KONTRAKTUDKAST Dato: 5. december 2016 Udbudsbilag 6 1 Parterne Mellem Vesthimmerlands Kommune Himmerlandsgade 27 9600 Aars CVR.nr. 2918 9471 herefter kaldet ordregiver Og Leverandør Adresse CVR.nr. herefter kaldet leverandøren Er der indgået aftale vedrørende levering af madservice til hjemmeboende visiterede borgere i Vesthimmerlands Kommune. 2 Aftalegrund 2.1 Aftalens grundlag Denne aftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af 06.12.2016. Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1 Denne aftale 2 Bilag 1 spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 3 Bilag 2 Kravspecifikation 4 Bilag 3 Tilbudsliste 5 Bilag 4 Leverandørens tilbud af xx.xx.2016 6 Bilag 6 Liste over Diæt og specialkost Hvis der er uoverensstemmelse mellem aftalen og bilagene, går aftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for det senere nævnte bilag. 2.2. Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse i aftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne aftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlig grænser. 2.3 Underleverandører Såfremt leverandøren ønsker at anvende underleverandører til opfyldelse af denne aftale, kan dette udelukkende ske efter godkendelse af ordregiver. Leverandøren er ansvarlig for, at eventuelle underleverandører opfylder de samme krav og forpligtelser, som påhviler leverandøren. 3 Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 1/2 2017 til den 31/1 2019. Aftalen er uopsigelig for tilbudsgiver, jf. dog pkt. 14. Vesthimmerlands Kommune. Himmerlandsgade 27. 9600 Aars. Tel. 99 66 70 00. www.vesthimmerland.dk
Ordregiver skal have mulighed for at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, såfremt Byrådet beslutter, at de nævnte centre fremtidig skal producere maden selv til deres beboere. Aftalens første 6 måneder betragtes som en prøveperiode. I denne periode kan ordregiver opsige aftalen med 1 måneds varsel, hvis leverandøren ikke opfylder mindstekrav og betingelser for aftalen. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene og klagenævnet eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren aftalen, erklærer aftalen for uden virkning, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe aftalen til ophør, kan aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. 4 Rammeaftalens omfang 4.1 Omfang Denne rammeaftale omfatter levering af køle/vakuum mad til 3 af kommunens plejecentre samt borgere i kommunes dagcentre på øvrige 3 plejecenter. De 3 plejecentre er beliggende: Plejecenter Solvang, Gislumvej 39, 9600 Aars Plejecenter Østermarken, Østre Boulevard 5, 9600 Aars Plejecenter Kærbo, Østerled 4, 9681 Ranum Dagcentrene er beliggende: Plejecenter Højgaarden, Højgaardvej 10, 9640 Farsø Plejecenter Bøgely, Blindebomsgade 5, 9670 Løgstør Plejecenter Aaglimt, Otto Jørgensens Vej 1, 9620 Aalestrup Ydelserne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3) Rammeaftalen er i overensstemmelse med reglerne i Udbudsloven. Aftalen medfører ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen, da kommunen ikke kender det nøjagtige omfang af aftalen, idet antal beboere kan ændre sig. 5 Samarbejde På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdes evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra aftalens ikrafttræden. 7 Kvalitet 7.1 Generelt De af aftalen omfattede ydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af aftalen samt i aftalens løbetid. Ydelserne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele aftalens løbetid. 7.2 Kvalitetssikring Det forudsættes, at produktion og levering sker i overensstemmelse med gældende lovgivning og anbefalinger, herunder at leverandøren er godkendt af fødevareregionen. Leverandøren forpligter sig til at holde sig ajourført med ny lovgivning indenfor området. Den leverede mad skal ernæringsmæssigt leve op til regningslinjerne i Anbefalingerne for den danske institutionskost Fødevarestyrelsen, 2015. Ordregiver kan vælge en tilfældig uge, hvor leverandøren skal lave en Kontraktudkast Side 2
næringsberegning for alle ugens retter som dokumentation for, at anbefalingerne for dansk institutionskost overholdes. Beregningen sendes til respektive plejecentre. Leverandøren skal have et egenkontrolprogram, som er godkendt af Fødevarekontrollen 7.3 Kvalitetskontrol Ordregiver har fastsat servicemål samt en række krav til kvaliteten af de leverede ydelser. Service- og kvalitetsmålene skal overholdes. Kommunen foretager derfor kvalitetsopfølgning og kvalitetsmålinger. Ordregiver kan til enhver tid udbede sig om næringsberegninger på menuplaner og er til enhver tid berettiget til, uden beregning, at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelse af kvalitets- og produktionskrav. Leverandøren er forpligtet til, på opfordring af kommune, at sende prøver på dagens menu. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at aflægge uanmeldt besøg hos leverandør for at konstatere, om produktionen af madservice foretaget efter de i kontrakten opstillede krav. Kommunen udfører almindelig kvalitetskontrol vedr. bl.a. registrering af brugertilfredshedsundersøgelser Derudover gennemføres stilprøvevis kvalitetskontrol, som indebærer, at leverandøren skal levere de nødvendige oplysninger til brug for særskilte analyser indenfor madservice, herunder løbende fremsende besøgsrapporter fra Fødevareregionen. Ordregiver er til enhver tid, og uden forudgående information, berettiget til at føre kontrol med leverandørens opfyldelse af de indgåede aftaler. Leverandøren er forpligtet til, uden særskilt vederlag, at bistå i forbindelse med sådanne kontrolbesøg. 8 Priser og prisregulering 8.1 Pris Priserne for de ydelser, der er omfattet af aftalen, fremgår af tilbudslisten (bilag 3) Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer. 8.2 Prisregulering Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra aftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter aftalens start og derefter én gang årligt pr. 01.02. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra 01.11.2016 til 30.10.2017. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Prisregulering sker, på foranledning af leverandøren ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Reguleringen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index)/gammelt index) Prisreguleringer skal meddeles til ordregiver seneste 30 dage før reguleringstidspunktet. Hvis der meddeles prisregulering efter dette tidspunkt, kan prisreguleringen alene få virkning for ydelser, der leveres fra efterfølgende måneds leveringer efter ordregiver har modtaget meddelelse om prisregulering. Varsel om prisreguleringer skal sendes til ibr@vesthimmerland.dk Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel-format. Ordregiver skal seneste 7 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele om prisændringen kan accepteres. Kontraktudkast Side 3
8.3 Afgifter Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter aftalen er indgået og som bliver pålagt de af aftalen omfattede ydelser. 8.4 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. 9 Bestilling Bestilling vil ske via leverandørens hjemmeside. 10 Levering 10.1 Leveringsbetingelser Der skal leveres madservice alle årets dage. Leverandøren må ikke aflyse madservice. Levering af køle-/vakuummad eller frostmad skal ske 1 gang om ugen på hverdage i tidsrummet kl. 9.00 17.00. Tidspunkt for levering aftales på de respektive leveringssteder indenfor det angivne tidsrum. Der henvises i øvrigt til Bilag 2 Kravspecifikation pkt. 3. 11 Fakturering Leverandøren skal, i henhold til Lov om Offentlige Betalinger mv. (LBK nr. 798 af 28/6 2007) med senere ændringer samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL fremsende elektronisk faktura til den bestillende enhed. Den elektroniske faktura skal udarbejdes i det fælles offentlige format OIOUBL og fremsendes via en VANS leverandør eller via NemHandel-infrastrukturen OIORASP. Leverandøren skal selv afholde alle omkostningerne ved elektronisk fakturering. Der kan ikke opkræves gebyr af nogen art for elektronisk faktura. Fakturaer skal opfylde gældende lovgivning med hensyn til indhold og udformning. Fakturaer sendes til bestillende afdeling/institution i henhold til EAN-nummer med angivelse af: Udstedelsesdato (fakturadato) Forfaldsdato Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Bestillers navn Varenummer pr. varelinje varenumrene skal være unikke, identiske og i samme format som varenumrene på tilbudslisten Mængde og beskrivelse af de leverede produkter/ydelser. Mængderne skal være identiske med tilbudslistens bestillingsenhed. Skal være udspecificeret pr. leveringsdag.. UNSPSC kode pr. produktlinje hvis leverandøren anvender disse koder Pris enhedspris og totalpris. Enhedspriser skal være fuldstændig identiske med tilbudslisten Leverandøren må kun i det omfang det fremgår af kontrakten, indsætte ekstra varelinjer som f.eks. afgifter, gebyrer, tillæg eller fradrag/rabatter. Alle gebyrer skal angives med varenummer jf. tilbudslisten. Kontraktudkast Side 4
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. 12 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter modtagelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11. Falder sidste rettidig betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 13 Statistik Leverandøren skal på anmodning inden 7 dage levere statistik materiale indeholdende, detaljere oplysninger om, antal portioner opgjort pr. uge, pr. måned og år, pris, om det en standard portion, forret/dessert, diæt- og specialkost. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året. Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere. 14 Leverandørens misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance m.v. Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Ordregiver kan ophæve aftalen helt eller delvist, hvis leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter aftalen eller underliggende aftaler. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af aftalen: Forhold, der er omfattet af udbudslovens 185, stk. 1, nr. 2 Leverandørens ydelser overholder ikke kvalitetskravene i denne aftale, trods én fornyet skriftligt reklamation fra ordregiver. Leverandøren foretager ikke, på trods af én fornyet reklamation, den nødvendige afhjælpning eller omlevering. Enhver forsinkelse. Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller staffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen. Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold. Leverandørens ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører. Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare. Manglende overholdelse af bestemmelsen om kvalitet, jf. afsnit 7. Manglende overholdelse af bestemmelsen om statistik, jf. afsnit 13 Manglende overholdelse af bestemmelsen om etik, jr. afsnit 17 Manglede overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. afsnit 19 Samarbejdsvanskeligheder og manglende overholdelse af samarbejde, jf. afsnit 5 Ovenstående punkter er ikke udtømmende. Kontraktudkast Side 5
I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring om leverandøren. Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne aftale med tilhørende bilag eller ydelser ikke er som ordregiver med føje kunne forvente. Leverandøren har på ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe pågældende mangler hurtigst muligt. Såfremt afhjælpning ikke er mulig, eller leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan ordregiver vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes uden hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen. Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning for tab, som leverandøren måtte påføre ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undtagelser. 15 Force majeure Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af aftalen på grund af force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af aftalen er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlig naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikkeburde have undgået eller overvundet. Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren, jf. ovenstående. Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 7 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer. Hvis opfyldelsen af aftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge af ophæve aftalen. Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt aftalen ophæves på grund af force majeure. 16 Forsikring Leverandøren er i hele aftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 17 Etik Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Kontraktudkast Side 6
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) indenfor rammerne af gældende lovgivning Dansk løn og arbejdsvilkår (ILO-konvention nr. 94) Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde aftalen med en tilsvarende tjenesteydelse, som opfylder aftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende. 18 Overdragelse 18.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser. Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser for denne aftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen. Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne aftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne aftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af aftalen. 18.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlig midler. 19 Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Særligt med hensyn til personoplysninger gælder herudover, at leverandøren er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, herunder at foretage logning, sletning og destruktion af dato og gennemføre interne procedurer, så der til enhver tid sikres fortrolighed om personoplysninger i overensstemmelse med Persondataloven (lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer) og dertilhørende Sikkerhedsbekendtgørelse (bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 med senere ændringer) bestemmelser. Ordregiver kan i den forbindelse pålægge leverandøren at underskrive en databehandleraftale. Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om aftalen eller offentliggøre aftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke. Tavshedspligten er også gældende efter aftalens ophør. Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking. Kontraktudkast Side 7
20 Lovvalg og værneting Aftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG Den Internationale Købelov finder derfor ikke anvendelse på aftalen. Uoverensstemmelser om aftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgifter til mægleren afholdes af parterne i fællesskab. Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting. 21 Underskrifter For ordregiver For leverandøren Underskrift Underskrift Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver Kontraktudkast Side 8