Boligselskabet Vissenbjerg Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 14. januar 2014 kl. 16.00 i Fælleshuset på Hesbjerglund, 5492 Vissenbjerg. Dagsorden: 1 Boligselskabet Vissenbjerg... 2 1.1 Gennemgang af beregninger for etablering af servicecenter... 2 1.2 Godkendelse af styringsrapport... 2 1.3 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 2 1.4 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 3 1.5 Nybyggeri... 3 1.6 Orientering om driftsforhold... 4 2 Næste møde... 5 3 Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Laila Terkildsen Eriksen, formand Anna Margrete Johansen, næstformand Birthe Johansen, medlem Flemming Andersen, medlem Jens Klokhøj, medlem Øvrige deltagere: Claus Olesen, driftschef Domea Birger Tangaa Nielsen, Ejendomsmester Domea Domea Boligcenter Svendborg, den 17. januar 2014
1 Boligselskabet Vissenbjerg 1.1 Gennemgang af beregninger for etablering af servicecenter Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punktet indledes med fremvisning af 2 film, således at den samlede bestyrelse havde et ensartet grundlag for den videre snak. Herefter blev en prognose for lige nøjagtigt Boligselskabet Vissenbjerg gennemgået. Bundlinjen udviser en total besparelse på kr. 236.000. Bestyrelsen mente godt, at man på det foreliggende grundlag kunne træffe en beslutning nu. Bestyrelsen besluttede, at man gerne vil indgå i et servicecenter beliggende i en tom lejlighed i Hesbjerglund, Vissenbjerg, sammen med BSB Nordfyn samt BSB Glamsbjerg. Endvidere kan det komme på tale, at servicecenteret tillige skal omfatte BSB Assens samt Nørre- Åby Ældreboligselskab. Claus Olesen vil i nær fremtid indkalde nævnte boligselskaber til et fælles møde. 1.2 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne. 1.3 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Claus Olesen gennemgik indledningsvis i korte træk indholdet af forvaltningsrevisionen. Bestyrelsen tog herefter evalueringen til efterretning, og godkendte at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Side 2 af 5
1.4 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Der undersøges yderligere, og punktet tages op til genbehandling på et efterfølgende møde. 1.5 Nybyggeri Afdeling 3720, Vissenbjerg Rådhus, er langt om længe kommet i gang efter nogle svære forhandlinger om budgettet. Hovedentreprenøren er Dansk Boligbyg, som udfører renovering af både boliger og bibliotek. Det har desværre været nødvendigt med nogle besparelser i projektet, men de væsentligste, som nyt tag og nye vinduer, er der ikke foretaget ændringer af. De 6 familieboliger forventes klar til indflytning medio maj måned 2014. Ombygning af en del af Kildebakken, som har været drøftet i adskillige år, ser nu endelig ud til at være indenfor rækkevidde. Der er kommet positivt tilsagn fra Side 3 af 5
Landsbyggefonden, som vil støtte projektet, og det i en sådan grad, at der kan forventes en minimal huslejestigning på ca. kr. 10,- pr. kvadratmeter. I støttetilsagnet er det forudsat, at der sker en kapitaltilførsel på kr. 1.000.000,- som deles i 5 andele, hvoraf Assens Kommune udreder den ene 1/5 del, Vissenbjerg Boligselskab den anden 1/5 del, kreditforeningen den tredje 1/5 del og Landsbyggefonden de 2 sidste. Desværre er der ikke penge i selskabets dispositionsfond, så bestyrelsen skal tage stilling til, at der ansøges Domea s dispositionsfond om kr. 200.000,-. Det er med Assens Kommune aftalt, at Domea udarbejder skema A på arbejderne, således Assens Kommune kan behandle dette på byrådsmødet d. 18. december 2013. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Endvidere besluttede bestyrelsen at ansøge Domea s dispositionsfond om kr. 200.000,-. Der blev endvidere fremsat ønske om, at formand samt ejendomsmester inddrages i et større omfang omkring ombygningen af en del af Kildebakken. Claus Olesen har videregivet ønsket til BYG. 1.6 Orientering om driftsforhold Claus Olesen orienterede om, at Arbejdstilsynet har varslet et kommende uanmeldt besøg. Ifølge Birger Tangaa føler ejendomspersonalet sig godt klædt på til et sådan besøg. På de nært forestående afdelingsmøder er der i afd. 15 samt 28 stillet forslag om, at afdelingerne overgår fra B- til A-ordningen. Vedtages disse forslag betyder det, at der fra administrationens side kan arbejdes videre med tidligere beslutning om anvendelse af E-syn. Udbuddet vil ske i samarbejde med BSB Nordfyn samt BSB Glamsbjerg. Endvidere gennemgik Claus Olesen Domea s nye prisstuktur med ingen eller kun få prisnedsættelser på administrationsbidraget, mens større afdelinger kan oppebære en større besparelse. Som en naturlig konsekvens af dette blev der derfor også talt om afdelingssammenlægninger. Den største besparelse kan opnås ved at lægge samtlige afdelinger sammen til én afdeling. Konsekvensberegning herfor blev beregnet. Bestyrelsen besluttede dog, at man til næste års afdelingsmøder vil foreslå sammenlægninger til i alt 2 afdelinger; én for familieboligerne og én for øvrige herunder plejecenter, senhjernessadecenter m.fl. Det er dog op til hvert enkelt afdelingsmøde at træffe beslutningen om evt. sammenlægning. Endelig blev der orienteret om, at Birger Tangaa indkøber til termografikamera, og efterfølgende deltager på et nødvendigt kursus. Kamera samt Birgers erhvervede kundskaber vil også på sigt kunne benyttes af øvrige boligselskaber, der evt. tilslutter sig servicecenteret på Vestfyn. Bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. Side 4 af 5
2 Næste møde Møder for hele 2014 blev aftalt som følger: Tirsdag den 13.05.14 kl. 16.00 Fælleshuset Hesbjerglund Tirsdag den 09.09.14 kl. 16.00 Fælleshuset Hesbjerglund Mandag den 01.12.14 kl. 16.00 Vissenbjerg Storkro På de 2 førstnævnte møder er Claus Olesen tovholder for indkøb af sandwich. 3 Eventuelt Intet at behandle Mødet sluttet kl. 20.00 Referatet godkendt Laila Therkildsen Eriksen Formand Svendborg den 17. januar 2014 CLO/LIJ Side 5 af 5