Bestemmelse om udbud og tilbud (BUT)

Transkript

1 2. Bestemmelse om udbud og tilbud (BUT) UDBUDSMATERIALE for udførelse af vintertjeneste

2 Indholdsfortegnelse Indhold 1. Ordregiver De udbudte ydelser Specifikation af de udbudte entrepriser Ruternes/distrikternes serviceniveau og omfang Yderligere oplysninger om entrepriserne Udbudsmaterialet Regler for Udbudsprocessen Krav til og præmisser for tilbudsgivningen Sprog Konditionsmæssighed og forbehold Modtagelse af tilbud Ikke mulighed for forhandling Ejendomsret til tilbuddene Tilbudsgiver Spørgsmål til udbudsmaterialet Afholdelse af orienteringsmøde Alternative tilbud Kontrolbud Virksomhedsoplysninger Tilbudsafgivelse Tilbudsbehandling- og vurdering Kontraktindgåelse og efterfølgende information Tidsplan for udbuddet Tilbudsgyldighed Tilbudsfrist og -adresse Tildelingskriterium

3 1. Ordregiver Ordregiver for nærværende udbud er Tønder kommune, Vej-, Park- og Areal drift, Wegners Plads 2, 6270 Tønder. 2. De udbudte ydelser Udbuddet vedrører kontrakter om udførelse af dele af vintertjenesten i Tønder Kommune for vintrene 2018/ / /2021 og 2021/2022. Udbuddet omfatter 37 entrepriser på snerydning og glatførebekæmpelse på Ca. 300 km serviceniveau I (A-Ruter) Ca. 520 km serviceniveau II (B-Ruter) 13 stk. traktorplov snerydnings distrikter serviceniveau IV (D-ruter), samt 1 læssevagt 3. Specifikation af de udbudte entrepriser Nedenfor er angivet de ruter som de udbudte ydelser omfatter. Hver rute udgør en entreprise. Ruternes beliggenhed er anført på et oversigtskort for hver enkelt rute/distrikt Ruternes/distrikternes serviceniveau og omfang 6 stk. Vinter vejklasse I (A-ruter) til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner med lastbil samt en reservelastbil. Ruterne er af følgende typer jf. TBL (Tilbudslisten) TA01 TA02 TA03 TA04 TA05 TA06 TRS (både for A og B-ruter) 3

4 6 stk. Vinter vejklasse I (A-ruter) til snerydning på kørebaner. Ruterne er af følgende typer jf. TBL (Tilbudslisten) TA11P TA12P TA13P TA 14P TA15P TA16P Lastbil med plov Lastbil med plov Lastbil med plov Lastbil med plov Lastbil med plov Lastbil med plov Ordregiver leverer salt og stiller saltspredere og sneplove inkl. frontplade til rådighed for lastbiler. Entreprenøren skal stille med lastbiler til montering af ordregivers udstyr. 10 stk. Vinter vejklasse II (B-ruter) til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner. Hvoraf 7 ruter er med lastbil og 3 ruter med traktor. Ruterne er af følgende typer jf. TBL (Tilbudslisten) TB20 TB21 TB22 TB23 TB24 TB25 TB26 TB27 TB28 TB29 Traktor med spreder + plov (Kombi) Traktor med spreder + plov (Kombi) Traktor med spreder + plov (Kombi) Ordregiver leverer salt og stiller saltspredere og sneplove inkl. frontplade til rådighed for lastbiler. Entreprenøren skal stille med henholdsvis lastbiler med lad eller traktor med vogn til montering af ordregivers udstyr. Endvidere skal traktoren være forsynet med 3 punkts ophæng foran, til montering af ordregivers plov. 4

5 13 stk. Vinter vejklasse IV, (D-distrikter) til snerydning på kørebaner land. Distrikterne er af følgende typer, jf. TBL (Tilbudslisten) TD01P TD02P TD03P TD04P TD05P TD06P TD07P TD08P TD09P TD10P TD11P TD12P TD13P Ordregiver stiller med sneplov. Entreprenøren skal stille med traktor med 3 punkts ophæng foran, til frontmonteret sneplov. 1 Læssevagt (LV) til læsning af salt og grus (ballast) med læssemaskine samt fremstilling af saltlage. Entreprenøren skal stille med minimum 9 20 t gummiged med godkendt vægt for afvejning af læsset salt Yderligere oplysninger om entrepriserne Vintertjenestens omfang er afhængigt af vejret. I en gennemsnitlig vinter kan der forventes: 80 udkald til glatførebekæmpelse på serviceniveau I-veje (A-ruter) 30 udkald til glatførebekæmpelse på serviceniveau II-veje (B-ruter) 60 timer ved udkald til kombi på kørebaner serviceniveau I-veje (A-ruter) 50 timer snerydning på kørebaner 50 timer kombi serviceniveau I-veje (B-ruter) 25 timer ved udkald til snerydning i distrikter 100 udkald til læsning af salt m.m. Disse tal er afgivet uden forbindende for Ordregiver. Vintertjenesten skal kunne udføres på alle tider af døgnet. 5

6 Udkald til glatførebekæmpelse og snerydning finder fortrinsvis uden for normal arbejdstid. Vintertjenesten ledes og koordineres i et samarbejde mellem: Aabenraa Kommune, Sønderborg Kommune, Haderslev Kommune og Tønder Kommune. 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale der danner grundlag for tilbudsgivningen omfatter, følgende dokumenter: Evt. rettelsesblade offentliggjort efter offentliggørelse af udbudsmaterialet. 1. Den i Supplement S til EU-Tidende (TED) offentliggjorte udbudsannonce 2. Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) 3. Særlige betingelser (SB) 4. Vilkår 5. Instruks 6. Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument ESPD 7. Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) 8. Tilbudslister (TBL) 9. Rute-/kortplaner 10. Paradigme for entreprisekontrakt 5. Regler for Udbudsprocessen Kontrakten udbydes efter reglerne i Lov nr af (Udbudsloven) om fastlæggelse af procedurerne for offentlige indkøb. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at alle interesserede virksomheder kan rekvirere udbudsmaterialet. Udbuddet er offentliggjort i Supplement S til EU Tidende (TED databasen) samt på Tønder Kommunes hjemmeside www. Toender.dk. 6. Krav til og præmisser for tilbudsgivningen 6.1. Sprog Tilbuddet, inklusive evt. bilag, skal være på dansk Konditionsmæssighed og forbehold Tilbud, der indeholder forbehold eller i øvrigt ikke opfylder de i udbudsmaterialet opstillede specifikationer og krav, risikerer at blive afvist som ukonditionsmæssige. Eventuelle forbehold, herunder branchemæssige forbehold, skal fremgå af et særskilt bilag, der vedlægges tilbuddet. Forhold i udbudsmaterialet der ikke er omtalt i tilbuddet, vil blive betragtet som accepteret af tilbudsgiver. 6

7 6.3. Modtagelse af tilbud Der vil ikke være offentlighed omkring åbning af tilbuddene. Rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet efter udløbet af tilbudsfristen. Tilbudsgiver kan, efter udløbet af tilbudsfristen, rekvirere en fortegnelse over hvem der rettidigt har afgivet tilbud Ikke mulighed for forhandling De indkomne tilbud vil ikke kunne forhandles efterfølgende jf. reglerne i Udbudsloven. Tilbuddene vil alene blive vurderet ud fra det i tilbuddet anførte og i relation til udbudsmaterialet. Hvis Tønder Kommune har behov for præcisering af afgivne tilbud eller ønsker supplerende informationer i relation hertil, vil tilbudsgiver blive kontakter med henblik på at afgive de supplerende informationer. Kommunen sikrer i den forbindelse, at Udbudsdirektivets principper om gennemsigtighed og ligebehandling bliver efterlevet. Der kan ikke efterfølgende ske ændringer i tilbuddet, der på nogen måde ændrer de oprindeligt tilbudte økonomiske vilkår. Tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således at kontrakterne i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og kommunen. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbudsgivers tilbud er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcist i enhver henseende. Det er alene tilbudsgivers ansvar at tilbuddet er afgivet i nøje overensstemmelse med de i udbudsmaterialet anførte krav og specifikationer Ejendomsret til tilbuddene Det fremsendte tilbud, inklusive evt. bilag og anden dokumentation, betragtes som Tønder Kommunes ejendom og vil ikke blive tilbageleveret. Tilbudsgivers omkostninger ved udarbejdelse af tilbud og ved evt. kontraktindgåelse er kommunen uvedkommende Tilbudsgiver Det er den virksomhed, som afgiver tilbuddet som vil være den juridisk ansvarlige virksomhed, uanset om der anvendes underleverandører til opgaven, og som herefter benævnes tilbudsgiver og som i givet fald vil være Tønder Kommunes kontraktpart Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der måtte være forhold i udbudsmaterialet, som ønskes yderligere belyst inden tilbudsgivningen, skal spørgsmålene fremsendes til Tage Riis pr. tari@toender.dk med emnet Spørgsmål udbud vintertjeneste. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive lagt på Tønder Kommunes hjemmeside 7

8 Spørgsmål modtaget senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb den 19. juni 2018, dvs. efter den 12. juni Spørgsmål der modtages denne dato kan ikke forventes besvaret, med mindre det af Tønder Kommune skønnes at have væsentlig betydning for udbuddet Afholdelse af orienteringsmøde Der afholdes orienteringsmøde om udbuddet hos Tønder Kommune, Teknik og Miljø, Wegners Plads 2, 6270 Tønder torsdag, den 7. juni 2018, kl Af hensyn til den praktiske planlægning bedes der ske tilmelding til informationsmødet senest mandag den 4. juni Tilmelding sendes pr. til tari@toender.dk. Referat fra informationsmødet vil blive offentliggjort på Alternative tilbud Ordregiver modtager ikke alternative tilbud Kontrolbud Kommunen vil ikke afgive kontrolbud Virksomhedsoplysninger For at kunne få overdraget en entreprise skal entreprenøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin ret til at udføre erhvervet, at anfører Færdselsstyrelsens ID-nummer samt antal Tilladelser til godskørsel på oplysningsbilag for hvert materiel (Skema 1.1). (Dette gælder alene for entrepriser omfattende lastvogne til saltspredning og bortkørsel af sne). IDnummeret skal anføres for såvel hovedentreprenør som evt. underentreprenører. at dokumentere sin optagelse i Det Centrale Virksomhedsregister, ved at anføre sit CVR-nummer på oplysningsbilag for hvert materiel henholdsvis på (Skema Skema 1.2 og Skema 1.3). (Teknisk og/eller faglig formåen) Dokumentation for materiellets egnethed til den tilbudte opgave (ved udfyldt oplysningsbilag for hvert materiel) (TBL), herunder om lastbil og traktor kan overholde minimum miljøkravene henholdsvis EURO 2 og Tier/Stage 1. (Skema 1.1, Skema 1.2 og skema 1.3)i afsnit 4. Vilkår eller 6. Tilbudslisten). Generelle krav til materiel og udkalds tider er anført i "4. Vilkår" Udfyldelse af ESPD Tilbudsgivere skal vedlægge en udfyldt ESPD som en del af tilbuddet. Tilbudsgiverne skal anvende den elektroniske version af ESPD. Tønder Kommune har forberedt en ESPD (for at få adgang skal der anvendes en XLM fil). Hvis 8

9 krævet af Tønder Kommune skal tilbudsgiver fremvise dokumentation for de i ESPD angivne oplysninger. Tønder Kommune anbefaler kraftigt tilbudsgivere at anvende denne XML fil ved udfyldelsen af ESPD. Tilbudsgivere skal uploade XML filen til følgende website: hvor ESPDen kan blive udfyldt og senere importeret. Hvordan udfyldes ESPDen: Tilbudsgivere skal downloade ESPDen fra ESPD filen virker kun med den elektroniske ESPD og kan kun åbnes ved ovennævnte website. PÅ ESPDens velkomstside skal tilbudsgiveren vælge Dansk for at udfylde den elektroniske ESPD på dansk. Derefter skal tilbudsgiver vælge jeg er en økonomisk aktør og derefter importer ESPD. Herefter kan tilbudsgiver uploade ESPD filen allerede downloaded fra Når dette er sket, vil tilbudsgiver være i stand til, at udfylde de dele af ESPDen, som Tønder Kommune har valgt som relevant for dette udbud. ESPDen er inddelt i nedenstående dele: Del I: Del II: Del III: Del IV: Del V: Del VI: Oplysninger om udbudsproceduren og den ordregivende myndighed er udfyldt Oplysninger om den økonomiske aktør skal udfyldes Udelukkelsesgrunde skal udfyldes Udvælgelseskriterier skal udfyles Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere ikke relevant Afsluttende erklæringer skal udfyldes Når ESPDen er udfyldt kan den downloades som en PDF fil. En ukorrekt udfyldes af ESPD kan medføre at tilbuddet vil blive erklæret ukonditionsmæssig Tilbudsafgivelse Der kan afgives tilbud på én eller flere af nedenstående entrepriser, idet de dertil svarende tilbudslister samt tilbudssamlelisten skal benyttes. Klasse I Veje (A ruter): 7 stk. entrepriser til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner inkl. reserve. Tilbudslisterne TA01-TA06 og TRS. 9

10 Klasse I A-ruter: 6 stk. entrepriser til snerydning på kørebaner tandemkørsel. Tilbudslisterne TA11P TA16P. Klasse II veje (B ruter): 7 stk. entrepriser til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner med lastbil. Tilbudslisterne TB20-TB26. 3 stk. entrepriser til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner med traktor og vogn. Tilbudslisterne TB27-TB29. Klasse IV veje land D - Distrikter: 13 stk. entrepriser til snerydning på kørebaner. Tilbudslisterne TD01P-TD13P. Hver entreprise omfatter: 1 traktor til kørsel med sneplov. Læssevagt: 1 stk. entreprise læsning af salt og fremstilling af saltlage. Tilbudsliste læssevagt. Tilbudsgiver skal i sit tilbud anføre omfang af mandskab og materiel, der tilbydes til løsning af opgaven indenfor den fastsatte tid. (Skema 1.1 Lastbiler, Skema 1.2 traktor samt Skema 1.3 læssemaskine afsnit 4. Vilkår findes også i 6. Tilbudslisten på de sidste ark). De i tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) henholdsvis skema 1.1, Skema 1.2 eller skema 1.3 skal være udfyldt og vedlagt tilbuddet. Såfremt dette ikke er tilfældet betragtes tilbuddet ukonditionsmæssigt. Såfremt tilbudsgiveren afgiver tilbud på flere entrepriser end han ønsker overdraget, skal det på tilbudssamlelisten anføres det maksimale antal entrepriser, der ønskes overdraget. Det forudsættes, at tilbudsgiverne inden tilbud afgives har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene for arbejdets udførelse Tilbudsbehandling- og vurdering Tilbudsbehandlingen vil ske i 2 faser. Fase 1 er dels en vurdering af tilbuddets konditionsmæssighed (overholdelse af formalia, herunder opfyldelse af krav til tilbudsindhold) og dels en vurdering af tilbudsgivers egnethed som potentiel leverandør ud fra de afgivne oplysninger i pkt og den udfyldte ESPD. Tilbudsgivere hvis tilbud er konditionsmæssige og som bedømmes som egnede ud fra de afgivne oplysninger, vil herefter indgå i fase 2. I fase 2 vil tilbuddene alene blive vurderet ud fra det i punkt 7. angivne tildelingskriterium, som er laveste pris. 10

11 6.15. Kontraktindgåelse og efterfølgende information Umiddelbart efter Tønder Kommunes beslutning om valg af leverandører til de respektive udbudte entrepriser, vil alle tilbudsgivere modtage skriftlig meddelelse pr. om resultatet af tilbudsvurderingen. Kontrakterne med de valgte leverandører vil blive indgået efter udløbet af en stand still periode på minimum 10 kalenderdage regnet fra datoen efter forannævnte meddelelse. Grundlaget for de respektive entreprisekontrakter vil være det med udbudsmaterialet vedlagte Paradigme for entreprisekontrakt. Tønder kommune anser ikke udbuddet for afsluttet før end samtlige kontrakter er underskrevne af parterne Tidsplan for udbuddet Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående tidsplan: 9. maj 2018 Udbudsbekendtgørelsen er sendt til EU Tidende til offentliggørelse 14. maj 2018 Udbudsmaterialet er lagt på Tønder Kommunes hjemmeside og kan downloades 7. Juni 2018 Orienteringsmøde kl på Wegners Plads Tønder 12. juni 2018 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet udløber kl juni 2018 Frist for tilbudsgivning udløber kl juni 2018 Valg af leverandører forventes besluttet og meddelt tilbudsgiverne og stand still perioden træder i kraft. 10. juli 2018 Stand still perioden udløber og kontraktindgåelserne kan iværksættes. 17. juli 2018 Kontrakterne forventes indgåede Tilbudsgyldighed Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver til minimum den 20. august Tilbudsfrist og -adresse Tilbud fremsendes eller afleveres til Tønder Kommune, senest tirsdag d. 19. juni 2018, kl med emnet: Tilbud Vintertjeneste , 11

12 på følgende adresse: Tønder Kommune Vej, Park og Arealdrift Wegners Plads 2, 6270 Tønder Att.: Tage Riis Såfremt tilbuddet sendes med posten, skal det være i en rød kuvert for at bydende kan være sikker på, at tilbuddet kommer uåbnet frem. Kuvert mærkes "Vintertjeneste , Tønder Kommune" og påføres tydelig afsender og telefonnummer. 7. Tildelingskriterium Tønder Kommune vil tildele kontrakterne til de tilbud, der giver den for Tønder Kommune laveste samlede pris