Guide til oprettelse og anvendelse af Co-creation blok Inden du tager Co-creation blokken i brug: Der er særlige forhold, du skal være opmærksom på, inden du aktiverer Co-creation blokken. Læs derfor vejledningen grundigt. Vær særligt opmærksom på: Co-creation blokken indsamler persondata Du skal anvende en standard samtykketekst ved opsætning af blokken og vær opmærksom på dit ansvar som databehandler. Læse mere om legal compliance her. Co-creation blokken kan ikke fremstå som eneste element på en sektionsside du skal formidle formål og vilkår for med indsendelse af begivenheder ovenover blokken. Hvad er en Co-creation blok? En Co-creation blok er et interaktivt webinterface, der giver borgeren mulighed for at oprette en begivenhed til din hjemmeside. Co-creation begivenheden vil, efter den er blevet oprettet af borgeren, ligge som en kladde på din hjemmeside. Co-creation begivenheden bliver ikke publiceret før, du har gennemgået og publiceret kladden. Når en borger opretter en Co-creation begivenhed, bliver der sendt en kvittering pr. e-mail til borgeren med de indtastede data. Samme kvittering med de indtastede data sendes. e-mail til siteejer (eller valgfri intern e-mail-modtager.) I denne kvittering vises borgerens indtastede kontaktoplysninger, som ikke bliver vist i eventtypen på multisitet. For at se Co-creation interfacet som borgeren ser det på din hjemmeside, skal du være logget ud. Denne guide består af 2 dele: 1. Del 1 beskriver, hvordan du opretter en Co-creation blok og indsætter den på en sektionsside. 2. Del 2 beskriver hvordan du kan bruge Co-creation blokken, og hvad du skal gøre, inden du publicerer begivenheden. Side 1 af 5
Del 1: Sådan opretter du en Co-Creation blok 1. Co-creation blokken kan ikke stå alene. Som minimum bør du indsætte en tekstboks med information omkring formål, betingelser og sammenhæng for indsendelse af begivenheder ovenover Co-creation blokken. Du kan også se inspiration til hvordan Co-creation blokken kan indgå i et samlet service design i bilag 1 co creation i servicedesign. 2. En Co-creation blok kan kun oprettes på en sektionsside. På sektionssiden trykker du på Rediger denne side. 3. Det er valgfrit, hvor på sektionssiden du placerer din Co-creation blok. Klik på (tilføj en ny blok) i den region af sektionssiden, du ønsker at placere blokken. 4. I venstremenuen skal du klikke på fanen og derefter klikke på 5. I dialogboksen skal du i feltet E-mail på ansvarshavende angive en e-mailadresse, som skal tilhøre en ansvarshavende redaktør. Denne e-mailadresse modtager en kvittering med de oplysninger borgeren har indtastet i co-creation interfacet (inklusive kontaktoplysninger, som ikke vil fremgå af eventet på hjemmesiden). a. Hvis borgeren vælger at svare på kvitteringen, modtager den e-mailadresse, du har angivet her, henvendelsen fra borgeren. b. Vær opmærksom på legal compliance i forbindelse med opbevaring af persondataherunder sletteregler. Email kvitteringen indeholder borgerens kontaktoplysninger. Vær opmærksom på at opbevare borgerens persondata i rette digitale systemer og at slette borgerens kontaktoplysninger efter begivenhedens afvikling. Du kan læse reglerne på KK Intra. Borgeren har også ret til at få arrangementet og personoplysninger slettet, som det fremgår GDPR teksten. 6. Idet persondata bliver indsamlet fra borgeren i Co-creation blokken, og I behandler borgens data, SKAL du i feltet Vilkår og betingelser indsætte en GDPRinformationstekst, som informerer borgeren om jeres behandling af deres personoplysninger. 7. Den standard GDPR-tekst, du skal anvende er gengivet herunder. Husk at indsætte jeres eget institutionsnavn der hvor der står >institutionsnavn< i teksten. Du kan formatere teksten, men du kan ikke se formateringen, mens du er logget ind. 8. Borgeren kan ikke indsende en begivenhed, før de afkrydser og derved giver samtykke til at de har læst vilkår og betingelser for vores behandling af deres persondata (GDPR informationstekst) Side 2 af 5
GDPR tekst til oprettelse af Co-creation blok: Generelt Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Når du indsender en begivenhed til os, indsender du samtidig dine kontaktoplysninger, herunder dit navn, e-mailadresse og telefonnummer. Når vi har modtaget en begivenhed med dertilhørende kontaktoplysninger bliver disse sendt videre til vores lokale kulturkoordinator, som så tilføjer dem til sin liste over begivenheder. Formål Vi beder om dine kontaktoplysninger med det ene formål at kunne kontakte dig i forbindelse med afvikling af begivenheden. Dine kontaktoplysninger bliver kun videregivet til kulturkoordinatoren. Dine kontaktoplysninger vil derfor aldrig blive vist på hjemmesiden eller videregivet til 3. part. Opbevaring, sikkerhed og sletning Dine kontaktoplysninger opbevares utilgængeligt i vores websystem i 30 dage, hvorefter de slettes automatisk. Hos vores lokale kulturkoordinator opbevares kontaktoplysningerne indtil begivenheden er afholdt, hvorefter de slettes. Indsigt Hjemmesiden bestyres af >Institutionsnavn< i Københavns Kommune og du kan til hver tid kontakte os via den mailadresse, der er anført under kontakt nederst på hjemmesiden, hvis du vil have slettet den begivenhed, du har oprettet og dine kontaktoplysninger. Side 3 af 5
Del 2 : Sådan anvender du en Co-Creation Blok Når en borger opretter en Co-Creation begivenhed, ligger begivenheden som en kladde i underfanen Co-Creation begivenheder i Min workbench. Co-creation begivenheden kan først publiceres, når en redaktør eller en administrator har gennemset, at kladden er udfyldt korrekt og tilføjet det obligatoriske indhold, som borgeren ikke kan udfylde. For at gennemse kladden skal du klikke på begivenheden, og følge følgende trin: Tryk rediger kladde Under fanen Emneord: Begivenhedstype* - Du skal ud fra drop down listen tilknytte den begivenhedstype, der bedst beskriver begivenheden (obligatorisk felt) Evt. lokalt emneord Under fanen Indhold: Brødtekst* Gennemlæs begivenhedens brødtekst og formater teksten, så teksten fremstår som den skal se ud. Under fanen Billede og video: Tilføj et billede (800x500 px) til begivenheden.* Under fanen Planlægning (nederst på siden) Du skal angive en afpubliceringsdato for begivenheden Når du har sikret dig, at alt er som det skal være, kan du publicere begivenheden, og den vises som almindelig begivenhed på din hjemmeside. Begivenheder vil også ligge i Min workbench på linje med de andre begivenheder. Side 4 af 5
Vis som Co-creation begivenhed eller begivenhed Hvis du vil beholde din Co-creation event på listen over Co-creation begivenheder efter du har publiceret den som event, skal du beholde krydset i boksen Er en Co-creation begivenhed, som du kan se, når du redigerer en begivenhed. Vil du fjerne Co-creation begivenheden fra listen Co-creation begivenheder, når du publicerer den som standard event, skal du fjerne fluebenet fra boksen Er en Co-creation begivenhed. Hvis I har mange Co-creation begivenheder på jeres hjemmeside kan denne liste hurtigt blive uoverskuelig. Hvis I til gengæld vælger at fjerne markeringen i boksen, så ligner en Co-creation begivenhed enhver anden begivenhed, og I vil derfor ikke have et overblik over Co-creation begivenheder. Hvis I ønsker dette, kan det derfor anbefales, at I opretter et internt dokument og noterer de Co-creation begivenheder, hvor I fjerner markeringen. Sådan sletter du en Co-creation event Hvis den indsendte Co-creation begivenhed skal slettes, er det nødvendigt at tilføje de tidligere nævnte obligatoriske oplysninger, før at man kan slette begivenheden. Side 5 af 5