Vesthimmerlands Kommune Vinterudbud 2016-2020 Dokument nr. Vesthimmerland_1-betingelser Udgivelsesdato Maj 2016 Udarbejdet ALBA/PTFE
INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD... 4 1.1 Udvælgelse... 5 1.2 Tildeling... 5 1.3 Alternative tilbud... 5 1.4 Kontrolbud... 5 1.5 Tilbudsfasen... 6 1.6 Tilbudsafgivelse... 6 2 GRUNDLAG FOR ENTREPRENØRENS TILBUD OG ARBEJDETS UDFØRELSE... 7 2.1 Fast pris og dennes betaling... 7 2.2 Dokumenter... 7 2.3 Tider og tidsfrister... 7 2.4 Bod... 8 2.5 Regnefejl i entreprenørens tilbud... 9 2.6 Overdragelse af rettigheder og forpligtelser... 9 2.7 Sikkerhedsstillelse... 9 2.8 Forsikring... 9 2.9 Ændringer i opgaven... 9 2.10 Ansvar... 9 Bilag 1 Standardformular for transportdokument Bilag 2 Standartformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) 2
Orientering Vintertjenesten omfattet af nærværende udbud omfatter snerydning og glatførebekæmpelse på kørebaner, herunder parkeringspladser, buslommer o.l., og stier på veje i Vesthimmerlands Kommune. Udbuddet omfatter følgende entrepriser for perioden fra vintersæsonen 2016/2017 til og med 2020/2021, med mulighed for forlængelse i yderligere 2 sæsoner: 11 ruter med glatførebekæmpelse og snerydning på kørebane med lastbil 12 ruter med snerydning på kørebane med lastbil 5 ruter med snerydning på kørebane med traktor 12 ruter med glatførebekæmpelse og snerydning på stier med traktor 1 rute med snerydning af parkeringspladser med rendegraver Hver rute køres af ét køretøj og udgør en entreprise. Ruternes beliggenhed og sammensætning fremgår af rutekortene. Ordregiver leverer salt og stiller saltspreder og sneplov til rådighed til lastbiler og sneplove til traktorentrepriser, mens entreprenøren selv skal stille med efterløber, kost og plov til traktorer på stier. Entreprenøren stiller selv med alt materiel til rendegraver. Entreprenøren skal selv stille med lastbiler hhv. traktorer med beslag m.m. for montering af ordregivers udstyr i et omfang der fremgår af Vilkår hhv. Tilbudslisten. Entreprenøren skal i sit tilbud anføre omfang af mandskab og materiel der tilbydes til løsning af opgaven indenfor den fastsatte tid. Vintertjenesten skal kunne udføres på alle tider af døgnet, på alle dage i beredskabsperioden som løber fra 15. oktober til 15. april. Udkald til glatførebekæmpelse og snerydning finder fortrinsvis sted udenfor normal arbejdstid. Ordregiver er: Vesthimmerlands Kommune Himmerlandsgade 27 9600 Aars Kontaktperson hos ordregiver er Louise Ingeman. Vintertjenesten ledes og koordineres af : Vesthimmerlands Kommune, Park & Vej, Evaholmvej 6, Hornum, 9600 Aars 3
1 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD Arbejdet er udbudt i offentligt udbud ved bekendtgørelse fremsendt til Kontoret for Den Europæiske Unions Officielle Publikationer 19/05/2016. Da udbuddet er omfattet af udbudsdirektivet er ordregiver forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. Dette skal ske for at sikre ligebehandling af tilbudsgivere og gennemsigtighed i udbudsprocessen. Arbejdet udbydes i 41 entrepriser (ruter). Arbejdet udbydes i følgende entrepriser: Klasse A veje - Lastbil 6 stk. ruter klasse A. saltning og kombikørsel 7 stk. ruter klasse A. snerydning Klasse B veje - Lastbil 5 stk. ruter klasse B. saltning og kombikørsel 5 stk. ruter klasse B. snerydning Klasse C veje - traktor 5 stk. ruter klasse C, snerydning Stiruter (Sti og Fortov) 12 stk. saltning og snerydning FS ruter P-Pladser - rendegraver 1 stk. rute, Aars, snerydning Hver rute udgør en selvstændig entreprise. For geografisk placering af entrepriserne henvises til vedlagte Rutekort, mens yderligere krav til lastbiler og traktorer samt beskrivelse af ordregivers materiel fremgår af Vilkår hhv. Tilbudslisten. Der kan afgives tilbud på én eller flere af de anførte entrepriser, idet de hertil svarende tilbudslister skal benyttes. Såfremt entreprenøren afgiver tilbud på flere entrepriser, kan der på tilbudssamlelisten anføres en eventuel reduktion ved samlet overdragelse af flere entrepriser. Såfremt entreprenøren afgiver tilbud på flere entrepriser end der ønskes overdraget, skal han på tilbudssamlelisten anføre det maksimale antal entrepriser der ønskes overdraget. 4
1.1 Udvælgelse Ordregiver vil udelukke entreprenører, der er under konkurs mv., i henhold til "Udbudsdirektivets" artikel 45. For at kunne få overdraget en entreprise skal entreprenøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin ret til at udføre erhvervet, sin økonomiske og finansielle formåen samt sin tekniske formåen ved: (Retten til at udføre erhvervet) at anføre Færdselsstyrelsens ID-nummer samt antal "Tilladelser til godskørsel" på oplysningsbilag for hvert materiel (TBL). (Dette gælder alene for entrepriser omfattende lastbiler til saltspredning). ID-nummer skal anføres for såvel hovedentreprenør som evt. underentreprenører. at dokumentere sin optagelse i Det Centrale Virksomhedsregister, ved, at anføre sit CVR-nummer på oplysningsbilag for hvert materiel (TBL). (Økonomisk og finansiel formåen) udfyldt ESPD erklæring (vedlagt i bilag 2) udfyldt erklæring om omfang af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (vedlagt TBL). (Teknisk og/eller faglig formåen) Dokumentation for materiellets egnethed til den tilbudte opgave (ved udfyldt oplysningsbilag for hvert materiel) (TBL), herunder at lastbil er forsynet med mindst EURO-2 eller bedre. I forbindelse med kontraktindgåelsen skal fremlægges dokumentation for personalets uddannelse og erfaring (ved udfyldt oplysningsbilag for hvert materiel) (TBL). Generelle krav til materiel, udkaldstid og uddannelse er anført i "Vilkår". Specielle krav er supplerende anført i tilbudslisten (TBL). 1.2 Tildeling Ordregiver vil vælge de tilbud der set under ét udgør den laveste pris for ordregiver. 1.3 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 1.4 Kontrolbud Ordregiver vil ikke udforme kontrolbud 5
1.5 Tilbudsfasen Tilbudsmaterialet udleveres indtil 13. juni 2016. Det forudsættes, at de bydende inden tilbud afgives har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene på stedet for arbejdets udførelse. Dersom noget i udbudsgrundlaget er uklart for tilbudsgiver, skal spørgsmål fremsendes skriftligt, inden fredag den 17. juni 2016, kl. 12.00, enten pr. e-mail til bje@moe.dk eller pr. brev på adressen: MOE A/S Rådgivende ingeniører Østre Havnegade 18, 1 th. 9000 Aalborg Att.: Benny W. Jepsen 1.6 Tilbudsafgivelse Tilbudsgiveren skal ved tilbudsafgivelsen udfylde tilbudssamlelisten og de underliggende tilbudslister for hver entreprise, der ønskes afgivet tilbud på. Tilbudsgiver skal vedlægge et oplysningsskema for hver lastbil hhv. traktor der afgives tilbud for, samt erklæring om ubetalt forfalden gæld hhv. arbejdsmiljø. Alle tilbudslister og oplysningsskemaer skal være udfyldt i deres helhed. Organisationernes standardforbehold, vil kunne tages i forbindelse med tilbudsgivningen. Andre forbehold kan ikke tages. Andre forbehold kan kun tages, såfremt de i en "meddelelse til de bydende" er godkendt af ordregiver. Andre forbehold vil, såfremt de af ordregiver betragtes som mindre væsentlige, blive prissat af ordregiver og prisen vil blive lagt til tilbudssummen. Mere væsentlige forbehold vil gøre tilbuddet ukonditionsmæssigt. Ordregiver afgør hvorvidt der foreligger et forbehold, og om det er mere eller mindre væsentligt. Tilbud skal afleveres i ét eksemplar, inkl. bilag. Alle bilag skal mærkes med firmanavn. Tilbud skal afleveres i lukket kuvert. Der modtages ikke telefax eller elektronisk afgivne tilbud. Tilbud mærket "Vintertjeneste-tilbud 2016-2020" og påført afsender og telefonnummer modtages indtil: Torsdag den 30. juni 2016, kl. 12.00 hos Vesthimmerlands Kommune Teknik- og Økonomiforvaltningen Trafik og Grønne områder Frederik d. IX s Plads 1, 9640 Farsø Att. Louise Ingeman Der vil ikke være mulighed for at deltage i åbningen af budene. Rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet efter udløbet af tidsfristen. Resultatet vil blive offentliggjort snarest efter åbningen af alle bud. 6
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 40 dage efter tilbuddets åbning. Ordregiver forbeholder sig ret til at lade én eller flere af de udbudte entrepriser udgå. 2 GRUNDLAG FOR ENTREPRENØRENS TILBUD OG ARBEJDETS UDFØRELSE Disse betingelser med tilhørende Vilkår samt Tilbuds- og afregningsgrundlag er supplerende betingelser og vilkår til "ABService 2003. 2.1 Fast pris og dennes betaling Arbejdet er udbudt til fast pris og tid, med en fastprisperiode til 1. oktober 2017. Principperne i prisregulering fremgår af TAG. Principperne for afregning fremgår ligeledes af TAG. 2.2 Dokumenter For entreprisen gælder følgende dokumenter i den angivne rækkefølge: a) Evt. rettelses breve b) Tilbudslisten (TBL) med tilhørende bilag c) Nærværende betingelser d) Vilkår vintertjeneste med lastbil og traktor e) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) f) Instruks for lastbil og traktor g) Rutekort h) Almindelige betingelser for levering af Service ydelser, ABService 2003 i) Vejregler for afmærkning af vejarbejder m.m., Vejregelrådet, oktober 2013, med tillæg af juni 2015 De under punkt a-f angivne materialer, alle dateret maj 2016, er fremsendt med nærværende betingelser. 2.3 Tider og tidsfrister Entrepriserne kan påregnes overdraget senest den 7. september 2016, med en kontraktperiode og beredskabsperiode fra 15. oktober 2016 til 15. april 2020. Der vil være mulighed for forlængelse af kontrakten med indtil 2 år. Arbejdet gennemføres indenfor beredskabsperioden, der i hele kontraktperioden strækker sig fra 15. oktober til og med 15. april det efterfølgende år. Entreprenøren skal hvert år inden beredskabsperiodens start have klargjort sit materiel, modtaget og (prøve)monteret ordregivers materiel, samt fået køretøj med materiel besigtiget og godkendt af ordregiver. Materiellet skal forblive i funktionsdygtig stand til udløb af beredskabsperioden. Første år af entreprisen er der mobilisering umiddelbart efter kontraktindgåelse, hvori entreprenøren skal have besigtiget og klargjort sit materiel og (prøve)monteret ordregivers materiel. Entreprenøren skal senest 30 dage før beredskabsperiodens start have afleveret opdaterede skemaer om materiel og chauffører. 7
Ordregiver indkalder med 7 dages varsel entreprenøren til besigtigelse af entreprenørens køretøj monteret med ordregivers og eget materiel. Besigtigelsen vil finde sted i perioden 4 uger før beredskabsperiodens start. Entreprenøren skal hvert år inden beredskabsperiodens start modtage ordregivers instruktion og aftale omfang af kvalitetskontrol og dokumentation. Entreprenøren skal møde klar til arbejde, indenfor de tidsfrister der er anført i "Vilkår" for de enkelte entrepriser. Entreprenøren skal gennemføre arbejde på "standardruten" inden for de i "Vilkår" anførte tidsfrister. Entreprenøren skal bemande entreprisen således at dette er muligt hver gang. Aflevering af materiel, der er stillet til rådighed af ordregiver, skal ske i perioden 15/4 til 1/5 til værkstedet i Hornum. 2.4 Bod Ved entreprenørens overskridelse af tidsfrister eller sikkerhedsbestemmelser betales bod pr. køretøj, der ikke overholder tidsfristerne eller bestemmelserne. Der betales bod pr. påbegyndt uge på 50 % af de samlede tilbudte faste honorarer (TBL post 2.1-2.2): Ved overskridelse af frist for klargøring og besigtigelse af materiel ved beredskabsperiodens start. Ved undladelse af opretholdelse af materiellet i funktionsdygtig stand i hele beredskabsperioden. Der betales bod pr. påbegyndt uge på 10 % af de samlede tilbudte faste honorarer (TBL post 2.1-2.2): Ved overskridelse af frist for fremsendelse af arbejdsplan samt skema med oplysninger om personale, materiel m.m. Ved manglende overholdelse af sikkerheden i forbindelse med arbejdets udførelse, herunder de bestemmelser der er angivet under sikkerheds- og betjeningsinstrukser i instruks-delen betales bod kr. 5.000,-. Der betales bod for overskridelse af udkaldsfrist pr. gang, baseret på timeprisen for det relevante arbejde: 3-30 min. 1 * timepris 31-60 min. 3 * timepris udover 60 min. 5 * timepris udeblivelse 8 * timepris Ved udeblivelse kan ordregiver - udover at opkræve bod - lade arbejdet udføre for entreprenørens regning, således at ordregiver holdes skadesløs. Gentagen forsinkelse eller udeblivelse behandles som kontraktbrud ligesom gentagne konstaterede mangler ved arbejdets udførelse, jf. Vilkår punkt 5.2 behandles som kontraktbrud. Det betragtes som udeblivelse, såfremt ordregiver i løbet af mindst tre telefonopkald inden for mindst 10 minutter ikke får kontakt med entreprenøren, eller såfremt entreprenøren - uden at det er meddelt/aftalt med ordregiver - undlader at stille med det aftalte mandskab og materiel inden for 45 minutter efter udkaldsfristen. 8
Bodskravet bortfalder i de tilfælde, hvor entreprenøren ved omgående meddelelse til vintercentralen kan dokumentere at overskridelsen af tidsfristen skyldes usædvanlige udefrakommende forhold. Som eksempler på usædvanlige udefrakommende forhold kan nævnes situationer, hvor for sent fremmøde skyldes usædvanlige trafikale situationer, materielnedbrud i form af punktering, usædvanlige vejr- og vejforhold o.l. 2.5 Regnefejl i entreprenørens tilbud Ved regnefejl i entreprenørens tilbud skal tilbudslistens priser korrigeres på en måde, der kan godkendes af ordregiver, således at den rettede tilbudsliste er i overensstemmelse med tilbudssamlelistens sum pr. entreprise. 2.6 Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Ordregiver kan overdrage aftalen til en anden vejmyndighed. Entreprenøren kan overdrage retten til betaling i henhold til aftalen til et anerkendt pengeinstitut. Transportdokument skal udformes som angivet på Bilag 1. 2.7 Sikkerhedsstillelse Der kræves ingen sikkerhedsstillelse. 2.8 Forsikring Entreprenøren skal have tegnet de nødvendige ansvars- og skadesforsikringer med hensyn til uheld under arbejdet. Entreprenøren skal dække skader på 3.-part ved kørsel med ordregivers materiel, samt skader på ordregivers materiel og på eget materiel, som følge af evt. skader ved entreprisens udførelse. Genanskaffelsesværdien af ordregivers materiel der skal være omfattet af forsikringen er: Saltspreder kr. 450.000,- Lastbilplov kr. 180 000,- Efterløber til traktor kr. 100 000,- 2.9 Ændringer i opgaven Ordregiver forbeholder sig ret til at ændre udstrækningen af de enkelte entrepriser. Retningslinier ved ændring i opgaven fremgår af TAG. 2.10 Ansvar Entreprenøren har ansvaret for at vintermateriellet, sikkerhedsudstyret og afmærkningsmateriellet er monteret forsvarligt på køretøjet. Entreprenøren er endvidere ansvarlig for enhver skade, som sker under arbejdets udførelse, samt for eventuelle skader på ordregivers materiel under entreprenørens varetægt, herunder ved opbevaring af ordregivers materiel på egen plads. Ved hændelige skader på ordregivers vejudstyr og materiel, op til 5.000 kr. pr. entreprise pr. vintersæson, kræves ikke erstatning. Ordregivers eventuelle krav mod entreprenøren ophører 3 måneder efter entreprisens afslutning, med mindre ordregiver inden da har fremsat skriftligt krav mod entreprenøren 9
Bilag 1 Standardformular for transportdokument Ordregiver: Entreprenør: Arbejde: Kontraktdato: Undertegnede entreprenør transporterer herved til...... den os tilkommende entreprisesum på... kr. ekskl. moms, skriver:...kroner, samt eventuelle tilgodehavender for prisreguleringer og ekstraarbejder m.m. Transporten gives i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser kun til sikkerhed for fordringer, der står i forbindelse med udførelsen af ovennævnte arbejder, jf. ABService 2003 Nærværende transport anmeldes overfor ordregiver.... den./../...... (underskrift) Noteret af ordregiver:... den./../...... (underskrift)
Bilag 1 ESPD erklæring ved EU udbudsdirektivet jf. den nye udbudslov 135-137 Efterfølgende bilag 2 skal udfyldes og afleveres i sin helhed i henvisning til Lov nr. 1564 af 15. december 2015
Bilag 3 Vesthimmerlands Kommune Maj 2