Model for økonomisk decentralisering i Randers Kommune 23. november 2006 1. Indledning Notatet omhandler model for økonomisk decentralisering i Randers Kommune fra 1. januar 2007. Skolerne er dog først omfattet af den økonomiske decentralisering fra 1. august 2007. Sammenlægningsudvalget besluttede 16. maj 2006 at den overordnede organisationsstruktur baseres på principper om central styring og decentral ledelse. Dette er en model, som omhandler principper for den økonomiske styring. Det er ikke en model for tildeling af bevillinger til sektorområder eller aftaleenhederne. Den konkrete bevillingsmodel varierer fra sektorområde til sektorområde. Aftaleenhederne får én økonomisk ramme, hvor de gøres ansvarlig for at overholde budgettet. Den omfatter budget til løn og øvrige driftsudgifter. Der kan være udgifter i budgettet, der ikke er omfattet af den økonomiske decentralisering, og hvor der således ikke vil finde overførsel af hverken over- eller underskud sted. Det drejer sig f.eks. om husleje. Økonomisk decentralisering skal ses som en del af den nye styringsmodel for Randers Kommune. Den nye styringsmodel medfører, at der skal indgås aftaler med alle aftaleenheder. Den decentrale ramme er netto, og herved er der mulighed for at finansiere øget forbrug gennem ekstra indtægter. Der er ingen begrænsninger i mulige indtægtskilder, dog skal der være overensstemmelse med kommunalfuldmagten og gældende lovgivning. Enheder som har indtægtsdækket virksomhed er også omfattet af økonomisk decentralisering. 2. Ansvar for budgettet Det enkelte arbejdssted er ansvarlig for at overholde sit samlede budget - målt i kroner. I princippet er det helt op til arbejdsstedet, hvordan arbejdet tilrettelægges og hvor mange personer der afsættes til arbejdet. Det vigtigste er, at arbejdsstedet når de opstillede mål i aftalerne indenfor den tildelte lønsum. Det sker ud fra den betragtning, at den decentrale leder i dialog med personale, bestyrelser og brugerråd er den bedste til at træffe de optimale beslutninger for den enkelte institution, og derved opnå den mest optimale udnyttelse af lønsummen. Forudsætningen for ansvar for budgettet forudsætter at den decentrale leder som hovedprincip - inden for nogle personalepolitiske retningslinier - har kompetence til at ansætte og afskedige personale. Imidlertid kan der forekomme tilfælde, hvor det af
hensyn til kommunens overordnede personalepolitik er nødvendigt at overføre medarbejdere fra en aftaleenhed med for mange medarbejdere til en aftaleenhed med for få medarbejdere. Det indebærer, at arbejdsstederne får fuld råderet over den tildelte lønsum dog under hensyntagen til lovgivning, overenskomster, aftaler med byrådet og kommunens øvrige politikker (f.eks. lønpolitik, indkøbspolitik, personalepolitik, IT-strategi). Der er adgang til at overføre mellem løn og styrbare driftskonti (og omvendt). Det skal dog altid forinden drøftes i MED-udvalg og brugerbestyrelser. Hvilke områder er omfattet af økonomisk decentralisering Det er formålet med Randersmodellen, herunder økonomisk decentralisering, at den skal understøtte en vidtgående decentralisering. Energiposter Energiposter (el, gas, olie, varme, vandafledningsafgift, vandforbrug mm.) indgår i aftaleenhedens decentrale økonomiske ramme. Under Miljø- og teknikforvaltningen oprettes en central lånepulje til finansiering af energibesparende foranstaltninger. Bygningsvedligeholdelse Erfaringer fra sammenlægningskommunerne tilsiger, at bygningsbevarende vedligeholdelse centraliseres. Dette kan give det nødvendige overblik og grundlag for at foretage en hensigtsmæssig prioritering og systematisk udførelse af arbejdsopgaverne ved hjælp af registrering og jævnlige bygningssyn. Fordelene ved centraliseringsmodellen er, at klimaskærmene på kommunens bygninger altid vil være bedst muligt vedligeholdte, da vedligeholdelsespengene ikke bruges til andre formål, og da vedligeholdelsespengene altid kanaliseres derhen, hvor effekten er størst. Endnu en fordel er, at der kan forventes en økonomisk gevinst ved at samle renoveringsopgaver i større samlede udbud. De samlede midler til bygningsvedligeholdelse som udgangspunkt i 2007 fordeles på den baggrund efter nedenstående fordelingsnøgle. For en mere uddybende beskrivelse af bygningsvedligeholdelse henvises til bilag (sammenlægningsudvalget har endnu ikke godkendt forslaget): 50% af samtlige midler afsættes til udvendig bygningsvedligeholdelse og denne vedligeholdelse styres centralt. 2
Løn 25% af samtlige midler afsættes til indvendig vedligeholdelse og tekniske installationer. Denne vedligeholdelse styres centralt. 25% af samtlige midler kanaliseres ud til institutionerne efter en m² model til akutte reparationer på bygninger og tekniske installationer, decentralt styret. Udvendige arealer vedligeholdes af parkkontoret/driftsafdelingen eller af eksterne entreprenører Alle former for løn, indgår i enhedens lønsum, dog ikke Ny løn til lederen samt lederløn. Ej heller indgår udgifter til jubilæumsgratiale samt som hovedregel udgifter til elev- og praktikstillinger (hvor uddannelsesforløbet involverer flere lønsumsstyrede enheder) ikke i lønsummen. For så vidt angår udgifter til elev- og praktikstillinger gives der mulighed for at sektorområderne selv fastlægger de nærmere regler. Kompetencen til at aftale løn, herunder ny løn, til lederen er placeret hos den nærmeste overordnede. Feriepenge: I visse situationer vil der skulle ske afregning af feriepenge fra én institution til en anden. Det gælder, hvis den afgående medarbejder ansættes eksternt (uden for Randers Kommune) og den nye rekrutteres internt (inden for Randers Kommune). I dette tilfælde vil lønsumsområdet skulle udbetale dobbelt løn i ferien. For at ligestille institutionerne i disse tilfælde vil der blive udarbejdet en model, der sikrer at institutionerne er stillet ens, uanset om den afgående medarbejder overgår til anden stilling i Randers Kommune eller anden stilling eksternt, eller at den nye medarbejder rekrutteres internt fra anden kommunal arbejdsplads eller rekrutteres eksternt. Løntilskud til medarbejdere i flex-, skåne- og servicejobs og lignende tilfalder aftaleenheden. Direkte udbetalt pension til tjenestemænd indgår ikke i lønsummen. Hvilke områder omfatter den økonomiske decentralisering (ØD)? Inkluderet i ØD Ikke inkluderet i ØD Løn inklusiv Ny løn Husleje Løn til lederen inklusiv Ny løn Skatter og afgifter vedr. bygninger Øvrig drift Brugerbetaling Udgifter til vand, varme og el Jubilæumsgratiale mm. Feriepenge Udgifter til elevstillinger - hvor uddannelsesforløbet involverer flere lønsumsstyrede enheder Vikarudgifter Revisionsudgifter 3
Tilskud til fleksjob Udvendig og indvendig bygningsvedligeholdelse Brugerbetaling (1) Direkte udbetalt pensioner Udvendig og indvendig bygningsvedligeholdelse (akutte reparationer) Uddannelse (1) Som eksempel på brugerbetaling i ØD kan nævnes, at områdecentrenes normering og udgiftsbudget til madproduktion er fastsat ud fra et forventet salg af mad. Hvis der sælges mindre end forventet, skal den tildelte normering og råvarebudget også reduceres. Hvordan bliver lønsummen reguleret? Reguleringen kan opdeles i udligning og øvrig regulering. Udligning: 2 arbejdssteder, der udfører de samme opgaver og har lige mange ansatte, kan få tildelt vidt forskellig lønsum afhængig af den aktuelle medarbejdersammensætning. Et arbejdssted, der p.t. har medarbejdere med lav anciennitet, vil på sigt få for lav lønsum, mens arbejdssteder der p.t. har mange medarbejdere med høj anciennitet vil få en for høj lønsum. Der skal fra 2008 foretages en udligning af lønsummen til en gennemsnitslønsum (beregnes ud fra samtlige personalegruppers gennemsnitlige lønsum på hver enkelt arbejdsplads) og der udlignes med 1 procent pr. år. Det betyder, at et arbejdssted, der fx. ligger 2 procent over gennemsnitslønnen, skal aflevere 1 procent pr. år i 2 år (2008-2009). Ligger arbejdsstedet derimod fx. 4 procent under gennemsnitslønnen vil arbejdsstedet modtage 1 procent pr. år i 4 år. For de decentrale enheder, som allerede før 1. januar 2007 har haft økonomisk decentralisering og ikke bliver personalemæssigt ændret pga. sammenlægningen (f.eks. en daginstitution) og som derfor enten er påbegyndt en udligning af lønsum til en gennemsnitslønsum (eller er færdig med udligningen) fortsætter i en speciel overgangsordning med udligningen til en gennemsnitslønsum. For de øvrige institutioner, som ikke har haft økonomisk decentralisering eller som er blevet personalemæssigt ændret som følge af sammenlægningen (f.eks. alle centrale enheder og områdecentre), vil der i løbet af 2. og 3. kvartal 2007 (hvor lønsystemet er oprettet og kvalitetssikret) blive beregnet gennemsnitslønninger samt beregnet udligningsbeløb for de enkelte arbejdssteder. På den måde bliver der tid til en kvalitetssikring på de enkelte arbejdssteder af disse beregninger. Øvrig regulering: 4
Udligningsbeløbet beregnes en gang for alle og når udligningen er færdig, vil lønsummen i princippet ligge fast fremover. Lønsummen vil dog naturligvis fortsat blive reguleret med den generelle lønfremskrivning (ifølge KL s beregninger for lønudviklingen) og med befolkningsudviklingen (demografireguleringer) m.v. Desuden vil lønsummen blive forøget med midler fra Lokal løndannelse. Det er også vigtigt at bemærke, at politiske beslutninger kan medføre reguleringer af lønsummen (i både opadgående og nedadgående retning). Forsikring mod barsel Med virkning fra 1. januar 2007 et det ved aftale mellem KL og KTO blevet gjort delvist obligatorisk for alle kommuner at etablere en central barselsfond, som helt eller delvist skal finansiere den enkelte arbejdsplads udgifter til vikarer i forbindelse med medarbejderes barselsorlov. Direktionen vedtog den 24. august 2006 at der ydes refusion til institutionen med 80 % af udgifterne til barsel, der beregnes som lønudgifterne fratrukket dagpengerefusion (det er lettere at administrere end refusion af konkret opgjorte udgifter til vikarer). Og at der sker finansiering med den samme procent af lønsummerne på alle områder 0,41 % af lønsummerne. Forsikring mod langtidssygdom Sygedagpengerefusionen udbetales direkte til aftaleenhederne. Sygedagpenge refusionen vil svare til ca. 50 % - 80 % af lønudgiften for den sygemeldte. Udbetalingen af refusion starter, når medarbejderen har været syg i mere end 14 dage. I visse situationer dog allerede fra 1. sygedag. Aftaleenheden har fuld frihed til at bestemme hvordan den udbetalte refusion skal anvendes. Fra samtlige enheders budget trækkes en mindre procentdel, som beregnes ud fra det gennemsnitlige historiske sygefravær for hver sektor. Det sker ved at fordele sygedagpengeindtægterne som i dag er budgetteret centralt i f.eks. gl. Randers Kommune. Når man fordeler en indtægt svarer det til at reducere institutionernes nettobudget. Fordelingen sker sektorvis efter gennemsnitligt sygefravær. Det kan betegnes som forsikringspræmien. Til gengæld får enheden sygedagpengerefusionen direkte udbetalt. Der gives som nævnt ikke fuld refusion, sår der vil altid være incitament til at nedbringe sygefraværet. Der henvises i øvrigt til notat om langtidssygdom sygedagpengerefusion, som forklarer model for sygedagpengerefusion i forbindelse med langtidssygdom. 5
3. Overførselsadgang I økonomisk decentralisering indgår der overførselsadgang mellem årene for så vidt angår dels de decentrale puljer og dels de centrale puljer. Overførselsadgang er en forudsætning for en effektiv økonomisk decentralisering, som sikrer en hensigtsmæssig økonomisk adfærd. Der skelnes mellem 1) Decentrale puljer som er den økonomiske ramme til de decentrale enheder og 2) Centrale puljer/øvrige puljer/anlægsudgifter - som er puljer der i overvejende grad forvaltes af forvaltningerne. Endvidere indgår der overførselsadgang mellem løn og øvrig drift. 3.1. Overførselsadgang mellem årene Decentrale enheder: Der gælder følgende regler for overførselsadgang mellem årene for de decentrale enheder: Der fastsættes en grænse på 5% af aftaleenhedens samlede budget (inklusiv tidligere års overførsler) for overførsel af overskud/underskud mellem årene. Formelt skal overførslen dog bevilges til det næste år pga. bevillingsreglerne. For beløb over 5% skal aftaleenheden redegøre for baggrunden for overskuddet samt hvad pengene skal bruges til, ligesom der skal ske en konkret bevillingsgodkendelse (opgøres efter regnskabsperiodens udløb som en tillægsbevilling). Centrale puljer: Der gælder følgende regler for overførselsadgang for centrale puljer/øvrige puljer/anlægsudgifter: For centrale puljer gælder samme regler som for decentrale puljer ved beløb over 5 %, således at der uanset størrelsen på overskud/underskud redegøres for baggrunden for overskuddet/underskuddet, og hvad bevillingen skal anvendes til, ligesom der skal ske en konkret bevillingsgodkendelse. 3.2 Overførselsadgang mellem løn og drift Der kan overføres midler mellem løn og øvrig drift. Aftaleenheden kan dog maksimalt overføre 5% af budgetrammen fra løn til øvrig drift. Overførslen skal drøftes med MED-udvalg og brugerbestyrelse inden iværksættelse. For overførsler over 5% skal der ske godkendelse i fagudvalget inden iværksættelse. Det sker efter ansøgning med oplysning om begrundelse for besparelse samt formål 6
med overførslen. Ansøgningen skal forinden have været behandlet i MED-udvalg og brugerbestyrelse, og deres indstilling skal fremgå af ansøgningen. Der skal ske en evaluering i forhold til ovenstående overførselsadgange efter 1 års ibrugtagning, dvs. for så vidt angår dels mellem årene og dels mellem løn og drift. Skal ske primo 2008. 4. Dialog og samarbejde I Randersmodellen er det et gennemgående princip at medarbejderne inddrages i væsentlige beslutninger, som vedrører den daglige drift. Det forudsættes, at lederen af aftaleenheden i forbindelse med forberedelse, indgåelse og udformning af aftalen inddrager medarbejderne via det lokale MED-udvalg, ligesom repræsentanter for medarbejderne sammen med lederen - deltager til selve dialogmødet med fagudvalget. Ligesom brugerne via de formelle samarbejdsorganer (f.eks. brugerbetysrelser) inddrages. MED-udvalg, bestyrelser o.lign. orienteres løbende om budgettet og inddrages i fastlæggelsen af overførsler ml. løn/drift og overførsler ml. årene, herunder væsentlige beslutninger som har interesse for medarbejderne og brugere. Økonomisk decentralisering og aftalestyring, fordrer, at styringsmodellen afspejles i den kommende MED-aftale og struktur samt kommende personalepolitik i form af decentrale MED-udvalg og uddelegering af den personalepolitiske kompetence til nærmeste leder. 5. Uddannelse, vejledning og styringsværktøjer Aftaleenhederne får stillet de nødvendige styringsværktøjer til rådighed, ligesom lederne og MED-udvalg får tilbudt uddannelse og vejledning i aftalestyring og økonomisk decentralisering. Aftaleenhederne tilbydes at anvende KMD s decentral lønstyring, som giver mulighed for at sammenholde lønforbruget med den tildelte lønsum samt trække en række oplysninger fra lønsystemet. Dermed har institutionerne et grundlag for at kunne vurdere, om der kan forventes et overskud eller et underskud ultimo året. Systemet indeholder også andre elementer, der giver overskuelighed over personale og løn f.eks. simuleringsmuligheder. Aftaleenhederne har endvidere adgang til økonomisystemet, herunder web-betaling og mål & midler. Den centrale administration har personer, der er i stand til at rådgive og indgå i dialog med arbejdsstederne omkring lønsumsstyringen, også når dette er i løbende drift. Der uddannes en række superbrugere, der kan stå for uddannelsen i systemet og den fremtidige supervision af brugerne i forhold til KMD s decentrale lønsystem. 7
Erfaringerne med den nye Randersmodel skal evalueres, når den har været taget i anvendelse i 2 år, dvs. i starten af 2009. 8