Bilag 2 Udkast til Serviceaftale Side 1 af 16
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Aftalens parter 4 2. Definitioner 5 3. Formål 6 4. Varighed 6 5. Omfang af udstyr dækket af aftalen 6 6. Parternes samarbejde, oplysnings- og vejledningspligt 6 7. Ændringshåndtering 7 8. Pris 7 9. Betalingsbetingelser 7 10. Leverandørens garantier 8 11. Tredjemandsrettigheder 9 12. Misligholdelsesformer 10 13. Misligholdelsesbeføjelser 10 14. Opgørelse ved ophævelse 12 15. Erstatningsansvar 12 16. Force Majeure 13 17. Konkurs m.v 13 18. Tavshedspligt 13 19. Overdragelse af nærværende aftale 14 20. Lovvalg og værneting 14 21. Fortolkning 15 Side 2 af 16
22. Underskrifter 16 Side 3 af 16
1. Aftalens parter 1.1 Nærværende aftales parter er, Roskilde Universitet Universitetsvej 1 DK-4000 Roskilde SE/CVR-nr: 29 05 75 59 der i det følgende benævnes Kunden og omfatter hele Kundens organisation. Kunden er aftalepart overfor, [Leverandør] [Adresse] [Postnummer + by] [CVR] der i det følgende benævnes Leverandøren Leverandøren og Kunden aftaler hermed, at nærværende serviceaftale på selvbetjeningsautomater, ved parternes underskrivelse, supplerer leveranceaftalens bestemmelser og derved indgår som en del af selve Aftalen. Side 4 af 16
2. Definitioner 2.1 De anvendte definitioner i nærværende aftale er anført nedenfor: Aftalen betyder nærværende aftale med tilhørende bilag samt eventuelle ændringer deri, idet bilag og ændringer er en integreret del af aftalen. Arbejdsdag betyder alle dage bortset fra lørdage, søndage, officielle danske helligdage, 1. januar og 24. december. I denne aftale anses Grundlovsdag og 1. maj for arbejdsdage. Dag betyder kalenderdag. Dokumentation betyder et hvert skriftligt eller elektronisk dokument, der er nødvendigt for at kunne anvende, udbygge, integrere, drifte, fejlafhjælpe og løbende vedligeholde det leverede. Enheder betyder en selvstændig del af udstyr eller programmel, f.eks. RFID-læse/skriveplade eller software. Fejl og mangel betyder at det leverede enkeltvis, integreret eller i en helhed savner egenskaber, som af Kunden må anses for tilsikrede og som Kunden med rimelighed har grund til at forvente, herunder, men ikke begrænset til, at det leverede (i) (ii) (iii) (iv) skal kunne anvendes til Kundens særlige og tilsigtede formål ikke svarer til den betegnelse hvorunder det er solgt ikke lever op til de oplysninger som Leverandøren har givet og/eller det leverede i øvrigt er af en anden og/eller ringere beskaffenhed eller brugbarhed end den efter de foreliggende omstændigheder skulle være. Fyldestgørende levering betyder, at leverancen er leveret i rette kvalitet og kvantitet samt på rette tid og sted. Leveringsadresse betyder de(n) af kundens adresse(r), hvor den konkrete bestilling skal leveres. Leveringsdagen betyder den dag, hvor leverancen præsteres dvs. hardware og programmel leveres til kunden på dennes leveringsadresse. Levering anses for sket, når kunden skriftligt har godkendt modtagelsen heraf. Leveringstidspunkt betyder det tidspunkt en opgave skal færdiggøres i henhold til en bestilling. Side 5 af 16
Meddelelse betyder skriftlig kommunikation afgivet til kunden Part eller Parterne betyder, ud fra den konkrete sammenhæng, kunden, leverandøren eller begge. 3. Formål Formålet med serviceaftalen er: - At forstærke selvbetjeningsautomaternes driftssikkerhed ved at sikre drift og vedligeholdelse af det leverede system. 4. Varighed 3.1 Aftalen løber fra overtagelsesdagen og 4 år frem. Aftalen kan af Kunden forlænges 2 x 12 måneder. Kunden varsler forlængelse af aftalen, 3 måneder før udløb. 3.2 Uanset ophør af aftalen er leverandøren fortsat forpligtet til at fuldføre påbegyndte opgaver på aftalens vilkår og i henhold til indgåede bestillinger herom 5. Omfang af udstyr dækket af aftalen 5.1 Udstyr, som specificeret i kontraktbilag D1 Specificering af leveret udstyr, er omfattet af aftalen, og vil således være genstand for drift og vedligeholdelse i hele serviceaftalens løbetid: 5.2 Leverandøren skal levere service, i overensstemmelse med de angivne mål, som beskrevet i Kontraktbilag E Tilknyttede ydelser. 6. Parternes samarbejde, oplysnings- og vejledningspligt Samarbejde 6.1 Parterne forpligter sig til aktivt og loyalt at samarbejde om aftales opfyldelse. Oplysningspligt 6.2 Leverandøren og dennes personale skal sikre, at der eksisterer eller bliver etableret rutiner, således den fornødne udveksling af oplysninger samt koordinering af aktiviteter for planlægning, leverancer samt teknisk afklaring kan gennemføres. Side 6 af 16
6.3 Kunden skal, i det omfang det er relevant for aftalens opfyldelse, på anfordring give leverandøren fyldestgørende oplysninger om kundens forhold. 6.4 Konstaterer leverandøren uhensigtsmæssigheder for kunden i forhold til en leverances omfang eller udfaldskrav og/eller ved forhold hos kunden, der kan have betydning for kundens udbytte af Leverancen, skal leverandøren straks gøre kunden skriftligt opmærksom på dette, herunder komme med forslag til ændring af leverancen, dog under de til enhver tid gældende udbudsregler. 7. Ændringshåndtering 7.1 Tillæg til eller ændringer til aftalens vilkår kan alene ske ved skriftlig aftale mellem parterne og inden for rammerne af gældende udbudsregler. Sådanne aftaleændringer eller tillæg skal fremgå af et ændringsprotokollat, der underskrives af parterne, og som herefter indgår som en integreret del af aftalen. 7.1 Ændringer eller tillæg til nærværende aftale kan alene indgås med Roskilde Universitet, Roskilde Universitetsvej 1, DK-4000 Roskilde. 8. Pris Serviceaftalens årlige omkostning er som specificeret i Kontraktbilag C - Tilbudsliste. Prisen er fast i aftalens løbetid og inkl. alle skatter og andre afgifter undtaget moms. 9. Betalingsbetingelser 9.1 Fakturering finder sted efter fyldestgørende levering. Side 7 af 16
9.2 Enhver fakturering skal ske gebyrfrit og uden omkostninger for kunden samt fremsendes elektronisk til kunden via OIOUBL, jf. bestemmelserne i lov nr. 354 af 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning mv. 9.3 Fyldestgørende faktura skal som minimum indeholde følgende oplysninger: EAN nr. Stednummer: Fakturadato, Faktureringsnummer, Ordrenummer, Opdateret specifikation af det indkøbte med priser og varenumre, Bestiller og betalingsenhed hos kunden, Kontaktperson hos Leverandøren og Parternes respektive CVR-numre. 9.4 Såfremt forhold hos leverandøren eller fakturaen gør, at kunden ikke er i stand til at betale via elektronisk overførelse, kan kunden ikke gøres ansvarlig for manglende betaling med efterfølgende morarente og/eller væsentlige misligholdelsesbeføjelser til følge. 9.5 Betaling forfalder plus 30 kalenderdage efter modtagelse af fyldestgørende og specificeret faktura. 9.6 Konstaterer kunden, at leverandørens faktura ikke opfylder kundens krav om fyldestgørende faktura efter ovenstående anvisning, udskydes forfalden betaling, indtil det tidspunkt hvor der forelægger kunden en fyldestgørende faktura jf. punkt 9. 9.7 Såfremt kunden betaler for sent, er leverandøren, fra forfaldsdato berettiget til morarenter i henhold til rentelovens 5. 9.8 Fakturering og betaling forudsætter levering af mangelfrie ydelser. Er der fejl og/eller mangler ved leverandørens ydelser, kan en forholdsmæssig del af beløbet holdes tilbage, indtil pågældende fejl og/eller mangel er udbedret. Kunden kan endvidere helt eller delvist honorere udstedte fakturaer ved en erklæring om modregning af forfaldne bøder, erstatningskrav eller andre tilgodehavender hos leverandøren. Resten af fakturabeløbet skal betales forudsat, at leverancen ikke er uanvendelig for kunden. 10. Leverandørens garantier Garantiens indhold 10.1 Leverandøren garanterer, at leverancer opfylder nærværende aftales omfang og formål, herunder de mellem kunden og leverandøren aftalte minimumskrav, krav og optioner, som angivet i aftalens bilag. Side 8 af 16
10.2 Leverandøren garanterer at leverancer er fri for fejl og mangler. 10.3 Leverandøren garanterer, at leverandørens leverancer overholder de relevante lovkrav i Danmark. Justering for nye lovkrav opstået efter aftalens indgåelse følger den aftalte procedure for ændringshåndtering. 10.4 Leverandøren hæfter for sine egne underleverandørers leverancer af udstyr, programmel, og øvrige tjenesteydelser, samt vedligeholdelse efter aftalen på ganske samme måde som for sine egne forhold. Garantiperiode Side 9 af 16
10.5 Garantiperioden andrager 12 måneder, der begynder ved fyldestgørende levering til kundens adresse, medmindre leverancen er underlagt test. 10.5.1 Ved leverancer, som er underlagt test påbegyndes garantiperioden på dagen for kundens godkendelse af overdragelsestest. 11. Tredjemandsrettigheder 11.1 Leverandøren garanterer, at dennes ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder patienter og ophavsrettigheder. 11.2 Leverandøren skal holde kunden fuldt skadesløs i forbindelse med sådanne krav fra tredjemand, der måtte blive tilkendt en sagsøger, herunder sagsomkostninger og udgifter til kundens advokat. Får tredjemand medhold i en sag om krænkelse af dennes ret, skal leverandøren frit afhjælpe manglen i det leverede til kunden ved at sikre korrekt clearing, ændre eller erstatte sine ydelser i forbindelse med levering til kunden ved at sikre korrekt clearing, ændre eller erstatte sine ydelser i forbindelse med leverancen. 12. Misligholdelsesformer Forsinkelser 12.1 De aftalte servicemål for leverandøren fremgår af Kravspecifikationen samt Kontraktbilag E- Tilknyttede ydelser. 12.2 Overskrides servicemålene for en enkelt delleverance anses forholdet som en væsentlig misligholdelse af en delleverances forpligtigelser, hvorefter kunden kan gøre sine misligholdelsesbeføjelser gældende, jf. punkt 13, medmindre kunden forinden skriftligt har accepteret forsinkelsen. Mangler 12.3 Der foreligger en mangel, såfremt der konstateres en uoverensstemmelse mellem det i aftalen med bilag specificerede og det af leverandøren faktisk leverede, eller såfremt det leverede ikke er som kunden med rette kunne forvente ved levering fra en professionel. 12.4 Der foreligger en mangel, hvor en leveret ydelse ikke overholder de af leverandøren givne garantier, jf. punkt 10. 12.5 Følgende forhold, dog uden at nedenstående opremsning skal opfattes som udtømmende, anses altid for væsentlige mangler: Leverandørens ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører, eller indtræden af andre omstændigheder, der bringer aftalens rette opfyldelse i alvorlig fare, Hvis mangler påberåbt i garantiperioden medfører, at kunden ikke med rimelighed kan udnytte leverancen eller en væsentlig del af denne, og leverandøren enten be- Side 10 af 16
kræfter, at afhjælpning er udsigtsløs, eller manglerne ikke er afhjulpet 15 arbejdsdage efter kundens afsendte reklamation. 13. Misligholdelsesbeføjelser Afhjælpning af mangler 13.1 Enhver konstateret mangel ved leverandørens leverancer skal afhjælpes straks. Leverandøren skal uden yderligere vederlag afhjælpe manglen, eventuelt ved levering af ny ydelse, supplerende ydelser, dokumentation og/eller konsulentbistand. 13.2 Afhjælpning af mangler skal mindst omfatte identifikation af fejl og/eller mangler, samt rettelse af pågældende fejl og/eller mangler straks. Arbejdet med afhjælpning skal overholde leverandørens garantier, samt hvad kunden med rette kan forvente af en professionel. 13.3 Kan en fejl og/ eller mangel ikke afhjælpes straks, specificerer kunden en særskilt tidsfrist på baggrund af kundens behov for en funktionel realydelse (minimum 15 dage), inden for hvilken leverandøren skal have foretaget afhjælpning. Leverandøren skal i denne periode som minimum anvise en relevant mulighed for omgåelse af pågældende fejl og/eller mangel, så leverancens brug forstyrres i mindst muligt omfang. 13.4 Såfremt leverandøren ikke har afhjulpet problemet indenfor den af kunden specificerede tidsfrist, anses forholdet for væsentlig misligholdelse, hvorefter kunden efter eget valg er berettiget til at hæve aftalen. 13.5 Kunden forbeholder sig retten til et afslag i serviceaftalens årlige omkostning i forhold til mangelfulde eller forsinkede leverance(r). Afslaget skal være proportionelt i forhold til omkostningens størrelse og kundens gener, således kan afslaget vokse ved vedvarende forsinkelser eller manglende afhjælpning af fejl. 13.6 Konstaterer leverandøren, at en af leverandørens ydelser ikke kan udføres som aftalt, skal leverandøren straks meddele kunden dette skriftligt. Meddelelsen skal angive årsag til problemet og så vidt muligt angive hvis og hvornår ydelsen kan udføres. Leverandøren skal gøre sit bedste for at forhindre eller reducere problemet. 13.7 Vedrører en fejl og/eller mangel tredjemands produkter og/eller ydelser, indestår leverandøren for alle fejl og/eller mangler. Leverandøren følger op på manglen overfor tredjemand, og når manglen er afhjulpet af tredjemand og modtaget af leverandøren, skal fejlrettelsen af leverandøren straks implementeres i produktet. Fejl og/ eller mangler i tredjemands produkter og/ eller ydelser udvider ikke perioden inden for hvilken fejl og/ eller mangler skal være rettet. Side 11 af 16
Ophævelse 13.8 I tilfælde af væsentlig misligholdelse er kunden berettiget til straks at ophæve aftalen helt eller delvist efter kundens valg. 13.8.1 Gentagne forsinkelser af delleverancer, vil kunne betragtes som en væsentlig misligholdelse af aftalen, hvorefter kunden er berettiget at ophæve hele aftalen, såfremt endnu en forsinkelse af en delleverance finder sted inden for en ved skriftlig varsel angivet periode. 14. Opgørelse ved ophævelse 14.1 Ved ophævelse opgøres parternes mellemværende efter dansk rets almindelige regler, herunder med respekt af (i) den aftalte ansvarsbegrænsning, og (ii) de almindelige regler om tabsbegrænsningspligt. 14.2 Ved kundens berettigede ophævelse skal parterne i det omfang, dette er muligt og rimeligt, tilbagelevere alt, der er modtaget i forbindelse med de leverancer ophævelsen omfatter. Leverandøren skal herunder straks tilbagebetale alle beløb modtaget for de ydelser, ophævelsen omfatter. 15. Erstatningsansvar 15.1 Hvor andet ikke fremgår af nærværende aftale, er parterne erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelige regler. 15.1.1 Parterne er ikke i noget tilfælde ansvarlige for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab, med mindre tabet er en direkte følge af den anden Parts svigagtige handlinger. 15.2 Kunden har ret til at modregne erstatningskrav mod leverandøren i betalingen i henhold til aftalen, når erstatningskravet enten er anerkendt af leverandøren eller fastslået ved dansk domstol/retlig instans, jf. punkt 20. 15.3 Leverandøren hæfter uden begrænsning for produktansvar efter dansk rets almindelige regler. Side 12 af 16
16. Force Majeure 16.1 Ansvaret for opfyldelse af en forpligtelse bortfalder, i det omfang dens opfyldelse hindres af sådanne ekstraordinære omstændigheder, som den pågældende part ikke har kontrol over, og som parten ikke ved aftalens indgåelse med rimelighed kunne eller burde have forudset og ej heller burde have undgået eller overvundet (Force Majeure). 16.2 Force Majeure omfatter, men er ikke begrænset til, naturkatastrofer, krig, strejke, oprør, sabotage, og eksplosion, dog forudsat at parten ikke ved aftalens indgåelse med rimelighed kunne eller burde have forudset hindringen. 16.3 Sådanne forhold hos en underleverandør kan i forhold til aftalens opfyldelse kun anses for Force Majeure, i det omfang underleverandøren er i en Force Majeure situation, hvis følger for aftalens opfyldelse leverandøren ikke burde have undgået, overvundet eller reduceret. 16.4 Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part skriftligt og uden ugrundet ophold giver meddelelse om årsagen, det forventede omfang og den forventede varighed af den manglende evne til at opfylde dennes forpligtelser. Ved ophør eller ændring af force majeure situationen skal den part, der har haft påberåbt force majeure skriftligt og uden ugrundet ophold underrette den anden part. 16.5 Udskydes, suspenderes eller bortfalder en leverance på grund af Force Majeure, har dette samme virkning for de tilsvarende betalinger. 16.6 Har en force majeure situation haft en varighed således at et aftalt leveringstidspunkt overskrides med 14 arbejdsdage, er den part, der ikke er den forhindrede part, berettiget til at opsige den påvirkede leverance helt eller delvis med et varsel på 5 dage. Såfremt aftalen ikke er opsagt, skal den forhindrede part straks efter force majeure situationens ophør genoptage sine forpligtelser i henhold til aftalen. 17. Konkurs m.v. 17.1 Ved en parts konkurs kan den anden part frit hæve aftalen, i det omfang Konkursloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 11 af 6. januar 2014, ikke hindrer dette. 17.2 Indledes der for en part rekonstruktion efter reglerne i konkursloven kapitel 2-2e, eller viser partens økonomiske forhold sig i øvrigt at være således, at en part må antages at være ude af stand til at opfylde aftalen, kan den anden part frit hæve aftalen. 18. Tavshedspligt 18.1 Parterne samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om den anden parts forretningsforhold, forretningskoncepter, forretningsforbindelser og andre fortrolige forhold, der kommer til deres kendskab ved forberedelse, indgåelse og opfyldelse af aftalen. Side 13 af 16
18.1.1 Tavshedspligten omfatter dog ikke (i) videregivelse med skriftlig tilladelse fra den beskyttede part, (ii) videregivelse, der kræves af en offentlig myndighed i henhold til gældende lovgivning og (iii) videregivelse til brug for løsning af en konflikt mellem parterne. 18.2 Ovennævnte oplysninger må parterne kun opbevare, anvende og formidle som led i nærværende aftales opfyldelse. Opbevaringen skal ske på forsvarlig måde med mindst samme omhu, som den modtagende part anvender på sine egne forretningsforhold. Dette gælder også efter aftalens ophør, uanset om ophør skyldes opsigelse, ophævelse eller andet. 18.3 Leverandørens brug af kunden og/ eller kundens logo i sin markedsføring og eventuel anden brug som en reference kræver forudgående skriftlig aftale i hvert enkeltstående tilfælde. Leverandøren må dog gerne medtage kundens navn på sin generelle referenceliste. Kundens navn omfatter i sådanne tilfælde ikke kundens logo. 19. Overdragelse af nærværende aftale 19.1 Leverandøren må ikke overdrage eller på anden måde overføre rettigheder og forpligtelser under aftalen til tredjemand uden forudgående skriftligt samtykke fra kunden. Dette forhindrer ikke leverandøren i anvendelse af underleverandører på aftalens betingelser. 19.1.1 Roskilde Universitet kan overdrage nærværende aftale, såfremt Roskilde Universitet som organisation overdrages eller sammenlægges med andre private eller offentlige virksomheder. 19.2 Bestemmelserne om overdragelse af aftalen berører hverken (i) eventuelle aftalte begrænsninger i kundens brugsrettigheder, eller (ii) parternes adgang efter aftalen eller dansk rets almindelige regler til at udøve, overdrage og give licens til brug af immaterielle rettigheder. 20. Lovvalg og værneting Lovvalg 20.1 Nærværende aftale er undergivet dansk ret, og hvor andet ikke er anført, gælder dansk rets almindelige regler i parternes indbyrdes forhold. Forhandling Tvister skal søges løst ved forhandling direkte mellem parterne. Den part, der ønsker forhandling, skal meddele dette skriftligt til den anden part med angivelse af, hvori tvisten består. Værneting Såfremt parterne ved forhandling ikke kan nå til enighed, er hver af parterne berettiget til at kræve tvisten indbragt for de almindelige danske domstole med Retten i Roskilde som værneting i 1. instans. Alternativt Side 14 af 16
kan parterne vælge at indbringe tvister for Det Danske Voldgiftsinstitut efter Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut (Copenhagen Arbitration). Voldgiftsretten sammensættes af tre medlemmer. Hver af parterne udpeger en voldgiftsmand. Det tredje medlem, som skal være voldgiftsrettens formand, udpeges af Instituttet. Den indbringende part skal give skriftlig meddelelse herom og om valget af sin voldgiftsmand. Den anden part skal inden fire uger derefter give meddelelse om valget af sin voldgiftsmand. Overskrides denne frist, udpeges denne voldgiftsmand af Instituttet. 21. Fortolkning 21.1 Overskrifterne til bestemmelserne i aftalen er indsat alene af praktiske grunde. Ved fortolkning af aftalen skal der bortses fra disse overskrifter. 21.2 Henvisninger til aftalen eller til en bestemmelse heri omfatter de tilhørende punkter, underpunkter og bilag, der er relevante for den pågældende bestemmelse. 21.3 Bilag samt eventuelle aftalte ændringer deri er en integreret del af nærværende aftale. 21.4 Ved indbyrdes uoverensstemmelse mellem aftalen og/eller dens bilag, skal følgende indbyrdes rangorden og prioritering følges, idet formuleringer i de foranstående dokumenter går forud for formuleringer i et senere anført dokument (i = højeste prioritet, iv = laveste prioritet). (i) Punkterne 1-22 i aftalen (ii) Kravspecifikationen (Kontraktbilag B - Kravspecifikation) (iii) Øvrige bilag (iv) Øvrige aftaleforhold mellem kunden og leverandøren. Side 15 af 16
22. Underskrifter Dato: For Kunde For Leverandøren: ----------------------- ---------------------------- [Navn] [Titel] [Navn] [Titel] ----------------------- ----------------------- [Navn] [Titel] [Navn] [Titel] Side 16 af 16