Udkast til ref. af bestyrelsesmøde i RSIK Kunsten 11. februar 2019 Møde nr. /2018/19 Mødedato: 11.2.2019 Mødested: Kl. 17.00 i klubrummet Referent: Sanne Colmor Til stede: Vit (), Marianne (MaE), Randi (RB), Joan (JDH), Ditte (DK), Mette (MSP), Sanne (SC), Ann (AA) fra 17.45 1. Godkendelse af referat Referatet fra mødet 19. januar er tidl. godkendt på mail og uploadet på hjemmesiden. 2. Aktivitetslisten Se aktivitetsliste. 3. Nyt fra formanden: - Der har været holdt møde med trænere og forældre, hvor vores unge M-løber er tilbudt en udvidet ordning, hvor hun bliver på sit alderssvarende hold, men har flere træningspas med hold 1. - Banner: Se nedenfor under pkt. 4. - Skøjterum: Karsten, chef for teknisk personale, skal rykkes for en plan for etableringen. Det er Kommunen, der står for etablering af to skabe til skøjter og skab til balletudstyr i kunstens omklædningsrum, og først når der er opbevaring til udlejningsskøjterne, kan det nye trænerrum etableres. Vit sender mail med rykker. Vit havde spurgt på BB (Johnnie), om Ishockey kunne afgive opbevaringsrum. MaE gør opmærksom på, at kunsten faktisk har to store skabsrum, men at der ikke er lås på. - Vit får sat montering af låse i værk. - Vit rykker Karsten/kommunen for forbedring /reparation af musikanlæg. Der er problemer med forbindelsen fra mixerpulten til højttalere. JDH har set i RSIK- eller BB- ref., at ishockey synes, det fungerer ved deres aktiviteter. - RB: Fie har nævnt, at der er problemer med vores træneres adgang fra omklædning til hal 2 under RMB-kampe. Vit kontakter Jørgen Illemand m.h.p. en løsning herpå. I alle tilfælde holder Vit bestyrelsen orienteret cc. 4. Nyt fra RSIK: (JDH) Side: 1
- På bestyrelsesmøde i sidste uge havde man haft besøg fra DIU om fastholdelse bl.a. lille film. Jimmy fotograf kan måske hjælpe Kunsten med film og fotos også til banner? Han kender hal og belysning MSP oplyser, at Claras far, Søren, har travlt lige nu og i foråret, men nok kan få tid til en hvervningsfilm. Mette webmaster spørges, om hun stadig har en fotokontakt. JDH kontakter hende. - I det RSIK ref., JDH sendte i morges, fremgår, at hendes fortsatte repræsentation af kunsten i RSIK-bestyrelsen i næste sæson (efter hendes udtræden af Kunstens bestyrelse) er taget til efterretning. Joan vil fremover deltage i starten af kunstens bestyrelsesmøder for at sikre kontinuiteten. - AA har lavet en optælling af ishockeys og kunstens medlemmer. Forholdet er ca. 3:1. Kunsten burde derfor have krav på de fysiske faciliteter, svarende hertil. Fremadrettet vil kunsten gerne have andel i ledig is i ugerne 7 og 8 til camps og andre træningsaktiviteter - JDH: RSIK har spurgt Rødovrehallen, om Kunsten og Ishockey må benytte hallen til off-ice. Det har de fået nej til, men hvis det fastholdes, overvejes det, at vi laver nye office-foreninger, så vi får krav på at benytte faciliteterne. 5. Brugerbestyrelsen (): Se seneste ref. af 28. jan. - Specielt om banner har Vit sendt mail: Jørgen Skriver har til brugerbestyrelsesmøde fortalt, at vores ønske om billeder af skøjteløbere på væggen/væggene ved hovedindgangen til hallen skal bringes af RSIK. Det skal besluttes af RSIK-bestyrelse som sender ansøgningen til Jørgen Skriver som bringer den videre. Jeg vedhæfter her referatet af brugerbestyrelsesmøde d.28/1. Her står det under punkt 3 Der er sendt ansøgning til Jørgen Skriver, kommunens mand både fra ishockey og kunsten om, at vi kan ophænge banner med kunstskøjtemotiv på ledig væg. 6. Øvrige punkter til drøftelse Fra MaE: - Fotosession i.f.m. produktion af banner samt til brug på hjemmesiden: dato, indkaldelse til løbere, påklædning mm Joan kontakter Mette om fotograf. Drøftelse af udseendet. Konceptet i samme stil, som det, der hænger - Tilskud fra fonden "Idræt for alle": Udkast til ansøgningskriterier samt fordelingsnøgle, mail til forældre. Side: 2
Der er blevet bevilget et beløb fra en DIF-pulje En Fond oprettet i samarbejde med Guldsmeden - men der er ikke udsendt invitation til Funskate Free og K-løbere om tilskud til kontingenter. Marianne sender invitation ud. Kriterier: Enlige forsørgere og familier med lav husstandsindkomst til børn og unge under 18 (dokumenteres ved indsendelse af kopi af sidste års årsopgørelse tillige skal oplyses antal børn i husstanden). Der laves fordelingsnøgle ud fra antal træningspas. - CDC: Status, ansvar og opgavefordeling, indkaldelse til møde med frivillige forældre/tovholdere. Tilmeldingsfristen er 4. marts, så vi kender ikke antal deltagere endnu. Der er tilmeldinger nu fra bl.a. Sverige og Finland med både solodansere og isdans, og isdans fra Estland. Panelet er næsten på plads der mangler et par dommere, samt 2 DRO er. JDH oplyser, at Svetla gerne vil have en liste over opgaver og gå rundt og prikke forældre. MaE indkalder til planlægningsmøde snarest. SC laver doodle m.h.p. at se, om tilstrækkeligt mange kan deltage førstkommende søndag. - April/Maj træningsplan: Status, udregning af kontingentpriser, udsendelse af plan + pris til forældre Heidi og JDH oplyser, at Thomas Madsen inden uge 8 oplyser hvilke istider, vi har i aprilmaj. MaE sender den så til Lucie med det samme. Herefter regner MaE priser ud for de enkelte løbere. - Lucies aktiviteter "ude af huset" resten af sæsonen: P.t ser det ud, som Lucie skal til London, Paris, Oberstdorf og Finland udover noget ferie På det foreliggende grundlag derfor nej til camp i Karavace orienterer Lucie herom. - Briefing om mødet med trænerne d. 4. feb. - både evaluering af coaching samt de øvrige emner fra det efterfølgende møde Trænerne har generelt været glade for forløbet. De udtrykker ønske om: Aktiviteter for trænerteam, f.eks. fælles frokost. Bestyrelsen bevilger op til kr. 3500 hertil Sociale aktiviteter i klubben for løberne Træner/løber samtaler Mus-samtaler Efterlyser bedre kommunikation med bestyrelsen Fremadrettet vil de blive indkaldt på skift til bestyrelsens møder 15 min. Efterlyser struktur og mere klarhed om mål - Der er lavet papir om rammer og målsætning, som blev gennemgået med trænerteamet af Tina og MaE. Fordeling af de sjællandske konkurrencer ml. Lucie, Brad og Sara. Side: 3
Sygdom/fravær K/M-timer meldes ind til Lucie, på Funskateområdet til Fie. Lucie finder en løsning og orienterer under alle omstændigheder bestyrelsen. Hvis Lucie ikke kan finde en løsning, tager bestyrelsen () over. - Plan for oplæring af hold-i-hånd-trænerne blev aftalt på mødet efter coachingevalueringen: Trænerne står for indkaldelse til møde med de unge trænere og til nogle is-sessioner, hvor de undervises i, hvad der skal foregå på de enkelte hold. - Trænersituation til næste sæson: Brad overvejer at tage orlov fra aug. og et halvt år frem for at tage til Sydafrika. Hvis han ikke tager afsted, har han derimod god tid. Hjælpetrænerne Silke og Leonora skal til Australien/ på højskole. tager kontakt til trænerteamet om deres planer for næste år med bestyrelsen cc. - Generalforsamling: fastsættelse af dato, udsendelse af indkaldelse. Fra JDH: Mandag den 25. marts: 17.00 Ditte prøver at præparere funskateforældre til at komme. Sanne laver indkaldelse a la tidligere år. Indkaldelsen skal udsendes senest 4 uger inden GF. Vit forbereder beretning - Opgaver i næste sæson (evt generel fordeling af opgaver i kunsten?) Fra RB: Joan vil gerne beholde bookning af lokaler og nøgler. Heidi vil ikke fortsætte som konkurrencekoordinator Ditte vil gerne være Funskateansvarlig Randi vil gerne stå for camps, og hvis ikke andre melder sig, kan Sanne tage konkurrencetilmelding - Invitation til Camps og konkurrencer - til orientering for Lucie først? (RB) Lucie vil gerne se camps-invitationer, inden de sendes ud til løberne. Udenlandske konkurrencer skal ikke sendes til Lucie, før bestyrelsen har vurderet, om man deltager. DSU aktiviteter heller ikke camps -skal ikke omkring Lucie først. Camp-invitationer lægges på hjemmesiden når de sendes til webmaster Mette sættes Lucie + formand på cc. Fra MSP: - Undervisning af forældre til nye K-løbere (MSP) Gennemgang af protokoller og hvad der generelt kræves. Side: 4
Mette vil gerne stå for info-møde for nye K-løbere både sololøb og solodans. - Heidi Sauer og Joan Dahl Hansen indstilles som kunstens repræsentanter i RSIK-bestyrelsen i kommende sæson. Heidi og Joan sender alle referater til Kunstens bestyrelse fra RSIK-bestyrelse samt RSIK- udvalg til formand@rsik-kunst.dk Kunstens bestyrelse sender BB-referater + referater fra Kunstens bestyrelsesmøder til Joan og Heidi. Kunstens referater sendes til Joan og Heidi, samtidig med at de sendes til webmasteren til upload på hjemmesiden. Joan/Heidi (primært Joan) deltager 20 min på Kunstens møder. Hvis der er akutte ting, klares de pr. mail eller telefon. Både Heidi og Joan skal være på cc i sådanne situationer. - Funskatefinalen: Der er kun 3 deltagere. Konkurrencen er denne gang ikke markedsført godt nok. Ikke nok med et link på holdsport. Det skal gøres bedre fremadrettet evt. med udlevering af fysisk invitation til løberne/forældrene. - Yoga kan om fredagen være i bordtennisrummet resten af sæsonen (til ult. Marts). Om lørdagen er det i klubrummet. JDH gør opmærksom på, at lokalerne skal bookes. sørger for dette. 7. Eventuelt - Valhøj: Foreløbigt er vi kun sikre på 1 løber til det nye hold. - Der er lige kommet mail om APV Arbejdspladsvurdering drøftelse heraf fortsættes på mail AKTIVITETSLISTEN Nr. Aktivitet Ansvar 1 Tavlen i klubrummet skal opdateres med organisationsplan, invitationer, træningsplan mm. 1. februar Sanne sender camps og konkurrencer til AA til print AA 2 3 4. Møde med webmaster om opdatering af hjemmesiden og evt. møde med webmaster - 1. februar CDC - planlægningsmøde Foto ved Søren eller anden fotograf i løbet af foråret MSP MaE MSP/Joan Side: 5
5. Møde med trænere om vejledning af holde-i hånd-trænere (emnet var oppe på mødet efter coaching -evalueringen) 6. Orientering om Valhøj -info- møde 7. Info-møde om konkurrencer for nye K-forældre 8. Etablering af låse på 2 skabe MSP MSP 9. 10 11 12 13 APV Arbejdspladsvurdering Indkaldelse GF/Udarbejdelse af beretning Kontakt til trænerne om fortsættelse til næste sæson Kontakt til RK om plan for igangsættelse af arbejdet med trænerrum Montering af låse på de skabe der er tildelt kunsten Alle/MSP SC/ 14 Opfølgning på rep. af musikanlæg 15 Bookning af bordtennisrummet Side: 6