Øvrige deltagere (repræsentantskabet var inviteret til at overvære mødet):

Boligselskabet BSB Lyngby-Taarbæk Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 30. marts 2011 kl. 17.00 på Den Røde Cottage, Strandvejen 550, 2930 Klampenborg. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet BSB Lyngby-Taarbæk... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Genforhandling af forretningsføreraftale... 2 3.3 Bestyrelsesforhold... 3 3.4 Boligselskabets årsregnskab... 3 3.5 Revisionsprotokol... 3 3.6 Bestyrelsens årsberetning... 4 3.7 Boligselskabets budget... 4 3.8 Årsregnskab for perioden 1. oktober 2008 til 30. september 2009... 4 3.9 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 4 3.10 Udlejningsforhold... 4 3.11 Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea... 5 3.12 Regulering af indskud ved genudlejning... 5 3.13 Ny lovgivning fortrinsret for børnefamilier... 6 3.14 Ny lovgivning lejere på ekstern venteliste... 6 3.15 Ny lovgivning lejere på intern venteliste... 7 3.16 Ny lovgivning flerårigt ajourføringsgebyr... 8 3.17 Ny lovgivning fortrinsret for ungdoms- og ældreboligtagere... 8 3.18 Ny lovgivning fortrinsret ved brudt parforhold... 9 3.19 Ny lovgivning karenstid... 9 3.20 Ny lovgivning vedtægtsrevision... 9 3.21 Uddannelsespolitik... 9 3.22 Kataloger om husorden, råderet og vedligeholdelse... 10 4 Boligselskabets afdelinger... 11 4.1 Årsregnskaber... 11 4.2 Driftsbudgetter... 11 4.3 Renoveringsprojekt sokkel og murværk... 12 5 Mødeplanlægning... 13 6 Eventuelt... 13 Deltagere fra bestyrelsen: Mette Carstad, formand Peter Kjærgaard Petersen, næstformand Gitte Kjær-Westermann Lise-Lotte Nygaard Øvrige deltagere (repræsentantskabet var inviteret til at overvære mødet): Christian Hostrup-Pedersen Jørgen Dalgaard-Jensen Jørgen Rasmussen, Domea Fraværende med afbud: Tina Thomsen Domea Boligcenter Høje-Taastrup Side 1 af 13

1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: pkt. 4.3 Renoveringsprojekt sokkel og murværk udgik og den øvrige dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde 15. marts 2010. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Tiltrådt 3 Boligselskabet BSB Lyngby-Taarbæk 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Formanden orienterede om: Den nye lovgivning har bl.a. medført, at fortrinsretten for børnefamilier til boliger med 3 eller flere rum bortfaldt pr. 1. juni 2010. Der skal laves en aftale mellem Lyngby-Taarbæk Kommune og boligselskabet, hvis fortrinsretten skal gælde igen. Styringsdialog er trådt i kraft den 1. januar 2010, hvor selskabet efterfølgende har været med til et styringsdialogmøde med Lyngby-Taarbæk Kommune. Der er kommet moms på Domea forretningsførelsen, efter Domeas forsøg på at spare moms af administrationsbidraget ved flerårige aftaler ikke lykkedes. Gitte Kjær-Westermann supplerende med: Kommunen ser styringsdialogen som et godt tiltag i det fremtidige samarbejde mellem Lyngby-Taarbæk Kommune og boligorganisationer. Taarbækdalsvej er privat fællesvej pr. 1/1-2010, men kommunen behandler hele afgørelsen igen, da de andre udpegede veje i kommunen ikke kan privatiseres pga. ministeriets indgriben. Der forventes svar medio april måned i sagen. 3.2 Genforhandling af forretningsføreraftale Formanden har ønsket, at en evt. fornyelse af forretningsføreraftale med Domea drøftes på mødet. Den nuværende aftale kan opsiges pr. 30. september 2011 med 12 måneders varsel til ophør. Side 2 af 13

Det indstilles, at fornyelse af forretningsføreraftalen drøftes på mødet. Referat: Aftalen blev kort drøftet. Mette Carstad og Peter Kjærgaard Petersen blev bemyndigt til at opsigelse, genforhandle og forny forretningsføreraftale. 3.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Valgt af Valgt til Mette Carstad, formand Repræsentantskabet April 2011 Peter Kjærgaard-Petersen Repræsentantskabet Marts 2011 Lise-Lotte Nygaard Repræsentantskabet April 2011 Gitte Kjær-Westermann Kommunen Dec. 2013 Tina Thomsen Domeas bestyrelse Aug. 2011 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Lise-Lotte Nygaard er på valg. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Tiltrådt med bemærkning om, at Peter Kjærgaard-Petersen er valgt til 2012. 3.4 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Regnskabet er udsendt sammen med indkaldelsen til repræsentantskabsmødet. Årsregnskab for periode 1. oktober 2009 til 30. september 2010 udviser et overskud på kr. 9.771, som er overført til arbejdskapitalen. I øvrigt henvises til kommentarerne i regnskabet på side 10. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010 er udsendt sammen med indkaldelsen til repræsentantskabsmødet. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold eller supplerende oplysninger. Side 3 af 13

Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 10 til 11 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 3.7 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endelig af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. oktober 2011 til 30. september 2012 er udsendt sammen med indkaldelsen til repræsentantskabsmødet. Budgettet kommenteres på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 3.8 Årsregnskab for perioden 1. oktober 2008 til 30. september 2009 Lyngby-Taarbæk Kommune har med brev 7. juni 2010 meddelt, at ovennævnte årsregnskab er taget til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.9 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. 3.10 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 332 personer. Side 4 af 13

Ventelistesituationen angives som meget tilfredsstillende for afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.11 Tilslutning til fælles dispositionsfond i Domea På regionsmøderne i foråret 2010 blev ideen om en fælles dispositionsfond i Domea præsenteret og drøftet, og på det ordinære repræsentantskabsmøde den 11. juni 2010 blev det besluttet at etablere en fælles dispositionsfond for Domeas administrerede boligorganisationer pr. 1. januar 2011. Dispositionsfonden har til formål at sikre boligorganisationernes og de enkelte afdelingers fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social genopretning af boligorganisationen eller dens afdelinger. Fondens midler fremkommer på baggrund af årlige bidrag fra de tilsluttede boligorganisationer baseret på antallet af administrerede boligenheder. De tilsluttede boligorganisationer forpligter sig til med virkning fra den 1. januar 2011 - at betale et årligt bidrag på kr. 100,00 pr. lejemål (2011-niveau), der vil blive opkrævet sammen med administrationsbidraget til Domea. Alle boligorganisationer, som i dag administreres af Domea, har indtil den 30. juni 2011 mulighed for at tilslutte sig ordningen, og vil fra det tidspunkt hvor beslutningen træffes være omfattet af dispositionsfondens støttemuligheder. Boligorganisationer, som vælger at tilslutte sig på et senere tidspunkt, har som hoved regel mulighed for dette, men vil være omfattet af 2 års karenstid. Støtte fra fonden kan kun ydes til formål i de tilsluttede boligorganisationer. De nærmere vilkår er beskrevet i vedlagte Retningslinjer for den fælles dispositionsfond i Domea s.m.b.a. Hvis boligorganisationen vælger at tilslutte sig den fælles dispositionsfond, skal der udfærdiges et tillæg til den gældende forretningsføreraftale. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens tilslutning til den fælles dispositionsfond, samt at underskrive 2 eksemplarer af Tillæg til forretningsføreraftale. Referat: Bestyrelsen fandt det var en god ide, men det afhænger af forlængelse af forretningsføreraftalen med Domea. Derfor godkendte bestyrelsen ikke boligorganisationens tilslutning til den fælles dispositionsfond, men vil evt. tilslutte sig senere. 3.12 Regulering af indskud ved genudlejning Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger har hidtil kun kunnet gennemføres med kommunal godkendelse. Med virkning fra 1. januar 2010 kan indskud imidlertid reguleres uden kommunal godkendelse. Dog må indskuddet efter regulering pr. 1. januar 2011 ikke overstige kr. 216,00 /m 2 for den enkelte bolig. Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. Side 5 af 13

For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. For afdeling 6501 i Boligselskabet er det aktuelle dispositionsbeløb for familieboliger ca. 115 kr. pr. m 2. På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres til kr. 216,00 pr. m 2 ved genudlejning i afdelingen 6501. Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Fortegnelse over nuværende indskud for de enkelte familieboliger i selskabet vedlægges til orientering. Det bemærkes, at indskudsbeløbet i særligt de ældre afdelinger kan være sammensat af såvel oprindelig indskud som indekseret og forhøjet indskud. Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdelingen 6501, dog under forudsætning af afdelingsbestyrelsernes godkendelse. 3.13 Ny lovgivning fortrinsret for børnefamilier Fortrinsretten for familier med børn til boliger med 3 eller flere rum bortfalder med virkning fra den 1. juni 2010. Det kræver en aftale mellem kommunen og den enkelte boligorganisation, hvis fortrinsretten også skal gælde efter denne dato jf. bekendtgørelsens 4. Reglen gælder således kun indtil 1. juni 2010 - med mindre andet aftales forinden jf. bekendtgørelsens 40, stk. 3. Det er et politisk ønske at gøre det nemt for alle grupper af boligsøgende også husstande uden børn - at efterspørge også de større almene boliger. I en række områder af Danmark er der ikke mangel på boliger til børnefamilier, og i nogle tilfælde står gode og rummelige boliger faktisk tomme i en periode. For at øge boligorganisationernes konkurrenceevne, kan det være en god idé at åbne alle selskabets boliger for alle typer af husstande, som har lyst og råd til at betale for de større boliger. Mange steder er dette allerede ændret i forbindelse med de fleksible udlejningsregler. Det indstilles til bestyrelsen at tage de nye regler til efterretning. 3.14 Ny lovgivning lejere på ekstern venteliste Grundreglen om anciennitet og udlejning jf. bekendtgørelsens 3, stk. 5 lyder således: Side 6 af 13

Når en boligsøgende indgår aftale om leje af en bolig, slettes den pågældende på ventelisten og den oparbejdede anciennitet bortfalder. Med de nye regler åbnes der nu mulighed for, at boligorganisationen kan træffe beslutninger om anciennitet for lejere, der står opnoteret på den almindelige (eksterne) venteliste: Boligorganisationen kan beslutte, at personer, der indgår en lejeaftale, fortsat kan stå på den almindelige (eksterne) venteliste og bevare ancienniteten herpå (Bekendtgørelsens 3, stk. 6). Bestemmelsen giver mulighed for, at en lejer, der evt. senere fraflytter selskabet, kan bevare sin anciennitet til en senere ansøgning om ny bolig i selskabet. I modsætning til opnoteringer på oprykningslisten (den interne venteliste), hvor opnoteringen slettes/bortfalder hvis man fraflytter selskabet. Bestemmelsen gælder allerede, men træder først i kraft for nye lejeaftalers indgåelse, når boligorganisationen har truffet beslutning om dette. Hvis/når en sådan beslutning træffes gælder nedenstående: Boligorganisationen skal informere lejer skriftligt (i praksis vil lejer få tilsendt et spørgeskema herom sammen med den nye lejekontrakt fra administrationen) Betingelser: Lejeren skal meddele ønske om at blive på ventelisten senest 8 dage efter lejeaftalens indgåelse (i praksis returnere spørgeskema til administrationen indenfor tidsfristen med positiv tilkendegivelse af ønsket om fortsat at stå på ventelisten) Lejeren skal betale et årligt ajourføringsgebyr En beslutning gælder første gang i 5 år og derefter i 10 år. Bekendtgørelsens 3, stk. 8. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, hvorvidt lejere fortsat kan stå på den almindelige (eksterne) venteliste og bevare ancienniteten herpå. Referat: Det blev besluttet, at man IKKE kan bevare pladsen på den eksterne venteliste når bolig tildeles, men kan opskrives på den interne venteliste 3.15 Ny lovgivning lejere på intern venteliste Boligorganisationen kan beslutte, at lejere, der står på den almindelige (eksterne) venteliste, kan få anciennitet på oprykningslisten (den interne venteliste) fra det tidspunkt, hvor de er opnoteret på den almindelige (eksterne) venteliste (Bekendtgørelsens 9, stk. 3-6). Boligorganisationen kan således beslutte, at lejere, der står på den almindelige (eksterne) venteliste - hvis de ønsker at blive opnoteret på oprykningslisten (den interne venteliste) kan få anciennitet fra det tidspunkt, hvor de blev opnoteret på den almindelige (eksterne) venteliste. Reglen gælder for lejere, der står på den almindelige venteliste på beslutningstidspunktet og herefter. Bekendtgørelsens 9, stk. 3. Side 7 af 13

Lejere, der allerede ved beslutningens ikrafttræden står på oprykningslisten (den interne venteliste) har dog stadig fortrinsret. Bekendtgørelsens 9, stk. 4. Denne beslutning kan betyde væsentlige ændringer af den hidtidige oprykningsorden, og boligorganisationen skal derfor senest 4 uger efter beslutningen orientere lejerne herom samt om deres rettigheder. Der skal betales opnoterings- og ajourføringsgebyr for at stå på begge ventelister, og lejere - der fremover måske i længere tid har betalt for at stå på oprykningslisten (den interne venteliste) - kan måske komme til at føle sig snydt, hvis deres anciennitet til en intern bolig kan ændres drastisk, når en lejer fra den almindelige venteliste pludselig også er i betragtning måske endda foran. Det indstilles derfor til bestyrelsen at denne mulighed ikke tages i betragtning. 3.16 Ny lovgivning flerårigt ajourføringsgebyr Som nævnt ovenfor skal der fra den 1. januar 2010 betales såvel opnoterings- som ajourføringsgebyr for at stå på både den almindelige (eksterne) venteliste og oprykningslisten (den interne venteliste). Ved manglende betaling af ajourføringsgebyr inden 6 uger fra forfald slettes opnoteringen og ancienniteten bortfalder. Bekendtgørelsens 3, stk. 3. Der kan med den boligsøgende aftales et flerårigt ajourføringsgebyr for at stå på ventelisterne dog højst 5 års forudbetaling (Bekendtgørelsens 3, stk. 3 og 9). Løbende hver måned fremsender administrationen opkrævninger vedrørende opnoteringsgebyrer i god tid til de boligsøgende, der nærmer sig udløbet af den betalte opnoteringsperiode. Der fremsendes enten indbetalingskort eller PBS-opkrævning. Senest 2 uger før udløbet af 6 ugers fristen fra forfaldsdato, fremsendes reminder om betaling til de boligsøgende, der endnu ikke har betalt - således at eventuelle forglemmelser ikke uden videre medfører sletning på ventelisterne. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Det blev besluttet, at man kan betale for at stå på ventelisten op til 5 år med een indbetaling 3.17 Ny lovgivning fortrinsret for ungdoms- og ældreboligtagere Boligorganisationen beslutter fortsat selv, om fortrinsret efter 7 i udlejningsbekendtgørelsen (oprykningsretten) ikke skal gælde for lejere i ungdomsboliger og lejere i ældreboliger. Såfremt boligorganisationen ikke har truffet eller træffer beslutning herom gælder fortrinsretten for lejere i ungdomsboliger og ældreboliger. Reglen blev indført pr. 1. april 1992 da der dengang med baggrund i et udvalgsarbejde mellem Boligministeriet, kommunerne og Boligselskabernes Landsforening blev ændret en del i udlejningsbekendtgørelsen, og mange boligorganisationer har derfor allerede truffet beslutning herom. Det nye regelsæt er imidlertid en god anledning til, at genoverveje dette. Det indstilles til bestyrelsen at beslutte, om fortrinsret efter 7 gælder for lejere i ungdomsboliger og lejere i ældreboliger. Referat: Tiltrådt at det ikke skal gælde for lejere i ungdomsboliger Side 8 af 13

3.18 Ny lovgivning fortrinsret ved brudt parforhold Boligorganisationen beslutter fortsat selv, om fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold skal være gældende (jf. udlejningsbekendtgørelsens 8). Reglen om fortrinsret i forbindelse med separation, skilsmisse eller brudt parforhold indebærer fortrinsret til ledige boliger i boligorganisationens afdelinger i den pågældende kommune i op til 1 år, under iagttagelse af en evt. aftale om børnefamiliers fortrinsret til boliger med 3 eller flere beboelsesrum. Fortrinsretten forudsætter, at ansøgerens barn/børn under 18 år fortsat bor hos den anden af forældrene i en af boligorganisationens afdelinger i kommunen. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, at fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold skal være gældende. Referat: Bestyrelsen besluttede, at fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold ikke skal være gældende 3.19 Ny lovgivning karenstid Boligorganisationen beslutter fortsat selv, om der skal være karenstid på fortrinsretten på oprykningslisten / den interne venteliste (jf. udlejningsbekendtgørelsens 8). Boligorganisationen kan beslutte, at der skal være op til 2 års karenstid at man har boet i sin bolig i op til 2 år før man kan få fortrinsret til en anden bolig i boligorganisationen. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om en karensperiode på op til 2 år på fortrinsretten på oprykningslisten (den interne venteliste). Referat: Bestyrelsen besluttede sig for en karensperiode på 2 år. 3.20 Ny lovgivning vedtægtsrevision På baggrund af de ændrede regler for almene boligselskaber, som trådte i kraft pr. 1. januar 2010, har Domea udarbejdet vedlagte forslag til vedtægtsrevison. Alle tilføjelser/ændringer er markeret med rød skrift. Det indstilles til bestyrelsen at godkende forslaget til reviderede vedtægter, der herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Tiltrådt efter kort drøftelse. 3.21 Uddannelsespolitik Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i Boligselskabet BSB Lyngby- Taarbæk. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af i Boligselskabet BSB Lyngby-Taarbæk - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets organisationsbestyrelse sende et tydeligt signal om, at organisationsbestyrelsen prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Side 9 af 13

Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i Boligselskabet BSB Lyngby-Taarbæk får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af valgte bestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr. 4.000 pr. valgt medlem pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr. 60.000 - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: - der afsættes kr. 5.000 pr. medarbejder pr. år - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. Referat: Bestyrelsen tiltrådt uddannelsespolitikken for kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer. Forslaget om uddannelse af bestyrelse blev IKKE tiltrådt, men det blev besluttet at købe bogen "håndbog om almene boliger" udgivet af KAB og revideret i 2011 til uddeling i organisationsbestyrelse og repræsentantskab. 3.22 Kataloger om husorden, råderet og vedligeholdelse Som et tilbud til organisationerne kan Domea hjælpe med at udarbejde informationskataloger til beboerne i de enkelte afdelinger om husorden, vedligeholdelse og råderet (eksempler fremvises på mødet). Side 10 af 13

Husordenskataloget informerer om bl.a. ejendomskontoret, naboklager, støj og retningslinjer for lejemål både indendørs og udendørs. Råderetskataloget oplyser om mulighederne for at ændre individuelle lejemål efter den enkelte beboers behov og ønsker, hvad der i den forbindelse regnes som henholdsvis forbedringer og forandringer samt om godtgørelse ved fraflytning. Vedligeholdelseskataloget er en guide omkring boligens stand ved indflytning og fraflytning, der informerer om vedligeholdelsesreglement, normalistandsættelse og mislighold. Formålet med katalogerne er at give beboerne opdateret og afdelingsspecifik viden om husorden, vedligeholdelse og råderet. Samtidig kan katalogerne fungere som inspiration og redskab, fx når en beboer er i tvivl om, hvad der forventes af løbende vedligehold af lejemål eller har overvejelser om at forbedre sin bolig. I katalogerne bliver informationen præsenteret på en overskuelig måde og regler om f.eks. råderet er tilpasset de konkrete forhold i hver enkelt afdeling. Udarbejdelsen af et enkelt katalog koster 10.000 DKK for afdelingen, for alle tre kataloger er den samlede pris 25.000 DKK. Prisen omfatter Domeas bistand i at tilpasse katalogskabelonen til afdelingens konkrete regler, forhold og ønsker, dertil billeder fra afdelingen taget af en professionel fotograf til brug i kataloget samt layout. Domea håndterer også trykning og distribution, disse udgifter skal dog betales af boligafdelingen. Det indstilles til bestyrelsen at godkende udarbejdelse og betaling over dispositionsfonden af tre kataloger til selskabets afdeling. Referat: Bestyrelsen ønskede ikke at få kataloger. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingens årsregnskab godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen. Afdelingens årsregnskab for perioden 1. oktober 2009 til 30. september 2010 vedlægges som bilag. Årets resultat udviser et overskud på kr. 47.700, som er anvendt til afvikling af underskud og ekstraordinær henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse. I øvrigt henvises til kommentarerne i regnskabet på side 3-4. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet. Referat: Årsregnskab blev godkendt 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingens driftsbudget godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Driftsbudget for perioden 1. oktober 2011 til 30. september 2012 vedlægges som bilag. Side 11 af 13

Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.890.000 og indebærer en lejeregulering på 7 % pr. 1. oktober 2011. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 14. marts 2011. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Budgettet blev tiltrådt med bemærkning om at det balancerer efter afdelingsmødet med indtægter og udgifter på kr. 3.800.000 og indebærer en lejeregulering på 4,41 % pr. 1. oktober 2011. Det blev aftalt, at der ikke udbetales honorar til organisationsbestyrelsen, men gives julegaver til organisationsbestyrelsen, repræsentantskabet og afdelingsbestyrelsen. 4.3 Renoveringsprojekt sokkel og murværk På afdelingsmøde den 14. marts 2011 godkendte beboerne et projekt vedrørende sokkel og murværk således: Sokkeludbedring ved bortgravning af jord, så fundament bliver synlig og optræder som sokkel. Fundamentet eftergås og pudses op. Murværk på facaderne skal eftergås med henblik på fugning og udskiftning af mursten, der er frostsprængt. Den samlede omkostning til renovering forventes at blive på kr.2.329.734 kr. som der finansieres med følgende midler: - kr. 1.426.768,00 via trækningsretten i Landsbyggefonden. - Kr. 902.966,00 via et 15 årligt banklån, som er indregnet budget 2011/2012. Projektets samlede omkostninger specificeres som følger: Håndværkerudgifter: 1.801.000 Rådgiverhonorar: 180.100 Øvrige udgifter 180.100 Forsikring 3.098 Byggetilladelse 15.000 Revision 8.150 Byggelånsrenter inkl. etabl.gebyr: 31.445 Omkostninger, banklån: 2.257 Domea honorar 108.584 Renovering i alt 2.329.734 Projektet finansieres som følger: Tilskud fra egen trækningsret 1.426.768,00 Nyt lån 902.966,00 Finansiering i alt 2.329.734,00 Ny lån forudsættes optaget som banklån med en løbetid på 15 år. Projektet skal ikke godkendes af kommunen forud for igangsætning. Side 12 af 13

Det indstilles, at bestyrelsen godkender projektets omkostninger og finansieringen. Referat: Pkt. udgik. 5 Mødeplanlægning I henhold til boligselskabets vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligselskabets bestyrelse skal godkende budgetter for boligselskab og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde afholdes traditionelt inden udgangen af marts. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Domea fremkommer med datoforslag til formanden. 6 Eventuelt Referat: Der blev stillet spørgsmål til om selskabet fortsat er garantiselskab for Domea. Det vil Domea undersøge. Referat godkendt på bestyrelsesmøde den - 20 Bestyrelsens underskrifter: Side 13 af 13