P R O T O K O L fra bestyrelsesmøde i SK Forsyning A/S og dterselskaber Tirsdag, den 17. juni 2014 kl. 16.00 Nordvej 11, Slagelse (Fællesprotokollen) Bestyrelsen: Ole Drost (Formand), Bodil Knudsen (Næstformand), Anders Nielsen, Henrik Brodersen, Troels Christensen, Flemming Erichsen, Villum Christensen, Axel Larsen, Svend Aage Nielsen, Niels Jørgensen, Hanne Kamienski, Jan Jørgensen, Stina Hansen, Erling Stuhr, Malene Boysøe. Fraværende: Villum Christensen, Malene Boysøe, Troels Christensen deltog alene under behandlingen af pkt. 1 og delvist pkt. 8. KPMG kom til stede kl. 16.15, for endelig afrapportering i forhold til Virksomhedsanalysen af SK Forsyning A/S. Dagsorden: TIL OFFENTLIGGØRELSE: 1. Godkendelse af dagsorden og form på samme. 2. Klimilpasningsplan for Slagelse Kommune 3. Forretningsorden for bestyrelsen. 4. Fuldmagtsforhold direktionen m.fl. 5. Revisionsprotokoll vedr. ansvarsforhold, revisionens omfang og rapportering (Tiltrædelsesprotokoll til underskrift). ØVRIGE SAGER: 6. Igangværende og (nært) forestående anlægsarbejder/investeringer. 7. Likviditetsoversigt/budget/analyse selskab for selskab. 8. Den interne virksomhedsanalyse genoptagelse af sag. 9. Henvendelse fra de 5 medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer. 10. Eventuelt. 11. Oplæsning, godkendelse og underskrift af protokoll.
Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden og form på samme. Med henblik på øget åbenhed om arbejdet i bestyrelsen, er denne dagsorden opdelt efter principper, der i vidt omfang er hentet i Lov om kommunernes styrelse. Udgangspunktet er, sager drøftes og behandles med henblik på offentliggørelse i samme form og med samme indhold, som de er behandlet af bestyrelserne. Offentliggørelsen vil finde sted på selskabernes hjemmeside. Opdelingen i sager til offentliggørelse og øvrige sager har til formål, bestyrelsen ved hvert mødes start godkender dagsordenen og sagernes fordeling. Den efterfølgende offentliggørelse, hviler hernæst på den beslutning, som bestyrelserne har truffet. Til afsnittet Øvrige sager henføres sager, som efter formandskabets vurdering skal behandles på en i kommunal forstand lukket dagsorden af hensyn til selskabets interesser samt hensynet til 3.mand og prives forhold i øvrigt. Der skal således som ved alt andet bestyrelsesarbejde særligt rettes opmærksomhed på forhold, hvor en offentliggørelse vil være til skade for de enkelte selskabers forretningsmæssige interesser herunder hensynet til 3. mand og prives forhold. Disse hensyn vil blive søgt iagttaget i de udkast til protokoller, som formandsskabet udsender forud for hvert bestyrelsesmøde. Formanden indstiller: At dagsordenen herunder den ændrede form - godkendes. en godkendt, idet pkt. 8 behandles som det første, efter nærværende punkt. Pkt. 2. Klimilpasningsplan for Slagelse Kommune. På bestyrelsesmødet den 27. februar 2014 blev Slagelse Kommunes klimilpasningsplan behandlet i bestyrelsen. I den forbindelse blev vedlagte høringssvar godkendt. Høringssvaret er fremsendt til Slagelse Kommune. Som nævnte i høringssvaret er SK Forsyning A/S enig i de tiltag, som er nævnt i planen. Der er dog den udfordring, SK Spildevand A/S ikke kan skaffe likviditet til gennemføre den nuværende spildevandsplan uden væsentlige takststigninger alternivt yderligere gældsætning (ud over det loft, som er fastlagt af bestyrelsen). Det er derfor svært se, hvordan der skal skaffes finansiering/likviditet til gennemførelse af den nye plan. Der er derfor i høringssvaret gjort opmærksom på problemet og anmodet om et møde for drøftelse af finansieringen. I skrivende stund ser det desværre ud til, planen godkendes uden, der har været en drøftelse af, hvordan den skal finansieres. Til bestyrelsens orientering kan ligeledes nævnes, der er modtaget en henvendelse fra Slagelse Kommune om, hvorvidt SK Forsyning A/S kan bidrage ekstraordinært til etableringen af de diger, der skal etableres i Korsør i forbindelse med klimilpasningsplanen. 2
SK Forsyning A/S har siden stormfloden i 2006 gennemført store investering i sikring af egne anlæg mod stormflod, da selskabet ikke ville afvente afklaringen om og etableringen af diger. Til orientering kan bl.a. nævnes, varmecentralen på Gasværksvej er sikret mod vandindtrængning, ligesom der er opført en ny koblingsstion på Lilleøvej, hvor soklen er hævet så stionen ikke oversvømmes ved stormflod. Selskabet har ligeledes hævet mange af kabelskabene, således elinstallionerne ikke oversvømmes ved stormflod. Fra direktionens side er der derfor svaret, SK Forsyning A/S vil bidrage til digerne på lige fod med alle øvrige lodsejere. Der ses ingen mulighed eller begrundelse for bidrage ekstraordinært, da selskabet allerede har afholdt mange investeringer for sikre egne anlæg. Den seneste tids deb om spildevandstaksternes niveau synes heller ikke tale for yderligere omkostninger og udgifter, der skal væltes over på bl.a. spildevandskunderne../. Høringssvar vedr. klimilpasningsplanen vedlagt for orientering. Direktionen indstiller: At Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Pkt. 3. Forretningsorden for bestyrelserne. Baggrund I henhold til 15 i selskabernes vedtægter skal bestyrelserne ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv. Ved fremlæggelse af de korrigerede forretningsordener (efter vedtægtsændringer) og godkendelse af disse, er vedtægternes bestemmelser således opfyldt../. Den fremlagte forretningsorden (der i sit indhold er ens for alle selskaber) er korrigeret for så vidt angår bestyrelsernes sammensætning m.m., men i øvrigt uændret i forhold til den seneste bestyrelsesperiode. Forretningsordenerne kan derfor såfremt de kan tiltrædes blot underskrives af den nye bestyrelse. Det indstilles, forretningsordenerne godkendes og underskrives af medlemmerne. Forretningsordenerne blev godkendt og underskrevet. 3
Pkt. 4. Fuldmagtsforhold direktionen m.fl. Af 18 i vedtægterne for koncernens selskaber fremgår følgende: De tegningsberettigede kan udstede skriftlig fuldmagt til et eller flere medlemmer af selskabets direktion til som led i selskabets DAGLIGE DRIFT underskrive deklarioner, servitutter, byrder m.m. på selskabets vegne vedrørende faste ejendomme, der ikke tilhører selskabet, disponere over selskabets bankkonti og i øvrigt disponere i anliggender, der konkret beskrives i fuldmagten. Bestyrelserne, der sad indtil 27. maj 2014, har tidligere meddelt fuldmagt i overensstemmelse med./. nedenstående og den vedlagte fuldmagt. Den nye bestyrelse bedes således taget stilling til, om fuldmagtsforholdene kan videreføres uændret. Med henblik på omsætte vedtægternes ordlyd i praktisk handling, fremlægges med denne sag fuldmagt, der beskriver de bemyndigelser for så vidt angår tegningsretten der tillægges direktionen og driftsorganisionen. Der gøres i denne sammenhæng opmærksom på, der nurligvis i det daglige disponeres i en lang række anliggender, hvor modparten ikke forudsætter involvering af tegningsberettigede i henhold til tegningsretten i vedtægterne. Det ligger i sagens nur, ikke alle daglige dispositioner i en going koncern forudsætter bestyrelsens medvirken. Der kan derfor argumenteres for, der bør foretages en positiv opregning af, hvilke forhold bestyrelsen ønsker involvering i, og som derfor ikke bør indeholdes i en fuldmagt til direktionen eller driftsorganisionen. Her kunne nævnes køb, salg og pantsætning af virksomhedens ejendomme, optagelse af lån og meddelelse af garantier og lignende. Et grundlæggende princip bag hvilke forhold, der bør undtages fra en fuldmagt er, de pågældende aktiviteter og dispositioner har en usædvanlig karakter i forhold til daglig drift og økonomisk eller stregisk har et omfang og en betydning, som kræver bestyrelsens vurdering/godkendelse. Selv sådanne dispositioner kan dog i den praktiske udførelse være uden bestyrelsens interesse i det omfang, der alene er tale om realisering af beslutninger, som hviler på et allerede af bestyrelsen godkendt grundlag. Budgetter, investeringsplaner, særlige projekter o. lign../. I det fremlagte forslag til fuldmagt, som bedes underskrevet af bestyrelsens medlemmer, gives alene fuldmagt til de i vedtægterne to først nævnte forhold. Udvidelse af fuldmagten vil alene komme på tale efter en mere konkret beskrivelse af evt. øvrige anliggender, en nøjere overvejelse og en fornyet drøftelse i bestyrelsen. De angivne anliggender i fuldmagten kan alle rummes under begrebet DAGLIG DRIFT, i den forstand, der er tale om daglige driftsdispositioner af helt sædvanlig karakter, og som foretages med en hyppighed, der er ganske stor, og de ikke selvstændigt og hver for sig har væsentlig betydning for virksomhedens overordnede stregier og målsætninger. Om end de alle nurligvis er et led i efterlevelsen af samme. Direktionen indstiller, den fremlagte fuldmagt underskrives og fuldmagtsforholdene dermed videreføres som de hidtil har været gældende. en godkendt, og fuldmagten blev underskrevet. 4
Pkt. 5. Revisionsprotokoll vedrørende ansvarsforhold, revisionens omfang og rapportering (Tiltrædelsesprotokoll). Siden selskabets generalforsamlingsvalgte revisorer i protokoll deret 1. maj 2013 redegjorde for formålet med og omfanget af revision, er revisorlovgivningen og visse revisionsstandarder blevet ændret. Pa denne baggrund og i overensstemmelse med internionale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, redegøres der i Revisionsprotokollet for revisionen og de opgaver og det ansvar, der i henhold til lovgivningen påhviler henholdsvis revisor og selskabets ledelse (bestyrelse og direktion). Med henblik på formalisere ovenstående ansvarsfordeling m.m., fremlægges./. Tiltrædelsesprotokollet til bestyrelsernes underskrift. Direktionen indstiller, det fremlagte Tiltrædelsesprotokoll underskrives. Tiltrædelsesprotokoll blev taget til efterretning og underskrevet. 5