Elevbetalinger, efaktura, Navision Stat Sidst opdateret 20.03.2011/version 1.2/UNI C Indhold Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en lynindføring i de begreber, der omhandler elevbetalinger. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, man beskæftiger sig med elevbetalinger. Arbejdsgange beskriver, hvordan man konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Der er rettet en række mindre ting specielt omkring e-debitorer.. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse efaktura Elektronisk faktura. Når der anvendes NS er det muligt direkte at sende en efaktura til kunden under forudsætning af at skolen har en aftale med en VANS-leverandør som forestår selve overførslen af den elektroniske faktura. Økonomisystem Hvilket økonomisystem skolen anvender nu styres af en trimmeoplysning. Når trimmeoplysningen først er sat til NS kan der ikke længere bogføres opkrævninger i EASY-Ø. Alle efterfølgende bogføringer sker herefter i Navision Stat. Opfølgning og udligning af opkrævninger der er bogført i EASY-Ø skal dog fortsat ske i EASY-Ø. 1
Generelt Denne administrative vejledning vedrører udskrivning af efakturaer i forbindelse med elevers holdplacering eller skoleforløbsplacering som bogføres eller er bogført i Navision Stat (NS). For opkrævninger der bogføres i EASY-Ø henvises der til den tilsvarende vejledning. Vejledningen behandler ikke øvrig administration omkring elever, opkrævninger af gebyrer på holdplaceringer, opkrævninger af lokale gebyrer på forløbsgrupper samt opkrævninger for elever, kursister og gæsters ophold på skolehjem. Der henvises til de respektive administrative vejledninger: ÅU-elever - oversigt Fuldtidselever oversigt AMU-administration Elevbetalinger, hold Elevbetalinger, lokale gebyrer på forløbsgrupper Elevbetalinger, elever, kursister og gæster på skolehjem Individuelle betalinger Kreditnotaer Vejledningen er rettet mod personer, som har brug for en oversigt over og vejledning om, hvorledes udskrivning af efaktura understøttes af EASY-A. Offentlige myndigheder kan kræve at få tilsendt fakturaer elektronisk i stedet for på papir. Det er op til den enkelte myndighed at oplyse skolen om et sådan krav og samtidig levere de nødvendige oplysninger herunder specielt om EAN-nummeret. Arbejdsgange I de følgende beskrives følgende emner: Debitorer Opkrævninger Faktura Genbestilling af faktura Debitorer Når en virksomhed/lærested ønsker, at skolen fremsender en efaktura skal virksomheden oplyse EAN-nummer. Derudover er der mulighed for at registrere tre specifikke oplysninger på hver faktura, hvis virksomheden/lærestedet ønsker det. Disse oplysninger registreres på den enkelte opkrævningslinie på elev på holdplacering eller på elev på skoleforløbsplacering. 2
Debitorens EAN-nummer registreres via A645 Virksomhed (Menu: Elever Elever på fuldtidsuddannelser Uddannelsesaftaler) på A645a Læresteder. EAN-nummer registreres nederst på vinduet. Du kan registrere flere EAN-numre på et lærested, hvis der er behov for det, og på den måde få registreret flere debitorer på lærestedet. Du kan ikke slette et EANnummer, i stedet registrerer du at det er udgået. Den nederste linie under Kontaktperson feltet Faktura ref.person kan udfyldes her og så vil det blive foreslået på hver fakturalinie, men det kan rettes efter behov på fakturalinierne. Hvis der på en opkrævning er flere fakturalinier med hver sin Faktura ref.person så udskrives hver fakturalinie på hver sin faktura. Når en øvrig debitor ønsker at skolen fremsender en efaktura skal debitoren oplyse EAN-nummer. Derudover er der mulighed for at registrere tre specifikke oplysninger på hver faktura, hvis debitoren ønsker det. Disse oplysninger registreres på den enkelte opkrævningslinie på elev på holdplacering eller elev på skoleforløbsplacering. EAN-nummeret kan ses på D431 Debitorkartotek for NS (Menu: Betalinger Kartoteker). 3
EAN-nummer findes på 2. linie lige under selve debitornummeret og derudover skal det næste felt efak være udfyldt med J. Hvis feltet Fak.person ref. på samme linie er udfyldt her, så vil det blive foreslået på hver fakturalinie. Hvis der på en opkrævning er flere fakturalinier med hver sin Fak.person ref. så udskrives hver fakturalinie på hver sin efaktura. Opkrævninger På vinduet A424 Opkrævning for aktivitetsplacering (Menu: Betalinger Gebyrer og opkrævninger) er der 4 felter nederst på vinduet med de oplysninger, som bruges ved en efaktura: EAN-nummer, Faktura ref. person, Kunde ordrenummer og Kunde konto. Hvis debitoren er registreret med J til efaktura udfyldes de to første felter default med oplysningerne fra debitoren. Bemærk at det er muligt at ændre såvel EAN-nummer som Faktura.ref. person hvis der undtagelsesvis skulle være behov for det. De to sidste felter udfyldes hvis kunden har givet de pågældende oplysninger vedrørende denne opkrævning. 4
På vinduet A425 Opkrævning for elev i skoleforløb (Menu: Betalinger Gebyrer og opkrævninger) er der ligeledes 4 felter nederst på vinduet med de oplysninger, som bruges ved en efaktura. Hvis debitoren er registreret med J til efaktura udfyldes de to første felter default med oplysningerne fra debitoren. Bemærk at det er muligt at ændre såvel EAN-nummer som Faktura.ref. person hvis der undtagelsesvis skulle være behov for det. De to sidste felter udfyldes hvis kunden har givet de pågældende oplysninger vedrørende denne opkrævning. 5
På vinduet A632 Opkrævning for eksternt bookede elever (Menu: Betalinger Gebyrer og opkrævninger) er der ligeledes 4 felter nederst på vinduet med de oplysninger, som bruges ved en efaktura. Hvis debitoren er registreret med J til efaktura udfyldes de to første felter default med oplysningerne fra debitoren. Bemærk at det er muligt at ændre såvel EAN-nummer som Faktura.ref. person hvis der undtagelsesvis skulle være behov for det. De to sidste felter udfyldes hvis kunden har givet de pågældende oplysninger vedrørende denne opkrævning. I vinduet B635 Individuelt betalingsgrundlag (Menu: Betalinger Individuelle betalinger) er der ligeledes de 4 felter som vil være udfyldt med oplysninger, der udskrives på efakturaen. 6
Opkrævning og udskrivning af faktura Selve bestillingen af fakturaen sker ved hjælp af batchjobbet D438 Opkrævning af elevbetalinger i Navision Stat, som bestilles på vinduet A104 Jobbestilling (menu: System Jobs). Batchjobbet kan afgrænses på mange områder. Det tidligere brugte vindue A101 Jobbestilling kan fremover kun findes ved hjælp af ctrl+h. Batchjobbet overfører oplysningerne om opkrævningen til NS. Når der kommer besked tilbage fra NS om at opkrævningen er modtaget hhv. bogført opdateres status på opkrævningen i EASY-A således at man i EASY-A kan se fakturanr i NS. Hvis der af den ene eller anden grund opstår kommunikationsproblemer mellem EASY-A og NS er det muligt at se de opkrævninger der er sendt af sted fra EASY-A på vinduet D401 Usynkroniserede opkrævninger/krediteringer EASY-A/Navision Stat. 7
På vinduet kan du også forsøge at synkronisere opkrævningerne ved at forespørge på status i NS. Bogføring og afsendelse af fakturaer sker i NS. Som nævnt er det muligt direkte at sende en efaktura via skolens VANS-leverandør hvis skolen har truffet en aftale med en sådan. Det er ikke muligt at anvende automatisk bogføring i NS. Genbestilling af faktura Genbestilling og udskrivning af fakturaer og kreditnotaer sker i NS. 8