SOLRØD KOMMUNE IDRÆTSSEKTIONEN/KULTUR OG FRITID NOTAT Emne: Til: Procedure- og tidsplan for fordeling af lokaler og udendørsanlæg i Solrød Kommune Foreningerne i Solrød Kommune Dato: 11. december 2014 Sagsbeh.: Idrætssektionen/Kultur og Fritid Journalnr.: Formålet med den årlige lokalefordeling er, at fordele ledige offentlige lokaler og udendørsanlæg - som kommunen skal stille til rådighed for de folkeoplysende foreninger - på en hensigtsmæssig måde, således at lokalekapaciteten udnyttes optimalt i forhold til de enkelte foreningers behov. Proceduren for lokalefordelingen - med inddragelse af foreningerne - sikrer, at fordelingen sker på demokratisk vis, samtidig med at der fra administrationens side tages hensyn til diverse lovkrav og politisk vedtagne beslutninger, samt vægtes på baggrund af foreningernes medlemstal og aktuelle benyttelse af lokalerne. Procedure- og tidsplan Indendørs lokaler 31. december Frist for ønsker til større arrangementer Den 31. december er sidste frist for foreningerne til at fremsende forhåndsønsker til større arrangementer i hallerne - i weekends og på hverdage. For nærmere præcisering heraf se: Kriterier ved tildeling af timer i Solrød Kommunes idrætshaller og sale anno 2014. Uge 1. - Annoncering Annonce indrykkes i lokale medier og på kommunens hjemmeside, vedrørende lån af kommunale lokaler for den kommende sæson. Desuden sendes annoncen på mail, som en reminder til de foreninger der allerede benytter kommunens haller og lokaler. Annoncen indeholder tidsfrist samt oplysning om, at ansøgningen skal fremsendes til Kultur og Fritid. Lokalefordelingen omfatter lån af skolernes og gymnasiets lokaler, gymnastiksale, træningssalen i SIC, Multisalen i HIC, idrætshallerne og svømmehallen - på hverdage og i weekender. Sagsbehandler: Kultur og Fritid 31. januar Frist for indsendelse af lokaleønsker Ansøgning om lån af lokaler indsendes elektronisk via EG On Kultur & Fritid i perioden fra 3.arbejdsdag efter nytår til 31. januar. For sent indkomne lokaleønsker vil blive behandlet, når den endelige lokalefordeling er færdig. Eventuelle ledige timer vil herefter blive fordelt. http://www.solrod.dk/cms/doks/institutioner/biblioteket/kultur og Fritid/Lokaler og AV-udstyr/Procedure- og tidsplan anno 2014.doc
31. januar Indsendelse af medlemstal + erklæring om indhentning af børneattest Sidste frist for de frivillige foreninger til at indsende medlemstallet for aktive medlemmer pr. 31. december, samt en erklæring om indhentning af børneattester. Medlemstallet vil indgå i Solrød Idræts Unions (SIU) fordelingskriterier i forbindelse med halfordelingen for den kommende sæson. Foreninger der har aktiviteter for børn og unge under 25 år indsender samtidig ansøgning om medlemstilskud. Sagsbehandler: Kultur og Fritid 31. januar Opgørelse af lokaleudnyttelsen Fritid & Kultur udarbejder en samlet opgørelse på baggrund af stikprøvekontroller og brugeroptællinger af lokaleudnyttelsen i indeværende sæson. Opgørelsen indgår i SIU s fordelingskriterier i forbindelse med halfordelingen for den kommende sæson. For sent indkomne medlemstal og/eller erklæringer om indhentning af børneattester fra en forening betyder at indkomne lokaleønsker fra foreningen vil blive behandlet, når den endelige lokalefordeling er færdig. Eventuelle ledige timer vil herefter blive fordelt. Ansvarlig: Fritid & Kultur Uge 6. Udarbejdelse af fordelingskriterier SIU udarbejder, på baggrund af medlemstal pr. 31.12. og opgørelsen over lokaleudnyttelsen i indeværende sæson, en oversigt over hvilke foreninger der bør have mere eller mindre tid i gymnastiksale, træningssale og i hallerne efter kl. 16.00 på hverdage i den kommende sæson. Oversigten sendes til de berørte foreninger til udtalelse. Ansvarlig: SIU s bestyrelse. Sagsbehandler: Idrætskonsulent Uge 7. Foreningernes udtalelser Foreningerne har mulighed for at indsende udtalelser til fordelingskriterier til SIU vedrørende oversigten over hvilke foreninger, der skal have mere eller mindre tid i gymnastiksale, træningssale og i hallerne efter kl. 16.00 på hverdage i den kommende sæson. Kommentarerne skal være SIU/Kultur og Fritid i hænde på en nærmere fastsat dato i uge 7. Ansvarlig: SIU s bestyrelse. Sagsbehandler: Idrætskonsulent Uge 9. Udarbejdelse af forslag til lokalefordeling SIU udarbejder forslag til: o lokalefordeling i gymnastiksale, træningssalen i SIC, Multisalen i HIC og i hallerne efter kl. 16.00 på hverdage i kommende sæson. o fordeling af tider i weekender i hallerne o fordeling af tider i svømmehallen Ansvarlig: SIU s bestyrelse, Sagsbehandler: Idrætskonsulent. Kultur og Fritid udarbejder forslag til: o lokalefordeling for skolernes og gymnasiets lokaler efter kl. 16.00, samt gymnastiksale på Solrød skole, træningssalen i SIC og Multisalen i HIC før kl. 16.00. Ansvarlig: Kultur og Fritid, Sagsbehandler: Kultur og Fritid. Uge 9. Udsendelse af forslag til lokalefordeling SIU udsender deres forslag til lokalefordeling for gymnastiksale, træningssalen i SIC og Multisalen i HIC samt i idrætshallerne efter kl. 16.00 + fordelingen af tider i weekender i hallerne, samt tider i svømmehallen. Forslaget sendes til foreninger under SIU og øvrige foreninger. Sagsbehandler: Idrætskonsulent. Kultur og Fritid udsender forslag til lokalefordeling for skolernes og gymnasiets lokaler efter kl. 16.00, hverdagsfordelingen i festsalen på Solrød skole, samt gymnastiksalene på 2
Solrød skole, træningssalen i SIC og Multisalen i HIC før kl. 16.00. Forslaget sendes til aftenskoler, musikskole, ungdomsskole og øvrige foreninger. Uge 12. Afholdelse af lokalefordelingsmøder Idrætsforeninger og andre foreninger inviteres til lokalefordelingsmøde vedrørende o skolernes gymnastiksale, træningssalen i SIC og Multisalen i HIC samt idrætshallerne efter kl. 16.00. o weekendtider i idrætsfaciliteter. o træningstider i svømmehallen. Ansvarlig: SIU Sagsbehandler: Idrætskonsulent. Aftenskoler, musikskole, ungdomsskole og øvrige foreninger inviteres til lokalefordelingsmøde vedrørende o skolernes og gymnasiets lokaler efter kl. 16.00, o hverdagsfordelingen i festsalen på Solrød skole, samt o gymnastiksalene på Solrød skole og træningssalen i SIC før kl. 16.00. På halfordelingsmødet har de fremmødte mulighed for, at diskutere SIU s forslag til lokalefordeling. Der er ligeledes mulighed for, at fremkomme med argumenter for, hvorfor man eventuelt bør have mere tid. Hvor flere foreninger har ønsket samme tid, er der mulighed for, at de implicerede parter kan forhandle sig frem til en løsning. Det er derfor af stor vigtighed, at foreningerne er til stede på mødet. Planen vil løbende blive tilrettet på mødet og ved mødets afslutning er det den endelige lokalefordelingsplan som foreligger. Er det ikke muligt, at opnå fuld enighed på mødet, er det et flertal i SIU s bestyrelse som i samarbejde med idrætsområdet indstiller en fordelingsplan til Folkeoplysningsudvalgets godkendelse. På fordelingsmødet vedr. skolelokaler m.v. har de fremmødte mulighed for, at diskutere Kultur og Fritids forslag til lokalefordeling. Hvor flere foreninger m.v. har ønsket samme tid, er der mulighed for at de implicerede parter kan forhandle sig frem til en løsning. Det er derfor af stor vigtighed, at foreningerne m.v. er til stede på mødet. Planen vil løbende blive tilrettet på mødet og ved mødets afslutning er det den endelig lokalefordelingsplan som foreligger. Uge 13. Endeligt forslag til lokalefordeling SIU fremsender det endelige forslag til lokalefordeling for gymnastiksale, træningssalen i SIC, Multisalen i HIC og idrætshallerne efter kl. 16.00, og fordelingen af tider i svømmehallen med deres indstilling til Kultur og Fritid. Ansvarlig: SIU s bestyrelse. Sagsbehandler: Idrætskonsulent. Kultur og Fritid udarbejder endeligt forslag til lokalefordeling for skolernes og gymnasiets lokaler efter kl. 16.00, hverdagsfordelingen for festsalen på Solrød skole, samt gymnastiksalene på Solrød skole, træningssalen i SIC og Multisalen i HIC før kl. 16.00. Ansvarlig: Kultur og Fritid. Sagsbehandler: Kultur og Fritid. Uge 16. Forslag til lokalefordeling forelægges Folkeoplysningsudvalget Det samlede forslag til lokalefordelingsplan for den kommende sæson, forelægges sammen med SIU s indstilling til Folkeoplysningsudvalgets beslutning på udvalgets møde i april. Ansvarlig: Folkeoplysningsudvalget. Sagsbehandler: Kultur og Fritid. 3
Uge 18. Den vedtagne lokalefordelingsplan udsendes til foreningerne Den vedtagne lokalefordelingsplan for den kommende sæson kan efterfølgende ses via bookingsystemet EG On Kultur & Fritid. 4
Udendørs idrætsanlæg Uge 40 Meddelelse om frist for indsendelse af ønsker Foreninger der benytter kommunens udendørs idrætsanlæg, får tilsendt meddelelse om tidsfrist for indsendelse af ønsker til benyttelse af de udendørs idrætsanlæg for den kommende sæson. Sagsbehandler: Idrætssektionen Uge 43. - Frist for indsendelse af ønsker Sidste frist for indsendelse af ønsker for benyttelse af udendørs idrætsanlæg er en nærmere fastsat dato i uge 43. Uge 44. Afholdelse til fordelingsmøde Foreninger der har indsendt ønsker om benyttelse af udendørs idrætsanlæg for den kommende sæson inviteres til et fordelingsmøde med SIU. Ansvarlig: SIU s bestyrelse, Sagsbehandler: Idrætssektionen På fordelingsmødet har de fremmødte mulighed for, at diskutere SIU s forslag til fordeling af udendørs idrætsanlæg. Der er ligeledes mulighed for, at fremkomme med argumenter for, hvorfor man eventuelt bør have mere tid. Hvor flere foreninger har ønsket samme tid, er der mulighed for, at de implicerede parter kan forhandle sig frem til en løsning. Det er derfor af stor vigtighed, at foreningerne er til stede på mødet. Planen vil løbende blive tilrettet på mødet og ved mødets afslutning er det den endelig fordelingsplan som foreligger. Er det ikke muligt, at opnå fuld enighed på mødet, er det et flertal i SIU s bestyrelse som indstiller fordelingsplanen til Folkeoplysningsudvalgets godkendelse. Uge 45. Endeligt forslag udarbejdes SIU fremsender det endelige forslag til fordeling af tider for benyttelse af de udendørs idrætsanlæg for den kommende sæson, med indstilling til Kultur og Fritid. Ansvarlig: SIU s bestyrelse, Sagsbehandler: Idrætssektionen Uge 46. - Forslag forelægges Folkeoplysningsudvalget SIU s forslag til fordeling af tider for benyttelse af de udendørs idrætsanlæg forelægges sammen med deres indstilling Folkeoplysningsudvalget til beslutning på udvalgets møde i november. Ansvarlig: Folkeoplysningsudvalget. Sagsbehandler: Kultur og Fritid. Uge 47. Den vedtagne plan vedrørende udendørsanlæg udsendes Den vedtagne plan over fordeling af tider for benyttelse af de idrætsanlæg udsendes til foreningerne. Sagsbehandler: Idrætssektionen * I henhold til samarbejdsaftalen mellem Solrød Kommune og Solrød Gymnasium fordeles tider i Solrød Idrætscenters Hal A og B mandag, onsdag og fredag fra kl.16.30 Godkendt af Solrød Idræts Union 2. oktober 2006 Godkendt af Folkeoplysningsudvalget 12. oktober 2006 pkt. 30. Ændret på grund af ny struktur pr. 1. november 2008 Administrativt tilrettet de faktiske forhold pr. 11. december 2014 5