Afdelingsbestyrelsen SYD, Avedøre St.by Karetmagerporten 1 B, 2650 Hvidovre. Tlf./Fax: 36 49 42 97 afd. 3501 Referat fra Afdelingsbestyrelsesmødet den 7. marts 2005 Mødedeltagere: Jan Lemser Jes Rønving Pia Bakkendorf Stitz Vilhelm Nygaard Kjeld Lohmann Marie-Louise Klein Palle F. Hansen Eva Bugge Henrik Bjørn Hansen Afbud: Ebbe Merkelsen Susanne Petersen Formand Næstformand Ejendomsleder Suppleant Referent: Henrik Bjørn Hansen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Beboerhenvendelser, skriftligt og personligt 4. Licitation, 5. Afdelingsmødet den 9. maj, herunder beretning 6. Salg af arealer ved Avedøre Tværvej. 7. Meddelelser fra Formanden 8. Meddelelser fra Ejendomskontoret 9. Meddelelser fra medlemmer og Udvalg 10. Mødekalender. 11. Eventuelt. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd side 1 af 7
Ad. pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Den udsendte dagsorden blev godkendt. Ad. pkt. 2 Godkendelse af referat Referatet fra den 21. februar 2005 blev godkendt. Ad. pkt. 3 Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige Der forelå ingen henvendelser. Ad. pkt. 4 Licitation Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at der var gennemført licitation vedrørende legearealerne ved Bymuren 163-175 samt materiale/depotpladsen ved siden af varmecentralens gård. Henrik Bjørn Hansen meddelte, at det samlede resultat lå under det budgetterede, men at det i udbudsmaterialet var vanskeligt at gennemskue de præcise udgifter for hver af projekterne. Henrik Bjørn Hansen vurderede umiddelbart, at prisen på materiale/depotpladsen var væsentlig over det budgetterede, og at prisen på de 2 legearealer til gengæld var billigere end forventet. Afdelingsbestyrelsen principgodkendte igangsættelsen af legearealerne under forudsætning af, at ejendomsleder Henrik Bjørn Hansens vurdering var korrekt. Henrik Bjørn Hansen ville arbejde videre med en afklaring omkring udgifterne og finansieringen af materiale/depotpladsen. Ad. pkt. 5 Afdelingsmødet den 9. maj, herunder beretning Lokaler på biblioteket var bestilt. Der var forslag om Flemming Bagge som dirigent, og at Ejendomskontoret stod for referatskrivningen. Følgende emner blev aftalt til beretningen: - Baderum i Bymuren (Jes Rønving) - Vandmålere (Jes Rønving) - Legepladser (Marie Louise Klein) - Altaner (Palle F. Hansen) - Navn på selskab (Jan Lemser) - Administrationsaftale (Jan Lemser) - Opdeling på Materielgården (Jes Rønving) - Sektantpladsen og udsmykning på gavn ved Bymuren nr. 1 (Marie Louise Klein) - FAS/HFS (Jes Rønving) - SIIS / Portal (Kjeld Lohmann) Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. marts 2005 side 2 af 7
- Hjemmeside (..) Formand Jan Lemser er tovholder for oplæggene som fremsendes pr. e-mail i udkast senest 21. marts. Ad. pkt. 6 Salg af arealer ved Avedøre Tværvej. Jes Rønving redegjorde kort for sagen vedrørende overvejelserne omkring bygningen af boliger og indkøbsfaciliteter på arealerne ud mod Avedøre Tværvej i Avedøre Stationsby Nord. Sagen har tidligere været drøftet på et møde i det fælles forretningsudvalg FFU. Konklusionen på den efterfølgende drøftelse blev, at afdelingsbestyrelsen generelt var bekymret for en reduktion af Nordafsnittets friarealer som blandt andet kunne resulterer i en begrænsning af børns udfoldelsesmuligheder. Der var endvidere en stærk bekymring omkring institutionen Regnbuen og dens fremtid. Afdelingsbestyrelsen fandt at Regnbuen på grund af institutionens særlige karakterer var et vigtigt supplement til institutionsstrukturen og ville være vanskelig at flytte/erstatte, såfremt man valgte at bygge på det område hvor institutionen ligger. Ad. pkt. 7 Meddelelser fra formanden FFU-møde 9. marts kl. 19.00. Jan Lemser meddelte, at han ikke kunne nå at komme. Det blev aftalt at Pia Bakkendorf Stitz deltager i stedet for Jan Lemser. Ad. pkt. 8 Meddelelser fra Ejendomskontoret FFU-oplæg vedrørende fremtidig funktionsplan. De 3 ejendomsledere fra boligafdelingerne i Avedøre Stationsby var i færd med at bearbejde den af forretningsførerselskabet AKB udarbejdede funktionsplan i forbindelse med de vedtagne ændringer i forretningsføreraftalen. Der foregik en drøftelse af den forestående proces. Det blev aftalt også at udsende det foreløbige udkast til den fremtidige funktionsplan sammen med referatet fra det Fælles ForretningsUdvalg, FFUs møde den 9. februar 2005, såfremt den blev modtaget positivt i FFU. Institutioner, lofter i køkkener Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at levnedsmiddelkontrollen havde givet påbud til institutionen Ternen om ændring af loftet i institutionens køkken. Loftet skulle gøres glat og rengøringsvenligt. Et tilsvarende krav ville med alt sandsynlighed også komme på de 2 andre institutioner Viben og Mågen. Henrik Bjørn Hansen var umiddelbart af den opfattelse at boligafdelingen alene var ansvarlig for det udlejede i form af ordinær vedligeholdelse og at ekstraordinære forhold, eksempelvis i form af efterlevelse af skærpede krav i forbindelse med anvendelse af det lejede fra myndigheder og lignende, relaterede til lejer - i dette tilfælde Hvidovre Kommune. Afdelingsbestyrelsen var enig i ejendomslederens fortolkning af situationen. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. marts 2005 side 3 af 7
Vinduer i institutioner Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at den forestående udskiftning af vinduerne i daginstitutionerne forløb planmæssigt og at vinduerne og dørene ville blive monteret i løbet af april og maj måned. Moms - fællesafdelinger Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen orienterede om, at der var ændringer på vej i forhold til ansættelsesforholdene for medarbejdere der var delt mellem flere afdelinger, for at undgå at der i fremtiden skulle betales moms af arbejdet. Som følge af at der pr. 1. januar 2005 ikke længere var ansat servicemedarbejdere på tværs af de 3 boligafdelinger i Avedøre Stationsby berørte de nye regler ikke afdelingens ansatte. Selskabslokale - borde. Henrik Bjørn Hansen meddelte, at de nye borde til selskabslokalet var leveret. Ejendomskontoret havde dog set sig nødsaget til at reklamerer over bordene, idet der på bordenes ben var opdaget små metalsplinter i forkromningen. Regnskabsmøde Afdelingsbestyrelsens regnskabsmøde blev aftalt til den 18. april 2005 kl. 17.00. Luftfoto Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at han havde fundet frem til det firma som havde taget luftfoto af Avedøre Stationsby under opførelsen. Luftfotoene var omfattet af ophavsret, men det var muligt at anskaffe elektroniske kopier for et overskueligt beløb pr. foto ved køb af rettigheder til et større antal. Fotoene kunne blandt andet anvendes på en hjemmeside så alle beboerne kunne få fornøjelse af dem. Afdelingsbestyrelsen var enig i tankerne og gav tilsagn til at Ejendomskontoret arbejdede videre med sagen. Ad. pkt. 9 Meddelelser fra medlemmer og Udvalg Orientering vedrørende placering af ny forretningsfører Jes Rønving orienterede om, at man på det seneste møde i Fælles ForretningsUdvalg FFU havde drøftet placeringen af den nye forretningsfører. Der var enighed om, at en placeringen af den nye forretningsfører ikke skulle blandes sammen med eventuelle problemer i postfunktionen. Posthus - lukning på lørdage. Under henvisning til tidligere drøftelser i FFU omkring problemer med arbejdstilrettelæggelsen i postfunktionen om lørdagen blev funktionen drøftet. På baggrund heraf gav afdelingsbestyrelsen afdelingens repræsentanter i FFU mandat til en ændring af åbningstiderne, således at Posthuset fremover kunne lukkes om lørdagen på betingelse af, at den lange aftenåbning blev udvidet med minimum 1 time. Ad. pkt. 10 Mødekalender Aftalte møder fremgår af Mødekalenderen. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. marts 2005 side 4 af 7
Ad. pkt. 11 Eventuelt Intet. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. marts 2005 side 5 af 7
Mødekalender for Afdelingsbestyrelsen i Syd Dato Tidspunkt Mødetype Mødested Deltagere 23-02.2005 19.00 FFU Bymuren 110 Jan Lemser og Jes Rønving 07-03-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 15-03-2005 17.00 FAS Varmecentralen 04-04-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 08-04-2005 10-04-2005 AB - Weekend (efter behov) Afdelingsbestyrelsen i Syd 18-04-2005 17.00 Regnskabsmøde med afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen i Syd 18-04-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 25-04-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde - Indkomne forslag Afdelingsbestyrelsen i Syd 02-05-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen i Syd 09-05-2005 19.00 Afdelingsmøde for afd. 3501 - Avedøre Stationsby Syd Avedøre bibliotek Alle 23-05-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde - konstituering Afdelingsbestyrelsen i Syd 26-05-2005 17.00 Avedøre Boligselskab Organisationsbestyrelsesmøde Selskabslokalet Syd Organisationsbestyrelsen 26-05-2005 19.30 Avedøre Boligselskab - Repræsentantskabsmøde Selskabslokalet Syd Repræsentantskab for Avedøre Boligselskab 06-06-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 08-08-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 19-09-2005 19.00 Afdelingsmøde for afd. 3501 - Avedøre Stationsby Syd Avedøre bibliotek Alle 25-11-2005 27-11-2005 AB - Weekend Afdelingsbestyrelsen i Syd Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. marts 2005 side 6 af 7
Erindringsliste Referat dato Punkt Emne Beskrivelse Ansvarlig Dato 02-09-2004 5 Cykelstativer Cykelstativer ved Avedøre Station Servicepakker Godkendelse af servicepakker xx-xx-2004 Klubkontakter Realisering af nye kontrakter til klubber og foreninger xx-xx-2004 Handicapboliger 07-02-2005 4 Ungdomsaktiviteter Ideer til ungdomsaktiviteter m.v. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 7. marts 2005 side 7 af 7