Trekkeis.dk Ordinær Generalforsamling 23-02-2013 Referat 1.Valg af dirigent, referent og 2 stemmetællere: Dirigent: Susanne B. Thomsen. Referent: Tonny N Jensen Stemmetællere Michael S Muller og Morten Steen. 2. Formandens beretning ved Per Buhrmann Kim Ursin overtog posten som ansvarshavende redaktør og layouter efter Stefan. Stor opgave at få styr på de administrative systemer Lige efter GF 2012: Mange skjulte udgifter dukkede op. Kassererarbejdet voldte knas. Tiltagende uklarheder med regnskabsførelsen og økonomistyringen. Foreningen deltog desværre ikke på Star Wars-weekend i maj, fordi ingen havde mulighed for at deltage. August: Per griber ind! Ebbe politianmeldes!! XGF, konklusion: Robert overtager kassererposten frem til GF 2013. DM 2013 var et herligt arrangement, men desværre med ikke så mange deltagere. Lageret etableres i starten af sommeren. Per har sponseret reolerne.
Indkøb af merchandise: Nye termokrus Porcelænskopper Vognpoletter, billige Lommekalendere for 2013, også billige, foræret til VIP-medlemmer. 30. september: Portopuljen blev ansøgt om midler. Star Wars-weekend i november. Stefan var alene på standen om lørdagen. Om søndagen var Susanne med på standen. Kun ét nyt medlem. Indkøb af præmier til kommende DM er og til Holodækket. Subspace 3-2012 blev udskudt til januar aht. tilskud fra Portopuljen. December: Stefan kaster håndklædet i ringen: Trækker sig med virkning fra GF 2013.02.21. Per og Robert vurderer, at med den tilgængelige mand power turde de ikke fortsætte, så de ville også trække sig til GF 2013. Herefter stoppes udadvendt aktivitet, og udviklingen af Vig sættes i bero. Begge systemer optageres fortsat.! Medlemskort udsendes efter GF 2013. Kontingentopkrævning sker først efter GF 2013, fordi det kan være, at foreningen må lukke, vurderer bestyrelsen. Bestyrelsen søger at samle en bestyrelse. Forslag til vedtægtsændringer for at gøre vedtægterne mere i tråd og trit med den virkelighed, som foreningen skal fungere i: - Et lavere antal i bestyrelsen og som suppleanter og revisorer skal være muligt. - Bestyrelsen konstituerer sig selv. Planlagt overdragelsesforretning, gerne umiddelbart efter GF på det konstituerende bestyrelsesmøde samme dag som GF 2013. 3. Kasserererens beretning ved Robert Voxen Den forrige kasserer Ebbe Hindahl er blevet meldt til Politiet som har rejst tiltale for beløbet 12035,35 kr sagen er endnu ikke afsluttet Der er ikke blevet udarbejdet budget for 2013 grundet at der ikke var en afklaring mht fremtiden for Trekkies.dk
Da Robert overtog regnskabet fra Ebbe var det et stort rod, det har taget ham 2-3 måneder at få styr på regnskabet, tallene passer men der er manglende bilag hvilket har vanskeliggjort arbejdet med at få styr på det. 4. Godkendelse af regnskab og budget: Intern Revisor Susanne B Thomsen anbefalede at vi gik til godkendelse af regnskabet trods omstændighederne. Regnskabet godkendt med 11 stemmer for 2 stemte blankt. 5. Forslag til vedtægtsændringer: Der var nogle spørgsmål til formuleringen og ordlyden i forslaget. Det blev foreslået at man godkendte forslaget med det forbehold at den nye bestyrelse retter formuleringer og ordlyd i forslaget til godkendelse på først kommende ordinære generalforsamling Forslaget vedtaget med forbehold for ændringer. 6. andre forslag: Ingen indkomne forslag. 7. Valg til bestyrelsen: a. Valg af formand b. Valg af bestyrelsesmedlemmer c. Valg af suppleanter Den forrige bestyrelse: Per Buhrmann ønsker ikke at fortsætte Stefan Garvig ønsker ikke at fortsætte Robert Voxen ønsker ikke at fortsætte Claus Jørgensen genopstiller Tonny N Jensen ikke på valg Kandidater til bestyrelsen. Michael Munch Olsen Isabella Munch Olsen Gert Krogsbøll Henriksen Claus Jørgensen Bertil Dorch Michael Gregers Jensen
Den nye Bestyrelse Michael Munch Olsen Formand Isabella Munch Olsen Næstformand Gert Krogsbøll Hensriksen Kasserer Tonny N Jensen Sekrætær Claus Jørgensen bestyrelses medlem IT ansvarlig Bertil Dorch Suppleant Michael Gregers Jensen Suppleant 8. Valg af revisorer Susanne B Thomsen blev som eneste kandidat valg som Revisor 9. Evt: Tonny spurgte om status mht VIG og startrek.dk, da det ikke har virket i de sidste 2 måneder og han kunne fjerne VIG fra sin pc og startrek.dk fra sit mailprogram. Robert svarede Vig og startrek.dk-mailadresserne styredes fra en server, og den server har udvist driftsprobelmer for ofte. Nu er den nede! Og der har været problemer med at udsende regninger. Vigs forbindelse til Nets har voldt en del vanskeligheder, for ikke at sige mange. Derfor valgte den forhenværende bestyrelse at anbefale den nuværende at gå tilbage til den gamle server. Overdragelse til den nye bestyrelse: Den afgående formand Per Buhrmann afleverede nøgler til og papirer til den nye formand Nøgler til lager Adresse til lageret: Vallensbækvej 47, 2605 Brøndby Postboksnøgler Adresse Nordvest Distribution, Gørtlervej 3 2400 København NV Den 26-02-2013 Tonny Nørgreen Jensen