Oprettelse af ansøgningsgrundlag for skoler, som ikke bruger EASY 23-02-2018/version 1.2 Indhold Indhold... 1 Generelt... 1 Oprettelse af ansøgningsgrundlag og registrering af tilstedeværelse... 1 Trin 1: Opret ansøgningsgrundlag... 1 Trin 2: Registrer tilstedeværelse... 6 Centrale begreber... 7 Generelt Denne vejledning beskriver, hvordan du som skolemedarbejder på en ikke-easy-skole, dvs. en skole som ikke bruger EASY som studieadministrativt system, opretter et (VEU-) ansøgningsgrundlag, så kursist/arbejdsgiver kan søge digitalt via EfterUddannelse.dk. Hvis virksomheden/den selvstændige skal modtage VEU-godtgørelsen, skal VEUansøgningen udfyldes digitalt. Hvis kursisten selv skal modtage VEU-godtgørelsen, må han/hun gerne udfylde og sende en papirudgave af VEU-ansøgningen. Oprettelse af ansøgningsgrundlag og registrering af tilstedeværelse Oprettelsen består af to trin: 1. Opret ansøgningsgrundlag 2. Registrering af tilstedeværelse Trin 1: Opret ansøgningsgrundlag Log på www.efteruddannelse.dk/admin som Skoleadministrator og klik på fanebladet Ansøgninger. Fane Ansøgninger -> Opret ny Bemærkning Tryk på knappen Opret ny ansøgning 1
ansøgning Tast cpr.nr. og tryk på knappen Næste Kursist: E-mail og Mobil (Oplysningerne kan evt. udelades, da de senere kan udfyldes af ansøger) Kursisten har fast bopæl i Danmark: Ja eller Nej. Oplysningen bliver automatisk udfyldt vha. cpr-opslag. Arbejdsgivers: CVR nummer og arbejdsadresse Uddannelsen: Angiv om uddannelsen afholdes indenfor rammerne af den Europæiske Socialfond eller som EUD+. 2
Undervisningssted: Angiv om uddannelsen afholdes på virksomheden og angiv undervisningsstedet. Hvis adressen på undervisningsstedet ikke er oprettet i forvejen, kan du tilføje det ved at klikke på den orange + knap. Undervisningsstedet bruges til at beregne km-afstand fra bopælsadresse til kursusadressen til brug for beregning af befordringstilskud. Det er muligt at sætte hak i fjernundervisning og kontraktuddannelse. Kursusbetegnelse: Angiv kursusbetegnelse og vælg kalender. Værdilisten indeholder en standardkalender og en totalkalender. Standardkalenderen gælder for hverdage. Totalkalenderen inkluderer weekend og helligdage, og skal bruges, hvis I fx afholder weekendkurser. Valg af kalender har indflydelse på kursusperioden. Hvis du vælger standardkalender, og kursusperioden sættes til at løbe henover weekender, vil lørdag og søndag ikke blive inkluderet som undervisningsdage. Vælg fagkode: Indtast fagkode og niveau = -. Systemet beregner automatisk, om uddannelsen er inden for FKB (AMU-kursus), og om der evt. er tale om certifikatkursus eller multiplanuddannelse. Bemærk der er 3 særlige fagnumre for kurser, som ikke er AMU-fag eller GVU-fag: Faget 48888, niveau -, skal bruges ved taxakurser Faget 49997, niveau -, skal bruges ved EUD+ 3
Faget 49999, niveau -, skal bruges ved Den Europæiske Socialfond Hvis der er flere fag/perioder, kan du klikke på den orange knap + for at tilføje et fag/periode. Systemet beregner automatisk antal undervisningsdage. Godkendt skole ds-nr. sættes automatisk til den skole, som opretter ansøgningsgrundlaget. Det kan rettes, hvis I har lånt godkendelsen fra en anden skole. Angiv e-mail adresse, hvis du ikke frigiver ansøgningsgrundlaget umiddelbart efter oprettelse, og ønsker at få tilsendt e-mail med påmindelse om frigivelse, når kurset nærmer sig. Fjern flueben, hvis du ikke ønsker at få påmindelsesmail. Når der er klikket på knappen Opret, tjekker systemet, om registreringerne er korrekte. Der kan altså komme en fejlmeddelelse. Når ansøgningsgrundlaget er oprettet korrekt, skifter knappen til Gem. Klik på knappen Gem, hvis du efterfølgende foretager rettelser i ansøgningsgrundlaget. Ansøgningen er nu gemt, og du kan gå til Trin 2, Frigiv ansøgning. Ansøgningsgrundlaget skal frigives for at VEU-ansøgningen bliver synlig for arbejdsgiver og kursist. Dvs. indtil ansøgningsgrundlaget er frigivet, er det en slags kladde. Frigiv ansøgning Når du har oprettet ansøgningen finder du knappen Frigiv ansøgning øverst og trykker på den. Ansøgningsgrundlaget skal frigives for at VEU-ansøgningen blive synlig for virksomhed/kursist og for at du kan udskrive papiransøgning til manuel ud- 4
fyldelse. Ansøgninger Printikonet Hvis kursisten skal modtage VEU-godtgørelsen, og ønsker at søge på papir gør du følgende: Søg kursisten frem og udfor den oprettede ansøgning trykker du nu på Ikke udfyldt (under overskriften Ansøgning) for at åbne ansøgningen. Tryk på Udskriv VEU-ansøgning øverst til højre for at udskrive papirblanket til manuel udfyldelse. 5
Trin 2: Registrer tilstedeværelse Kursistens tilstede- og fraværstimer på skal registreres på www.efteruddannelse.dk/admin. A-kassen og VEU-systemet kan herefter hente tilstedeværelsesoplysningerne elektronisk til brug for sagsbehandlingen. Log på som Skoleadministrator. Fane Bemærkning Tilstedeværelse Søg på cpr.nr. og kursusperiode Fraværstimer Udfyldt feltet under overskriften Fravær med det antal timer, kursisten har været fraværende den enkelte dag. De dage, kursisten har været til stede uden fravær, udfylder du med 0,00. Fraværet overføres til a-kassens side og til virksomhedens/kursistens side på Efteruddannelse.dk. Klik på knappen Gem, når du har udfyldt fravær og årsag. På virksomhedens og kursistens side kan tilstedeværelsesoplysninger ses i VEU-ansøgningens resumé/trin 9 (viser tilstedetimer og evt. fravær, men ikke fraværsårsager). 6
Årsag Har kursisten været fraværende, skal du angive en årsag til fraværet. Fraværsårsagen er kun synlig for a-kassen/uddannelsesstedet. Tryk på Næste dag og udfyld fraværstimer og årsag. Gentag dette for alle kursusdage. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse EfterUddannelse.dk EfterUddannelse.dk er en landsdækkende tilmeldings- og ansøgningsportal for erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse, herunder AMU-kurser og GVU-hold. På portalen kan virksomheder og kursister/elever finde kurser, foretage tilmeldinger, ansøge digitalt om VEU-godtgørelse og befordringstilskud samt få overblik over kursusaktiviteter og status for ansøgninger www.efteruddannelse.dk Portalen bruges også af de uddannelsessteder, som udbyder kurserne samt af a-kasserne, som administrerer VEUansøgningerne www.efteruddannelse.dk/admin 7
VEU-godtgørelse VEU-godtgørelse er en kompensation for tab af løn eller mulighed for arbejde, når du deltager i erhvervsrettet uddannelse for voksne. (http://www.veug.dk/borger/veu-godtgoerelse) 8