Referat onsdag den 12. august 2015 Kl. 18:00 i Aktivitetscenter, Lejrevej 15a, Lejre
Indholdsfortegnelse 1. KF - Godkendelse af dagsorden...1 2. KF - Temadrøftelse - Hallernes Bestyrelse...2 3. KF - Temadrøftelse - Status på Idrætsanalyse...3 4. KF - Orientering - August...4 5. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Informationsmøde vedr byggeri til udviklingshæmmede...6 6. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Osted Idrætsforening - Loppemarked...8 7. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Kræftens Bekæmpelse...10 8. KF - Kompetenceplan for hallernes brugerråd...12 9. KF - Frigivelse af midler til køb af pavilloner - Osted Idrætsforening...14 10. KF - Eventuelt...16
12-08-2015 Side 1 1. KF - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Beslutning den 12-08-2015: Godkendt idet der begyndes med temadrøftelse vedr. idrætsanalyse.
12-08-2015 Side 2 2. KF - Temadrøftelse - Hallernes Bestyrelse Sagsnr.: 15/1580 Temadrøftelse med Hallernes Bestyrelse. Bestyrelsen fremsender oplæg til mødet (se bilag) med følgende punkter: Status for bestyrelsens arbejde Status for brugerrådenes arbejde Hallernes økonomi o Budget 2015 o Budget 2016 Bestyrelsens opgaver det kommende år Medlemmer fra Hallernes Bestyrelse deltager under punktet Beslutning den 12-08-2015: Drøftet. Bilag: 1. Dialogmøde 2015.pdf
12-08-2015 Side 3 3. KF - Temadrøftelse - Status på Idrætsanalyse Sagsnr.: 15/1580 Præsentation af delresultater på idrætsområdet: Børns og voksnes idrætsvaner i Lejre Kommune o aktiviteter o organisationsform o forskelle mellem lokalområder Brug af naturen som idræts-arena Brug af haller Andre facilitetstyper for både børn og voksne Idrætsforsker fra Syddansk Universitet, Jens Høyer-Kruse deltager under punktet. Beslutning den 12-08-2015: Drøftet.
12-08-2015 Side 4 4. KF - Orientering - August Sagsnr.: 14/20088 Orientering til, august 2015 A. Ansøgninger til puljen til andre kulturelle opgaver. Administrationen har modtaget en række ansøgninger til puljen, der er afvist administrativt med henvisning til, at der ikke er flere midler i puljen. Administrationen gør puljen op for evt. tilbageløbne midler fra ikke-afholdte arrangementer eller ikke-forbrugte underskudsmidler. Hvis der løber midler tilbage i puljen orienteres ansøgere, så de har mulighed for at ansøge puljen igen. På hjemmesiden er skrevet under puljen: Tilføjet 4. juni 2015. Der er ikke flere midler i puljen til andre kulturelle opgaver for 2015. Puljen gennemgås ca. hver anden måned for eventuelle tilbageløbsmidler fra ikke-afholdte arrangementer eller ikke-udbetalte underskudsgarantier. Er man interesseret i at vide, om der er kommet midler tilbage i puljen, er man velkommen til at kontakte ckf@lejre.dk B. Kulturarvsfestival: Udstilling og arrangementer den 4.9.- 20.9.2015. Projekt med og for flygtninge og borgere i Lejre Kommune Som en del af Golden Days Kulturarvsfestival viser Lejre Bibliotekerne & Arkiv en udstilling samt tilrettelægger flere arrangementer om syriske flygtninges kulturarv. Vi sætter fokus på de nye syriske borgere, der er kommet til Lejre Kommune. Formålet er at fortælle hver enkel flygtnings historie, så alle borgere kan få et ansigt på de nye naboer. Udover udstilling og et arrangeret nabo-møde, er der café for Avnstrups kvinder samt foredrag med Naser Khader om det (U)lykkelige Arabien. Kulturarvsfestivalen er et led i implementeringen af Biblioteks- og Arkivplan 2015-18, som Kommunalbestyrelsen vedtog i februar 2015. Kulturarvsfestivalen arbejder med fire centrale overskrifter i Biblioteks- og Arkivplanen: - Borgerinddragelse - Samarbejde - Formidling - Sammenlægning af Arkiv & Bibliotek Ad Borgerinddragelse: Med udstillingen er der inviteret 10 syriske flygtninge både med opholdstilladelse og dem fra Avnstrup til at fortælle hver deres historie om, hvad der er vigtigt for dem. Til åbningen af udstillingen er der planlagt et arrangeret te-selskab, hvor de syriske flygtninge er værter for borgerene i Lejre Kommune på bibliotek & Arkiv for et let måltid, fodboldkamp mm. Ad Samarbejde: Flere af arrangementerne sker i samarbejde med eksterne samarbejdspartnere. Siden maj 2015 har Bibliotek & Arkiv lagt lokaler til en månedlig Verdenscafé for kvinder i Avnstrup,i samarbejde med præst Dorte Petersen og frivillige borgere. Til at få kontakt til flygtninge til udstillingen har samarbejde med Anja Frandsen fra Flygtningevennerne været en central kontaktperson.
12-08-2015 Side 5 Ad Formidling: I formidling lægger projektet op til at borgerne selv kan være med til at præge indholdet. Med dette får borgerne den tilsigtede oplevelse, at Bibliotek & Arkiv står til disposition for andre aktiviteter ud over de traditionelle. Ad Sammenlægning af Arkiv & Bibliotek: Hele projektet omkring Grundloven og Kulturarvsfestivalen har styrket samarbejdet mellem Arkiv & Bibliotek og viser potentialet i forhold til udstillinger, arrangementer. Bibliotek & Arkiv betragter projektet som et pilotprojekt, der bla. skal styrke virksomhedens kompetencer til at få fat i folk, der ikke er vant til at bruge biblioteket. Bibliotek & Arkiv planlægger at følge Kulturarvsfestivalen op med lignende projekter, der retter sig mod andre målgrupper, som normalt ikke benytter Bibliotek & Arkvis tilbud. I foråret 2015 tilrettelagde Bibliotek & Arkiv et projekt omkring Grundloven, der udover udstilling også var et samarbejde med skolerne i kommunens udskolingsklasser om et undervisningsforløb i Demokrati og 100-året for kvinders valgret. Dette afsluttes med et debatarrangement i oktober 2015 omkring ytringsfrihed. Se projektplan i bilag. C. Domus Felix sender beretning samt regnskab for 2014. Se bilag D. Kulturkonference 18.-20. sep. 2015 i Skanderborg Der er tilmeldingsfrist den 26. juni til Kulturelle Samråd i Danmarks Kulturkonference 2015 i Skanderborg. Læs mere om konferencen E. Nyhedsbrev fra DIF. Læs nyhedsbrev Beslutning den 12-08-2015: Taget til orientering. Bilag: 1. Orientering inkl bilag til udvalget - Projekplan_kulturarv_udstilling_arrangementer_sept 2015.docx 2. Beretning 2014 - Domus Felix 3. Regnskab 2014 - Domus Felix
12-08-2015 Side 6 5. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Informationsmøde vedr byggeri til udviklingshæmmede Sagsnr.: 15/8523 Firmaet Heléns Rør A/S søger om fritagelse for betaling af halleje i forbindelse med et informationsmøde om byggeri til udviklingshæmmede. Mødet blev afholdt den 15. juni 2015 i Hvalsø Hallen. Der søges om fritagelse på 680 kr. skal tage stilling til, hvor vidt udvalget vil bevilge fritagelse for betaling af halleje til ovennævnte arrangement. Koncerndirektionen indstiller: 1. at ansøgningen ikke imødekommes, da det er et privat formål. Beslutning den 12-08-2015: Indstillingen godkendt. Firmaet Heléns Rør A/S, v/thomas Borregaard har lejet multirummet i Hvalsø Hallen i forbindelse med informationsmøde om nybyggeri af hjem til unge udviklingshæmmede på udstykning ved den Grønne Kile i Hvalsø. Mødet blev afholdt mandag den 15. juni fra kl. 18-22. I henhold til kriterier for Pulje til fritagelse for betaling af lokaleleje støttes kommercielle foreninger/virksomheders private formål ikke. Administrationen vurderer, at ansøgningen ikke opfylder kriterierne for at kunne ansøge om tilskud fra Pulje til betaling af lokaleleje, da det er en kommerciel virksomhed og privat formål. Administrationen oplyser, at dette arrangement ikke vil medføre aflysninger af andre foreningers tildelte tider eller andre arrangementer. Udgiften til leje af Hvalsø Hallen er 680 kr., som ansøgeren søger om fritagelse for. Administrationen oplyser, at der i budget 2015 for Pulje til fritagelse for betaling af halleje er 50.854 kr., hvoraf der er forbrugt 39.330 kr. Herefter er der 11.524 kr. til rådighed.
12-08-2015 Side 7 Bilag: 1. Ansøgning 2. Økonomisk oversigt - Pulje 2015
12-08-2015 Side 8 6. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Osted Idrætsforening - Loppemarked Sagsnr.: 15/10772 Osted Idrætsforenings Støtteudvalg fremsender ansøgning, af den 9. juli 2015 om fritagelse for betaling af halleje, og fritagelse for betaling for leje af gulvtæpper i forbindelse med afholdelse af loppemarked lørdag den 26. september 2015 i Osted Hallen. Der søges om fritagelse på 4.500 kr. skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil bevilge fritagelse for betaling af ovennævnte. Koncerndirektionen indstiller: 1. at ansøgningen om fritagelse for betaling af halleje og leje af gulvtæpper imødekommes. 2. at udgiften finansieres via Pulje til fritagelse for lokaleleje. Beslutning den 12-08-2015: Indstillingerne godkendt. Osted Idrætsforenings Støtteudvalg arrangerer loppemarkedet og overskuddet går ubeskåret til Osted Idrætsforenings ungdomsafdelinger, hvor der gives støtte til børn og unge under 18 år. Støtten gives typisk til rejser i forbindelse med træning, stævner og turneringer, samt til ungdomstræneruddannelse. Osted Idrætsforening har 664 medlemmer hvoraf 207 er under 25 år. Administrationen vurderer, at arrangementet er lokalt forankret og har relevans for Lejre Kommune. Endvidere er tilbuddet ikke kommercielt. Sagen har ingen umiddelbare handicappolitiske konsekvenser. Der søges om fritagelse for betaling af halleje på 1.000 kr. og leje af gulvtæpper på 3.500 kr., i alt 4.500 kr. Foreningen har endvidere udgifter til annoncer, bander, plakater og flyers mm. på ca. 3.500 kr. og indtægter for udlejning af stande på ca. 10.000 kr. Administrationen oplyser, at der i budget 2015 for Pulje for fritagelse for betaling af halleje er 50.854 kr., hvoraf 39.330 kr. er disponeret. Herefter er der 11.524 kr. til rådighed.
12-08-2015 Side 9 OIF Støtte har ingen administrative udgifter, overskuddet fra arrangementerne går direkte til støtte for ungdommen i Osted Idrætsforening. Bilag: 1. Økonomisk oversigt - Pulje til fritagelse for betaling af halleje 2. Ansøgning
12-08-2015 Side 10 7. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Kræftens Bekæmpelse Sagsnr.: 15/10967 Lokalforeningen for Kræftens Bekæmpelse i Lejre fremsender ansøgning af den 15. juli 2015 om fritagelse for betaling af halleje til deres arrangement Lyserød Lørdag den 3. oktober 2015 Hvalsø Hallerne skal i denne forbindelse bruges til omklædnings- og toiletfaciliteter. Der søges om fritagelse på 1.500 kr. skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil bevilge fritagelse for betaling af lokaleleje. Koncerndirektionen indstiller: 1. at ansøgningen om fritagelse for betaling af halleje på 1.500 kr. imødekommes. 2. at udgiften finansieres via Pulje til fritagelse for betaling af lokaleleje. Beslutning den 12-08-2015: Indstillingerne godkendt. Lyserød Lørdag er en landsdækkende aktivitet, hvor over 160 byer og næsten 2000 frivillige bakker op om brystkræftsagen, og gør hele Danmark lyserød. Lyserød Lørdag har eksisteret siden 2008, som en populær indsamlingsaktivitet i Støt Brysterne kampagnen. Både frivillige kræfter og erhvervslivet samler ind til brystkræftsagen. Den 3. oktober 2015 er Lyserød Lørdag, men hele uge 40 bruges til at lave lyserøde aktiviteter. Arrangementet, hvortil der søges om fritagelse for betaling af halleje, er arrangeret af Lokalforeningen Kræftens Bekæmpelse i Lejre Kommune. I lighed med sidste år arrangerer Lokalforeningen et motionsløb i Hvalsø. Motionsløbet afholdes den 3. oktober 2015 i tidsrummet kl. 10.30 til ca. 13.00. Administrationen vurderer, at ansøgningen opfylder kriterierne for at kunne ansøge om tilskud fra Pulje til fritagelse for betaling af lokaleleje. Ifølge Servicekatalog for lokaleudlån kan der opkræves gebyr ved arrangementer af denne type.
12-08-2015 Side 11 Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser i øvrigt. Deltagerne i arrangementet betaler deltagergebyr, som går ubeskåret til Kræftens Bekæmpelse, og alle medhjælpere arbejder gratis. Udgiften til leje af omklædnings- og badefaciliteter i Hvalsø Hallen er 1.500 kr., som arrangøren søger om fritagelse for. Lokalforeningen fik i 2014 bevilget fritagelse for betaling af halleje på 10.000 kr. til et lignende arrangement med efterfølgende foredrag i hallen. Administrationen oplyser, at der i budget for Pulje til betaling af lokaleleje, er 50.854 kr., hvoraf 39.330 kr. er disponeret. Herefter er der 11.524 kr. til rådighed. Bilag: 1. Ansøgning 2. Økonomisk oversigt - puljen
12-08-2015 Side 12 8. KF - Kompetenceplan for hallernes brugerråd Sagsnr.: 14/3956 Den 4. juni 2014 godkendte vedtægter og forretningsorden for Bestyrelsen for Lejre Kommunes Idrætshaller. I overensstemmelse med Lejremodel 2.0, har Bestyrelsen desuden udarbejdet Kompetenceplan for brugerråd, som hermed forelægges til behandling. Koncerndirektionen indstiller: 1. at Kompetenceplan for Brugerråd godkendes. Beslutning den 12-08-2015: Indstillingen godkendt. Lejremodel 2.0 fastlægger, at brugernes indflydelse på driften af Lejre Kommunes Idrætshaller sikres gennem et Brugerråd, der nedsættes for hver af hallerne. Lejremodel 2.0 beskriver Brugerrådets opgave som: At motivere til mest mulig aktivitet i egen hal, bl.a. ved aktivt at deltage i søgningen efter social kapital for at fremme den frivillige ånd At samarbejde konstruktivt og tillidsfuldt med ledende halinspektør og dennes medarbejdere samt med de servicepartnere, som har opgave vedr. åbning, bookingsystem, rengøring, vedligeholdelse mv. At der formuleres mål og input samt evaluering til Bestyrelsen for Lejre-hallerne og til ledende halinspektør og dennes medarbejdere vedr. bl.a. åbnings- og lukketider, kvalitet i service og rengøring, renovering, nye initiativer mv. At fordele timer i egen hal i tæt samarbejde med ledende halinspektør At udleje lokaler og inventar At motivere til og organisere brugere eller borgere til udvikling af den enkelte hal og forøge den sociale kapital. På Kommunalbestyrelsens møde den 15. februar 2010 blev det besluttet, at kompetencen vedrørende godkendelse af kommende drifts- og samarbejdsaftaler samt vedtægter i henhold til Lejremodellen for organisering af idrætshaller delegeres til. Administrationen vurderer, at kompetenceplanen er dækkende.
12-08-2015 Side 13 Administrationen vurderer desuden, at der skal være opmærksomhed på, at brugerrådene ikke bliver egentlige bestyrelser for den enkelte hal, da det ikke er intentionen i Lejremodel 2.0. Sagen har ingen umiddelbare handicappolitiske konsekvenser. Sagen har ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser. De økonomiske konsekvenser af kompetenceplanen kommer til efterfølgende behandling. Bilag: 1. Kompetenceplan for Brugerråd 2. Lejremodel 2 0
12-08-2015 Side 14 9. KF - Frigivelse af midler til køb af pavilloner - Osted Idrætsforening Sagsnr.: 14/6040 I budgetaftalen 2015-18 er der afsat 65.000 kr. til mødefaciliteter til Osted Idrætsforening. Administrationen søger om frigivelse af midlerne. Koncerndirektionen indstiller: 1. at der meddeles anlægsbevilling på 65.000 kr. til pavillon i 2015. Bevillingen finansieres af det i budgettet for 2015 afsatte rådighedsbeløb på 65.000 kr. til mødelokaler Osted Idrætsforening 2. at administrationen bemyndiges til at projektere, udbyde og gennemføre de nævnte tiltag i tæt samarbejde med Osted Idrætsforening som hovedaktør. Beslutning den 12-08-2015: Indstillingerne anbefales. Motionsafdelingen under Osted Idrætsforening holder til i klubhuset på Osted Idrætsanlæg, Engtoften 26, Osted. Afdeling har 250 medlemmer, som dyrker motion i et lokale på 40 m2. Afdelingen er vokset, så der er brug for mere plads. Motionsafdelingen har desuden jævnligt henvendelser fra personer, som gerne vil melde sig ind i afdelingen, hvis der var mere plads. OIF vurderer, at Motionsafdelingen har potentiale til at vokse til det dobbelte, hvis pladsforholdene forbedres. OIF har foreslået, at den ønskede plads til motionsafdelingen findes ved at inddrage et mødelokale, som ligger ved siden af motionslokalet. Mødelokalet er tilsvarende på 40 m2. Mødelokalet bliver på nuværende tidspunkt brugt til møder i hovedafdelingen og de andre afdelinger i OIF. OIF har derfor ansøgt om pavilloner, der skal bruges som mødelokale i stedet. OIF har indhentet tilbud på 2 pavilloner på ca. 4 x 10 meter, transport, opstilling, eltilslutning og flisebelægning. Der er givet byggetilladelse til opsætning af pavillon til brug som mødelokaler på 40m2. Tilladelsen er tidsbegrænset til en periode på ikke mere end 3 år. Det er administrationens vurdering, at en udvidelse af pladsen til brug for motionsafdelingen vil øge antallet af medlemmer i afdelingen.
12-08-2015 Side 15 Sagen har ingen umiddelbare handicappolitiske konsekvenser. I budgetaftalen er der afsat 65.000 kr. med den forudsætning, at Osted Idrætsforening (OIF) bidrager med et tilsvarende beløb. Udgiften til køb og opsætning af 2 pavilloner vil være 130.000 kr., og foreningen bidrager med 65.000 kr. Foreningen modtager et driftstilskud, og det forventes at driftsudgifterne til udvidelse kan holdes inden for dette tilskud. Kommunalbestyrelsen
12-08-2015 Side 16 10. KF - Eventuelt Sagsnr.: Beslutning den 12-08-2015: Intet.