PE-7/QUAEST/PV/2010-04 EUROPA-PARLAMENTET P PV 04/2010 KVÆSTORERNE PROTOKOL PV\817963.doc fra mødet onsdag den 21. april 2010 kl. 15.00 Mødeværelse S 3.4 LOW-Bygningen STRASBOURG INDHOLD 1. Vedtagelse af dagsorden...3 2. Godkendelse af protokollerne fra møderne den 10. februar 2010 og 10. marts 2010...3 3. Meddelelser fra formanden...3 3.1 Åbning af registret til åbent hus-arrangement...3 3.2 Løn til kvæstorernes assistenter...4 4. Statusrapport om programmet for indkøb af kunstværker - opfølgning efter det konstituerende møde i kunstudvalget...4 5. Udstillingen 'Aero Week 2010' - anvendelse af Karamanlis-passagen og området foran indgangen til mødesalen...5 6. Sikkerhed omkring Parlamentets bygninger i Bruxelles...6 7. Situationen vedrørende postkontoret i ASP-Bygningen...7 8. Ændringer af indgangen for besøgsgrupper og installering af en elevator fra 1. sal i tårnet til parkeringskælderen for officielle køretøjer i Louise Weiss-Bygningen i Strasbourg...7 PE438.876/QUEST Forenet i mangfoldighed Side
9. Rygning i Europa-Parlamentets bygninger...8 10. Forslag om at opstille en "Villo"-cykeldockingstation tæt på Parlamentet...8 11. Passersedler udstedt til medlemmer for at gøre det nemmere for dem at komme igennem Zaventem-lufthavnen...9 12. Adgang til møder i Parlamentet...9 13. For lukkede døre diverse sager og individuelle anmodninger/skrivelser fra medlemmerne...10 14 Diverse sager og hastesager...10 14.1 Frivillig pensionsfond...10 15. Sager til orientering...10 16. Tid og sted for næste møde...10 BILAG: Deltagerliste PE438.876/QUEST 2/13 PV\817963.doc
Mødet åbnet onsdag den 21. april 2010 kl. 15.15 af LULLING (formand). * * * PV QUAEST. 21.04.2010 1. Vedtagelse af dagsorden - tog den foreslåede dagsorden (PE 438.105/QUAEST) til efterretning og vedtog den, som den fremgår af protokollen. 2. Godkendelse af protokollerne fra møderne den 10. februar 2010 og 10. marts 2010 - tog følgende dokumenter til efterretning og godkendte dem: protokollen fra mødet den 10. februar 2010 (PE 438.057/QUAEST); protokollen fra mødet den 10. marts 2010 (PE 438.100/QUAEST). 3. Meddelelser fra formanden 3.1 Åbning af registret til åbent hus-arrangement - påhørte et indlæg af LULLING, formand, der foreslog, at registret blev åbnet til underskrift i Bruxelles, Strasbourg og Luxembourg under Parlamentets åbent husarrangement - en idé som formanden havde taget godt imod på Præsidiets møde samme dag; - besluttede at udsende et notat til medlemmerne herom. PV\817963.doc 3/13 PE438.876/QUEST
3.2 Løn til kvæstorernes assistenter - påhørte et indlæg af LULLING, formand, der mindede om sine bemærkninger på Præsidiets møde den 19. april 2010 vedrørende løn til kvæstorernes assistenter og foreslog, at kvæstorerne tog emnet op igen på skrift; - godkendte forslaget. 4. Statusrapport om programmet for indkøb af kunstværker - opfølgning efter det konstituerende møde i kunstudvalget - tog følgende dokumenter til efterretning: et notat fra generaldirektøren for GD PRES af 24. februar 2010 (PE 438.103/Quaest), uddrag fra protokollerne fra møderne i Præsidiet den 11. og 13. december 2006, skrivelse fra LULLING af 6. december 2006 (PE 380.265/QUAEST), skrivelse fra PACK, formand for CULT-udvalget, af 4. november 2009 (PE 431.286/QUAEST), skrivelse fra SARTORI, medlem, af 20. oktober 2009 (PE 431.276/QUAEST), spørgsmål fra Oriol Junqueras Vies, medlem, af 15. januar 2010 (PE 439.722/BUR), - påhørte et indlæg af GERINGER de OEDENBERG, ansvarlig kvæstor og formand for kunstudvalget, som orienterede kvæstorerne om resultatet af mødet i kunstudvalget den foregående dag, herunder navnlig, at: - udvalget havde godkendt forslag om at iværksætte en procedure til indkøb af kunst fra Slovenien, Slovakiet, Rumænien og Bulgarien; - det var nødvendigt at eksponere Parlamentets samling mere, hvorfor hun havde foreslået at skabe en kunsttunnel i PHS-Bygningen og et virtuelt galleri; - erhvervelser fra hver af de nye medlemsstater burde fremvises sammen, inden de blev hængt op enkeltvis i Parlamentets lokaler; - udvalget havde anbefalet at acceptere en skulptur af Mariana Pineda; - udvalget ville genoverveje foreslåede donationer sponsoreret af PACK og SARTORI, og at det i forhold til sidstnævnte var nødvendigt at indhente yderligere oplysninger om det foreslåede kunstværk; - kopien af den spanske forfatning på tredje sal i ASP-Bygningen burde åbnes på en anden side, da den side, den pt. var åbnet på, viste et symbol, der ofte blev betragtet som værende Francoistisk; PE438.876/QUEST 4/13 PV\817963.doc
- drøftede spørgsmålet med indlæg af LULLING, formand, NEWTON DUNN og MAŠTÁLKA; - tilsluttede sig forslaget om indkøb af kunst fra Rumænien, Bulgarien og Malta, og besluttede at videresende spørgsmålet til Præsidiet til endelig afgørelse; - glædede sig over idéen om at skabe et virtuelt galleri og en kunsttunnel og så frem til at modtage yderligere oplysninger om disse forslag; - tilsluttede sig forslaget om at fremvise kunstværker fra hver enkelt ny medlemsstat på ét sted midlertidigt efter indkøb; - godkendte forslagene vedrørende kunstdonationer og den spanske forfatning. 5. Udstillingen 'Aero Week 2010' - anvendelse af Karamanlis-passagen og området foran indgangen til mødesalen - tog følgende dokumenter til efterretning: email fra BAUDIS af 2. marts 2010 (PE438.074/QUAEST), skrivelse fra BAUDIS af 24. februar 2010 (PE 438.081/QUAEST); - noterede sig anmodningen fra BAUDIS, næstformand for den tværpolitiske gruppe Sky and Space, om tilladelse til at afholde en udstilling den 29. november - 2. december 2010 under titlen AeroWeek 2010 i Karamanlis-passagen mellem ASP- og PHS- Bygningerne ned til lobbyen ved mødesalen og i baren på tredje sal i ASP-Bygningen; - drøftede spørgsmålet med indlæg af LULLING, formand, NEWTON DUNN og MAŠTÁLKA; - noterede sig, hvad anmodningen om at anvende områder uden for Parlamentets bygninger, navnlig Esplanaden, angik, at tilrettelæggerne var i tæt kontakt med de belgiske myndigheder; - mindende om, at i henhold til bestemmelserne vedrørende eksterne organers anvendelse af Parlamentets Bygninger, ville der ikke blive givet tilladelse til nogen udstilling, begivenhed eller reception i nærheden af mødesalene (herunder Karamanlis-passagen på tredje sal mellem Spinelli- og Spaak-Bygningerne i Bruxelles); - afviste anmodningen om anvendelse af Karamanlis-passagen, da den ikke kunne godkendes i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, og godkendte samtidig anmodningen om at anvende baren på tredje sal i ASP-Bygningen, som var i overensstemmelse med bestemmelserne. PV\817963.doc 5/13 PE438.876/QUEST
6. Sikkerhed omkring Parlamentets bygninger i Bruxelles - tog følgende dokument til efterretning: notat fra RATTI, generaldirektør for GD PRES, til WELLE, generalsekretær (PE 438.109/QUAEST); - påhørte et indlæg af THOMANN, direktør for Sikkerhedstjenesten, som fremlagde den seneste statusopgørelse vedrørende sikkerheden i områderne omkring Parlamentets bygninger i Bruxelles: - Siden mødet den 3. november 2009 mellem Parlamentets formand og Bruxelles borgmester var der den 22. marts 2010 afholdt et teknisk møde med henblik på at træffe praktiske foranstaltninger til at forbedre sikkerheden i områderne omkring Parlamentets bygninger i Bruxelles, herunder: - omorganisering af politiindsatsen gennem to faste fodpatruljer, som hver skulle bestå af to betjente, samt en reception og en koordinationsskranke, - tekniske ressourcer: gennem installationen i området af 11 nye kameraer og forbedret belysning i Léopold-parken, - politipatruljer gennem ændring af patruljernes nuværende ruter, vilkårlige ridepatruljer, og fra september systematiske cykelpatruljer, - kontakt til politiet, - arrangement med henblik på at skabe øget bevidsthed, - udarbejdelse af en protokol i samarbejde med de belgiske myndigheder, som om muligt skulle foreligge inden udløbet af det belgiske formandskab; - drøftede spørgsmålet med indlæg af NEWTON DUNN, ansvarlig kvæstor, GERINGER de OEDENBERG og MAŠTÁLKA, og noterede sig; - betydningen af at byde sådanne sikkerhedsinitiativer velkomne, - tilstedeværelsen ved besøgsindgangen af skraldespande, som gav Parlamentet et negativt image, og behovet for altid at holde besøgsområdet rent; - påhørte et indlæg af BACKER, repræsentant for GD INLO, som orienterede kvæstorerne om, at hans enheder havde modtaget instrukser om at tømme skraldespandene, herunder dem, der ikke var Parlamentets ejendom, og antydede også, at der ville blive opstillet en række skraldespande på Parlamentets ejendom i samarbejde med Sikkerhedstjenesten. PE438.876/QUEST 6/13 PV\817963.doc
7. Situationen vedrørende postkontoret i ASP-Bygningen - tog følgende dokumenter til efterretning: uddrag af protokollen fra kvæstorernes møde den 20. januar 2010; - drøftede spørgsmålet med indlæg af MAŠTÁLKA, ansvarlig kvæstor, og LULLING, formand; - mindede om, at det belgiske postvæsen takket være DURANT, næstformand, havde udsat lukningen af postkontoret i ASP-Bygningen i Bruxelles; - noterede sig, at det belgiske postvæsen under alle omstændigheder ville finde en løsning for brugerne af et stort omfang af posttjenester, inden kontoret blev lukket. 8. Ændringer af indgangen for besøgsgrupper og installering af en elevator fra 1. sal i tårnet til parkeringskælderen for officielle køretøjer i Louise Weiss-Bygningen i Strasbourg - tog følgende dokument til efterretning: et notat fra generaldirektøren for GD INLO (PE 438.106/QUAEST) - havde en drøftelse om situationen vedrørende ændringerne ved indgangen for besøgsgrupper og installeringen af en elevator fra 1. sal i tårnet til parkeringskælderen for officielle køretøjer i Louise Weiss-Bygningen i Strasbourg med deltagelse af LULLING, formand, MAŠTÁLKA, GERINGER de OEDENBERG og NEWTON- DUNN, og understregede betydningen af at begrænse udgifterne i forbindelse med dette arbejde; - påhørte et indlæg af BACKER, repræsentant for GD INLO, som: orienterede kvæstorerne om arbejdet i forbindelse med de førnævnte spørgsmål og oplyste, at kontrakterne allerede var underskrevet og arbejdet med elevatoren påbegyndt; understregede, at de endelige omkostninger formentlig ville blive højere; noterede sig, at udbuddet allerede var iværksat, for så vidt udvidelsen af indgangen for besøgsgrupper, som også ville omfatte toiletter; - besluttede, at GD INLO skulle fortsætte det arbejde, de allerede havde påbegyndt, og begrænse omkostningerne så meget som muligt. PV\817963.doc 7/13 PE438.876/QUEST
9. Rygning i Europa-Parlamentets bygninger - tog følgende dokumenter til efterretning: skrivelse af 25. marts 2010 fra WILLMOTT (PE 438.104/QUAEST) notat fra SCHOO af 19. januar 2010 om fremsendelse af juridisk udtalelse SJ- 636/09 (PE 438.076 og 438.077QUAEST); - påhørte et indlæg af BACKER, repræsentant for GD INLO, som orienterede kvæstorerne om, at der ville blive opstillet to rygebokse i medlemmernes bar i Bruxelles inden udgangen af maj, og én i medlemmernes bar i Strasbourg i juni; - drøftede spørgsmålet med indlæg af LULLING, formand, MAŠTÁLKA, GERINGER de OEDENBERG og NEWTON-DUNN; - besluttede at sende en meddelelse til medlemmerne for at orientere dem om eksistensen af rygeboksene, når de var blevet opstillet, og i mellemtiden at sætte nye "rygning forbudt"- klistermærker på bordene i medlemmernes barer; - bemærkede, at det fra et juridisk synspunkt ville være at foretrække, at samlingen af gældende bestemmelser omfattede klare bestemmelser på området, herunder sanktioner for overtrædelse af rygeforbudet; - anmodede derfor den ansvarlige enhed om at udarbejde og sende et udkast til bestemmelser om rygning til et følgende møde i kvæstorkollegiet. 10. Forslag om at opstille en "Villo"-cykeldockingstation tæt på Parlamentet - tog følgende dokumenter til efterretning: e-mail fra CALLANAN af 24. marts 2010 (PE 438.107/QUAEST), bestemmelser om cykeltjenesten, jf. Præsidiets afgørelse af 6. juni 2005; - noterede sig anmodningen fra CALLANAN om at undersøge mulighederne for at opstille en cykeldockingstation tæt på Parlamentets bygninger; - mindede om, at Parlamentet havde 20 cykler, som kunne anvendes til transport mellem de europæiske institutioner og organer; PE438.876/QUEST 8/13 PV\817963.doc
- bemærkede, at der var VILLO!-stationer i rue des Trèves, rue Belliard, rue Montoyer og foran Kommissionen i Charlemagne-Bygningen (rue la Loi); - påhørte et indlæg af BACKER, repræsentant for GD INLO, som orienterede kvæstorerne om, at forhandlingerne med de belgiske myndigheder var indledt, og at den endelige opstilling af VILLO!-stationen formentlig kunne forventes inden udgangen af juni 2010 på Esplanaden ved Parlamentet; - opfordrede GD INLO til at fortsætte forhandlingerne med de belgiske myndigheder om etablering af en VILLO! cykeldockingstation i nærheden af Parlamentets bygninger; - pålagde den ansvarlige enhed at udarbejde et notat til orientering af medlemmerne, når dockingstationen var opstillet. 11. Passersedler udstedt til medlemmer for at gøre det nemmere for dem at komme igennem Zaventem-lufthavnen - tog følgende dokument til efterretning: notat fra RATTI, generaldirektør for GD PRES, af 15. april 2010 (PE 438.123/QUAEST); - påhørte et indlæg af BRUNAGEL, chef for Protokoltjenesten, som redegjorde for situationen og især bemærkede, at de belgiske myndigheder ikke længere udstedte de omtalte passersedler, da det ikke var sikkert og ikke tjente noget stort formål; - drøftede spørgsmålet med indlæg af LULLING, formand, MAŠTÁLKA, GERINGER de OEDENBERG og NEWTON-DUNN; - opfordrede BRUNAGEL til at fortsætte kontakten til de relevante myndigheder og rapportere tilbage på et senere møde. 12. Adgang til møder i Parlamentet - tog følgende dokument til efterretning: skrivelse af 4. marts 2010 fra Thierry LEBEAUX, direktør for kontoret for EUanliggender i JT International, til Astrid LULLING (PE 438.094/QUAEST), PV\817963.doc 9/13 PE438.876/QUEST
skrivelse fra KRÜCK af 14. april 2010 (PE 438.118/QUAEST); PV QUAEST. 21.04.2010 - drøftede spørgsmålet om lobbyisters adgang til Parlamentets bygninger med indlæg af LULLING, formand, og NEWTON DUNN; - bemærkede, at kun politiske grupper var ansvarlige for afviklingen af deres møder; - besluttede at orientere LEBEAUX om deres beslutning. 13. For lukkede døre diverse sager og individuelle anmodninger/skrivelser fra medlemmerne 14 Diverse sager og hastesager 14.1 Frivillig pensionsfond, der holdt møde for lukkede døre - påhørte et indlæg af GERINGER de OEDENBERG, som orienterede kvæstorerne om, at BALFE, formand for pensionsfonden, forgæves havde anmodet om et møde med formanden, og foreslog, at kvæstorerne mødtes med BALFE og formanden; - påhørte et indlæg af LULLING; formand, som foreslog at møde BALFE først og derefter formanden. 15. Sager til orientering Ingen sager under dette punkt. 16. Tid og sted for næste møde * * * Mødet hævet kl. 17.24. * * * PE438.876/QUEST 10/13 PV\817963.doc
Astrid LULLING Formand PV\817963.doc 11/13 PE438.876/QUEST
BILAG DELTAGERLISTE Strasbourg den 21. april 2010 TIL STEDE VAR: LULLING, formand GERINGER de OEDENBERG MAŠTÁLKA NEWTON DUNN LIGELEDES TIL STEDE: Generalsekretærens Kabinet S&D-Gruppen ALDE-Gruppen Juridisk Tjeneste GD Ledelsestjenesterne GD Kommunikation GD Infrastruktur og Logistik GD Finans Sekretariat Assistenter s personlige sekretariat CHIOCCHETTI HORNAK BOUTER LORENZ WALDHERR PADOWSKA THOMANN BRUNAGEL MICHA STAROSTIN DE BACKER VANHAEREN GUILLÉN ZANÓN BETZ ESTELA BURRIEL MANNELLI ODINO LINNUS WILKINSON CASALPRIM RANZ PLUMEREL ZIELINSKA (GERINGER de OEDENBERG) KEARNEY (HIGGINS) PE438.876/QUEST 12/13 PV\817963.doc
KONTAR (NEWTON DUNN) REHOROVA (MAŠTÁLKA) HANSEN (LULLING) PV QUAEST. 21.04.2010 PV\817963.doc 13/13 PE438.876/QUEST