Referat J.nr.: U0002-7-03-1-11 Ref: EM Mødeforum: VIA bestyrelse Dato: Den 31. januar 2011 Tid: 15.30-18.30 Sted: Vitus Bering Innovation Park, Chr. M. Østergaards Vej 4a, 8700 Horsens, lokale 6.01 Mødeleder: Deltagere: Afbud: Referent: Jørgen Nørby Anita Jacobsen, Thor Jensen, Kristian Kastrup, Søren Köpfli, Anders Kühnau, Søren Mogensen, Keld Bach Nielsen, Jørgen Nørby, Tonni Nørgaard, Lennart Olausson, Henning Pedersen, Bodil Vilmand-Olsen, Astrid Johanne Bårdgard, Peter Stampe. Rektor Harald Mikkelsen, professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen, prorektor Peter Friese, sekretariatschef Anders Leth Jensen, David Erichsen. Johannes Flensted-Jensen, Martha Møller, Lis Randa, Anders Kühnau AC-fuldmægtig Elvir Maleskic Dagsorden Mødet indledes med en rundvisning. Drøftelsessager 1. Godkendelse af dagsorden 2. Undertegnelse af referat af bestyrelsesmøde den 13. december 2010 (Bilag 02) 3. LUKKET PUNKT 4. Eksternt nyhedsbrev (Bilag 04) 5. LUKKET PUNKT 6. Ny aftale vedr. boligforeningen Drosselbo i Horsens Orienteringssager 7. Orientering om visionsprocessen Imagine VIA 2020 8. Orientering om møde med Undervisningsministeriet vedr. udbud af designteknologuddannelsen i Aarhus 9. Orientering om udspaltningssagen 10. Orientering om analyseprocessen VIAs operation 11. Orientering om bestyrelseskonference den 13. april 2011 (Bilag 09) Afbud bedes meddelt til Elvir Maleskic senest fredag den 28. januar 2011, kl. 12.00, e-mail: em@viauc.dk og tlf.: 8755 1003 Med venlig hilsen Johannes Flensted-Jensen
Kommenteret dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende dagsorden. Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. 2. Undertegnelse af referat af bestyrelsesmøde den 13. december 2010 (Bilag 02) Som bilag 02-B-2011-01 er vedlagt referat af mødet i bestyrelsen den 13. december 2010. Referatet har været i høring i perioden torsdag den 6. januar til fredag den 14. januar 2011. Der indkom ikke ændringsønsker, hvorfor referatet anses for godkendt. Det indstilles, at referatet undertegnes. Referatet blev undertegnet. 3. LUKKET PUNKT 4. Eksternt nyhedsbrev (Bilag 04) VIA er klar til at gå i luften med et centralt eksternt nyhedsbrev. Nyhedsbrevet er en udmøntning af kommunikationsstrategien i form af en konkret aktivitet, som skal øge kendskabet til VIA og understøtte opfattelsen af VIA som én organisation. Det skal ske ved, at VIA i nyhedsbrevet dels kommunikerer holdninger om aktuelle, samfundsrelevante sager, som har betydning for udførelsen af vores kerneydelser, dels tydeliggør de gode eksempler på, hvad VIA konkret laver, som understøtter det, vi gerne vil opfattes som. De væsentligste målgrupper for nyhedsbrevet er pressen generelt, politikere (i Folketinget, regioner, kommuner, vækstfora osv.), relevante organisationer og embedsmænd samt aftagere og øvrige samarbejdsparter. Nyhedsbrevet vil adskille sig fra de øvrige professionshøjskolers nyhedsbreve, da det vil indeholde to-tre holdningsbaserede artikler, typisk en leder med politiske kommentarer fra rektor, samt en/to artikler med holdninger til mere faglige emner med faglige chefer i VIA som afsendere. Derudover vil hvert nyhedsbrev indeholde tre-fem omtaler af aktiviteter i VIA. Grafisk vil nyhedsbrevet være delt op, så der er en sektion med titlen VIA mener samt sektioner med titlerne Nyheder og Arrangementer. Udgangspunktet for VIAs artikler med holdninger er, at VIA vil kvalificere den nationale debat om uddannelser og forskning i bred forstand, og at det sker for at sikre de bedste vilkår til at kunne levere vores kerneydelser, som er professionsbacheloruddannelser til offentlige og private aftagere, videreuddannelse og kompetenceudvikling og professionsforskning i regi af vores videnscentre. For at brænde igennem er det afgørende, at disse leveres med en journalistisk vinkling, så de får en hvis grad af kant. Disse holdninger vil formentlig føre til medieomtale, så nyhedsbrevet bidrager til at brande VIA både direkte til modtagerne og gennem medierne. Det er vigtigt, da mange i dag Udarbejdet af: ALJ/EM Side 2 af 6
ikke kender VIA, og i forhold til de øvrige PH er, universiteter og andre uddannelsesinstitutioner, vil vi kunne markere VIA som den markante aktør i sektoren, vores volumen berettiger til. Den tekniske og praktiske del af nyhedsbrevet er på plads, men inden nyhedsbrevet sættes i værk ønskes bestyrelsen orienteret om baggrunden og intentionerne i nyhedsbrevet. Ved selve mødet vil Rektor Harald Mikkelsen kort supplere sagsfremstillingen og kommunikationschef David Erichsen vil orientere om, hvordan et af de centrale eksterne nyhedsbreve kan komme til at se ud - indholdsmæssigt og grafisk. Et prøvenummer af nyhedsbrevet vedlægges som bilag 04-B-2011-01. Det indstilles, at bestyrelsen fremkommer med kommentarer til konceptet for nyhedsbrevet og i øvrigt tager orienteringen om nyhedsbrevet til efterretning. Harald Mikkelsen indledte med at anføre, at det var væsentligt for ledelsen at få tilkendegivelser og en overordnet opbakning fra bestyrelsen, inden initiativet kan sættes i værk. Bestyrelse diskuterede herefter sagen, herunder udgivelsesfrekvensen, omfanget af nyhedsbrevet, afsenderen og målgruppen. Harald Mikkelsen og David Erichsen uddybede, at det er tanken, at nyhedsbrevet udkommer en gang om måneden, evt. 9-10 om året, og at de ledende, holdningsbaserede artikler i sektionen VIA mener, hvor institutionens synspunkter ytres, skrives af enten rektoratet eller bestyrelsesformanden. Nyhedsbrevet vil derudover kunne indeholde sektioner med nyheder og tekster, der er skrevet af andre. Der var i bestyrelsen gennemgående opbakning til, at VIA nu systematisk og målrettet arbejder på at nå ud med uddannelsespolitiske budskaber. Flere i bestyrelsen var af den opfattelse, at der bør satses på kortfattede tekster og at de bør være udtryk for institutionens synspunkter. Den generelle holdning var, nyhedsbrevet ikke nødvendigvis bør udkomme hver måned, men at der bør satses på færre udgivelser, så der er plads til at arbejde med kvalitet og det redaktionelle. Studenterrepræsentanterne foreslog, at nyhedsbrevet også aktivt formidles til de studerende, fx via direkte e-mail til alle studerende. Jørgen Nørby konkluderede, at der i bestyrelsen er bred tilslutning til initiativet, og at orienteringen om nyhedsbrevet i øvrigt tages til efterretning. 5. LUKKET PUNKT 6. Ny aftale vedr. boligforeningen Drosselbo i Horsens Som redegjort ved flere bestyrelsesmøder i løbet af 2010 har VIAs ledelse været i gang med at forhandle en ny aftale med boligforeningen Drosselbo om bl.a. dækning af tomgangshusleje. En ny aftale forventes at falde på plads i løbet af de nærmeste dage. Rektor vil ved mødet give en redegørelse om hovedtrækkene i den nye aftale. Hvis der foreligger en færdigformuleret aftaletekst, vil en kopi af denne blive medtaget til selve mødet. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, at der kan indgås en aftale på de forelagte aftalevilkår. Harald Mikkelsen gjorde rede for hovedtrækkene i aftalen, som VIAs advokater samt revisionen Udarbejdet af: ALJ/EM Side 3 af 6
ligeledes har været inde over. Hovedpunkterne i aftalen: at der fremadrettet vil være en maksimal grænse for VIAs dækning af tomgangshuslejen for de omtalte lejemål i Horsens at 2011 vil være et oprydningsår, hvor VIA formentlig skal bruge mellem 1-3 millioner kr. på et ekstraordinært engangsdriftstilskud, ud over det allerede budgetterede at der i aftalen er indbygget incitamenter for aftalens øvrige parter til at nedbringe tomgangshuslejen at aftalen er juridisk holdbar Harald Mikkelsen vurderede at forhandlingerne samlet set er landet fornuftigt og anbefalede at bestyrelsen beslutter, at der indgås en aftale på de skitserede aftalevilkår. Bestyrelsen drøftede sagen ganske kort og besluttede, at der kan indgås en aftale på de over for bestyrelsen skitserede aftalevilkår. Det blev derudover besluttet, at den endelige aftale forelægges for bestyrelsen til orientering på næste bestyrelsesmøde. ORIENTERINGSSAGER 7. Orientering om visionsprocessen Imagine VIA 2020 Bestyrelsen blev på mødet den 11. november orienteret om projektbeskrivelsen for visionsprocessen Imagine VIA 2020, som igangsættes i januar og skal løbe i det meste af 2011. Rektor Harald Mikkelsen vil ved selve bestyrelsesmødet give en mundtlig orientering om status. Bestyrelsen vil blive løbende orienteret om sagen, som vil være et fast orienteringspunkt på bestyrelsesmøderne frem til projektets afslutning. Harald Mikkelsen orienterede om, at den igangsatte visionsproces skal ses som et forarbejde til arbejdet med VIAs nye overordnede strategi, som skal iværksættes i 2012. VIAs nuværende strategigrundlag er skabt i fusionsperioden og er præget af denne, derfor skal strategien, som var femårig, fornyes i 2012. Visionsprocessen vil slutte ved udgangen af 2011. I selve processen vil der blive involveret ca. en fjerde- til en femtedel af VIAs medarbejdere, samt også VIA-studerende og aftagere. Peter Friese supplerede ved at anføre, at projektet ud over at bidrage til strategiarbejdet også vil være medvirkende til at styrke sammenhængskraften og øge ejerskab til institutionen. Bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 8. Orientering om møde med Undervisningsministeriet vedr. udbud af designteknologuddannelsen i Aarhus Rektor Harald Mikkelsen vil ved bestyrelsesmødet give en mundtlig orientering om mødet. Harald Mikkelsen orienterede om mødet og sagens status. Ministeriet gennemfører i øjeblikket en arbejdsmarkedsundersøgelse af det fremtidige behov for designteknologer. Før resultatet af undersøgelsen foreligger, kan VIA ikke gøre yderligere i sagen. Dog er det på mødet med ministeriet Udarbejdet af: ALJ/EM Side 4 af 6
blevet afklaret, at VIA godt kan udbyde overbygningsuddannelsen Design og Business i Aarhus. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 9. Orientering om udspaltningssagen Udspaltningen af aktiviteter mv. fra VIA University College til Business College Horsens blev gennemført pr. 01.01.2011 efter at undervisningsministeriet i december 2010 havde godkendt udspaltningsdokumenterne. Rektor Harald Mikkelsen vil ved mødet give en kort opfølgende orientering om udspaltningen. Harald Mikkelsen orienterede om, at udspaltningsprocessen kører planmæssigt. Herunder blev der orienteret om en konkret sag om kursusadministration, som vedrører erhvervsuddannelserne i Horsens, og som vil indebære tilbagebetaling af VEU-godtgørelse og tilskud fra ministeriet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Orientering om analyseprocessen VIAs operation Umiddelbart inden jul vedtog professionshøjskoleledelsen (PHL) en rapport med forslag til analyser, der kan afdække VIAs muligheder for at effektivisere, spare og øge indtægterne i de kommende år. Med afsæt i denne rapport vil der i løbet af foråret blive gennemført en række analyser, så arbejdet med at effektivisere VIA kan sættes i gang allerede fra sommerferien. I forbindelse med forårets analyser vil VIAs medarbejdere mere systematisk blive inviteret til at bidrage med input. Opgaven med at arbejde videre med analysen er forankret i en styregruppe bestående af rektor, professionshøjskoledirektør, to højskoledirektører samt et medarbejdersiderepræsentant fra VIAs hovedsamarbejdsudvalg. Rektor Harald Mikkelsen vil ved bestyrelsesmødet give en mundtlig orientering om status. Bestyrelsen vil blive løbende orienteret om sagen, som vil være et fast orienteringspunkt på bestyrelsesmøderne frem til projektets afslutning. Asbjørn Christensen orienterede kort om, at styregruppen for projektet mødes den 4. februar, hvor man skal i gang med at prioritere de mange effektiviseringsforslag, som man har fundet frem til i projektets indledende fase. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Orientering om bestyrelseskonference den 13. april 2011 (Bilag 09) Bestyrelsen har allerede fået videresendt den vedlagte invitation til bestyrelseskonference for bestyrelse og ledelse for selvejende uddannelsesinstitutioner. Konferencen vil blive holdt på Hotel Nyborg Strand, den 13. april 2011. Der ønskes hermed blot præciseret, at hvis der er bestyrelsesmedlemmer, der ønsker at deltage, vil de ved henvendelse til VIAs rektorsekretariat kunne få dækket udgifterne til konferencegebyret og transport. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 5 af 6
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Andre sager Der var intet under dette punkt. 13. Eventuelt 13a. Tre bestyrelsesmedlemmer meddelte, at de udtræder af VIAs bestyrelse: Søren Mogensen Søren Köpfli Møller Kristian Grejsen Kastrup Jørgen Nørby takkede Søren Mogensen og studenterrepræsentanterne Søren Köpfli Møller Kristian Grejsen Kastrup for deres store indsats og engagement i bestyrelsesarbejdet i VIA. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 6 af 6