TØNDER KOMMUNES INDKØBSPOLITIK 1
Indholdsfortegnelse Formål side 3 Omfang og afgrænsning side 3 Indhold side 4 Indkøbsaftaler side 5 - Udbud af vareindkøb og tjenesteydelser - Lokal handel - SKI-aftaler - Fælleskommunale samarbejder - Indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler - Rabatter og bonus - Engangskøb og indkøb uden for aftaledækkede områder - Elektronisk handel - Miljø Indkøbsorganisationens opbygning side 8 - Indkøbsfunktionen - Indkøbsgruppen - Decentralt placerede indkøbere Information og opfølgning side 9 Forhold til leverandører side 9 Bilag: Bilag 1 Anvendelse af aftaler, EU-udbud m.v. side 11 Bilag 2 Tønder Kommunes købsbetingelser side 12 Bilag 3 IT-indkøbspolitik side 14 2
Formål Kommunalbestyrelsen i Tønder Kommune har besluttet, at der skal gøres fokus på indkøb for derved at sikre bedst muligt udnyttelse af ressourcerne. Det overordnede formål med Tønder Kommunes Indkøbspolitik er således at skabe rammerne for at Tønder Kommune som helhed kan købe sine varer og tjenesteydelser efter princippet bedst og billigst set i forhold til en samlet vurdering af pris, kvalitet, miljø, hensynet til social ansvarlighed mv., hvilket bedst opnås ved: centralt indgåede indkøbsaftaler indgåelse af obligatoriske indkøbsaftaler (skal benyttes af alle) indgåelse af frivillige indkøbsaftaler (skal benyttes, med mindre det kan godtgøres, at en økonomisk mere fordelagtig aftale kan opnås andetsteds) medinddragelse af medarbejdere og decentrale indkøbere decentrale indkøb ved anvendelse af indkøbsaftalerne miljøvenlige indkøb udbud på flest mulige vareområder anvendelse af elektronisk indkøbssystem Via samordning og koordination af Tønder Kommunes indkøb skal indkøbspolitikken sikre, at kommunen - ved indgåelse af indkøbsaftaler - optræder som én kunde over for leverandørerne. Det vil sige, at kommunen bør se sig selv som storindkøber, såvel i administrativ som i forbrugs- og indkøbsmæssig henseende, selvom der i praksis er tale om decentrale indkøb, hvor indkøbsdispositioner foretages af forvaltninger og institutioner m.v. Omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser. Indkøbspolitikken gælder for alle kommunens forvaltninger og institutioner og omfatter, udover kommunens egne institutioner (inklusive indtægtsdækkende og kontraktstyrede virksomheder), også selvejende institutioner i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster og hvor driften primært er finansieret via tilskud fra Tønder Kommune. Bygge- og anlægsarbejder, der udbydes i henhold til licitationsloven, er ikke omfattet af indkøbspolitikken. Indkøbsdispositioner foretages som hovedregel decentralt. De enkelte forvaltninger og institutioner foretager således selv indkøb og er derfor ansvarlige for, at disse indkøb sker i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik. 3
Ved indkøbsfunktioner forstås i denne forbindelse alle dispositioner i forbindelse med anskaffelser af varer og tjenesteydelser til kommunen. Indhold Til opfyldelse af Indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige vilkår bedst og billigst skal der i forbindelse med udbudsforretninger skabes de bedst mulige forudsætninger for konkurrence mellem potentielle leverandører. På den baggrund søges der indgået aftaler med leverandører med henblik på at: opnå de bedst mulige priser for den rigtige kvalitet opnå leveringssikkerhed og de bedst mulige leveringsbetingelser opnå de bedst mulige betalingsbetingelser opnå de bedst mulige servicebetingelser opnå den mindst mulige miljøbelastning sikre hensynet til arbejdsmiljøet i kommunen sikre anvendelsen af elektronisk handel. Som en konsekvens heraf forudsættes det, At obligatoriske aftaler, der er indgået af Indkøbsfunktionen på Tønder Kommunes vegne, benyttes af alle. At frivillige aftaler, der er indgået af Indkøbsfunktionen, benyttes, med mindre det godtgøres, at en økonomisk mere fordelagtig aftale kan opnås andetsteds. At forvaltninger/institutioner ved større enkeltindkøb, som ikke er omfattet af en indkøbsaftale, kan søge bistand hos Indkøbsfunktionen med hensyn til produktvurdering, analyse af leverandørmarkedet og ved forhandlinger med leverandører. At forvaltninger/institutioner stiller alle relevante forbrugs-, vare- og tjenesteydelsesdata til rådighed for Indkøbsfunktionen til brug for overvejelser og vurderinger i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler. At forvaltninger/institutioner inddrager Indkøbsfunktionen ved bestræbelser på at standardisere og systematisere brug og design af varer og tjenester med henblik på opnåelse af forenklinger og dermed besparelser. Indkøbsfunktionen inddrages i alle forhold vedrørende EU-udbud, jvf. bilag 1. De økonomisk mest fordelagtige vilkår kan f.eks. være: pris, kvalitet, leveringssikkerhed og miljø i en prioriteret og vægtet rækkefølge. I bestræbelserne på at realisere de bedst mulige indkøbsaftaler og reducere udgifterne forbundet med indkøb mest muligt prioriteres følgende: 4
Der indgås indkøbsaftaler gældende for hele kommunen med henblik på opnåelse af stordriftsfordele. Indgåede indkøbsaftaler gøres obligatoriske, hvor dette skønnes hensigtsmæssigt. Indkøbsaftaler Alle varer og tjenesteydelser skal som udgangspunkt være omfattet af indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler indgås som rammeaftaler for en given periode (typisk 2 4 år) med én eller flere leverandører på et givet produktområde. Aftaleperiodens konkrete længde afhænger af varetype og af de økonomiske og servicemæssige betingelser. Tønder Kommunes indkøbsaftaler må ikke anvendes til private indkøb. Udbud af vareindkøb og tjenesteydelser Indkøb, der overskrider de såkaldte tærskelværdier, skal i henhold til EU s direktiver i EUudbud. Ved vareindkøb/tjenesteydelser under tærskelværdierne indhentes som udgangspunkt tilbud fra en begrænset kreds af potentielle tilbudsgivere. Hvor det er praktisk muligt, skal der indhentes tilbud fra mindst to leverandører, der er uafhængige af hinanden, således at der dokumenterbart er opnået det mest fordelagtige tilbud i forbindelse med aftalens indgåelse. Lokal handel. Tønder Kommune ønsker at indgå indkøbsaftaler ud fra forretningsmæssige kriterier. Kommunen vil dog som en service over for potentielle lokale leverandører gøre opmærksom på kommunens indkøbsbehov. Dette sker blandt andet ved, at tilbudsindhentning og offentliggørelse af EU-udbud samtidig annonceres på kommunens hjemmeside og i et lokalt medie. SKI-aftaler - Anvendelse af aftaler indgået af Statens og Kommunernes Indkøbs Service. I forbindelse med EU-udbudsforretninger undersøges det, om der forefindes en SKI-aftale på området og i bekræftende fald vurderes det, om Tønder Kommune skal tilslutte sig eksisterende SKI-aftale eller om der skal gennemføres et EU-udbud. Ved indkøb under tærskelværdierne anvendes SKI-aftalerne, såfremt der ikke forefindes egne aftaler på området. Fælleskommunale indkøbssamarbejder Samarbejde om fællesindkøb og/eller fælles udbud kan etableres med andre kommunale organisationer og/eller eksterne samarbejdspartnere, hvor det skønnes hensigtsmæssigt og til fordel for Tønder Kommune. Tiltrædelse af formelle samarbejdsaftaler, hvori indgår solidarisk erstatningsansvar, skal forelægges Økonomiudvalget. 5
Indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler Til forberedelse og indgåelse af indkøbsaftaler inddrages i relevant omfang brugere og specialister (faglig støttegruppe ad hoc), der i kraft af erfaringer og kvalifikationer har særlige forudsætninger for at medvirke. De enkelte forvaltninger/stabe er ansvarlig for, at der i nødvendigt omfang udpeges repræsentanter til de støttegrupper, der er relevante for driftsområdets indkøbsvirksomhed. De enkelte forvaltninger og institutioner m.v. bidrager med nødvendige oplysninger om forbrugssammensætning, kravspecifikationer og andre forhold af betydning for aftalers indgåelse. Når Tønder Kommune indgår i obligatoriske aftaler (det vil sige aftaler, som forpligter kommunen til at handle på de aftalte vilkår), skal institutioner m.fl. anvende aftalerne. Der indgås obligatoriske eneleverandøraftaler på de områder, hvor fordelene herved overstiger ulemperne ved kun at have én leverandør. Rabat og bonus Rabat (prisreduktioner) og bonus opnået ved indgåelse af indkøbsaftaler indgår i Tønder Kommunes centrale økonomi. Når det i budgettet afsatte rationale på indkøbsordninger er nået, vurderes fordelingen på ny således, at der evt. kan aftales en fordeling mellem kommunekassen og den enkelte institution. Engangskøb og indkøb uden for aftaledækkede områder. Udvælgelse af leverandører i forbindelse med éngangskøb sker efter samme principper som ved indgåelse af indkøbsaftaler. Éngangskøb vil typisk dreje sig om større anskaffelser, som ikke gentages så ofte, at en rammeaftale er fordelagtig for kommunen. På en række mindre produktområder forekommer indkøb af en så ubetydelig størrelse, at der ikke indgås rammeaftaler på området. I forbindelse med sådanne indkøb skal kommunens disponenter sikre, at indkøbspolitikkens formål og principper efterleves. Med henblik på, at kommunen til stadighed kan vurdere, hvorvidt nye produktområder skal gøres til genstand for indgåelse af indkøbsaftaler, skal de decentrale indkøbere i samarbejde med Indkøbsfunktionen løbende følge op på omfanget af disse former for indkøb. Elektronisk handel Det er Tønder Kommunes målsætning at indføre Elektronisk handel, og dermed på sigt prioritere samhandel med leverandører, der kan håndtere elektronisk varebestilling. 6
Anvendelse af kommunens e-handelsløsning skal derfor være obligatorisk ved bestilling af katalogvarer i systemet. Manglende brug af det elektroniske indkøbssystem kan kun accepteres ved bestilling af varer, der ikke forefindes som katalogvare, og som heller ikke kan erstattes af varer herfra. Miljø Det er Tønder Kommunes mål at minimere miljøbelastningen i relation til kommunens forbrug af varer og tjenesteydelser. Ved ethvert udbud medtages derfor miljøkrav og ønsker i nødvendigt og relevant omfang. Disse krav og ønsker indgår sammen med øvrige krav i en helhedsvurdering. Ved vurdering af produkter skal der tages hensyn til det produkt, der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende ved levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Heri indgår også forhold vedrørende emballering og levetidsbetragtninger for produktet. Miljøbelastende produkter erstattes i muligt omfang af mindre miljøbelastende produkter (substitution). I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Der skal tages hensyn til personer (brugere, personale) og til materialer (inventar, overflader, beklædning, apparatur m.v.). De ergonomiske konsekvenser indgår i denne sammenhæng, ligesom MED-udvalgene inddrages i arbejdet efter behov. Ved valg af leverandører lægges vægt på, at der vælges produkter, der opfylder kravene til én af de offentligt kontrollerede miljømærkeordninger. Ved indkøb af el-forbrugende produkter stilles således de samme krav til produkternes energiforbrug, som El-sparefondens A-klub stiller. 7
Indkøbsorganisationens opbygning Indkøbsfunktionen: Til at realisere målsætningerne i Tønder Kommunes indkøbspolitik er der etableret en Indkøbsfunktion, der refererer til fagchefen for Finans, budget og analyse i stabsfunktionen Økonomi & Kontrakter. Kompetence: Indkøbsfunktionen har kompetence til i overensstemmelse med indholdet i nærværende indkøbspolitik samt den organisatoriske indplacering at indgå indkøbsaftaler i Tønder Kommune, herunder bl.a. indgåelse af indkøbssamarbejder med eksterne samarbejdspartnere. Opgaver og ansvar: Indkøbsfunktionen har blandt andet til opgave: At foretage en kortlægning af kommunens betydeligste indkøb, og med baggrund heri At etablere og formidle indkøbsaftaler (obligatoriske aftaler og frivillige aftaler) til brug i forvaltninger og institutioner m.v. At gennemføre EU-udbud. At tage initiativ til rationalisering af indkøb af varer og tjenesteydelser, herunder anvendelse af elektroniske indkøb. At opbygge og vedligeholde kommunens elektroniske indkøbssystem. At formidle relevant information til kommunens indkøbere. At der løbende foretages en revision af kommunens indkøb. At der løbende foretages en revision og ajourføring af indkøbspolitikken. At være behjælpelig i reklamationssager. At yde konsulentbistand til de decentrale indkøbere inden for rammerne af indkøbspolitikken At informere kommunens leverandører om gældende indkøbspolitik. Indkøbsfunktionen er ansvarlig for alle EU-udbud på vare- og tjenesteydelsesområdet. Afrapportering: Indkøbsfunktionen udarbejder en årlig redegørelse for årets aktiviteter og resultater. Indkøbsgruppen: Til støtte for Indkøbsfunktionen nedsættes en tværsektoriel indkøbsgruppe, der består af en fast ledelsesrepræsentant og en indkøber fra hver driftsforvaltning og stab. Indkøbskoordinatoren er formand for indkøbsgruppen. Indkøbsgruppen mødes efter behov. 8
Indkøbsgruppen fungerer som et forum, hvor nye tiltag og strategier i relation til indkøbsarbejdet, drøftes, herunder bl.a. drøftelse af aftaleområder, behov for information og uddannelse af indkøbere og disponenter, dialog med leverandører, indkøbssamarbejde med eksterne samarbejdspartnere m.v. Decentralt placerede indkøbere: Indkøberne bidrager med statistiske oplysninger vedrørende indkøb til Indkøbsfunktionen. Indkøberne deltager ad hoc i arbejdsgrupper, som arbejder med udvælgelse af varekategorier og kravspecifikationer vedrørende relevante varegrupper. Indkøberne foretager indkøb efter de indgåede indkøbsaftaler ved hjælp af de valgte ITværktøjer og samarbejder med Indkøbsfunktionen om udarbejdelse af udbudsmateriale. Information og opfølgning Indkøbsfunktionen skal i samarbejde med indkøbsgruppen sikre, at der sker en tværgående informationsudveksling vedrørende indkøbsrelaterede spørgsmål. I forbindelse med den løbende opfølgning på kommunens indkøbspolitik er forvaltningerne forpligtet til at bistå Indkøbsfunktionen med relevante oplysninger om deres indkøb. Indkøbsfunktionen sørger for, at der gennemføres de nødvendige uddannelsesaktiviteter og informationsmøder med henblik på, - at Tønder Kommunes Indkøbspolitik udbredes og efterleves i praksis, - at optimere anvendelsen af det elektroniske indkøbssystem, og - at øge den enkelte indkøbers miljøbevidsthed og miljøkendskab. Forhold til leverandører Tønder Kommune lægger vægt på gode, dynamiske og længerevarende relationer til sine leverandører. Samarbejdet med kommunens leverandører skal bære præg af seriøsitet og professionalisme samt respekt for sociale klausuler og social ansvarlighed i forhold til anvendelse af potentielle medarbejder-ressourcer. Kommunens leverandører forventes at tilføre relevant viden om markedsforhold, produktudvikling m.v. til samarbejdet, ligesom leverandøren skal kunne stille statistisk materiale om kommunens indkøb til rådighed. Relevant konsulentbistand skal ligeledes kunne tilbydes. Til gengæld tilbyder Tønder Kommune leverandørerne et godt samarbejde baseret på troværdighed, respekt og engagement. Et samarbejde som skal være til fordel for begge parter. Der er tavshedspligt om indholdet i aftaler, kontrakter og tilbud. Dette er begrundet i kommunens forretningsmæssige interesser og leverandørernes konkurrencemæssige forhold. Der henvises i den forbindelse til Indenrigsministeriets bekendtgørelse om undtagelse 9
af dokumenter om kommunale myndigheders indkøbsaftaler fra aktindsigt efter lov om offentlighed i forvaltningen. Leverandører skal forud for leverancer til kommunen på tro og love afgive oplysning om, at evt. forfalden ubetalt gæld til det offentlige ikke overstiger kr. 100.000,- jvf. Lov nr. 1093 af 21. december 1994 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Ingen må modtage gaver fra eksisterende eller potentielle leverandører, medmindre der er tale om reklamegaver af ubetydelig værdi. 10
Tønder kommunes indkøbspolitik Bilag 1 Anvendelse af aftaler, EU-udbud m.v. Obligatoriske aftaler Obligatoriske aftaler, som Indkøbsfunktionen på Tønder Kommunes vegne indgår med én eller flere leverandører, har samtlige forvaltninger, afdelinger, institutioner m.v. pligt til at benytte ved alle indkøb af de omhandlede varearter. En obligatorisk aftale er en rammeaftale, hvor Tønder Kommune har forpligtet sig til at købe hele sit forbrug af den pågældende vare i den periode, aftalen løber hos den/de leverandører, som aftalen omfatter. Tønder Kommune har ikke indkøbt en bestemt mængde, men har forpligtet sig til at dække hele sit forbrug hos den/de omhandlede leverandører. Leverandøren har indgået aftalen på et forventet forbrug/salg til Tønder Kommune. Priser og leveringsbetingelser er fastsat i forhold dertil. Frivillige aftaler Frivillige aftaler er aftaler, som Indkøbsfunktionen på Tønder Kommunes vegne indgår med én eller flere leverandører, og som samtlige forvaltninger, afdelinger, institutioner m.v. skal benytte sig af, hvis de ikke har eller ved rimelige anstrengelser vil kunne opnå et mere fordelagtigt tilbud fra anden side. Indkøbsfunktionen skal orienteres. En frivillig aftale er en rammeaftale, hvor Tønder Kommune ikke har forpligtet sig til at aftage hverken hele eller bestemte dele af sit forbrug hos den pågældende leverandør. Leverandøren kan altså ikke påregne et salg til Tønder Kommune, men har naturligvis en forventning om, at aftalen udløser et vist salg til kommunen. EU-udbud Indkøbsfunktionen virker med bistand fra / i samråd med kommunens juridiske afdeling - som kommunens rådgivere med hensyn til gældende regler om EU-udbud. For så vidt angår EU-udbuds tærskelværdier henvises til www.udbudsportalen.dk. Indkøbsfunktionen forestår udarbejdelsen af kommunens EU-udbud på vare- og tjenesteydelsesområdet (varekøbsdirektivet og tjenesteydelsesdirektivet) i samarbejde med de respektive forvaltninger, afdelinger, institutioner m.v. Udover obligatorisk annoncering i EU- Tidende indrykkes også annoncer om EU-udbud i den lokale presse. 11
Tønder Kommunes indkøbspolitik Bilag 2 Tønder Kommunes købsbetingelser 1. Generelt: Med mindre andet er aftalt, er nedennævnte købsbetingelser gældende for alle leverancer til Tønder Kommune, hvad enten ordre er afgivet mundtligt eller skriftligt. 2. Betalingsbetingelser: Betalingsbetingelserne er mindst 30 dage netto. 3. Leveringsbetingelser: Leveringsbetingelserne er frit leveret overalt i Tønder Kommune. 4. Leveringssted: Levering må kun finde sted til de angivne leveringsadresser, hvor man alene er bemyndiget til at kvittere for varens modtagelse. Hjælpemidler kan dog efter Tønder Kommunes accept leveres til en nærmere defineret leveringsadresse. Risikoen for tab og skade på én bestilt vare overgår først fra leverandøren til Tønder Kommune på leveringsstedet uanset leveringsbetingelserne i øvrigt. 5. Leveringstid: En angiven leveringstid må nøje overholdes. Overskridelse af en angiven leveringstid berettiger Tønder Kommune til - bortset fra force majeure - skriftligt at annullere ordren. 6. Garanti: Leverandøren garanterer, at bestilte varer er i nøje overensstemmelse med opgivne specifikationer, er første klasses handelsvarer og uden fejl i materialer og udførelse. Leverandørens garantibestemmelser begrænser ikke kommunens adgang til at påberåbe sig købelovens almindelige regler. 7. Reklamationer: Alle varer modtages med forbehold af godkendelse, uanset om betaling har fundet sted. Leverandøren underrettes omgående om fejl eller mangler ved en leverance. Returnering af varer af disse årsager sker for sælgers regning og risiko. 8. Følgeseddel: Enhver leverance skal som hovedregel ledsages af en følgeseddel, hvorpå er anført leveringssted samt nøjagtig angivelse af forsendelsens indhold, men uden angivelse af pris. Er varen bestilt pr. rekvisition/ordre anføres rekvisitionsnummer/ordrenummer på følgeseddel. 9. Faktura: Faktura fremsendes elektronisk til Tønder Kommune. EAN-lokationsnummer samt eventuelt rekvisitionsnummer/-ordrenummer skal være påført fakturaen. 12
10. Priser: Priserne er faste, med mindre andet er aftalt. 11. Ændring af ordre: Enhver ændring eller annullering af en ordre må afgives skriftligt for at være bindende. 12. Forsinket leverance: Det påhviler leverandøren omgående at underrette Tønder Kommune, såfremt en fastsat leveringstid ikke kan overholdes. Se i øvrigt pkt. 5. 13. Annullering Tønder Kommune forbeholder sig ret til skriftlig annullering af en vareleverance ved meddelelse om leverandørens konkurs, insolvens, likvidation eller manglende rådighedsevne. Skriftlig annullering eller udsættelse frigør Tønder Kommune for enhver forpligtelse til at betale påbegyndt arbejde på vareleverancer samt alle omkostninger forbundet hermed. 14. Købsbetingelser: Med mindre andet er anerkendt af Tønder Kommune, er ovennævnte købsbetingelser gældende, uanset eventuelle salgsvilkår opstillet af leverandøren. 15. Offentliggørelse: Leverandøren må ikke uden Tønder Kommunes tilladelse reklamere med eller offentliggøre, at firmaet er leverandør til Tønder Kommune. 16. Køb af service- og tjenesteydelser: I det omfang ovennævnte betingelser kan overføres til service- og tjenesteydelser, er disse betingelser også gældende for disse. 17. Ejendomsret: Modeller, tegninger, værktøj, klicheer etc., leveret af kommunen eller fremstillet helt eller delvist for Tønder Kommunes regning, er kommunens ejendom. De nævnte effekter skal holdes forsikret uden omkostning for kommunen og må ikke udlånes, sælges, pantsættes, kopieres eller på anden måde efterlignes. Endvidere må salg eller overgivelse til anden side ikke finde sted uden Tønder Kommunes skriftlige samtykke. Ovennævnte effekter skal på forlangende stilles til kommunens rådighed og straks udleveres på begæring og uden yderligere omkostning for kommunen. 18. Øvrige betingelser: For betingelser, der ikke er anført ved en ordres afgivelse, gælder købeloven og aftaleloven. 19. Tvistigheder: Tvistigheder afgøres efter dansk ret. 13
Tønder Kommunes indkøbspolitik Bilag 3 IT-indkøbspolitik I forhold til indkøb af IT-udstyr software og hardware er det nødvendigt, at anskaffelsen af udstyr og software er afstemt i forhold til hinanden og at det sikres den nødvendige datasammenhæng mellem de systemer og løsninger som anskaffes. Dette såvel på det administrative område som på fagområderne eksempel IT til undervisningsbrug i folkeskolen. Dette er også påkrævet i forhold til sikring af åbne standarder og den fælles-offentlige IT-arkitektur der ønskes etableret. For at efterleve disse krav er ansvar for indkøb af IT-udstyr (servere, pc-er, printere, kopimaskiner, netværkskomponenter m.m.) Software / programmer / systemløsninger m.m. placeret i IT-stabsfunktionen. I forhold til anskaffelse af IT-løsninger / programmer m.m. er der i IT-planen fastsat procedure for anskaffelse af programmer Indkøbsfunktionen og Juridisk Afdeling bistår IT-stabsfunktionen i forbindelse med indgåelse af aftaler. Dok=1350003v3 14