Region Midtjylland Regionssekretariet Viborg, den 21. november 2012 /LOHOLK Refer af møde i HMU for administrionen 12. november 2012 Til stede: Peder Bang, Ole Echers, Mona Anker, Holger Schildt Knudsen, Rikke Dalsgaard Nielsen, Charlotte Støvring, Ulrik Serges, Bente Refslund, Connie Waldstrøm, Peder Hansen, Lars Degnbol, Lars Hansson, Hans Fredborg, Jakob Olesen, Carsten Lind, Erik Holm, Louise Holk (referent) Ikke til stede: Per Grønbech, Jes Pedersen, Mette Kjølby, Kjeld Martinussen, Lisbeth Aagaard Jensen
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af refer fra mødet den 29. juni 2012 1 2 Høring af Region Midtjyllands Ledelses- og styringsgrundlag 2 3 Rygepolitik for Region Midtjylland 4 4 Opfølning APV 6 5 Gennemførelse af TULE og APV i administrionen 7 6 Oversigt over forfinansierede arbejdsmiljøtimer 8 7 Mødeplan for HMU 2013 9 8 Gensidig orientering og eventuelt 10
1 1. Godkendelse af refer fra mødet den 29. juni 2012 refer fra HMU-møde den 29. juni 2012 godkendes. Referet fra HMU-mødet den 29. juni 2012 er tidligere fremsendt per mail til HMU for administrionen, og vedlægges med henblik på godkendelse. Referet blev godkendt uden bemærkninger. Bilag Refer_HMU_29_06_2012.pdf
2 1-13-1-32-12 2. Høring af Region Midtjyllands Ledelses- og styringsgrundlag Der er foretaget en opdering af Region Midtjyllands Ledelses- og styringsgrundlag, der er sendt til høring i hoved-medudvalgene. Udkastet af Ledelses- og Styringsgrundlaget er vedlagt som bilag til drøftelse i HMU for administrionen med mulighed for, HMU kan komme med input. HMU indstiller, Ledelses- og Styringsgrundlaget drøftes med henblik på eventuel udarbejdelse af høringssvar. Region Midtjyllands Ledelses- og Styringsgrundlag er blevet opderet, og den opderede udgave er fremsendt til HMU med mulighed for afgivelse af høringssvar. Fristen for afgivelse af høringssvar er den 30. november 2012. Der henvises til følgebrev, Ledelses- og Styringsgrundlagets høringsversion, samt en liste med forslag til eksempel. Alle tre bilag er vedlagt som bilag. Ledelsessiden orienterede om opderingen af Region Midtjyllands ledelses- og styringsgrundlag, herunder muligheden for komme med bemærkninger til udkastet. Medarbejdersiden bemærkede, den opderede udgave er forståelig, og der er ikke uenighed i forhold til indholdet. Der er dog stadig behov for nogle præciseringer, hvorfor medarbejdersiden ønsker gøre brug muligheden for udarbejde et høringssvar. Høringssvaret vil blandt andet indeholde en efterspørgsel efter, hvordan Ledelses- og styringsgrundlaget anvendes på mikroniveau, altså hvordan man konkret skal arbejde med Ledelses- og styringsgrundlaget. Derudover vil der være nogle bemærkninger i forhold til lønsammensætning, dygtighed og kompetenceudvikling, herunder hvordan man håndterer fagligheden og sikrer, man har og kan fastholde de dygtigste medarbejdere. Medarbejdersiden påpegede derudover, det er godt med konkrete eksempler, men den også kan udbygges yderligere, blandt andet med eksempler i forhold til arbejdsmiljø. Ledelsessiden svarede, listen med eksempler vil blive løbende opderet, og medarbejdersiden er meget velkomne til komme med andre eksempler og udbygge listen.
3 Det blev aftalt, næstformændene for HMU udarbejder et udkast til høringssvar, som færdiggøres i samarbejde med formandskabet for HMU. Bilag Følgebrev_Høring vedr opdering af Ledelses- og Styringsgrundlaget 2012 _3_ ledelses- og styringsgrundlag_høringsversionhmu Forslag til eksempler_100912
4 3. Rygepolitik for Region Midtjylland På baggrund af en ændring af rygeloven samt et ønske om en skærpelse af regionens rygepolitik fra flere hospitaler, er der udarbejdet et forslag til en revideret rygepolitik. HMU drøfter rygepolitikken, herunder en drøftelse af om medarbejdere i regionshusene skal have mulighed for et udendørs rygested Regionsrådet vedtog i 2007 en rygepolitik for Region Midtjylland. Rygepolitikken blev udarbejdet med udgangspunkt i loven samt et ønske om mulighed for lokale rygepolitikker på hospitaler, institutioner mv. Region Midtjyllands rygepolitik omfter både medarbejdere, brugere og borgere. Rygeloven er blevet ændret i 2012, og ændringerne er indarbejdet i forslaget til Region Midtjyllands reviderede rygepolitik. Derudover har der fra flere hospitaler været et ønske om en yderligere stramning af rygepolitikken, så der som udgangspunkt bliver et rygeforbud på hospitalerne både i bygningerne, køretøjer og på arealerne omftende både medarbejdere, brugere og borgere. Efter den nuværende rygepolitik omhandler rygeforbuddet som udgangspunkt ikke udendørs arealer. Rygepolitikken er blevet behandlet i RMU den 27. september 2012 og i regionsrådet den 24. oktober 2012. Regionsrådet godkendte indstillingen, idet de lokale ledelser dog skal give brugere og borgere mulighed for ryge på et velegnet udendørs areal. Lokalt kan ledelsen tillade, der er mulighed for rygning udendørs på afgrænsede og afmærkede områder for medarbejdere. Forslag til Region Midtjyllands rygepolitik er vedlagt som bilag. Der gøres opmærksom på, politikken opderes på baggrund af regionsrådets beslutning. Den opderede politik eftersendes til HMU, når denne foreligger. Ledelsessiden orienterede om, Region Midtjyllands rygepolitik er blevet revideret. Rygepolitikken har været behandlet og er godkendt i regionsrådet. Af regionsrådets beslutning fremgår det, rygning er forbudt i Region Midtjyllands bygninger, biler og på
5 udendørsarealer, men den lokale ledelse kan tillade, der er mulighed for rygning udendørs på afgrænsede og afmærkede områder for medarbejdere. Rygepolitikken blev drøftet og medarbejdersiden gjorde opmærksom på, det er svært skelne mellem, hvem der er medarbejdere, og hvem der er gæster. Medarbejdersiden bemærkede, de ikke ønsker holde øje med og kontrollere deres kolleger. Holdningen var dermed, det forts skal være muligt for medarbejdere ryge på de anviste rygeområder, der allerede findes i dag. Det blev i den forbindelse påpeget, det er oplevelsen, det ofte er anste fra regionshusene, der ikke anvender de anviste rygeområder, og rygning ved indgange eller lignende er forts ikke acceptabelt. HMU opfordrede derfor til, det forts skal være muligt for medarbejdere, ryge udendørs i de anviste rygeområder, dog under forudsætning af, alene de anviste områder anvendes. Hvis ikke det er tilfældet, kan det være nødvendigt HMU drøfter politikken igen. Bilag Rygepolitik godkendt af RR 24 oktober 2012
6 4. Opfølning APV Administrionen har gennemført APV, i den forbindelse ønskes en drøftelse af eventuel forelæggelse af handlingsplanerne for HMU. HMU drøfter, hvordan APV handlingsplanerne forelægges for HMU. Af HMU's arbejdsmiljøaftaler fremgår det: " de respektive LMU'er udarbejder handlingsplan på baggrund af APV-undersøgelserne i områderne. Handlingsplanerne forelægges samlet for HMU til orientering efter nærmere aftale herom." Der lægges op til en drøftelse af, hvordan HMU ønsker en samlet handlingsplan forelagt for HMU. Medarbejdersiden bemærkede, HMU bør behandle de enkelte LMU-handlingsplaner., men formålet skal være identificere de forhold, der går på tværs af LMU erne eller de forhold, der vurderes være et HMU-anliggende. Det blev aftalt, Erik Holm og Ole Echers, som arbejdsmiljørepræsentanter, anmoder LMU erne om deres handlingsplaner med henblik på vurdering og identificering af hvilke forhold, der skal forelægges for HMU.
7 5. Gennemførelse af TULE og APV i administrionen Region Midtjylland gennemfører TULE og APV hvert andet år. For give mulighed for bedre fælles opsamling og videndeling i HMU, foreslås det, processen for gennemførelse begrænses til en kortere periode end det var tilfældet i 2011/2012. tidsplan for gennemførelse af TULE og APV drøftes Afdelinger under HMU for administrionen påbegyndte gennemførelse af TULE og APV i 2011. De første afdelinger gennemførte undersøgelserne efter sommeren 2011, og de sidste afdelinger gennemfører i oktober/november 2012. Den samlede TULE- og APVproces har dermed haft en varighed på ca. 15 måneder. Opsamlinger på undersøgelserne er forankret hos både ledelse og arbejdsmiljøgrupper og understøttet i MED-udvalg. Den lange proces har dermed vanskeliggjort en samlet opsamling på undersøgelserne. For skabe bedre muligheder for videndeling på tværs af afdelinger i HMU for administrionen og sikre en mere effektiv ressourceudnyttelse af støttefunktioner, vil det være hensigtsmæssigt med en mere komprimeret proces for næste gennemførelse. Med henblik på skabe mere samtidighed i gennemførelsen i HMU og med hensyn til, nogle afdelinger har gennemført undersøgelsen relivt for nyligt, er det et forslag et næste TULE-proces planlægges i perioden: fjerde kvartal 2013 og første kvartal 2014. Der blev orienteret om, sekretarierne for TULE og APV har et ønske om en mere komprimeret proces af næste TULE og APV. En mere komprimeret proces vil også kunne være med til understøtte mulighederne for større videndeling på tværs, og dermed større udbytte af undersøgelserne. Det var generelt forståelse for og opbakning til processen. Der blev fra ledelsessiden bemærket, tidsplanen ikke har været drøftet i relevante ledelsesfora. Der blev derfor anmodet om forståelse og fleksibilitet, hvis ledelsessiden har bemærkninger, ændringsforslag eller lignende. Det var der forståelse for fra HMU.
8 6. Oversigt over forfinansierede arbejdsmiljøtimer Der er til orientering udarbejdet en oversigt per 30.10.2012 over forfinansierede arbejdsmiljøtimer for regionshusene. Oversigten er vedlagt som bilag. oversigten over forfinansierede arbejdsmiljøtimer tages til orientering. Der blev på baggrund af vedlagte oversigt informeret om de forfinansierede arbejdsmiljøtimer, hvilket blev taget til orientering. Bilag Oversigt_forfinansierede_arbejdsmiljøtimer_30.10.2012
9 7. Mødeplan for HMU 2013 Der er udarbejdet forslag til mødeplan for HMU for administrionen 2013. mødeplanen for 2013 godkendes. Der er udarbejdet følgende forslag til mødeplan for 2013: 8. marts kl. 09.00 13.00 27. juni kl. 09.00 13.00 29. august kl. 09.00 13.00 6. november kl. 09.00 13.00 Derudover kan der indkaldes til møder efter behov. Der blev gjort opmærksom på, der er udfordringer med den 29. august, der vil derfor blive fundet en ny do. Derudover blev mødeplanen godkendt. Der vil blive udsendt elektroniske kalenderinvitioner til møderne.
10 8. Gensidig orientering og eventuelt Under dette punkt er der mulighed for orientere om aktuelle emner. der gives en orientering om eventuelle aktuelle emner. - Orientering om udvidelse af lejemål i Regionshuset Aarhus. - Orientering om etablering af LMU for Det Nionale Sekretari for Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprogram (RKKP). Udvalget er tilhørende HMU for administrionen. - Orientering om udvidelse af lejemål i Regionshuset Aarhus. Der blev orienteret om, udvidelse af lejemålet i Aarhus, som påbegyndes i december 2012. Selve flytningen af medarbejdere forventes finde sted i marts/maj 2013. Medarbejdersiden opfordrede til sikre den rette medarbejderinvolvering, så medarbejderne er informerede og på forkant med kommende ændringer. Til dette blev det svaret, det særligt er de enkelte LMU er, der skal sikre det, hvortil der blev suppleret, for Its vedkommende er det i behandling i LMU. - Orientering om etablering af LMU for Det Nionale Sekretari for Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprogram (RKKP) Der blev orienteret om RKKP har fået oprettet et LMU, der er tilhørende HMU for administrionen. Medarbejdersiden gjorde i den forbindelse opmærksom på, det er vigtigt, man har fokus på, om de ændringer/organisionsstrukturer man laver, også er hensigtsmæssige. Det er man bevidst om, og der blev yderligere bemærket, hvis medarbejdersiden mangler informioner for eksempel om fakta i forhold til fordeling af tillidsrepræsentanter m.m., kan Koncern HR som altid være behjælpelig med det. Akutjob Ledelsessiden gav en orientering om, Danske Regioner sammen med regeringen, DA og KL har indgået aftale om akutjob. Region Midtjylland går proaktivt og konstruktivt ind
11 i aftalen, der for administrionens vedkommende betyder minimum etablering af 8 akutjob. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, akutjob-ordningen ikke har været drøftet i formandsskabet eller på formøder, og emnet blev derfor heller ikke behandlet på HMUmødet, men blev taget til orientering.