Møde i Studentersamfundets bestyrelse

Møde i Studentersamfundets bestyrelse Den 14. maj 2014 loen 16.30, Ridderloalet/Wunderbar,. Ordinære medlemmer: Anders Steen Mortensen, Kristoffer Mæng, næstformand Johan Sørensen, asserer ** Pia Gunvald, bestyrelsesmedlem Kristoffer Sundmar, bestyrelsesmedlem Christian Gasberg, bestyrelsesmedlem Tsinat Berhane, bestyrelsesmedlem Christian Wormslev, bestyrelsesmedlem Sanne Ørnfeldt Larsen, bestyrelsesmedlem Anja Lye Borre, Studenterhusets repræsentant Observatører: Michael Trabjerg, Ordfører*Afbud Daniel Seehausen, Erhvervsgruppen*Afbud Stefan Green, SD Studiestartsfestudvalget, Lars og Bandum Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. EnergiNord (ODB) [30 min] 3. Studiestartsfest Billetplan (ODB) [5 min] 4. Studiestartsfest Øonomi (ODB) [15 min] 5. Studiestartsfest Pengehåndtering (ODB) [5 min] 6. Spørgesema til frivillige (ODB) [10 min] 7. Igangværende opgaver (OB) [25 min] 8. Nyt... [30 min] fra en fra de enelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst fra Studenterpolitise Diretion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra Øonomien fra grupper repræsenteret ved mødet 9. Spisning [30 min] 10. Online løsning (ODB) [30 min] 11. Kvartalsregnsab (ODB) [15 min] 12. Evaluering af medlemsmøde (ODB) [10 min] 13. Ny bestyrelse (ODB) [10 min] 14. Kultur Klippeortet (ODB) [5 min] 15. Faceboo (ODB) [5 min] 16. Uanmeldt besøg i Basisbaren (O) [10 min] 17. A&D Festudvalg (ODB) [15 min] Side 1 af 11

18. Sommerfest (ODB) [10 min] 19. Møder sommeren over (ODB) [10 min] 20. Luet Punt (ODB) [10 min] 21. Luet Punt (ODB) [20 min] 22. Luet Punt (ODB) [20 min] Eventuelt Mødeevaluering Billeder af bestyrelsen O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Tsinat Berhane Referent: Anders Mortensen Godendelse af dagsorden Punt 11, 12, 13, 14 flyttes op som nummer 3,4,5,6 Punter: A&D festudvalg tilføjes, Sommerfest tilføjes, Møder sommeren over tilføjes 2. EnergiNord (ODB) [30 min] EnergiNord ommer og holder et oplæg om hvordan Studentersamfundet an udnytte foreningsel til dets fulde potentiale. Gennemgang af hvad ForeningsEl er og hvordan Studentersamfundet an bruge det. Materiale vedrørende forløbet samt nogle brochurer, som an uddeles, bliver gennemgået ved mødet. Informationer vedrørende ForeningsEl for foreningen an ses her: http://www.energinord.d/privat/el/foreningsel-foreninger. For underne i ForeningsEl, læs: http://www.energinord.d/privat/el/foreningsel-under.aspx. Studentersamfundets bestyrelse beslutter at ForeningsEl er et oncept, som man vil arbejde videre med. 3. Studiestartsfest - Billetplan (ODB) [5 min] Motivation: Studiestartsfest Udvalget Billetsalgsplan for Studiestartsfest 2014 Nu har vi ørt lidt frem og tilbage i forhold til hvordan vi gør med selve billetsalget. Der er en plan i vær indtil d. 26/5. Men resten af forløbet sal gerne ortlægges med en endelig plan. Der er fatorer såsom åbning/luning af webshop, start af billetsalg til nye studerende i henhold til rushåndbogen og ferieluning af ontoret. Derudover sal der også tages stilling til om billetterne til Tutorerne tages fra puljen til de gamle studerende eller de nye studerende. Vi vil fra Studiestartsfest Udvalget gerne Side 2 af 11

opfordre til at vi tager Tutorernes billetter ud fra de nyes da disse inludere mad. - Hertil vil vi også gerne hører hvad planen er i forhold til hvordan vi hjælper tutorerne til at øbe den orrete billet. Billetplanen an ses som bilag. 1. del: Godendelse af billetplanen Billetplanen godendes, med forbehold for eventuelt at unne påføre loeslet ved 01/09 l Billetsalget luer helt. 2. del: Hvordan bliver billetter solgt til tutorer? Sal billetterne til disse tages fra puljen for gamle eller nye studerende? Studiestartsfestudvalget opfordres til at tage med til tutorseminarerne, for at sælge og gennemgå hvordan billetsalget foregår online. Billetter til tutorer sal tages fra puljen med billetter til nye studerende. 4. Studiestartsfest - Øonomi (ODB) [15 min] Motivation: Studiestartsfest Udvalget Besparelse ved at bestille mindre mad, end billetter Som vi også ort løftede sløret for under sidste møde, vil vi gerne prøve at sabe en besparelse af Studiestartsfest 2014, ved at øbe mindre mad end vi sætter spisebilletter til salg. Vi har revideret vores plan for hvordan vi holder øje med at det un er personer med madbilletter som får mad. Også selvom nye studerende sulle få en billet uden mad. Det vi sal have jer til er at tage stilling til om dette er noget vi sal forsøge os med, da det an lave en forholdsvis stor besparelse. Budget for Studiestartsfest 2014 - Se bilag. Martin Bandholm har udvilet et budget som han vil fremlægge til godendelse. 1.del: Bestyrelsen sal beslutte hvorvidt det an godendes, at Studiestartsfestudvalget indøber mad til 3450 personer, frem for de 3950, der er plads til. Bestyrelsen opfordrer Studiestartsfestudvalget til, at der fremadrettet laves noget mere statisti over esempelvis hvor meget mad, der går til spilde (dette vil unne give fremtidige udvalg bedre mulighed for, at tage en beslutning baseret på noget onret). Umiddelbart lyder 500 personer som mange personer at sære fra. Det foreslås at der gåes 300 uverter ned frem for 500 uverter. Det an være et problem, givet at der bliver udsolgt, at der ie er mad no - dette vil unne give et dårligt indtry af Studentersamfundet til de nye studerende, da det er her, de møder Studentersamfundet første gang. Bestyrelsen beslutter at der sal særes med 300 uverter i mad i forhold til 3950. 2. del: Jf. 1. del af punt 4. ændres antallet af personer, der sal have mad, til 3650. Budgettet an ses som bilag. Budgettet godendes af bestyrelsen. 5. Studiestartsfest - Pengehåndtering (ODB) [5 min] Motivation: Studiestartsfest Udvalget Vi har problemer med at finde no personer til at håndtere danort automater og penge Side 3 af 11

(billetsalg i døren), da disse personer også sal være personer vi an stole på. Derfor vil vi gerne vide om bestyrelsen har lyst til at hjælpe med disse poster, eller selv ender nogen som unne sættes på disse poster? Studentersamfundets bestyrelse tager ie stilling til dette punt, det er Studiestartsfestudvalgets beslutning. Bestyrelsen vil gerne støtte Studiestartsfestudvalget med at finde frivillige til at hjælpe i døren. 6. Spørgesema til frivillige (ODB) [10 min] Motivation: Anders Mortensen Daniel Thiilborg har fremsendt sit spørgesema til frivillige i Studentersamfundet. Da bestyrelsen tidligere har godendt, at dette vil blive sendt ud til alle vores frivillige under den forudsætning, at bestyrelsen måtte gennemse undersøgelsen først. Derfor sal bestyrelsen gennemgå spørgesemaundersøgelsen. Spørgesemaet an findes på følgende lin: https://docs.google.com/forms/d/1pdefpdqu_ijo9dtm9yiaabseyy_npfyiz1_cuop6s8o/viewform?usp= send_form Bestyrelsen godender spørgesemaet til frivillige. Anders sender ud på Intern -listen. Daniel vil formulere en srivelse, som sal medfølge mailen. 7. Igangværende opgaver (OB) [25 min] Visitort Sulle omme d. 20 maj. Kasseapparat Intet nyt. Møde d. 21 maj. Nyhedsmail Kommuniationsgruppen overtager arbejdet med at udarbejde nyhedsmailen. Hall of Fame Status quo. Webshop Se punt Sommerfest Se punt (Flere igangværende opgaver er punter) 8. Nyt... [30 min] fra en Indsats for at Ph.D studerende (hovedsageligt på medicin) an påbegynde deres Ph.D før endt andidat. 4+4 model, evt. 3+5 så alle an bruge det Side 4 af 11

Studieprati; ie studerende ommer på besøg på AAU, oster 350.000, ish., rapporter viser det er en god idé Møde med minister Indtryet er, at den 4 års bachelor model, er en idé, der ie bliver gennemført Ministeren ønser øget fous på, om underviserens status; er underviseren god, formidlingsevne etc. Der var meget fous på, hvordan man måler valitet og relevans man har endnu ie fundet en model, der er holdbar fra de enelte bestyrelsesmedlemmer - siden sidst Christian Wormslev Forbereder studiestart Tutor tilmelding Kontat til leverandører og rusoordinatorer Tutor-trøjen er næsten færdiglavet De sidste datoer mangler Kristoffer Mæng København Tager til CPH torsdag i næste uge med seretariatet, for at afholde møder og understøtte bestyrelsen i CPH. Slusen Har fået ny bestyrelse, med en 2 ud af 4 personer ud af 25 år. Esbjerg To bestyrelsesmedlemmer har udtrådt grundet uenigheder med Studentersamfundets formål Er i gang med at arrangere studiestartsfest Johan Sørensen Se punter Kristoffer Sundmar UPF møder Vedtagede politipapirer omring 4+1 bachelor model, retsrav og dimensionering Forberedt papir omring hvorfor, det er en god idé at være en gruppe i S et Tsinat Berhane Kontinuerlig ontat med bestyrelserne i barerne Møde med OnePint og Carlsberg er i forberedelsesfasen Møde med RedBull Initierende ontat med RedBull omring et eventuelt samarbejde med organisationen som helhed Christian Gasberg Har lavet webshop - se punt Forsøger at sabe ontat med ommuniationsgruppen Sanne Larsen Er afventende overfor arbejdsopgaver. Side 5 af 11

Pia Gunvald Arbejder på Camp Carnivals hjemmeside Samarbejdet med Aalborg Kommune ang. Aalborg Regatta fortsætter Centraladministrationen har efterspurgt prisliste til deres sommerfest, denne vil Pia udarbejde i samarbejde med bestyrelsen fra Studenterpolitise Diretion Koordinatoropslag til valget er blevet lavet Antallet af oordinatorer er ie endeligt fastlagt, afhænger af ansøgerne Valgstrategi og studiestart er også påbegyndt Torsdag d. 15. maj tager 2 repræsentanter fra SD til København for at mødes med Studentersamfundet CPH omring politi på AAU CPH. Den uddannelsespolitise ordfører har udsendt en pressemeddelelse ang. DSF demonstration. fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra Øonomien Se punt. fra grupper repræsenteret ved mødet Jagtforening Afholder arrangementer løbende, bl.a. et omring buejagt. Faultetsrådet ved det tenis naturvidensabelige faultet Vetor er i gang med at nytæne mødestruturen, da der ie duer no interesserede personer op. Planlægger at øge samarbejdet med tutorer og schooler, så de nye studerende an blive engagerede. 9. Spisning [30 min] Så er der føde. Der tages ie referat til dette punt. 10. Online-løsning (ODB) [30 min] Motivation: Christian Gasberg Den nye online-løsning er færdig, og er ved at blive gennemgået. Gasberg vil derfor gennemgå løsningen for bestyrelsen. Og orientere om udastet til en planen for implementeringen af det nye system. Denne sal herefter disuteres og nøgle datoerne vedr. luning af nuværende løsning og åbning af den nye sal herefter besluttes således at planen an færdiggøres. Side 6 af 11

Webshoppen er nu blevet udvilet. En foreløbig implementationsplan er blevet udarbejdet, og Gasberg holder indtil videre tidsplanen der følger implementationsplanen. De fejl der stadig er på shoppen er i gang med at blive fundet, og bliver forhåbentlig rettet jf. implementationsplanen. Se implementationsplanen under bilag for yderligere information. Studentersamfundets bestyrelse godender implementationsplanen. Pause [5 min] 11. Kvartalsregnsab (ODB) [15 min] Gennemgang af vartalsregnsabet fra assereren. Se foreløbigt vartalsregnsabet i bilag for yderligere information. MOMS afregning ca. 70.000,- r. 12. Evaluering af medlemsmøde (ODB) [10 min] Motivation: Anders Mortensen Medlemsmødet evalueres. Herunder det forholdsvis ringe fremmøde. Bestyrelsen synes det er meget sidt, at der ie mødte flere op til medlemsmødet. Gode reationer fra fremmødte til medlemsmødet. Dette (fremlæggelse af øonomi og strategi) burde være noget man også gjorde fremover. Kommuniationsgruppen høres ad, om de har nogle input til hvordan man an sprede ordet omring mødet. I Studentersamfundet har der været en tendens til, at medlemsmødet ie har været et spændende indslag i medlemmernes hverdag, men derimod blot et værtøj for bestyrelsen til at indsupplere medlemmer til bestyrelsen. Dette er noget, som man, ved ontinuerligt at have andre elementer i medlemsmødet, an styre. Den ommuniationsansvarlige i bestyrelsen (Christian Gasberg) påtager sig en del af sylden for den manglende opmærsomhed omring arrangementet, da det havde været muligt, at sabe større opmærsomhed omring det. Dette er et fortsat arbejdsområde for ommuniationsgruppen og den ommuniationsansvarlige. 13. Ny bestyrelse (ODB) [10 min] Motivation: Anders Mortensen Da der er ommet et nyt bestyrelsesmedlem, sammensættes bestyrelsens arbejdsopgaver på ny, så der tages højde for alle parter. Samarbejdsoordinator: Sanne Ørnfeldt Larsen Først og fremmest er der jo selvfølgelig fagforeninger, som er en væsentlig arbejdsopgave, Side 7 af 11

men rigtig spændende. Udover fagforeninger ommer Sanne til at være ontatperson for Festudvalget hvor Lyd og Lys følger, som i princippet begge ører mere eller mindre af sig selv. Men der sal være lidt ontat med dem, så vi som samlet organisation arbejder sammen. Sanner er også ansvarshavende for det månedlige indlæg i Agenda; hvor hun ie selv behøver at srive det, men bare er den, der har ansvaret for at det bliver srevet. Deadline for indlæg til Agenda, er d. 15. i måneden. Artilen "Nyt fra Studentersamfundet"er ca. (4500-6000 anslag inl. mellemrum). Ansvarsområdet ForeningsEl falder også ind under Sanne. Gigantium har vi et samarbejde med og dette sal også plejes. Her handler det hovedsageligt om, at vi sal bruge nogle fol til at passe vores sportsfaciliteter samt at planlægge AAU-Dåb efter studiestarten. 14. Kultur Klippeortet (ODB) [5 min] Hvad gør vi her, der er ie sat noget igang. Kontoret siger vi har undersud på det sidste år. Hvis det er noget vi vil sal det se snart. Beslutning og plan herom sal være fastlægges hvis erhvervsgruppen sal nå at gøre noget som helst. Der disuteres hvorvidt at aftalen med ulturlippeortet fortsat sal benyttes. Selve lippeortet med tilbud på ulturelle oplevelser er en rigtig god idé, da Studentersamfundet ønser at tilbyde en bred portefølje af tilbud. Hvis aftalen fortsat sal benyttes sal der bruges energi på at sabe opmærsomhed omring dette og måse sal måden systemet fungerer på også revideres, således det øonomis set også an give et bedre afast end i de forrige år. Bestyrelsen beslutter, at lippeortet bibeholdes. Tsinat og Kristoffer Mæng arbejder videre med Kultur lippeortet - de vil bl.a. inddrage bestyrelsen, erhvervsgruppen og andre relevante personer. 15. Faceboo (ODB) [5 min] Motivation: Gasberg På bestyrelsesmødet d. 2/4-2014 vedtog bestyrelsen følgende guideline for administrator-roller på faceboosiden: Fremadrettet er rollerne på faceboo siden følgende: Forvaltere: den faceboo ansvarlige fra bestyrelsen (Gasberg), formanden (Anders) Indholdsstiftere: Kommuniationsgruppen, Ordstyrere: Studentersamfundets bestyrelse, uddannelsespolitis ordfører I denne er der ie taget højde for større events såsom studiestartsfesten, hvorfra studiestartsfest udvalget har fremsendt forespørgsel om at blive ordstyrer på faceboo-siden, således at de an besvare spørgsmål på vegne af Studentersamfundet, primært på eventet for studiestartsfesten. Bestyrelsen sal derfor beslutte om der sal ændres i den vedtagne guideline, således at Side 8 af 11

der fremadrettet an gives lejlighedsvise ordstyrer-roller til andre end de først besluttede, således at f.es. PR-ansvarlige fra større events an besvare spørgsmål på vegne af Studentersamfundet. Studentersamfundets bestyrelse beslutter den ommuniationsansvarlige og ommuniationsgruppen varetager opgaven med eventuelle lejlighedsvise ordstyrer-roller. Bestyrelsen har fuldt ud tillid til ommuniationsgruppens varetagen af denne opgave. Pause [5 min] 16. A&D Festudvalg (ODB) [15 min] Motivation: Ole Allin Vi har for nyligt på Aritetur og Design haft generalforsamling og i den forbindelse nedsat en festforening og en bestyrelse her i. Jeg har været så heldig at blive valgt som formand. Jeg har været ved at undersøge hvordan vi har mulighed for at arrangere de bedste og de billigste fester for alle de studerende på Aritetur og design, muligvis også de andre studieretninger i den nye loaler på Randsburggade. Igennem Miel Bonde, der arbejder med noget lyd og lys for Studentersamfundet, har jeg fået nys om at der er en del fordele ved at blive oprettet som en gruppe under Studentersamfundet, så som mulighed for billige eller gratis loaler og DJ, udstyr og lignende. Vi unne i AD-Fest13 rigtig godt tæne os at arbejde sammen med jer og håber i vil imødeomme vores ønse, det vil være en æmpe hjælp til organiseringen af nogen fede fester for de studerende. Miel fortalte i forbindelse med de andre ting også omring jeres bestyrelses møde i morgen, så hvis i inde da, har behov for yderligere information omring vores forening eller vores fremtidige planer er i meget velommen til ontate mig på mail eller telefon 28102167. Med venlig hilsen Ole Allin Egebæ - AD-Fest13 Det anses som værende en rigtig god idé, at man har nogle grupper, der arbejder for at højne studiemiljøet på AAU. Studentersamfundets bestyrelse er opmærsom på de problematier, der an være i forhold til det allerede esisterende festudvalg og Studentersamfundets arrangementer. Det vil være en fordel med nogle fester loaliseret i midtbyen. Derudover vil fremtidsaspetet unne influere seretariatet, da, såfremt der oprettes rigtig mange flere grupper, tiden brugt på seretariatsarbejde vil stige marant. Studentersamfundets bestyrelse vil opfordre AD-Fest13 til at deltage i et møde, hvor nogle fra bestyrelsen, festudvalget og andre relevante parter, ville blive inviteret. Sanne og Tsinat vil i samarbejde varetage denne opgave. 17. Sommerfest (ODB) [10 min] Vi sal have arrangeret noget fest :-) Side 9 af 11

Johan udsender indaldelsen d. 15. maj. er booet d. 28. juni. Anders og Kristoffer Sundmar afholder sommerfest. 18. Møder sommeren over (ODB) [10 min] Hvornår sal vi have bestyrelsesmøder i løbet af sommeren? Mødeplan for bestyrelsen: 28/5 11/6 25/6 Ferie 6/8 20/8 27/8 3/9 19. Uanmeldt besøg i Basisbaren (O) [10 min] Fredag d. 09/05/14 har Revisor og Anne udført uanmeldt besøg i Basisbaren. Lena og Johan var med som observatørere. Orientering om forløbet. Forløbet er blevet orienteret omring. 20. Luet Punt (ODB) [10 min] Der tages ie offentligt referat til dette punt. 21. Luet Punt (ODB) [20 min] Der tages ie offentligt referat til dette punt. 22. Luet Punt (ODB) [20 min] Der tages ie offentligt referat til dette punt. Side 10 af 11

Eventuelt Mødeevaluering Godendelse af referat Billeder af bestyrelsen Der tages nye billeder af Bestyrelsen i grønne polo er Side 11 af 11