Bestyrelsen Fomars Billund den 4. december 2015 Referat af bestyrelsesmøde i Fomars Tid: Den 27. november 2015 kl. 11 13. Sted: Hotel Legoland konferencecentret, U2 Deltagere: Hele bestyrelsen deltog. Anna Marie Rasmussen forlod mødet kl 12.30. 1. Bestyrelsen 1.1. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Godkendt. 1.2. Godkendelse af referat fra mødet den 23.10. 2015 Vedlagt som bilag 1 Beslutning: Godkendt 1.3. Orientering fra formanden. - Regionen har den 28.10.2015 godkendt, at uforbrugte midler pr. 31.12.2015 kan overføres til Fomars nye bevilling for 2016-17. Alle overførte midler skal bruges som projekttilskud. - Regionens positive tilbagemelding vedrørende Epinion Undersøgelse. Beslutning: Orienteringen taget til efterretning. 1.4. Jan Harrit orienterer om møder i Koordinationsudvalget for turisme i Region Syddanmark. Der har ikke været afholdt møde. Desuden orienterede Anna Marie Rasmussen om Regionens udviklingsplan samt udkast til Vækstforums handlingsplan 2016-2017, som ventes at træde i kraft ved årsskiftet. Udkast til handlingsplan vedr. turisme blev uddelt. Indsatserne vedr. turisme blev gennemgået. Især punktet om International markedsføring blev drøftet. Punktet lyder: Arbejde for, at den syddanske model for offentlig-privat samarbejde om international markedsføring (Fomars) samordnes med nye tværregionale, internationale markedsføringsinitiativer i regi af Dansk Kyst og naturturisme. 1
Formandens bemærkninger var, at formuleringen i sig selv ikke er en hindring for Fomars videre arbejde, men at det er vigtigt, at Vækstforum holder sig for øje, at midlerne fra Syddanmark til markedsføring kommer Syddanske virksomheder til gode, og ikke spredes ud over hele Vestkysten eller Jylland. Anna Marie Rasmussen fremhævede, at Vækstforum især lægger vægt på udviklingssiden, hvilket Fomars og turismevirksomhederne bør have sig for øje, når de tænker i markedsføring. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2. Økonomi. 2.1. Forbrugsrapport 2015 status Status, herunder forventet resultat 2014-15 for både administration og projekter gennemgås på mødet. 2.2. Budget for projekter og administration for perioden 2016 2017. Bilag 2 Kopi af bevillingsskrivelsen fra Regionen vedlægges som Bilag 3 Beslutning: - Status på 2015 er, at budget til administration ikke forventes at blive opbrugt. Overskydende beløb forventes overført til bevillingen 2016/17 - Bevilling til administration 2016 17 blev opdelt i 2 og bestyrelsen godkendte budget for 2016 som foreslået i Bilag 2. 3. Beslutningspunkter 3.1. Ændring af bestyrelsens forretningsorden. På sidste bestyrelsesmøde opstod der en situation, hvor bestyrelsen på grund af inhabilitet i en enkelt sag ikke kunne blive beslutningsdygtig. Derfor besluttede formanden, med udgangspunkt i vedtægtens 16, at der var tale om en ekstraordinær situation, at indkalde indstillinger inden mødet fra de afbudsramte, som heller ikke havde mulighed for at sende en suppleant. Derfor besluttede bestyrelsen at tilrette forretningsordenen, så der kan tages højde, hvis en lignende situation skulle opstå. Der foreligger forslag til ændring af forretningsordenens 3 som Bilag 4 Beslutning: Forslag til ændring af forretningsordens 3 blev vedtaget. TB udsender det ændrede forslag til bestyrelsen sammen med referatet. 3.2. Opkrævning af kontingent for 2016 Normalt bliver kontingentstørrelse for det kommende år fastlagt ved foreningens generalforsamling. 2
Da denne først foregår i april 2016 er det nødvendigt at opkræve kontingent for 2016 på forventet efterbevilling. Det skyldes at alle ansøgere skal være medlem af Fomars for at få støtte, og kontingentet er bevis på medlemsskabet. Det foreslås derfor at der opkræves kontingent for 2016 på 15.000 kr + moms allerede nu, hvor tilsagn om støtte for 2016 udsendes. Kontingentstørrelse er uændret i forhold til tidligere. Beslutning: Kontingent for 2016 kan tidligst fastsættes på generalforsamlingen i april 2016. Derfor bliver ansøgere meddelt, at deres tilskud er godkendt under forudsætning af, at de efter generalforsamlingen indbetaler kontingent for 2016, jf. udsendt faktura. 3.3. Behandling af indkomne ansøgninger. 16. november 2015 er ansøgningsfrist for støtteansøgninger, som vedrører kampagneåret 2016, såfremt ansøgerne ønsker at komme med i bestyrelsens samlede behandling i november 2015. Hvis bestyrelsen godkender de fremsendte ansøgninger, vil resultatet kunne ses af vedlagte bilag 5 Der er indkommet 4 ansøgninger: Beslutning: 1. Destination Sønderjylland Destination Sønderjylland søger om tilskud på 750.105 kr til markedsføringsfremstød i Tyskland på 2.000.350 kr. og i Norge på 500.000 kr. Partnerne bag ansøgningen er Destination Sønderjylland, Enjoy Resorts og Universe. Desuden deltager 4 kommuner og 188 private navngivne virksomheder. Ansøgning vedlagt som Bilag 6 Vurderingsskema som Bilag 7. Ansøgningen overholder de opstillede krav og indstilles til godkendelse af sekretariatet. - Bestyrelsen fastholdt, at alle ansøgninger, der opfylder konditionerne, i 2016 gives en bevilling, selv om det samlede forbrug overstiger halvdelen af bevillingen for 2016-17. - At der efterfølgende søges flere penge i Vækstforum til at øge forbrugsmulighederne i 2017 minimum til samme niveau som 2016 - At ansøgerne meddeles, at der i 2017 kun kan søges til en nærmere fastlagt dato, så alle der ønsker støtte for 2017 kan behandles samtidig. - At bliver det nødvendigt at prioritere i 2017, så vil bestyrelsen fastholde, at nærmarkederne har første prioritet. Dette meddeles ansøgerne allerede i år. - Vedrørende ansøgning fra Destinations Sønderjylland godkendte bestyrelsen, at de modtager støtte på 750.105 kr. som ansøgt i 2016, jf. Vurderingsskema bilag 7. Torben Petersen fra Universe deltog ikke i sagens behandling på grund af inhabilitet. 3
3.4. Ansøgninger fra Fyn Udvikling Fyn har fremsendt 3 ansøgninger om støtte til markedsføring i 2016. 2. Märcheninsel Fünen Eventyrøen Fyn Søger om støtte på 594.000 kr til markedsføring i Tyskland på samlet 1.982.000 kr. Partnerne bag projektet er Udvikling Fyn, Egeskov slot og Odense Bys Museer. Desuden deltager 17 øvrige navngivne partnere, se ansøgning. Ansøgning vedlægges som Bilag 8 Vurderingsskema Bilag 9 3. Premium Fyn Norge Søger om støtte på 195.150 kr. til markedsføring i Norge på samlet 650.500 kr. Partnerne bag projektet er Udvikling Fyn, Egeskov slot og Odense Bys Museer. Desuden deltager en række andre partnere, som endnu ikke er navngivne. Ansøgning vedlægges som Bilag 10 Vurderingsskema Bilag 11 4. Kina Alliancen Fyn. Søger om støtte på 850.590 kr. til at markedsføre Fyn i Kina for samlet 2.835.300 kr. Ansøgningen er en fortsættelse af det Kinaprojekt, som blev startet på Fyn i 2014, og som også fortsætter i 2017 og fremefter. Planerne for projektet blev gennemgået på bestyrelsesmødet den 23.10 af Thomas Kastrup, udvikling Fyn. Partnerne bag projektet er Udvikling Fyn, Egeskov slot og Odense Bys Museer. Desuden deltager 18 øvrige navngivne partnere i projektet, se ansøgning. Ansøgning vedlægges som Bilag 12. Vurderingsskema Bilag 13. Ansøgningerne om støtte til markedsføring i Tyskland og Norge opfylder umiddelbart Fomars krav. Ansøgning om støtte til markedsføring i Kina opfylder ikke fuldt ud kravene til overnatninger, men har stor effekt på omsætningen på Fyn/Syddanmark, jf. ansøgningen. Alle projekter indstilles til støtte som ansøgt af sekretariatet. Beslutning: Bestyrelsen besluttede - At godkende støtte til kampagner i Tyskland på 594.000 kr. og Norge på 199.150 kr som ansøgt, jf. vurderingsskema 9 og 11. - Vedrørende Kina godkendte bestyrelsen, at yde støtte på 850.590 kr. som ansøgt i 2016, jf. Vurderingsskema 13. Dog skal der følges op (TB) på, at bidragene fra de nævnte turoperatører 4
kun vedrører den del, der handler om besøgene på Fyn og ikke i hele Danmark. Ellers nedsættes støtten tilsvarende. Desuden meddeles ansøgerne, at bestyrelsen ønsker at prioritere nærmarkederne fra 2017, såfremt der ikke er penge nok til at støtte alle ansøgere. Jens Olsson deltog ikke i sagens behandling på grund af inhabilitet. 3.5. Ansøgninger fra Vestkysten 5. Sydvestjysk Udviklingsforum og ProVarde har meddelt, at de kommer med mindst 1 ansøgninger om støtte for 2016. På grund af de mange deltagere i kampagnerne har de ikke kunnet nå at fremsende ansøgninger inden bestyrelsesmødet i Fomars. Man forventer at sende dem i begyndelsen af december. Hvis hvervning af deltagere går som planlagt, forventer man at kunne markedsføre Vestkysten primært i Tyskland for 4.000.000 kr. i 2016 og altså søge om støtte på 1.200.000 kr. fra Fomars. Ansøgningerne når altså ikke at blive behandlet på dette bestyrelsesmøde, hvorfor administrationen foreslår, at ansøgningerne sendes rundt til bestyrelsen, når de modtages, og at afgørelsens træffes pr mail ved at tilbagesende indstilling til formand og sekretariat, inden beslutning meddeles til ansøgerne. Beslutning: Bestyrelsen besluttede, - At formanden må vurdere, om der er behov for et telefonmøde, eller afgørelsen kan træffes pr. mail, når ansøgningen kommer. - Ansøgning og indstillingsark udsendes forud for afgørelsen, snarest muligt. - Vestkysten orienteres om, at der kun bliver en ansøgningsrunde i efteråret 2016, såfremt man ønsker støtte i 2017. 3.6. Ansøgning fra LLBR Foreløbig godkendt på bestyrelsesmødet den 23.10.2015. Bestyrelsen gav den 23.10 en foreløbig godkendelse ansøgning fra LLBR. Denne ansøgning skal nu have sin endelige godkendelse. LLBR ansøgte om støtte på 7.183.457 kr. til en samlet kampagnesum på 23.944.857 kr., hvoraf den ikke kommercielle del udgør for 15.301.891 kr. eller 64 % af den samlede kampagnesum. Der markedsføres i 7 lande: Norge, Sverige, Tyskland, Holland, Polen, Finland og Rusland. Ansøgning og indstillingsark findes som bilag fra bestyrelsesmødet den 23.10. Sekretariatet indstiller, at ansøgerne får endeligt tilsagn om støtte på det ansøgte beløb. Beslutning: Bestyrelsen besluttede - At ansøgningen godkendes endeligt med 7.183.457 kr. i støtte i 2016, jf. tidligere vurderingsark fra den 23.10.15. 5
- At ansøgerne meddeles, at bestyrelsen ønsker at prioritere nærmarkederne i 2017, såfremt der ikke er penge nok til at støtte alle ansøgere. Desuden orienteres ansøgerne om, at der kun bliver en ansøgningsrunde i efteråret 2016, såfremt man ønsker støtte i 2017. Christian Woller, Jan Harrit, Morten H. Andersen og Steen Slaikjær deltog ikke i sagens behandling på grund af inhabilitet. 3.7. Mødekalender Bestyrelsens mødekalender for 2016: 15. april 2016 kl. 10 12. Bestyrelsesmøde Middelfart 15. april 2016 kl. 13 15 Generalforsamling Middelfart 7. oktober 2016 kl. 10 12 Bestyrelsesmøde 25. november 2016 kl. 10 12 Bestyrelsesmøde Til bestyrelsens orientering. 4. Evt. - Anna Marie Rasmussen fortæller om Vækstforums Handleplan 2016 2017. se pkt. 1 - Orientering om Kyst og Naturturisme og Partnerskab for Vestkystturisme - udgik - Sidste nyt fra VDK, herunder udmøntning af 10 mio. kr. ekstra i Vækstplanen. Jan Olsen orienterede om fokus på nærmarkederne i 2016 og de større markedstryk, som yderligere midler vil medføre vedrørende Tyskland, Sverige og Norge. Mødet sluttede kl. 13.15 6