Mødeindkaldelse 7. april 2008

Transkript

1 Mødeindkaldelse 7. april 2008 Mødeforum: VIA University College s bestyrelse Dato: 31. marts 2008 Tid: Sted: Campus Holstebro, Gl. Struervej 1, 7500 Holstebro, mødelokale (stuen) Deltagere: Afbud: Referent: VIAs bestyrelse; repræsentanter for revisionsfirmaet Deloitte: Jakob Ditlevsen og Klaus Tvede-Jensen, revisionsfirmaet PricewaterhouseCoopers: Niels Villadsen (kommer kl ), direktør Søren K. Lauridsen(CVUalpha), direktør Birthe Friis(JCVU), Svend Trøst(Vitus Bering), direktør Asbjørn Christensen(cvu vita) og CVUrektor Hans Støttrup Jensen(CVU Midt-Vest), studierektor Morten Thorning, Animationsværkstedet, Viborg (CVU Midt-Vest) og koncernøkonomichef Søren Trangbæk, rektor Harald Mikkelsen, Anders Leth Jensen og Gitte Juul Johansen. Søren Mogensen Gitte Juul Johansen Der gøres opmærksom på, at det er vigtigt, at medlemmerne af bestyrelsen deltager i mødet, idet der fra hvert medlem skal gives 36 underskrifter på de forelagte årsregnskaber og revisionsprotokoller. Er det nødvendigt at melde afbud, bedes det enkelte medlem træffe aftale med rektorsekretariatet om underskrift af regnskaber/revisionsprotokoller i løbet af de første dage efter mødet den 31. marts. Der er frist for indsendelse til ministeriet og Rigsrevision fredag den 4. april. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Undertegnelse af referat af mødet den 19. februar 2008 (Bilag B /2) 3. Godkendelse og undertegning af årsregnskaber 2007 a. CVUalpha (Bilag B /3a - bilag eftersendes) b. JCVU (Bilag B /3b) c. Vitus Bering (Bilag B /3c) d. VIA (Bilag B /3d bilag eftersendes) e. CVU Midt-Vest (Bilag B /3e) f. cvu vita (Bilag B /3f) 4. Budget 2008 (Bilag B /4a og 4b) (2 bilag) 5. Åbningsbalance 6. Byggesager a. Fælleshus i Horsens (Bilag B /6) (3 bilag) b. Væksthus Horsens c. Salg af Højskolebakken 23 i Skals (Bilag B /6c)

2 7. Drøftelse og evt. valg af selvsupplerende medlemmer til bestyrelsen (forslag forventes eftersendt) 8. Godkendelse af studierådenes forretningsordener 9. Orienteringssager a. Oversigt over taxametre (Bilag B /9a) b. Udvikling af VIAs strategi/ Institutionsgrundlag c. Invitation til Folketingets uddannelsesudvalg (Bilag B /9c) 10. Andre sager 11. Evt. Der vil blive serveret kaffe/the/vand under mødet samt en sandwich ved mødets afslutning. Afbud til mødet bedes meddelt til Gitte Juul Johansen senest fredag den 28. marts kl , tlf.: Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 2 af 9

3 Kommenteret dagsorden Ad 1. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende udkast til dagsordenen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen. Ad 2. Undertegnelse af referat Som bilag B /2 er vedlagt referat af mødet i bestyrelsen for Professionshøjskolen VIA den 19. februar Det indstilles, at bestyrelsen undertegner referatet. Ad 3. Godkendelse og undertegning af årsregnskaber2007 I henhold til professionshøjskolelovens 55, stk. 4 aflægger bestyrelsen for VIA University College årsregnskab til ministeriet for de CVU er, der indgår i professionshøjskolen samt regnskabet for VIA for andet halvår af Deloitte er revisionsfirma for CVUalpha, JCVU, Vitus Bering og VIA. PriceWaterhouseCoopers er revisionsfirma for CVU Midt-Vest og cvu vita. Revisionsfirmaerne vil være repræsenteret ved regnskabsaflæggelsen. For de enkelte CVU-regnskaber er det de fem tidligere CVU-rektorer der aflægger regnskab og står for ledelsespåtegning. Rektor for VIA aflægger regnskabet for VIA for Bestyrelsens medlemmer gøres opmærksom på, at hovedpunkterne i revisionsprotokollerne for alle seks årsregnskaber vil blive gennemgået af direktør for økonomi og ressourcer Birthe Friis og koncernøkonomichef Søren Trangbæk. Da der er tale om seks årsregnskaber vil disse også blive sendt til bestyrelsens medlemmer i papirform i det omfang det er muligt inden mødet. Det vil nedenfor være angivet, hvem der fremsender regnskaberne i papirform. Ad 3a CVUalpha Årsregnskabet - Bilag B /3a - vil kort blive kommenteret. Der vil derefter være lejlighed til at stille spørgsmål til årsregnskabet. Det er ikke sandsynligt at regnskab og revisionsprotokol kan nå at blive fremsendt i papirform. Papireksemplarer vil blive medbragt til mødet den 31. marts. Det indstilles, at årsregnskabet godkendes og undertegnes ved afslutningen af mødet. Ad 3b JCVU Årsregnskabet - Bilag B /3b - vil kort blive kommenteret. Der vil derefter være lejlighed til at stille spørgsmål til årsregnskabet. Årsregnskabet i papirform vil blive fremsendt af rektorsekretariatet. Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 3 af 9

4 Ad 3c Vitus Bering Årsregnskabet - Bilag B /3c - vil kort blive kommenteret. Der vil derefter være lejlighed til at stille spørgsmål til årsregnskabet. Årsregnskabet i papirform vil blive fremsendt af rektorsekretariatet. Ad 3d VIA Årsregnskabet - Bilag B /3d - vil kort blive kommenteret. Der vil derefter være lejlighed til at stille spørgsmål til årsregnskabet. Ad 3e CVU Midt-Vest Årsregnskabet - Bilag B /3e - vil kort blive kommenteret. Der vil derefter være lejlighed til at stille spørgsmål til årsregnskabet. Årsregnskabet i papirform vil blive fremsendt af revisionsfirmaet PricewaterhouseCoopers. Ad 3f cvu vita Årsregnskabet - Bilag B /3f - vil kort blive kommenteret. Der vil derefter være lejlighed til at stille spørgsmål til årsregnskabet. Årsregnskabet i papirform vil blive fremsendt af revisionsfirmaet PricewaterhouseCoopers. Ad 4. Budget 2008 Som bilag B /4a og B /4b er henholdsvis vedlagt et notat om budget 2008 og selve budgettet. Direktør for økonomi og ressourcer Birthe Friis og koncernøkonomichef Søren Trangbæk vil ved mødet kommentere budgettet og være til rådighed for spørgsmål under bestyrelsens drøftelse af det forelagte budget. Det skal afslutningsvis bemærkes, at budgettet er fremsendt til HSU med henblik på muligheden for at fremsætte bemærkninger hertil. Notatet indeholder to konkrete indstillinger: Det indstilles, at Animationsværkstedet får godkendt et budget med et underskud på 2 mio. kr. med krav om en tæt opfølgning som sikrer, at budget overholdes. Det indstilles, at budgettet i sin foreliggende form drøftes og besluttes, eventuelt med de af bestyrelsen ønskede ændringer. Det indstillede budget udviser et resultat på tkr Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 4 af 9

5 Ad. 5. Åbningsbalance I forbindelse med sammenlægningen af CVUalpha, CVU Midt-Vest, cvu vita, JCVU og Vitus Bering til den nye institution Professionshøjskolen VIA University College skal der senest 1. maj indsendes en åbningsbalance, der bygger på de nu udarbejdede årsregnskaber. Ved selve sammenlægningen i efteråret blev der fremsendt en estimeret åbningsbalance. Åbningsbalancen foreligger ikke i færdig form før sidst i april, men ved mødet mandag den 31. marts vil koncernøkonomichef Søren Trangbæk og revisor Jakob Ditlevsen på baggrund af de foreliggende regnskaber give et estimat på åbningsbalancen. Åbningsbalancens tal vil i kun i begrænset omfang blive ændret i forhold til dette estimat. På denne baggrund og med udgangspunkt i, at der naturligvis udarbejdes en åbningsbalance, der er mest gunstig for VIA anmodes bestyrelsen allerede nu om at undertegne underskriftsarket for åbningsbalancen, idet der ellers skal indkaldes til et ekstraordinært møde med dette formål. Det indstilles, at bestyrelsen undertegner underskriftsarket til den endelige åbningsbalance. I fald medlemmerne ikke måtte ønske at undertegne nu, vil det være muligt at undertegne ved en indsamling af underskrifter, når den endelige åbningsbalance foreligger. 6. Byggesager Ad.6a. Fælleshus i Horsens Den Teknisk-Merkantile Højskole (TMH) under VIA oplever for tiden en stærkt stigende søgning til uddannelserne, især til de internationale uddannelser inden for TMH. Som det fremgår af vedlagte prognose bilag B /6a - for optag af studerende i 2008 forventer vi alene i år et øget optag i september 2008 i størrelsesorden 370 studerende, d.v.s. 370 studerende flere end vi har nu. Det stigende optag i de seneste år samt forventninger om stigningstakten i de kommende år, stiller store krav til TMH s kapacitet, både hvad angår undervisningslokaler, undervisere samt boliger. Dette skal især ses i lyset af, at TMH stiller boliggaranti over for indkommende internationale studerende, således at forstå, at vi som institution garanterer, at der er en bolig til rådighed, når studerende ankommer fra udlandet, enten som udvekslingsstuderende for 1 eller 2 semestre eller som fuldtids-studerende, der gennemfører en hel uddannelse. Vi forventer i de nærmeste år fremover et øget behov for boliger i størrelsesorden 800 boligenheder. Som det første konkrete skridt til at afhjælpe denne boligmangel er der planlagt opførelse af et kollegiebyggeri på Campus Horsens, Chr. M. Østergaards Vej, omfattende rums boligenheder, svarende til en kapacitet på 372 værelser. Det forventes, at kollegiebyggeriet kan ibrugtages i efteråret Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 5 af 9

6 VIA er i øjeblikket i forhandlinger med hensyn til at sælge grundareal til opførelse af omtalte kollegiebyggeri, men er i øvrigt ikke involveret i kollegiebyggeri-projektet. I forbindelse med ovennævnte kollegiebyggeri har TMH under VIA et ønske om at få rådighed over et planlagt fælleshus på 376 m 2 samt køkken, depot, toilet og garderobefaciliteter. TMH ser et stærkt behov for etablering af et sådant fælleshus, som vil bidrage til dannelsen af et godt studiemiljø, et værested for danske og internationale studerende, og som kan danne rammerne for forskellige sociale og kulturelle aktiviteter, initieret og gennemført af studerende. Det er vigtigt for VIA at have rådighed over et sådant fælleshus, dvs. i realiteten eje det for at give VIA-studerende de bedste muligheder for et godt campuslife. Økonomi Opførelsen af omhandlede fælleshus vil andrage i størrelsesorden 4,5 mio., men prioritetsudgifterne vil blive pålagt huslejen for de enkelte lejemål og vil svare til ca. 65 kr. pr. måned pr. lejer og vil derved ikke belaste VIA. Bilag Skitser af fælleshus Tilgang studerende E 2008 Oversigt over optag på alle uddannelser på CMØ Det indstilles, at bestyrelsen godkender opførelsen af et 376 m 2 stort studenteraktivitetshus på Chr. M. Østergaards Vej 4, Horsens. Driftsudgifter dækkes som en del af den leje, de studerende skal betale. Beløbet vil andrage kr./md. pr. boligenhed. Såfremt bestyrelsen afslår at godkende byggeriet, vil det kunne opføres af en privat bygherre (det valgte konsortium), hvilket imidlertid vil betyde at byggeriet pålignes en moms, der ikke kan afløses, hvilket VIA kan. Ad. 6b. Væksthus Horsens VIAs bestyrelse har på sit møde den principielt godkendt, at der arbejdes videre på vækst-husprojektet i Horsens. Netop nu føres der forhandlinger med Undervisningsministeriet om den juridiske model, der skal præsenteres over for Finansministeriet. Projektet er af Undervisningsministeriet karakteriseret som uddannelsespolitisk og erhvervspolitisk særdeles korrekt. Imidlertid sætter den gældende lovgivning stadig visse begrænsninger for VIA, idet institutionen ikke må bygge med indtægtsdækket virksomhed for øje. Dette er i sig selv uforståeligt, idet regering, Folketing og Globaliseringsråd opfordrer til et tættere samarbejde mellem professionshøjskoler og erhvervsliv. Et samarbejde der i høj grad skal baseres på indtægtsdækket virksomhed. Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 6 af 9

7 For at klare problemet, vil den model, vi vil præsentere for Finansudvalget, være en model hvor Energi Horsens påtager sig et medansvar for både byggekontrakt og byggeri, hvilket betyder at Energi Horsens i princippet betaler for den del af bygningen, der skal anvendes til aktiviteter, der kan henføres til indtægtsdækket virksomhed. Vi har ingen problemer med at acceptere denne model, hvor det afgørende er, at projektet tilføres den kapital på ca. 35 mio. kr., som Energi Horsens har besluttet at stille til rådighed. Det er også vores indtryk, at modellen vil kunne accepteres i Finansudvalget. Imidlertid giver den lange, forventede sagsbehandling i ministeriet VIA problemer. Det er vitalt for VIA, at byggeriet er færdiggjort til efterårssemesterets start i 2009, idet den forventede øgede studenter-tilgang skal placeres i den nye bygning. Med det vindende entreprenørselskab, E. Pihl & Søn A/S har der været før drøftelser om byggeriets projektering og planlægning. Resultatet af drøftelserne er følgende: 1. Udskydelse af kontrakt til 14. april 2008 med mulighed for opsigelse 5. juni 2008: Opstart projektering Opstart byggeplads Aflevering Entreprisesum som tilbud Kapitalisering af ydelser ved projektering, reservationer af leverancer og UE-arbejder: Projektering Leverancer UE-afventer Pihl & Søn-omkostninger I ALT ekskl. moms Udskydelse af kontrakt til 5. juni 2008: Opstart projektering Opstart byggeplads Aflevering Kapitalisering af ydelser ved udskydelse af vedståelses-tidspunkt i 2 mdr.: Mandskabsdisponering Risiko på indkøb Pihl & Søn-omkostninger SAMLET ekskl. moms Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 7 af 9

8 Indstilling Forslag 1 indstilles til godkendelse med nedenstående begrundelse: Det forventes, at Undervisningsministeriets principielle godkendelse af den foreliggende model er på plads inden den 14. april. Godkendelsen i Finansudvalget må således betragtes som en formsag. Projektet er som anført særdeles uddannelsespolitisk og erhvervspolitisk korrekt. En udskydelse af afleveringen til som angivet i forslag 2 vil have til følge, at VIA må indføre adgangsbegrænsning i sommeren 2009, idet der ikke vil være de nødvendige undervisningsfaciliteter til stede. Ad. 6c. Salg af Højskolebakken 23 i Skals Sagsfremstilling Texstiluddannelsen har tidligere holdt til i en ejendom beliggende Højskolebakken 23 i Skals (ca. 12 km. nord for Viborg). I 2005 flyttede Textiluddannelsen ind til Viborg. CVU Midt-Vest har i en kortere periode lejet ejendommen ud samt haft den i udbud. Viborg Bolig- og Erhvervsudlejning har fremsat et tilbud på ejendommen, hvor køber overtager ejendommen i den nuværende stand. Der anmodes om, at bestyrelsen drøfter salg af ejendommen Højskolebakken 23 i Skals med udgangspunkt i bilag B /6c med henblik på en godkendelse af salg. Det indstilles, at bestyrelsen godkender et salg af ejendommen Højskolebakken 23 i Skals. Ad. 7. Drøftelse og evt. valg af selvsupplerende medlemmer til bestyrelsen I henhold til VIAs vedtægt 4, stk.2 udpeges to medlemmer af VIAs bestyrelse ved selvsupplering. Bestyrelsesmedlemmerne er velkomne til at komme med forslag til kandidater på bestyrelsesmødet. Det kan forventes, at formandskabet vil eftersende forslag til kandidater. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og evt. vælger selvsupplerende medlemmer til bestyrelsen med udgangspunkt i de på mødet fremlagte/evt. eftersendte forslag til kandidater. Ad 8. Godkendelse af studierådenes forretningsordener Som det er bestyrelsen bekendt, er der i henhold til VIAs vedtægt 19 oprettet en række studieråd i VIA. Der eksisterer ikke nogen formelle krav til oprettelse af studieråd samt godkendelsen af de respektive studieråds forretningsordener, men der anmodes om, at direktionen bemyndiges til at godkende studierådenes forretningsordener med henblik på at opnå en smidig sagsgang. Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 8 af 9

9 Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger direktionen til at godkende studierådenes forretningsordener. Ad. 9. Orienteringssager Ad. 9a. Oversigt over taxametre På baggrund af spørgsmål ved bestyrelsesmødet den 19. februar 2008, er der blevet udarbejdet en generel oversigt over taxametre i VIA. Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten over taxametre til efterretning. Ad 9b. Udvikling af VIAs strategi/ Institutionsgrundlag Direktionen er i færd med at udarbejde VIAs Institutionsgrundlag for konsolideringsperioden. Det er intentionen, at Institutionsgrundlaget samler VIAs mission, værdigrundlag og vision samt de overordnede kernestrategiske elementer. VIAs udviklingsplan og kommende udviklingskontrakt skal således ses som en delmængde af Institutionsgrundlaget. Med udgangspunkt i VIAs givne opdrag og egne ønsker vil Institutionsgrundlaget hermed kunne give svar på, hvem VIA er, og hvad VIA vil. I slutningen af april forventer direktionen at sende sit bud på Institutionsgrundlag i høring hos bestyrelsen således, at det kan behandles af bestyrelsen første gang den 23. maj med henblik på endelig vedtagelse på bestyrelsesmødet den 24. juni i år. Der er ikke taget stilling til, hvordan arbejdet med udfoldelsen af den overordnede strategi skal udfoldes i de organisatoriske enheder. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om udvikling af VIAs strategi/institutionsgrundlag til efterretning. Ad 9c. Invitation til Folketingets uddannelsesudvalg Med henblik på at gøre opmærksom på og udveksle synspunkter omkring den nye professionshøjskolesektor, er Folketingets uddannelsesudvalg inviteret til besøg hos VIA i juni Brevet er vedlagt til orientering. Som det fremgår af brevet kendes datoen for besøget ikke, og der er endnu ikke modtaget tilsagn fra Uddannelsesudvalget. Det indstilles, at bestyrelsen tager brevet til Folketingets uddannelsesudvalg til efterretning. Ad 10. Andre sager Ad 11. Evt. Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 9 af 9