Ekstraordinært møde i Administrationens samarbejdsudvalg Fredag den 24. oktober 2014 REFERAT Til stede: Brian Bech Nielsen, Louise Gade, Christina Breddam, Niels Damgaard Hansen, Helle Colding Seiersen, Gitte Bak Ditlefsen, Anders Kragh Moestrup, Claus Palle, Leif Østergaard Mikkelsen, Søren Harbo Jensen, Anna Mette Morthorst, Kjeld M. Søndergaard, Uffe Henrik Engberg, Carsten Sestoft og Lizzi Edlich (ref.) Afbud: Henrik Christensen Dagsorden Dato: 17. november 2014 Ref: LIE 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering om beslutning af 22. oktober 2014 - opfølgning på problemanalysen 3. Eventuelt Side 1 Ad pkt. 1 - Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Ad pkt. 2 - Orientering om beslutning af 22. oktober 2014 - opfølgning på problemanalysen Brian Bech Nielsen indledte mødet med igen at understrege vigtigheden af at omtale organisationen som et fællesskab uanset, om man er videnskabelig eller administrativ medarbejder. Han udtrykte forventning til, at lederne i den forbindelse går forrest. Der var stor ros til medarbejderne for de mange konstruktive høringsvar. På det overordnede plan har der været tilslutning til referenceskiftet for de administrative centre, men også bekymring for mulighed for tab af det opnåede kvalitetsløft og det videre arbejde med fælles standarder. Brian Bech Nielsen beroligede med, at det er hensigten også fremover at køre med fælles standarder. Brian Bech Nielsen anerkendte den bekymring, der er for, om AU i den nye organisering af administrationen kan leve op til eksterne krav. Han sagde i den forbindel- AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, Roskilde Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks 358 4000 Roskilde Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk http://www.au.dk
se, at det eneste værn imod dette er at have en stærk lederkreds omkring administrationen. Side 2 Der igangsættes lokale processer, som løber fra nu og indtil medio januar 2015. I den periode skal fællesadministrationen og administrationscentrene organiseres, der skal afklares niveau for administrativ understøttelse, samarbejdsflader, administration af administrationen m.m. Funktionscheferne i administrationen fortsætter indtil videre som hidtil. Medarbejderne refererer fortsat til den samme funktionschef eller teamleder, hvorimod en del af funktionscheferne har skiftet reference. De berørte har fået besked. I den oversigt over ledelsesniveauer, som blev vist på fællesmødet d. 22.10.2014 var teamledere ikke med. Det var en fejl, hvorfor der vil blive udarbejdet en ny version af oversigten. Administrationscheferne får reference til både direktør og dekan, idet universitetsledelsen har fundet, at dette er nødvendigt for at sikre balancen mellem de videnskabelige miljøers interesse og samtidig bibeholde en enhedsadministration. Administrationscheferne vil komme til at indgå i fakultetsledelserne. Der lægges op til, at chefrådgivere ligeledes kan indgå i fakultetsledelserne, ligesom institutsekretariatsledere kan indgå i institutledelserne. Beslutning herom overlades til det enkelte fakultet/institut. Fællesadministrationen bliver organiseret med 5 vicedirektørområder. Beslutning om placering af kommunikationsområdet er udskudt på baggrund af høringssvarene. Der pågår en proces mhp. afdækning af den mest optimale organisering af kommunikationsområdet. I den mellemliggende periode ledes området af prorektor. Uffe Engberg efterlyste et organisationsdiagram mhp. at tydeliggøre de administrative centres ophæng. Gitte Bak Ditlefsen ville vide hvor pengene til de administrative centre kommer fra, hvortil Brian Bech Nielsen oplyste, at den enkelte administrationschef forhandler budgettet for det administrative center med dekanen. Brian Bech Nielsen meddelte, at der jf. den tidsplan, der er udarbejdet ifm. Beslutninger som opfølgning på problemanalysen i perioden 27.-31. oktober 2014 skal etableres interim LSU er i administrationen, dvs. ét LSU på hvert af de administrative centre og ét LSU på hvert af de nye vicedirektørområder. Udpegning vil ske med udgangspunkt i de eksisterende LSU er. Administrationschefer og vicedirektører på de relevante områder beder medarbejderrepræsentanterne tage vare på udpegningen.
Interim LSU erne i administrationscentrene og i fællesadministrationen har ophæng i ASU. Side 3 På forespørgsel fra Søren Dam bekræftede Brian Bech Nielsen, at ASU fortsætter uændret som interimudvalg. Hvorledes ASU skal se ud efter februar, drøftes senere. Synspunkter i den forbindelse er velkomne. Fra universitetsledelsens side lægges der vægt på, at AU har en enhedsadministration. På forespørgsel af Helle Colding Seiersen oplyste Brian Bech Nielsen, at når en ny universitetsdirektør er tiltrådt, vil vedkommende indtræde som formand for ASU. Han sagde videre, at administrationscheferne ud over tilknytning til ASU formentlig også vil få en eller anden tilknytning til FSU. Louise Gade tilføjede, at når man fra ledelsens side har taget udgangspunkt i, at der skal være ét LSU på hvert administrationscenter, er det med sigte på at styrke sammenhængskraften og kollegialiteten i de administrative centre. Konstruktionen harmonerer med, at det er administrationscheferne, der bliver ansvarlig for forhandling af løn for medarbejderne i administrationscentrene. Helle Colding Seiersen var enig i de fremlagte principper for etablering af interim LSU er og sagde supplerende, at udpegningsprocessen vil blive enkel således, at det er medarbejdere, der allerede sidder i LSU erne, der udpeges til interim LSU erne. Hun gav udtryk for, at det er vigtigt, at de ledere, som skal nedsætte nye LSU er, kontakter de relevante tillidsrepræsentanter. Hun bemærkede, at det som udgangspunkt er tillidsrepræsentanter, der besætter pladserne i samarbejdsudvalgene. Er der ikke nok tillidsrepræsentanter, udpeger organisationerne medlemmer blandt de øvrige kolleger. Niels Damgaard Hansen fandt, at der bør lægges vægt på at få en så bred repræsentation som muligt i interim LSU erne og, at der er brug for medarbejderrepræsentanternes medvirken til at sikre dette. Han sagde videre, at man fra ledelsens side vil være pragmatisk ift. antallet af medlemmer i interim LSU erne, da ingen skal føle sig forbigået. Louise Gade skitserede sammenfattende, at sammensætningen af LSU er sker iflg. aftale med FTR (Aase Pedersen og Per Dahl) ved, at medarbejdersiden blandt de medarbejdere, som i dag har sæde i et LSU, udpeger til interim LSU. På de administrative centre er det hensigten, at alle hidtidige administrative områder skal være repræsenteret på medarbejdersiden. Administrationscheferne finder en passende repræsentation på ledersiden. På vicedirektørområderne skal vicedirektør og medarbejdersiden på det enkelte nye vicedirektørområde i dialog finde en passende - dvs. relativ - balance mellem de områder og delområder af et vicedirektørområde, som er slået sammen. På ledersiden sikrer vicedirektøren en passende repræsentation. Lou-
ise Gade understregede vigtigheden af, at ASU s medlemmer deler dette med kolleger. Side 4 Gitte Bak Ditlefsen spurgte, om tillidsrepræsentantsuppleanter og LSUsuppleanter kan indgå i etablering af interimudvalgene, idet der efter omorganisering af administrationen vil være områder, som er blevet skilt fra deres hidtidige tillidsrepræsentant. Louise Gade svarede, at man fra ledelsens side vil forholde sig pragmatisk til dette. Det afgørende er, at det bliver nogle funktionsduelige LSU er, der kan varetage inddragelse af og kontakt til medarbejderne. Uffe Engberg udtrykte forundring over den udmeldte organisering af LSU erne i administrationen herunder ophænget til ASU i medfør af en enhedsadministration og ikke til FSU. Brian Bech Nielsen medgav, at der kan argumenteres for begge modeller, men at universitetsledelsen har fundet det mest hensigtsmæssigt at organisere det således, at det er administrationscheferne, der har den direkte reference til dekanerne. Det skulle gerne være med til at sikre, at administrationen får en tættere tilknytning til de videnskabelige miljøer. Annemette Morthorst foreslog, at både formand og næstformand for LSU erne i de administrative centre får plads i FSU erne mhp. at styrke sammenhængskraften på fakulteterne. Udvalget bakkede op om dette forslag. Det blev besluttet, at udvalget hurtigst muligt får tilsendt et ekstrakt af den del af referatet, som vedrører udpegning til interimudvalgene, da processen kører i uge 44. (Dette er blevet sendt til udvalget den 27. oktober 2014). Claus Palle spurgte, om lokale aftaler om f.eks. løn, som er indgået i den hidtidige administration, også gælder for den nye administration dvs. fællesadministrationen og administrationscentrene. Louise Gade svarede, at der er tale om forpligtende aftaler mellem universitetsdirektøren og tillidsrepræsentanterne. De vil derfor også være gældende fremadrettet uanset, at der er en ny organisering af administrationen. Gitte Bak Ditlefsen gjorde opmærksom på, at der kan være indgået forskellige aftaler på de hidtidige vicedirektørområder. Louise Gade svarede, at den type aftaler - eksempelvis lokale aftaler om arbejdstid - er rodfæstet i LSU, og det vil også være der, man tager stilling til ændringer. Indtil videre fortsætter alt uændret, indtil man får besked om noget andet.
Uffe Engberg påpegede, at der er en problemstilling ift. kommunikationsområdet, som ikke er placeret endnu og beslutninger, som træffes i LSU erne, som kan have indvirkning på den gruppe af medarbejdere. Han opfordrede til, at såfremt der i interimudvalgene tages vidtrækkende beslutninger, tages dette op igen, når organiseringen er faldet på plads, så der ikke er nogen, der føler, at de er uden for indflydelse. Side 5 Christina Breddam oplyste, at der efterfølgende skulle være møde i LSU i kommunikation, hvor de ville danne et interim LSU for den del, der hører under fællesadministrationen. De fire funktionschefer vil være repræsenteret i udvalget. Det forventes, at prorektor vil gennemføre en hurtig afklaringsproces ift. kommunikationsområdet formentlig med afslutning ultimo november. Dette skulle kunne sikre, at kommunikationsområdet kan nå at indgå i processen sammen med de øvrige områder i fællesadministrationen. Brian Bech Nielsen foreslog at benytte ASU til erfaringsudveksling, ift. det der sker i de øvrige LSU er, som kan påvirke medarbejderne på kommunikationsområdet. Det blev samtidig besluttet, at invitere Lykke Ankersen med til de kommende ASUmøder som repræsentant for kommunikationsområdet. Gitte Bak Ditlefsen spurgte, hvorledes ledelsen lønmæssigt vil forholde sig til medarbejdere, der i forbindelse med omorganiseringen går op eller ned i charge. Brian Bech Nielsen sagde, at der vil være en samtale med de berørte. Sker der noget på funktionschefniveau, er det den ansvarlige leder, der håndterer det. Helle Colding Seiersen udtrykte bekymring for, om nogle medarbejdere bliver overflødige ifm. omorganiseringen og spurgte, hvordan de i givet fald kunne omplaceres. Endvidere var der bekymring i forhold til medarbejdere i stabsfunktioner. Louise Gade svarede, at også dette indgår i den tidligere nævnte procesplan, som kører frem til 1. februar 2015. Ift. stabsfunktioner vil det primært være der, hvor der findes større stabsfunktioner, at det vil blive nødvendigt at se på, om snittet ligger det rigtige sted. Det bliver en involverende proces, og placering af medarbejderne vil komme på plads de sidste 14 dage i januar. Tidsplanen findes på hjemmesiden: http://medarbejdere.au.dk/strategi/problemanalysen/tidsplaner/adm/ Brian Bech Nielsen tilføjede, at man i planlægning af processen fra ledelsens side har forsøgt at tage højde for det hele. Men AU er en stor organisation, så skulle der være noget, ledelsen har overset, hører de gerne om det, så der kan blive taget vare på det også. Søren Dam spurgte, hvordan de kommende lønforhandlinger kommer til at foregå. Louise Gade svarede, at processen indledningsvist er drøftet med FTR Aase Pedersen og Per Dahl, hvor det er aftalt, at den leder, der aktuelt har ansvar for medarbejderen, også får ansvar for lønforhandlingen. Den nye leder får samtidig ansvar for at
inddrage medarbejderens tidligere leder. Omorganiseringen skal ikke komme medarbejderne til skade, hvorfor den nye leder forventes i overvejende grad af følge anbefalingen fra den tidligere leder. Side 6 Anders K. Moestrup sagde, at der er blevet talt meget om medinddragelse, hvilket særligt har været rettet mod de faglige medarbejdere og knap så meget mod de administrative medarbejdere. Medarbejdersiden i ASU lagde i sit høringssvar op til at få medindflydelse på udnævnelse af ledere i administrationen. Det valgte man fra ledelsens side at se bort fra. Som følge af den hierarkiske ledelsesfilosofi, man har set vokse op i administrationen, kan den enkelte medarbejder føle en mur af ledelse, hvilket står i kontrast til den medinddragelse, man lægger op til. Han spurgte derfor, om man vil etablere en mindre bastant ledelse, så der bliver mere plads til medarbejderne og til, at medarbejderne kan arbejde på tværs af enheder. Brian Bech Nielsen svarede, at der er god grund til at drøfte lokalt, hvordan man får skabt albuerum, men AU er en stor organisation, hvorfor der også er mange ledere. Han refererede til den model over ledelse, som blev vist på fællesmødet den 22.10. Iflg. modellen arbejdes der i teams, hvor der skal lyttes, inden bastante beslutninger træffes. Der kan dog ikke gås på kompromis med ledelsesretten, hvorfor det også vil være lederen i det pågældende team, der i sidste ende har både ret og pligt til at træffe en afgørelse. Uffe Engberg påpegede to problemstillinger ift. tillidsrepræsentanter, som flytter til et andet område. Dels er der et spørgsmål om, hvorvidt de skal forhandle løn for de kolleger, de kender. Dels er der et spørgsmål om, hvorvidt en tillidsrepræsentant automatisk bliver tillidsrepræsentant for nye kolleger, som ikke har været med til at vælge vedkommende eller, om der skal være nyvalg. Louise Gade svarede, at det også indgår i drøftelserne med FTR, men at det er medarbejdersiden, der afgør, hvorledes dette rent praktisk skal håndteres. Ledetråden er, at der ikke er medarbejdere, der skal komme i klemme på grund af skift af leder. Ad pkt. 3 - Eventuelt På et spørgsmål fra Søren Harbo Jensen vedrørende besættelse af direktørstillingen sagde Brian Bech Nielsen, at processen er godt i gang, og stillingen forventes besat omkring årsskiftet. Gitte Bak Ditlefsen oplyste, at i det ene af de to LSU er, som hun sidder i, er der ikke blevet informeret om de workshops, der skal afholdes hhv. 25. november og 1. december vedrørende evaluering af personalepolitikken. Hun fandt det problematisk,
idet fristen for at udpege deltagere nu var overskredet. Louise Gade lovede at følge op på det i FALK-kredsen. Side 7 Søren Dam foreslog, at udskyde evaluering af personalepolitikken og SUstrukturen. Hertil sagde Louise Gade, at evalueringerne har været udskudt en gang, idet de skulle have været gennemført i foråret. Der er tale om en aftale, der er lavet mellem ledelsen og HSU. Hun sagde, at der formentlig til stadighed vil komme forandringer og at de forandringer, der p.t. sker i administrationen kun er en lille del af det samlede AU. I store dele af organisationen køres uændret videre. Brian Bech Nielsen tilføjede, at medarbejdersiden i HSU lægger meget vægt på, at evalueringerne gennemføres. Han sagde samtidig, at det er vigtigt at få et overblik over hvilke LSU er, der ikke har haft mulighed for at forholde sig til problematikken. Louise Gade forklarede, at alle LSU-formænd har fået en spørgeguide, hvor svarfristen er ultimo januar. Derudover gennemføres to workshops mhp. at bringe medarbejdere sammen på kryds og tværs. På disse workshops skal deltagerne med udgangspunkt i cases prøve at vurdere dilemmaer og muligheder ift. personalepolitikken. Evalueringen kører således i to separate forløb, som til sidst indgår i en afsluttende fælles konklusion. På forespørgsel af Anders K. Moestrup oplyste Louise Gade, at evalueringen af SU-strukturen bliver drøftet på HSU-mødet den 14. november 2014. Såfremt indstillingen godkendes dér, igangsættes evalueringen umiddelbart efter. Christina Breddam, som er medlem af det ad hoc-udvalg, som tilrettelægger evalueringen, sagde supplerende, at der fra ledelsens side gøres noget ud af at sikre, at den nye organisering bliver klar, så man kan tænke det ind i evalueringen. Uffe Engberg sagde med henvisning til de bemærkninger, der var faldet på fællesmødet d. 22.10 om benyttelse af forkortelser ifm. enhedsbetegnelser, at der er brug for en hurtig stillingtagen til, hvilke forkortelser og ikke mindst oversættelser, der benyttes. Christina Breddam oplyste, at interim Kommunikation har udarbejdet et oplæg vedrørende betegnelser, som skal drøftes på et af de kommende FALK-møder. Hun lovede at bringe budskabet om oversættelser videre til interim Kommunikation straks. Helle Colding Seiersen meddelte, at hun vil være sygemeldt i 4 uger. I den periode varetager Anders K. Moestrup og Gitte Bak Ditlefsen næstformandshvervet i ASU.
På forespørgsel af Søren Dam oplyste Louise Gade, at der findes en oversigt over tillidsrepræsentanter på HR-portalen. Oversigten opdateres i takt med, at HR får besked om ændringer. Side 8 Link til oversigt over tillidsrepræsentanter: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/rekruttering-og-ansaettelse/findtr/