsentation, inkl. udgifter til velkomst- og afskedsarrangementer * medarbejdernes transport * personale- og forsikringsudgifter 10

* akkvisition såsom udarbejdelse af tilbud og invitationsmateriale * undervisningsudstyr (ang. edb-udstyr jf. pkt. 9.1) * ikke-debiterbare lønudgifter * avance 11

9 UDLÆG GENERELT 9.1 Udlægsbudgettet indeholder sædvanligvis poster så som: * undervisningsmaterialer * faglige ekskursioner * sociale arrangementer * transport * diæter * edb * praktikhonorar * revision * evt. indkvartering Undervisningsmaterialer Materialer som bøger, kompendier, fotokopier og cd-rommer kan medtages. Litteraturliste og udarbejdet undervisningsmateriale udleveres til stipendiaten ved kursets afslutning i form af en cd-rom. DFC skal ligeledes have dette materiale udleveret i forbindelse med afsluttende rapport. Fotokopier kan maksimalt afregnes med kr. 1,- pr. kopi. Hvis fotokopiering finder sted uden for studiestedet, betales efter regning. Faglige ekskursioner i Danmark Posten dækker transport samt evt. overnatninger og entréudgifter. Sociale arrangementer Der ydes et tilskud på 100 kr. pr. uge pr. stipendiat, der deltager i et fellowshipkursus, der foregår udenfor Københavns- og Århusområdet. Der kan dog i særlige tilfælde ydes større tilskud til sociale aktiviteter. Der skal gøres rede for afholdte arrangementer i den afsluttende rapport. Se i øvrigt bilag 7 for vejledning vedrørende sociale arrangementer. Transport Posten dækker eksterne underviseres transportudgifter til studiestedet i følge statens regler. Transport for undervisere fra udlandet dækkes normalt ikke og kun efter aftale med DFC. Diæter Der kan kun dækkes dagpenge (ifølge statens regler) til ledsagere, som deltager i ekskursioner/studieture, såfremt ledsageren har mindst én overnatning uden for hjemmet. Evt. overnatninger skal aftales med DFC. 12

Edb Der kan ydes 275 kr. pr. pc pr. kursusuge. Godtgørelsen dækker en standard pc med engelsk version af office-pakken samt udgifter til klargøring og vedligeholdelse. Hver stipendiat skal have rådighed over en pc, og der skal være adgang til den i hele studieperioden - og om muligt også uden for den normale undervisningstid. Det forudsættes, at pc og programmer højest er 3 år gamle, at stipendiaterne arbejder med opdateret engelsk-sproget software og at der er internetadgang. Der ydes ikke ekstra tillæg ved opstilling af pc på stipendiaternes bopæl. Der ydes ikke betaling til licenser og andet udstyr, der indgår i studiestedets normale edb-beholdning. Edb-udstyr kan i særlige tilfælde lejes efter aftale med DFC. I så fald betales efter regning. Såfremt kursusprogrammets gennemførelse er betinget af anvendelse af andet udstyr og/eller programmer end ovennævnte, aftales beløbet herfor med DFC. Praktikhonorar Der kan i forbindelse med stipendiaternes praktikophold i andre institutioner og virksomheder ydes kompensation på op til kr. 600 pr. dag pr. stipendiat til praktikstederne. Revision Studiestedet kan få dækket faktiske udgifter til revision af kursusregnskabet med maksimalt kr. 5.400 ifølge KR-reglerne. Indkvartering Retningslinier for indkvarteringsforhold ses af bilag 6. Indkvartering skal godkendes af DFC. Stipendiaternes dagpenge afhænger af indkvarteringsstedets køkkenfaciliteter. Det er studiestedets ansvar at oplyse DFC om ændringer som har indflydelse på dagpengesatsen, f.eks. ved ekskursioner eller praktikplaceringer. 9.2 Der gøres desuden opmærksom på følgende: * udlægsbudgettet kan ikke indeholde diverse -poster. Evt. fagligt nødvendige tiltag og/eller uforudsete aktiviteter aftales med DFC undervejs i studieforløbet. 13

* der skal ikke budgetteres med udgifter til flybilletter og opholdsudgifter. Udgifterne hertil afholdes af DFC. * udstyr til brug for stipendiaterne dækkes af OH, idet det er studiestedets opgave at stille det udstyr til rådighed, der er nødvendigt for gennemførelsen af kurset. * ændringer i deltagerantallet medfører ikke ændringer i honorarbudgettet, med mindre der er tale om store afvigelser i deltagerantallet. Udlægsbudgettet justeres, så det svarer til antallet af deltagere. 10 AFREGNING AF HONORAR OG UDLÆG 10.1 Kursusafgiften udbetales i rater ifølge budgettet. 10.2 Kursusafgiften udbetales i 2 rater. 1. rate, der udgør ca. 50 % af honoraret inkl. OH, evt. indkvarteringsudgifter samt alle andre udlæg, udbetales ca. 2 uger før kursusstart. 10.3 Restbeløbet (slutraten) udbetales efter modtagelsen af afsluttende rapport samt godkendelse af regnskab. Der afregnes løbende måned plus 30 dage. 11 REGNSKAB 11.1 Regnskab og den afsluttende rapport skal være DFC i hænde senest 2 måneder efter kursets afslutning. Regnskabet opstilles, så det er sammenligneligt med budgettet. Afregningen skal baseres på hver medarbejders normale timesats ifølge pkt. 8.3. 11.2 Ved revision af kurset forventer DFC, at der opnås sikkerhed for: * at alle udgifter og alt tidsforbrug er relateret kurset * at der ikke er omkostningsdækning fra anden side * at regnskabet kun er påført udgifter, der er aftalt i budget eller ved anden aftale * at timeregistreringen stemmer overens med afregningen af medarbejderne og til medarbejdernes normale timeløn * at revisor har fået forevist de originale udlægsbilag og konstateret, at de er i overensstemmelse med de foretagne registreringer. Når studiestedet revideres af Rigsrevisionen, er det tilstrækkeligt, at den regnskabsansvarlige på studiestedet med sin underskrift garanterer, at DFC s revisorerklæring er overholdt ifølge ovenstående retningslinier. I modsat fald skal slutregnskabet revideres af en ekstern revisor. For alle studiesteder gælder, at DFC kan lade sin revisor gennemgå bilag m.m. på studiestedet. 14

12 AFSLUTTENDE RAPPORT 12.1 I den afsluttende og kortfattede studierapport belyses følgende punkter: * kursets resultat i forhold til kursets formål * ændringer af kursusprogram og udskiftning af undervisere * stipendiaternes bedømmelse af kurset baseret på studiestedets afsluttende evaluering * studiestedets bedømmelse af kurset, herunder faglige ekskursioner og sociale arrangementer * evt. forslag til forbedring af kurset og Fellowship-programmet * ved udarbejdelse af individuelle rapporter endvidere følgende: studiestedets vurdering af de individuelle rapporter vedlagt skema over stipendiaternes navne, position samt titler på individuelle opgaver. 15

BILAG 1. EKSEMPEL PÅ KONTRAKT KONTRAKT MELLEM DANIDA FELLOWSHIP CENTRE OG STUDIESTED VEDRØRENDE STUDIEOPHOLD FOR DANIDA-STIPENDIATER I DANMARK. Studiestedets navn:... Adresse:...... Telefon:... Studiets navn:... Studieperiode:... Studiestedets kontaktperson:... E-mail adresse:... Studieophold for følgende stipendiater: Navn: Land: 16

1. AFTALEGRUNDLAG (vedlagt som bilag) 1.1 Retningslinjer for kursusafholdelse, budget og regnskab, Danida s Fellowship Programme, september 2010. 2. STUDIESTEDETS YDELSER UD OVER AFTALEGRUNDLAGET 2.1 Udarbejdelse af kursusprogram og budget. 2.2 Gennemførelse af kursusprogram inklusiv løbende og afsluttende evalueringer. 2.3 Fremsendelse af studierapport efter endt kursus. 2.4 Indkvartering ifølge aftale mellem DFC og studiested. 2.5 For studier hvor studiestedet er ansvarlig for indkvarteringen: Afhentning i lufthavn eller på banegård og evt. oprettelse af bankkonti til overførsel af stipendier 3. DFC s YDELSER 3.1 Planlægning af kursusaktiviteter i samarbejde med studiestedet. 3.2 Udbetaling af rater i henhold til nærværende aftalegrundlag. 3.3 Sociale og kulturelle arrangementer. 3.4 Personlig og praktisk rådgivning for alle stipendiater. 3.5 Administration, herunder udbetaling af stipendier ifølge regler i Guide for Danida Fellows in Denmark, ansøgning om opholdstilladelse/visa, bestilling og køb af flybilletter, kontakt til relevante ambassader og konsulater. 3.6 Evaluering af studieophold ved spørgeskemaer. 3.7 For studier hvor DFC er ansvarlig for indkvarteringen: Afhentning i lufthavn, oprettelse af bankkonti til overførsel af stipendier, buskort og forsikringer. Dette sker i forbindelse med en orientering af ½ dags varighed i begyndelsen af studieperioden. 4. BUDGET OG REGNSKAB 4.1 Endeligt budget skal være DFC i hænde senest 8 uger før studiestart. Regnskabet skal være DFC i hænde senest 2 måneder efter studieafslutning. Efter godkendelse af regnskabet afregnes løbende måned plus 30 dage. Skemaet over kursusafgiftsspecifikation (opdelt på personer) og udlægsspecifikation (fordelt på hovedgrupper) skal udfyldes og medsendes regnskabet. 4.2 Regnskabet skal endvidere påtegnes af statsautoriseret eller registreret revisor. Når studiestedet revideres af Rigsrevisionen, er det tilstrækkeligt at den regnskabsansvarlige med sin underskrift garanterer, at DFC s revisorerklæring er overholdt ifølge Retningslinjer for kursusafholdelse, budget og regnskab punkt 11.2. Om DFC måtte ønske det, skal studiestedet fremsende kopi af samtlige bilag for kurset. 17

For alle studiesteder gælder at DFC kan vælge at lade sin revisor gennemgå bilag m.m. på studiestedet. 5. FORSIKRINGER 5.1 DFC varetager administrationen af forsikring for stipendiaterne. Disse er fra afrejse fra hjemland dækket af DFC s indbo-/ansvars-/ulykkesforsikring og sygeforsikring via TRYG. 6. MISLIGHOLDELSE 6.1 Hvis studiestedet ikke opfylder kontraktens bestemmelser, og der er tale om en ikke uvæsentlig misligholdelse fra studiestedets side, kan kontrakten hæves af DFC. Eventuel tvist i forbindelse med misligholdelse skal afgøres ved voldgift. 6.2 Såfremt kontrakten hæves, skal studiestedet tilbagebetale de af DFC modtagne forskudsbetalinger. Studiestedet har ikke noget krav på DFC i anledning af ophævelsen. 6.3 No offer, payment, consideration or benefit of any kind, which could be regarded as an illegal or corrupt practice, shall be made - neither directly nor indirectly - as an inducement or reward in relation to tendering, award of the contract, or execution of the contract. Any such practice will be grounds for the immediate cancellation of this contract and for such additional action, civil and/or criminal, as may be appropriate. At the discretion of the Danish Ministry of Foreign Affairs, a further consequence of any such practice can be the definite exclusion from any tendering for projects, funded by the Danish Ministry of Foreign Affairs. 7. AFLYSNINGER, ÆNDRINGER OG FORLÆNGELSER 7.1 Såfremt studiestedet aflyser studieopholdet med kort varsel er studiestedet forpligtet til at afholde de ekstra omkostninger, der måtte være forbundet med at afholde kurset i andet regi. 7.2 DFC forbeholder sig ret til at bringe kontrakten til ophør til enhver tid. Studiestedet er i så fald alene berettiget til honorar for det indtil standsningen udførte arbejde, samt dækning af de udgifter, som studiestedet får i anledning af at opgaven standses, herunder løn for overflødiggjort arbejde og leje af overflødiggjorte lokaler. Studiestedet er pligtig til at søge disse udgifter begrænset mest muligt. 7.3 Principperne i 7.2 gælder også ved aflysning af enkelte stipendiater. 7.4 Eventuelle forlængelser skal aftales separat. UNDERSKRIFTER dato: dato: for DFC for studiested...... 18

BILAG 2. VEJLEDENDE STUDIEBUDGET I TO RATER DFC j.nr. Studium: Studiested: Antal stipendiater: Studieperiode: - Bankkonto: 1. KURSUSAFGIFT: kr. a. Undervisningshonorar: konfrontationstimer á kr. 0,00 forberedelsestimer á kr. 0,00 b. Ekskursionsledsagelse og praktiktilsyn: timer á kr. 0,00 c. Vejledning: konfrontationstimer á kr. 0,00 forberedelsestimer á kr. 0,00 ------------------------ 1. SUBTOTAL 0,00 d. Kursusledelse: kursusleder timer á kr. 0,00 assistent - timer á kr. 0,00 ------------------------ 2. SUBTOTAL 0,00 e. Ekstern undervisning: konfrontationstimer á kr. 0,00 forberedelsestimer á kr. 0,00 ------------------------ 3. SUBTOTAL 0,00 2. OVERHEADS: 115 % af 1. subtotal 0,00 130 % af 2. subtotal 0,00 100 % af 3. subtotal 0,00 ------------------------ KURSUSAFGIFT + OVERHEADS 0,00 3. UDLÆG TIL INDKVARTERING: 0,00 4. ANDRE UDLÆG: a. Undervisningsmaterialer b. Faglige ekskursioner c. edb d. Revision e. ------------------------ ANDRE UDLÆG IALT: 0,00 FORVENTEDE SAMLEDE KURSUSUDGIFTER kr. 0,00 1. rate udbetales d. kr. 0,00 FORVENTET BELØB VED REGNSKABETS AFSLUTNING kr. 0,00 Nærværende budget er aftalt mellem studiestedet og DFC --------------------------------------------- --------------------------------------------- dato: dato: 19

BILAG 3. TIMETILDELING TIL KURSUSLEDELSE. * De nedenfor viste timetal er maksimale satser for kurser af op til 2 måneders varighed og med holdstørrelser på 20 kursister. 1. Kursusledelse - forberedelse (udarbejdelse af kursusprogram og budget, tilrettelæggelse af ekskursioner, kontakt til lærere m.m.) samt afvikling (afsluttende rapport, regnskab samt evaluering med lærere m.m.): 3 uger a 37 timer 2. Løbende kursusledelse og evaluering: 2 timer pr. skemadag ved kurser over 4 uger 3 timer pr. skemadag ved kurser på 4 uger og under. 3. Evt. tilrettelæggelse af praktikophold 7,5 timer pr. sted Kommentarer: Der kan i særlige tilfælde og efter aftale med DFC, ydes timer til kursusudvikling og/eller web-baseret kursusportal. Til dette formål skal der laves et særskilt budget. Ved kurser, hvor studiestedet er ansvarlig for indkvartering, kan der tildeles timer til afhentning, indkvarteringsprocedure, afholdelse af sociale arrangementer og afrejse samt til ekstra arbejde i forbindelse med kontakten til stipendiaterne. Ved andre holdstørrelser end 20 vil time-tildelingen blive revideret. Dette gælder ligeledes ved gentagne kurser. 20

BILAG 4. VEJLEDENDE TIMESATSER Maksimum-beløb for lønbaserede timesatser i DKK er DKK 521,- Nedenstående tabel gælder for eksterne undervisere, der ikke er lønmodtagere samt for enkeltmandsvirksomheder og ansatte i virksomheder, for hvilke den seneste månedsløn ikke kan dokumenteres. Anciennitetstabel Timesats DKK Under 5 år 331,- Fra 5 til 9 år 381,- Fra 10 til 14 år 423,- Fra 15 til 19 år 458,- Over 20 år 487,- Kommentar: Satserne er gældende for 2014 og reguleres hvert år pr. 1. januar. Satserne er vejledende, hvilket vil sige, at studiestedet i forbindelse med tilbudsgivning kan vælge at gå ind med lavere satser end de reelt gældende. KILDE: BASERET PÅ UDENRIGSMINISTERIETS TIDLIGERE KR-REGELSÆT

BILAG 5. STANDARD CHECKLISTE VEDRØRENDE FORDELING AF OPGAVER MELLEM STUDIESTEDET OG DFC. Aktivitet Studiestedet DFC Udarbejdelse af kursusprogram (inkl. læseplan, bemanding, skema) og budgetforslag Godkendelse af kursusprogram og budget samt fremsendelse af kontrakt Udarbejdelse af kursus-beskrivelse til DFC s hjemmeside og kursusbrochure Annoncering af kursus på DFC s hjemmeside og fremsendelse af informationsmateriale til relevante danske ambassader og diplomatiske repræsentationer samt rådgivere og samarbejdspartnere Indkvartering i Københavnsområdet (i de fleste tilfælde arrangeret af DFC) eller i provinsen (i de fleste tilfælde arrangeret af studiestedet) Udbetaling af kursusafgift () () Udvælgelse af kursusdeltagere Afhentning af stipendiater ved ankomst i Københavnsområdet (foretages af dem der er ansvarlig for indkvarteringen) Afhentning af stipendiater ved ankomst i provinsen Kursusgennemførelse () () Løbende evaluering () Meddelelser vedr. evt. ændringer i kursusprogram og bemanding Evaluering ved afslutning End-of-Study-Questionnaires Afsluttende rapport Udarbejdelse og fremsendelse af regnskab efter afsluttet kursus (inkl. evt. revisorerklæring) Godkendelse af afsluttende rapport Afsluttende afregning