Lejremodel 2.0. for drift og udvikling af Lejre Kommunes haller

Transkript

1 Lejremodel 2.0 for drift og udvikling af Lejre Kommunes haller 1. Tydeligere brugerindflydelse og engagement Lejremodel 2.0 for drift og udvikling af Lejre Kommunes haller ( Lejre-hallerne ) fastlægger via den overordnede bestyrelse for alle haller i kommunen Bestyrelsen en tydeligere og markant indflydelse til brugere og aktive borgere, samtidig med at der er rum for det lokale engagement omkring den enkelte hal (via brugerrådet for den enkelte hal). Der er tale om tydelig brugerindflydelse. Dvs. samarbejdet mellem hovedbestyrelse, brugerråd og ledende halinspektør og dennes medarbejdere forgår med gensidig respekt. Derudover baseres modellen på et velfungerende og professionelt samarbejde mellem Bestyrelsen og den ledende halinspektør, bl.a. ved at den ledende halinspektør for hovedbestyrelse forelægger til godkendelse alle større og vigtige sager, herunder alle sager som har økonomisk konsekvens for hallernes budget, samt at den ledende halinspektør overfor Bestyrelsen sikrer, at samarbejdet ude i hallerne, mellem medarbejderne og brugerrådene, kører tilfredsstillende og smidigt. Bestyrelsen og ledende halinspektør udvikler i fællesskab en kort forretningsorden for bestyrelsesarbejdet. Lejremodel 2.0 sendes til høring hos relevante partnere, f.eks. Kommunernes Landsforening, Halinspektørforeningen, hallernes medarbejdere mv. Lejremodel 2.0 evalueres efter 1 år i forbindelse med dialogmøde med UKF. Der afholdes et fast årligt dialogmøde med UKT og ellers efter behov. Det årlige dialogmøde med UKF placeres strategisk i forhold til vedtagelse af kommende års budget. 2. Mere helhed og bedre udnyttelse af midlerne Idrætshallerne i Lejre Kommune står overfor store forandringer, dels fortsat udvikling af borgernes og gæsters idrætslige udfoldelser, herunder nye bevægelsesformer, dels renovering af nedslidte anlæg. Begge udfordringer kalder på markant bruger- og borgerindflydelse. Denne store opgave skal Bestyrelsen være drivende og samlende kraft i. Det er et mål, at der opnås en vis lighed mellem hallerne, men begrundet i de enkelte hallers forskellighed skal der i særlige tilfælde gives mulighed for særaftaler på enkelte områder og indenfor folkeoplysningsloven, der understøtter netop kulturen i den enkelte hal. Lejremodel 2.0

2 Dispensationsansøgninger sendes til Hovedbestyrelsen, som behandler disse og indstiller til Udvalget til Kultur & Fritid. 3. Vision og mål for Lejre-hallerne (alle idrætshaller i Lejre Kommune) Lejre-hallerne i front for mere sundhed, bevægelse, fællesskab og kulturliv et nytænkende bidrag til Lejre Kommunes strategi og bosætning. Med målene - at der er et rigt og kreativt liv i og omkring hallerne - at der iværksættes flere initiativer i og omkring hallerne indenfor sundhed, bevægelse, fællesskab og kultur - at det frivillige foreningsliv styrkes. Nye sportsgrene, kulturbegivenheder, arrangementer mv. skal støttes positivt - at alle brugere føler at der lyttes til deres interesser, og at der er mulighed for, at de der har beslutningskompetencen kan handle på disse ønsker - at der er gennemskuelighed i beslutninger og økonomiske forhold. 4. Lejremodel 2.0 skaber incitamenter og ressourcer til optimering og udvikling af Lejre-hallerne Lejremodel 2.0 udgør et stort skridt i modernisering af borger- og brugerindflydelse på en ambitiøs udvikling af idrætshallerne i Lejre Kommune. Modellen skaber et fremadrettet og dynamiske udviklingsperspektiv bestyrelsen for Lejrehallerne samt brugerrådene skal arbejde med udvikling snarere end daglig drift understøtter en bevidst tænkning om, at fremtidens borger- og brugerindflydelse kræver en veldefineret og klar indflydelseskompetence (til vedtagelse af mål, planer og budgetter) og at optimal ledelse og udvikling af daglig drift kun kan lykkes, når ledende halinspektør har et klart og selvstændigt ledelsesrum forankres i decentralt og gensidigt ejerskab hos brugere, bestyrelse, brugerråd og ledende halinspektør og dennes medarbejdere samt administration og politikere. 5. Rolle- og kompetencefordeling Der er to væsentlige udfordringer for Lejremodel 2.0: dels at få tydelig og markant brugerindflydelse til at klikke (formelt og samarbejdsmæssigt) med udføredelen (ledende halinspektør og dennes medarbejdere) i lyset af at der er skabt én udføreorganisation i og omkring idrætshaller i Lejre Kommune Lejremodel 2.0 side. 2 af 7

3 dels er det en udfordring at få styrket motivation og engagement til udvikling og at få flere ressourcer ind i drift og udvikling Med Lejremodel 2.0 som ramme etableres tydelig brugerindflydelse ved at Bestyrelsen og ledende halinspektør indgår i en professionel arbejdsdeling med overordnet beslutningskompetence lagt hos Bestyrelsen. Samtidig med at ledende halinspektør og dennes medarbejdere varetager den daglige service og herunder kan trække på kommunens forvaltninger, herunder kommunens økonomiske, ejendomsmæssige og praktiske administration. Bærende for brugerindflydelsen og samarbejdet er den årlige drifts- og udviklingsplan for idrætshallerne i Lejre Kommune som Bestyrelsen og ledende halinspektør udarbejder i fællesskab og som godkendes af Bestyrelsen (første gang drifts- og udviklingsplan for 2013, incl. sigtepunkter for to følgende år). Bestyrelsen og ledende halinspektør afholder dialogmøde med Lejre Kommunes Udvalg for Kultur og Fritid om den årlige drifts- og udviklingsplan. Bestyrelsen for Lejre-hallerne består af en repræsentant fra hver idrætshals brugerråd samt en medarbejderrepræsentant. Brugerne omkring den enkelte hal vælger ved gennemskuelig og åben proces eget brugerråd. Desuden indgår én skoleleder i Bestyrelsen som repræsentant for Lejre Kommunes skoler. Ledende halinspektør og dennes medarbejdere er ansat af Lejre Kommune. Ledende halinspektør eller dennes souschef deltager i alle bestyrelsesmøder for Lejre-hallerne, med taleret og uden stemmeret. Fordelingen af kompetencer og motivation til stærkt samarbejde hviler på princippet om tydelig brugerindflydelse og stærkt gensidigt samarbejde via betinget delegation. Lejre Kommune delegerer ansvar for drift og udvikling af Lejre Kommunes haller til ledende halinspektør netop således og betinget af, at ledende halinspektør i årlig aftale og i løbende samarbejde opnår enighed om mål, rammer og principper med Bestyrelsen for Lejrehallerne. Dette kræver, at hovedbestyrelse og ledende halinspektør udvikler et stærkt og tillidsfuldt samarbejde. Lejremodel 2.0 side. 3 af 7

4 Bestyrelsen Bestyrelsen for Lejrehallerne udøver sin virksomhed i overensstemmelse med gode og professionelle normer for beslutningstagning og samarbejde inden for de mål og rammer, som kommunalbestyrelsen fastsætter. Bestyrelsen samler i samarbejde med ledende halinspektør årligt feedback fra brugerrådene samt fra samarbejdspartnere og evaluerer årligt hallernes udvikling og betjening af brugerne. Bestyrelsen lægger en kort rapport herom på hallernes hjemmeside. Bestyrelsen indkalder mindst en gang årligt brugere og lokalbestyrelser/brugerråd samt evt. samarbejdspartnere til et fælles møde til drøftelse af Lejre-hallernes udvikling og drift. Bestyrelsen udvikler og beslutter visioner, mål og principper samt overordnede planer for hallernes udvikling og bygger disse ind i de årlige aftaler med ledende halinspektør. Dvs. bestyrelsen beslutter i tæt samspil med og efter oplæg fra ledende halinspektør: Udvikling og markedsføring af Lejre-hallerne Samordning og godkendelse af udviklingsplaner for de enkelte haller i lyset af Bestyrelsens egen vision og strategi for Lejre-hallernes og i lyset af Lejre Kommunes mål for bevægelse, sundhed og kulturliv til borgere og gæster Fundraising og etablering af partnerskaber til eksisterende og nye satsninger i Lejrehallerne Lejremodel 2.0 side. 4 af 7

5 Principper for indtægtsdækket virksomhed, til godkendelse i kommunalbestyrelsen Overordnet lokalefordeling og optimering af booking og lokaleanvendelsen på tværs af hallerne indenfor rammerne af loven Principper for sundhed i Lejre-hallerne Niveau og overordnet plan for vedligeholdelse af Lejre-hallerne Overordnet dækning af åbningstid og kvalitetsstandard for service og rengøring, herunder mål og overordnet plan for personaledækning i hallerne Hallernes åbningstid og ferielukninger, efter indstilling fra brugerrådene Bestyrelsen varetager valg til Brugerrådene Bestyrelsen for Lejre-hallerne udarbejder og vedtager ét budget i hovedposter for Lejre Kommunes haller, indenfor de rammer som er givet af Lejre Kommunalbestyrelse. Brugerrådenes økonomi er en del af dette budget og det uddelegeres fra hovedbestyrelsens budget. Energibudgettet i model 2.0 bliver centralt placeret som det er gældende for alle andre kommunale virksomheder. I forbindelse med udarbejdelse af budget 2014 drøftes ønsket, om at en større del af de aktivitetsbaserede indtægter, herunder reklameindtægter, skal tilfalde den enkelte hal. Det af Bestyrelsen vedtagne budget godkendes politisk. Bestyrelsen for Lejre-hallerne og brugerråd kommer med prioriteringsønsker og ledende halinspektør udarbejder budgetforslag, hvis hovedposter drøftes, justeres og vedtages af halbestyrelsen. Hovedposter er så langt nede, at mønstret af hovedposter tydeligt tegner årets drifts- og udviklingsprofil. Men er heller ikke så langt nede, at der ikke er rum for praktisk og faglig udmøntning af konkrete planer og af dagligdagen. Af budgettet fremgår, hvilken ramme som er afsat til aktiviteter eller projekter (udover den daglige drift og service som indgår den overordnede dækning og planlægning af service og rengøring) i den enkelte hal. Den ledende halinspektør forelægger for Bestyrelsen til godkendelse alle større og vigtige sager. Alle større investeringer sendes til høring i hovedbestyrelsen. Den ledende halinspektør sikrer overfor Bestyrelsen, at samarbejdet ude i hallerne, mellem medarbejderne og brugerrådene, kører tilfredsstillende og smidigt, på basis af tydelige kommunikationsstruktur og information om, hvorledes brugerne i en hal kan få fat i relevante medarbejdere. Bestyrelsen har ikke ansættelsesansvar, men indgår i ansættelsesudvalg ved ansættelse af ledende halinspektør. Lejremodel 2.0 side. 5 af 7

6 Ledende halinspektør fremlægger med passende mellemrum økonomiopfølgning for Bestyrelsen, som indstiller årsregnskabet til politisk godkendelse. Hovedbestyrelsen har ret til indsigt i al budget- og regnskabsmateriale vedr. hallerne. Bestyrelsen kan afgive udtalelse og stille forslag til Lejre Kommunalbestyrelse, og Udvalget for Kultur og Fritid om alle spørgsmål, der vedrører hallernes drift og udvikling. Brugerråd i den enkelte hal Kompetenceplanen for brugerrådene udarbejdes af Bestyrelsen i tæt samråd med Brugerråd og Ledende Halinspektør. Brugerrådenes får kompetencer skal befordrer lokal aktivitet. Planen behandles særskilt i fagudvalget efter oplæg fra den Bestyrelse. Brugerrådet i den enkelte hal består af bruger- og lokalrepræsentanter og har til opgave At motivere til mest mulig aktivitet i egen hal, bl.a. ved aktivt at deltage i søgningen efter social kapital. For at fremme den frivillige ånd At samarbejde konstruktivt og tillidsfuldt med ledende halinspektører og dennes medarbejdere samt med de servicepartnere, som har opgave vedr. åbning, bookingsystem, rengøring, vedligeholdelse mv. At formulere mål og input samt evaluering til Bestyrelsen for Lejre-hallerne og til ledende halinspektør og dennes medarbejdere vedr. bl.a. åbnings- og lukketider, kvalitet i service og rengøring, renovering, nye initiativer mv. At fordele timer i egen hal i tæt samarbejde med ledende halinspektør At udleje lokaler og inventar At motivere til og organisere brugere eller borgere til udvikling af den enkelte hal og forøge den sociale kapital Brugerrådets nærmere kompetence er: Brugerrådet disponerer de midler som er afsat til aktiviteter og projekter i egen hal (udover den daglige drift og service som indgår den overordnede dækning og planlægning af service og rengøring), jf. det samlede budget for Lejre-hallerne. Disponeringen fremgår af budget, som er vedtaget af Bestyrelsen og som er synligt for hallens brugere. Brugerrådet skaber yderligere midler til aktiviteter eller projekter i egen hal via arrangementer, sponsor- og reklameindtægter e.lign. Disse midler faktureres via haladministrationen og tilføres egen aktivitets- og projektkonto og disponeres af brugerrådet. Brugerrådet har muligheden for at søger div. fonds midler. Disse midler tilføres egen aktivitets- og projektkonto og disponeres af brugerrådet. Brugerrådet samarbejder med ledende halinspektørs medarbejdere og med servicepartnere om bedste praktiske model for åbning, booking, service, rengøring mv. Lejremodel 2.0 side. 6 af 7

7 Brugerrådet har ansvaret for, at der indgås aftale med café- og cafeteriaforpagter. Det kan f.eks. ske ved, at brugerrådet indstilles café- og cafeteriaforpagter, som ledende halinspektør indgår aftale med. Ledende halinspektør Ledende halinspektør har budgetansvar overfor Lejre Kommune. Ledende halinspektør varetager indenfor rammerne af Bestyrelsens mål, principper og planer den daglige drift af én udføreorganisation, som servicerer alle haller under Lejre-hallerne. Ledende Halinspektør skal sikre en optimal intern delegation ved at videregive den af bestyrelsen tildelte kompetence til personalet ud til den medarbejder som har relevant viden og godt samarbejde med hallens brugere. Ledende halinspektør påser med rapport til Bestyrelsen og administrationen, hvis lovgivningen ikke synes overholdt. Ledende halinspektør har et tæt og fortroligt samarbejde med bestyrelsens forretningsudvalg, f.eks. vedr. pressehåndtering, samarbejde med vigtige eksterne interessenter, ansættelse af øvrige nøglemedarbejdere, krisehåndtering mv. Ledende halinspektør varetager sekretærfunktionen for Bestyrelsen og betjener professionelt bestyrelsen med oplæg, indstillinger og dokumentation af resultater og økonomi. Ledende halinspektør varetager daglig drift og udvikling: Personaleledelse, herunder relevant udvikling af medarbejderne Ledende halinspektør ansætter og afskediger personale Praktisk tilrettelæggelse af åbningstiden, ferielukninger, lukningsperioder mv.. i tæt dialog og samarbejde med brugerråd Indgåelse af indkøbsaftaler, drifts- og serviceaftaler mv. samt opsigelse af disse Rapportering af daglig drift Alle henvendelser om drift fra Bestyrelsen og Brugerråd sendes via ledende halinspektør, Administrationen udarbejder procedurer for henvendelser. Lejremodel 2.0 side. 7 af 7