Roskilde Tennis Klub Bestyrelsesmøde - referat Tid: Torsdag den 27. september 2018 kl. 17.30-20.30 Deltagere: Peter, Hans-Henrik, Søren Peter, Anja, Jonas og Steen. Henrik O deltog også i mødet Referent: Henrik 1. Godkendelse af dagsorden - godkendt 2. Godkendelse af referat fra sidst - godkendt 3. Meddelelser ingen ud over de mange punkter på dagsordenen 4. Strategiforløb ny proces efter aflyst strategidag den 22. september, hvor kun seks medlemmer ud over bestyrelsen havde tilmeldt sig. Peter foreslår, at de seks udvalgte emner, der skulle have været behandlet på strategidagen, nu behandles som temaer på de kommende bestyrelsesmøder. I første omgang er emnet RTK s træningskoncept form og indhold sat på dagsordenen. De øvrige emner er: Samarbejde med lokalsamfundet Fleksible tilbud til medlemmerne Klubbens frivillige Talentudvikling Kapacitet - baner Beslutning 1: Emnerne bliver nu behandlet på kommende bestyrelsesmøder. De medlemmer, der havde meldt sig til strategidagen + dem, der gerne ville have været med, men ikke kunne komme, bliver inviteret til input-møde med formand Peter og øvrige fra bestyrelsen, der har lyst til at deltage og kan komme den dag, hvor mødet bliver lagt. Beslutning 2: Alle medlemmer bliver opfordret til at komme med input til de enkelte emner, efterhånden som de skal behandles Henrik orienterer på hjemmesiden og samler input og idéer til kommende bestyrelsesmøder. Anja sørger for opsætning af en plakat eller lignende med en idépostkasse i hallen. Det bliver med Henriks mail sat på, så vi ikke skal have en fysisk postkasse sat op. 5. Halprojektet, herunder nyt LED-lys i hallen og besøg i Holbæk Roskilde Kommune er fortsat positiv i forhold til opsætning af nyt LED-lys i hallen, men sagsbehandlingen er ikke afsluttet. Hvis det lykkes at få ok til opsætning i denne indendørs sæson, så vil det betyde lukning af to baner ad gangen i to dage hver. Søren Peter og Henrik har været på besøg i Holbæk Tennisklub, som til nytår flytter ud i en helt ny sportsby, der er ved at blive opført i Holbæk. Klubben får en ny hal med fire baner (mod tre i dag), får anlagt ni tennisbaner på grus (samme som i dag) og to padelbaner. Kommunen overtager klubbens nuværende areal og hal. Det vides ikke, hvad der skal ske med hallen, der er opbygget af spær og eternittag, men som ikke er isoleret så godt som RTK-hallen. RTK s nuværende hal er også en hal, der er blevet flyttet kunne en haludvidelse foregå via flytning af Holbæks hal? Beslutning: Peter og Henrik kommer til næste bestyrelsesmøde med et oplæg til håndtering af haludvidelsesplanerne. 6. Økonomistatus
Hans-Henrik berettede, at økonomien fortsat ser god ud. Der mangler dog regninger på nogle større anlægsopgaver, der går i gang snart. Det vil påvirke årsresultatet, men der er stadig udsigt til et pænt resultat. Hans-Henrik foreslog, at juniorudvalgets penge til ekstra junioraktiviteter (fx fra ITF-turneringen) bliver placeret på en særlig konto den tidligere konto til Juniorfonden, der ellers er på vej til at blive nedlagt. Denne konto kan så også bruges til andre aktiviteter, hvor det bliver besluttet, at overskuddet særligt skal øremærkes juniorerne. Bestyrelsen drøftede også kontakten til RTK s bank, Nordea, hvor det tidligere har været vanskeligt at få arrangeret et møde. Beslutning 1: Hans-Henrik undersøger med bogholder Tina Larsen, om en helt ny bankkonto er den rigtige løsning eller om det bare skal være en ny posteringskonto. Beslutning 2: Peter og Hans-Henrik prøver igen at få etableret et møde med Nordea Henrik skriver et oplæg til et brev til filial- eller områdedirektøren. 7. Opgradering af internet, RTK s computer på Dr. Sofies Vej og håndtering af koder, vejledninger, referater og lignende Beslutning 1: Hverken i hallen eller på Dr. Sofies Vej er det muligt at opgradere til fibernet, men via TDC er det muligt at skrue lidt op for hastigheden til en meromkostning på ca. 300 kr. pr. kvartal + ca. 2000 kr. til teknikerbesøg. Henrik bestiller en opgradering af bredbånd i hallen nu og på Dr. Sofies Vej til foråret. Peter Thornholm og Steen hjælper til. Beslutning 2: Computeren i det lille klubhus virker ikke og bliver heller ikke repareret eller erstattet. Beslutning 3: Henrik samler alle koder, passwords til computere og systemadgange hos bl.a. DTF, kommune, DGI og lignende. Han modtager og gemmer også referater, brugervejledninger, drejebøger og tilsvarende fra bestyrelsesmedlemmer, ansatte og udvalg. 8. Skumtennisstævner i Roskilde. Der holdes 2-3 skumtennis-stævner i Himmelev Hallen til vinter, 9/11 og 24/3 (+ et regionsmesterskab 25/11). Stævnerne 9/11 og 25/11 kan holdes helt af SLTU, der så beholder alle indtægter, eller af RTK, der så modtager turneringsgebyret (dog fratrukket 1500 kr.). Det handler om stævneledelse på dagen, men også håndtering af evt. afbud og rapportering efterfølgende samt evt. salg fra bod. Hvis RTK selv vil stå for afholdelse, kræver det oplæring af forældre / ældre juniorer ved stævne 1, så vi selv kan afholde stævne 2. Beslutning: Juniorudvalget er glade for, at der er mulighed for at spille skumstævner i Roskilde, men har endnu ikke taget stilling til, om de selv ønsker at byde ind på opgaven med at styre stævnerne. Det er usikkert, hvor mange deltagere, der kommer og derfor også, hvor meget RTK kan få ud af at stå for stævneledelsen. Beslutningen ligger nu hos juniorudvalget. 9. RTK s træningskoncept form og indhold Træningschef Sisse Folmø har sammen med det nye medlem af trænerteamet, David Mathiesen, samt Theo og Kim arbejdet på et træningskoncept for RTK, der indeholder en mission, vision, målsætninger og en handlingsplan. Der er også et forslag til et værdisæt, der skal gælde for alle, der går til træning i klubben. Bestyrelsen var positive over for forslaget, der indeholder nogle klare prioriteringer og synlige valg, der vil give en rød tråd igennem hele RTK s træning til glæde for medlemmerne og sikre et stærkt funderet trænerteam med både ansatte og hjælpere. Beslutning: Bestyrelsen foreslog nogle tilføjelser og præciseringer. Trænerteamet arbejder videre med en finpudsning. Peter, Sisse og David mødes inden næste bestyrelsesmøde, og så bliver træningskoncept og værdier fremlagt igen til beslutning på næste bestyrelsesmøde. 10. Trænersituationen til indendørssæsonen + status på træningsplanen
David Mathiesen er kommet til som ny træner i RTK. Han har stor erfaring og er nu med til at sikre et rigtig godt trænerteam i RTK. Theo stopper som fuldtidsansat pr. 1. februar, hvor han skal starte på fysioterapeut-uddannelsen, men bliver forhåbentlig fortsat tilknyttet RTK. Træningsplanen er lavet, så det er muligt for trænerne at afløse hinanden ved fravær. En række af klubbens egne ældre juniorer og ungseniorer står for skumtennis i weekenderne, og der gennemføres en række interne trænerkurser. Træningsplanen for vinteren er sendt ud onsdag og der foregår i de næste dage en del justeringer. Der er tilmelding fra så mange børn og voksne, at ekstra haltid i to kommunale haller lørdag og søndag er fyldt helt ud samtidig med, at det har været nødvendigt at tilbyde træning for voksne i RTK-hallen hver anden uge om søndagen i stedet for hver uge for at få plads til alle. Alternativet havde været at afvise nogen. Der er også nogle, der har fået søndagstider, selv om de helst ville have hverdagstider, men her er slet ikke plads nok. Det kan betyde, at nogle melder deres træning fra, og at andre så får mulighed for at få træning hver uge. Sisse og Theo retter planen til efter de indmeldinger, der nu kommer fra medlemmerne. Specielt juniortræningsplanen har taget tid der skal tages hensyn til skoletider, alder og ikke mindst spilleniveau, så alle træningshold bliver så gode som muligt. Trænerne har evalueret processen og konkluderet, at de godt kunne have lavet planen for voksne først, så den kunne være kommet ud tidligere. I træningsplanen er der denne gang ikke taget hensyn til, om de tilmeldte er helårs- eller kun vintermedlemmer. Bestyrelsen overvejer, om helårsmedlemmer næste vinter skal have fortrinsret til træningstider. Sisse, Anja, Hans-Henrik og Peter tager sig af at få formaliseret aftale/kontrakt med David. 11. Tøj- og boldaftalen med Head v/cool Sport, Sport Direct Roskilde og RTK. Aftalen løber indtil 30. marts 2021, men skal evalueres senest to måneder før 30. marts 2019. Der skal desuden tages stilling til valg af beklædning til holdspillere, da kontrakten indeholder en aftale om spillertøj hvert andet år. Beslutning: Der træffes lige nu ingen beslutning om tøj. Peter, Jonas og Anja arbejder videre med aftalen og sikrer, at der senest med udgangen af januar holdes et møde med SportDirect og Head. 12. Store Åbningsdag 2019. DTF holder Tennissportens Dag lørdag den 4. maj, men det er efter vores træningsstart og giver derfor udfordringer, hvis mange nye børn og voksne først dukker op, efter træningen er startet. Beslutning: RTK holder Store Åbningsdag lørdag den 27. april 2019. Vi modtager mange børn samtidig med, at træningen for vores nuværende juniorer starter. Det giver pres på dette tidspunkt. Juniorudvalget og Sisse drøfter derfor en eventuel model for modtagelse af nye børn til udendørssæsonen. Vi bakker stadig op om Tennissportens Dag, som er en del af den pakke, der gør det muligt at købe ketsjere til majkampagnen. Juniorudvalget og begynderudvalget for voksne stiller op ved Tennissportens Dag i RTK. 13. Status på øvrige igangværende sager og aktiviteter Klubmesterskaberne hvordan gik det? Det var ærgerligt, at det blev nødvendigt at flytte finaledagen efter tilmeldingsfristen det fik indflydelse på, at ikke alle finaler blev afviklet på selve finaledagen. Men ellers gik det godt og der var ros for et detaljeret tidsprogram for finaledagen, så man kunne se, hvornår de enkelte kampe skulle spilles. Der bliver gjort noget ekstra ud af indendørs klubmesterskaberne, der bliver afviklet de tre sidste weekender i marts. Målet er, at deltagerantallet stiger i forhold til de seneste års indendørs mesterskaber. Tilmelding af hold og planlægning af vintersæsonen evt. leje af baner i Hedehusene til holdkampe?
Anja og Sisse har besluttet at trække dame 3 for at være sikre på at have spillere nok til Dame 1 og 2. Om der bliver brug for at leje baner i Hedehusene til enkelte holdkampe vil afhænge af turneringsprogrammet for veteraner, herre 2 og 3 samt juniorholdene, når det kommer. Tilmeldingsfrist for juniorhold er 30. september. Brug af ITF-pengene til juniorafdelingen Der er indkøbt et nyt bordtennisbord og en soundbox. Desuden er der en projektor på vej, og juniorforældre indretter sammen med nogle juniorer snart det nye junioropholdsrum i hallen (det tidligere motionsrum). Pengene fra ITF-turneringen bliver desuden brugt til et overnatningsarrangement for juniorer fredag-lørdag 28./29. september. ITF-turnering i uge 8 2019? Jonas har spurgt styregruppen fra ITF 2018 om deres holdning til en gentagelse i 2019. Gruppens medlemmer synes, det vil være godt med en ITF-turnering igen, men ingen af medlemmerne fra sidst har tid til at involvere sig lige så meget igen. RTK går derfor ikke efter at lægge billet ind på en ITF-turnering i 2019. I uge 8 bliver der i stedet en vinterferie-juniorcamp i dagtimerne, og Steen overvejer at invitere andre klubber til en RTK-cup eller lignende enten i uge 8 eller senere. Første møde i kommunen med RTK som lokalt prioriteret sportsgren Anja, Lars Bang og Sisse Folmø var til det første møde hos kommunen den 17. september sammen med ni andre udvalgte foreninger. Første skridt er at beskrive RTK s talentarbejde og historie gennem de sidste mange år for at få en basis på plads. Anja synes, det tegner godt og tror, at RTK kan få meget ud af forløbet. Orientering om igangværende aktiviteter fra anlægsudvalget Søren Peter og Kurt har holdt møde med kommunen omkring beskæring af træer ved hallen og ved udendørsbanerne i Darup. Kommunen har sagt ja til alle RTK s ønsker. Tagene på klubhusene på Dr. Sofies Vej og i Darup bliver behandlet for alger og mos. Norddøren i hallen (mellem trænerskabene) er rådden og skal skiftes i løbet af vinteren. Vandingsanlæg på Dr. Sofies Vej bliver udskiftet i uge 43 Henrik lukker for booking af baner, så der i uge 43 kun kan bookes udendørs i Darup, hvis der på det tidspunkt stadig er mulighed for at spille udendørs. I samarbejde med forsyningsselskabet Fors er der fundet løsning, så vandtrykket i slangerne kan blive øget til næste udendørs sæson. Anlægsudvalget overvejer også udskiftning af køkkenet i hallen, da det er meget slidt. Samarbejdsaftalen med SLTU om regionscenter i Roskilde Aftalen er endnu ikke helt på plads. 14. Orienteringssager: Padelsamarbejde med Jyllinge Peter og Henrik har været til møde med Jyllinge og aftalt at prøve en model med, at RTK-medlemmer kan købe et padel-årskontingent i Jyllinge til nedsat pris. Aftalen er ikke helt på plads endnu. Vi har også talt om et arrangement med introduktion til padel for RTK-medlemmer i efteråret, men vi mangler svar fra Jyllinge, så det kan nok ikke nås i 2018, men så kan det ske til foråret. Vi eftersøger medlemmer, der vil planlægge et RTKpadelarrangement i Jyllinge Salg af kontrakttimer den eneste ledige kontrakttid på hverdagsaftener kl. 18-22, onsdag aften kl. 21-22, er nu solgt. Det samme er en lørdagstid kl. 8-9. En ekstra tid mandag kl. 18-19 bliver brugt til træning Frivillig fredag i Roskilde Kommune fredag den 28. september RTK bliver repræsenteret af fire frivillige, der har sagt ja tak til invitationen og er tilmeldt. Disse fire er Anja, Steen, Hans- Henrik og Anni Mødet mellem RTK, Roskilde Kommune og Roskilde Festival omkring lukning af adgang til banerne i Darup, når der er Roskilde Festival mødet er endnu ikke afholdt trods flere rykkere. Kommunen arbejder på at få Roskilde Festival til at stille op til et møde sammen med RTK Referee-uddannelse Steen Lindegaard og Morten Lyebalk har meldt sig til at deltage på kursus i Hillerød den 6. oktober. De kan så supplere vores nuværende referees, H. C. Stigaard, Lasse Byberg og Leander Rudolf
Forslag om minitennisbane på Dr. Sofies Vej er sendt til høring via hjemmesiden. Jonas har udarbejdet nogle skitser, og på hjemmesiden er det muligt at svare ja, nej eller måske til ønsket om en minitennisbane. Det er også muligt at komme med kommentarer Børneattester: Roskilde Kommune har indført en ny procedure, hvor alle foreninger en gang om året skal bekræfte, at de indhenter børneattester på alle trænere og andre, der har lederansvar overfor børn og unge under 15 år. Henrik har indsendt denne attest, der gælder for 2019 og er i øvrigt den, der holder snor i klubbens børneattester. Der bliver indhentet børneattester på alle trænere over 15 år samt medlemmer af juniorudvalget og holdkaptajner for juniorhold. Henrik skal derfor have besked, når der kommer nye inden for disse kategorier Ved Båstad-træningsturen i oktober er der tilmeldt 10 motionister og 6 holdspillere, der bor på anlægget i Båstad og træner fredag, lørdag og søndag. De 16 deltagere var ikke helt nok til udsolgt men nok til, at turen bliver gennemført med Kim Sverbæk som træner. Der har også været gennemført tre tematræninger med David Mathiesen der blev hurtigt udsolgt til de to, men tematræningen omkring taktisk spilforståelse blev ikke udsolgt Infoskærm: Et firma har henvendt sig med en løsning med elektroniske opslagstavler. Henrik tager et møde med dem for at høre nærmere og muligheder og priser 15. Eventuelt Håndtering af nøgler til klubhuse og skabe. Beslutning: Sisse, Kurt og Henrik tager et møde om, hvordan vi registrerer, udleverer og får nøgler tilbage. Dato for julefrokost: Steen tager kontakt til Andreas Storgaard, da han vist blev udvalgt til at være en af arrangørerne af julefrokosten på Dr. Sofies Vej 2018.