Møde den: 10. december 2018, kl. 14.15 16.00 Mødelokale: bygning 1611, lokale 121B Institut for Odontologi og Oral Sundhed LSU (lokalt samarbejdsudvalg) møde Referat Deltagere fra LSU: Siri Beier Jensen (formand), Linda Fischer (næstformand), Dirk Leonhardt (cheftekniker, Centrallaboratoriet), Eva Karring (studieleder, tandlægeuddannelsen), Lise Hove (AC-underviser, tandplejeruddannelsen), Jeanette Lyk, (undervisningsassistent), Jørn Lund Jepsen (afdelingstandlæge), Steffen Junker (lektor), Annette Smed Svanholm (suppleant for Susan Burlund) Afbud fra: Ulla Bæk Lindtoft (uddannelsesleder, tandplejer- og klinisk tandteknikeruddannelser), Sussi Madsen (bioanalytiker), Flemming Isidor (professor i Protetik, sektionsleder), Susan Burlund (faglærer, tandklinikassistentuddannelsen), Gitte Bak Ditlefsen (sekretær) Referent: Anne Brønden Gandrup (HE HR) 1. Godkendelse af dagsorden Mødet blev indledt med en kort præsentation af alle rundt om bordet. Dagsordenen blev godkendt med et enkelt punkt til eventuelt fra Jeanette i relation til de løbende lønforhandlinger. 2. Værdigrundlaget for IOOS Orientering v/siri og Linda og drøftelse v/alle Det blev drøftet, hvordan vi på Institut for Odontologi og Oral Sundhed (IOOS) arbejder videre med vores værdier (respekt, tillid og anerkendelse) fremadrettet. Siri orienterede om, at hun har været i opfølgende kontakt med Summit Consulting, som faciliterede arbejdet med værdierne på seminaret, i forhold til konkrete tiltag, som er med til at holde værdierne i spil og i live. Et af forslagene gik på, at indsamle konkrete eksempler på at værdierne er blevet brugt aktivt og lave en lille bog, som kan deles på instituttet. Der har også været forslag om at gøre værdierne visuelt synlige på sedler rundt omkring på instituttet med en lille præmie til den medarbejder, som har lokaliseret flest. Der var ikke umiddelbart tilslutning til denne fremgangsmåde. Siri gav et par konkrete eksempler på, hvordan hun har oplevet værdierne i spil, særlig i situationer, hvor der har været uenighed mellem nogle parter, og hvor det så er blevet bragt frem at forventningen er, at vi lever op til vores vedtagne værdier for samarbejde og for måden vi taler til og om hinanden på IOOS, og spurgte til, om LSU oplevede, at værdierne blev anvendt aktivt rundt omkring. Linda bemærkede, at værdierne var blevet italesat på klinikassistenternes personalemøde. Annette bemærkede supplerende, at værdierne ligeledes blev bragt op på et lærermøde på tandklinikassistent- og tandteknikeruddannelserne, hvor værdigrundlaget var med som bilag til mødet. Lise foreslog, at værdierne, i lighed med et tidligere anvendt koncept, VIS-uge (Værdier I Spil), blev bragt op på temadage/-uger, eksempelvis i forbindelse med
instituttets årlige fællesdage i januar og juni. Der var tilslutning til at arbejde videre med dette koncept med udgangspunkt i én værdi ad gangen. Det blev besluttet at tage værdien tillid op som førstkommende tema, og speeddating blev drøftet som konkret metode på tværs af fagligheder og afdelinger på instituttet. Baggrunden for valget af speeddating som metode var, at samtale i sin natur er tillidsskabende. Et forslag gik på, at alle opfordres til at tage en 15 minutters speeddate med minimum én kollega fra en anden del af instituttet inden for en given periode på to uger. Ved næste fællesdag d. 21. januar orienteres om det videre arbejde med værdierne, og det fastsættes, hvornår de to ugers fokus på tillid placeres. Der skal ske opfølgning på temadagene, eventuelt på videndelingsmøder efterfølgende. Lise undersøger ved Rie Borgkvist, om der forefindes relevant materiale fra tidligere. Der skal også findes en måde at sikre at nye medarbejdere på IOOS får kendskab til værdierne. Denne del kom vi ikke omkring, så tages op senere. Drøftelsen gik herefter på fællesdagenes faglige indhold, som primært vedrører de kliniske lærere. Linda bemærkede, at de i klinikassistentgruppen sammensætter et program med udgangspunkt i det fælles og tilpasset efter behov. Annette bemærkede supplerende, at det er interessant at vide, hvad der bliver undervist i på tandlægeuddannelsen i relation til det faglige fællesskab på instituttet. Siri tilkendegav, at formen for fællesdagene er åben, men at det fremadrettet tilstræbes at være to faste dage årligt i henholdsvis januar og juni af hensyn til planlægningen af dagene. Afslutningsvist blev der udtrykt enighed om, at værdierne allerede lever i bedste velgående på instituttet. Siri anerkendte dette, og bemærkede, at det fortsat er vigtigt at arbejde med værdierne, som er vigtige at italesætte og værne om. 3. Honorering for efter- og videreuddannelse på IOOS Kort orientering v/siri Notatet vedr. honorering for efter- og videreuddannelse på IOOS blev eftersendt efter LSU-mødet i oktober med henblik på kommentarer fra LSU, og der er i mellemtiden indkommet bemærkninger fra LSU til notatet. Siri har sidenhen udarbejdet et supplerende skema, som overskueliggør honoreringerne efter stillingskategori m.v. Skemaet blev fremvist og gennemgået i plenum. Siri orienterede om ændringsforslagene til notatet, og følgende blev vedtaget af LSU: Short-term kurset i ortodonti skrives ind i notatet Annuum fastholdes frem for forskningsunderstøttende midler Sætningen Det tilstræbes, at beløbet går til kompetenceudvikling fastholdes uden angivelse af %-sats efter drøftelse i LSU Der skal differentieres mellem D-VIP og deltidsansatte VIPere Betegnelsen TAP slettes
Der blev spurgt ind til incitamentet til at undervise på IOOS efter- og videreuddannelse i relation til allokeringen af midlerne til kompetenceudvikling, og udgangspunktet er, at den enkelte sektion eller uddannelse selv afgør, hvordan midlerne i størst mulig grad omsættes til kompetenceudvikling. Midlerne fra undervisningen indgår i budgettet og kan ikke overføres fra år til år. Der blev rejst en opmærksomhed på, at honoreringen for den undervisning, som finder sted i årets sidste måneder, november og december, bør kunne anvendes det kommende år. Siri undersøger mulighederne ved Økonomi for eventuel overførsel/allokering af midlerne i disse tilfælde. Siri tilretter notatet samt skemaet og sender de reviderede versioner til LSU snarest. 4. Økonomi Orientering v/ Siri Beier Jensen Siri gav en status på økonomien på Institut for Odontologi og Oral Sundhed. Årsregnskabet for 2018 afventes primo 2019, men Siri udtrykte en forventning om, at årsregnskabet kommer nærmere en balance end tidligere forudset blandt andet på grund af et større hjemtag af uddannelsesindtægt på tandklinikassistentuddannelsen. Siri anerkendte det store arbejde med at få dette til at lykkes. Steffen spurgte til om der er tradition for/muligheden for økonomibilag forud for LSU-møderne. Siri bemærkede, at bilagene angiver et øjebliksbillede i en virkelighed, som kontinuerligt ændrer sig, men at det tilstræbes, at årsregnskab, når det foreligger, medsendes som bilag til dagsorden forud for det respektive LSUmøde. LSU udtrykte afslutningsvist tillid til den mundtlige overdragelse af økonomistatus fra Siri. 5. Erfaringsudveksling gensidig orientering Drøftelse v/ alle Der var ikke bemærkninger til dette punkt. 6. Procesplan for afdækning af interesse for personaleforening Det fremgik af gruppearbejdet på samarbejdsudvalgskurset den 19. september, at LSU ønsker at fremme trivsel og arbejdsglæde yderligere på Institut for Odontologi og Oral Sundhed via en personaleforening, såfremt der er interesse herfor. Følgende blev skitseret som en foreløbig procesplan: Etablering af Personaleforening på dagsorden i LSU (indeværende møde) Mobilisering, egne grupper, kommunikation via interne medier Stiftende generalforsamling personaleforeningens ordinære generalforsamling øgede sociale aktiviteter Anne (HE HR) havde søgt inspiration fra en nyligt etableret personaleforening i Administrationscenter Health (PEACH): Af samtale med bestyrelsesmedlem i PEACH fremgik det at, ideen opstod blandt medarbejdere i Administrationscenter Health, som var inspireret af Administrationscenter STs personaleforening (PASTA). En personaleforening skal oprettes i
et navn (f.eks. formandens), og der skal ske CVR-registrering via Virk.dk. Derudover skal der oprettes bankkonto samt eventuel mulighed for mobile overførsler. Tilmelding til arrangementerne kan ske via Webshoppen. Formålet med personaleforeningen, og karakteren af arrangementerne fremgår af vedtægterne. Siri udtrykte opbakning til en personaleforening på IOOS og ønskede at bidrage med en startkapital på 5000 kr. fra instituttet til det første arrangement og vil desuden matche hver indbetaling af kontingent, såfremt der er tilslutning hertil. Det blev drøftet, hvordan interessen for en personaleforening på instituttet bedst afdækkes, og det blev vedtaget, at Linda m.fl. vil sprede budskabet ved videndelingsmødet i januar. Der blev rejst en opmærksomhed på, at der skal være klare rammer for, at en personaleforenings aktiviteter foregår uden for arbejdstiden. Bilag 1: Vedtægter for PEACH 7. Revidering/gennemgang af LSU årshjulet for det kommende år Følgende mødedatoer for 2019 blev vedtaget: Mandag d. 25. februar (red: efterfølgende ændret til 27. februar) Tirsdag d. 30 april Fællesmøde med LAMU Onsdag d. 12. juni (red: efterfølgende ændret til 13. juni) Mandag d. 9. september Mandag d. 2. december Der var tilslutning til at nedsætte kadencen fra syv til fem møder til næste år, herunder fire ordinære LSU-møder og ét fællesmøde med LAMU. Tidsrummet vil fortsat være kl. 14.15-16.00. Punkterne vedrørende høstfest og julefrokost overgår til eventuel personaleforening eller formidling via andre fora. Bilag 2: Udkast LSU IOOS årshjul 2019 8. Eventuelt Jeanette ønskede at drøfte processen omkring de løbende lønforhandlinger i forbindelse med nyansættelser, herunder HRs rolle. Siri understregede, at forhandlingskompetencen alene ligger ved institutlederen, og at HR som ledelsesunderstøttende funktion klæder Siri på til forhandlingerne med relevante data. Selve forhandlingen foregår derefter via HR, som løbende er i dialog med institutlederen. Såfremt der er behov herfor, er tillidsrepræsentanterne også altid velkomne til at ringe, skrive email eller komme forbi Siris kontor med spørgsmål. Der blev fra enkelte udtrykt en ærgrelse over, at CV på den kommende medarbejder ikke medsendes til tillidsrepræsentanterne ved løntilbudsmailene længere. Anne understregede, at det i løntilbudsmailen er fremhævet over for den kommende medarbejder, at det anbefales at CV og andet relevant materiale sendes til
tillidsrepræsentanten. Af hensyn til overholdelse af Persondataforordningen udleveres materialet ikke via HR. Linda ønskede som tillidsrepræsentant at få ændret telefonnummeret, som videregives til de kommende ansatte i forbindelse med lønforhandlingerne, til sit mobilnummer.