Afdelingsmøde for afd. 32 Amerikavej 28 A, B Tirsdag, den 12. september 2017 kl. 16.00. Tilstede fra boligforeningen var direktør Anders Kjær (AK), driftschef Lisbeth Pind (LP), vicevært Per Vammen og Karina Karlsen. Fra bestyrelsen var Ole Bech mødt. AK startede mødet med, at byde de 13 fremmødte fra afd. 32 velkommen. 1. Valg af dirigent. LP blev valgt til dirigent. LP gennemgik kort dagsorden. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde: 1. Effektivisering Hobro Boligforening har det seneste år udviklet sig, og samtidig påbegyndt effektiviseringer med fx robotplæneklippere, affaldsmolokker, underskrivning af lejekontrakter med NemID, elektronisk fakturahåndtering, samt en hjemmeside til beboerservice forberedt til mobiltelefon. Yderligere er der effektiviseret ved fælles drift mellem afdelingerne, som vil give en besparelse, fx ved fælles indkøb, brug og vedligeholdelse af maskiner mm. Derudover vil ejendomsfunktionærernes kompetencer inden for ejendomsdrift kunne udnyttes til de forskellige småreparationer, således at der spares på håndværkerregningerne. Revisionsselskabet Deloitte vurderer på baggrund af en analyse om effektiviseringspotentialer i den almene sektor, at der vil kunne indfris en besparelse på 1,5 mia. kr. i hele sektoren, over en periode på 2 til 4 år, hvilket harmonerer med den aftale som er indgået mellem BL, KL og regeringen, som siger at besparelsen skal være realiseret i år 2020. I Hobro Boligforening kan der allerede nu ses en effekt af disse tiltag, som gør at vi kan holde huslejerne i ro. Der er således 36 afdelinger der undgår huslejestigning, og vores administrationsbidrag fortsætter uændret med samme honorar. 2. Beboerservice Det har naturligt nok givet udfordringer at forandre beboerservice til et samlet serviceteam, hvorfor serviceniveauet til tider ikke har været optimalt. De værste opstartsvanskeligheder er nu overstået, og det er tid til at få finjusteret organiseringen. Derfor vil der i nærmeste fremtid arbejdes på at få ansat en servicekoordinator der kan støtte, planlægge og koordinere beboerservice. Derudover vil der for at forbedre kommunikationen mellem beboerne og ansatte, kunne træffes en vicevært på kontoret hver torsdag mellem kl. 15-17 med opstart 5. oktober. Ligeledes vil der også være mulighed for at beboerrepræsentanterne kan få en dialog med driftschefen, som en gang om måneden vil afholde et slags åbent hus, hvor det vil være muligt at for en dialog om afdelingens drift, nogle ideer der ønskes undersøgt, behov for et godt råd, eller blot at vide lidt mere. Ovenstående skal gerne munde ud i at vi får en løbende dialog om de driftsmæssige udfordringer. 3. Renovering og helhedsplaner
Sidste år blev der i boligforeningen samlet anvendt 21,4 mio. kr. på renovering og vedligeholdelse. I de kommende 2-4 år forventer vi en forøgelse af renoveringsprojekter, og der vil blive taget initiativ til at få udarbejdet ansøgninger om støtte til renovering ved Landsbyggefonden, således der kan ansøges i løbet af 2018. I forbindelse med Hobro Boligforenings 75 års jubilæum, blev der skænket kr. 24.026 til en ny udsmykning af gavlen med Goodyear reklamen i Brogade. Gavlen er blevet malet antracit grå, og der er påført Hobro Boligforenings logo samt et motiv malet af Lone Maler. Endelig vil der blive opsat et banner på 8 x 4 meter som løbende kan udskiftes. Som supplement til beretningen fortalte AK om projekt Startbolig. Orientering om regnskabsåret 2016: AK gennemgik regnskabet for 2016. Regnskabet viser et underskud, som primært skyldes de variable omkostninger. Godkendelse af afdelingens budget 2018: Herefter blev budgettet for 2018 gennemgået. AK forklarede procentvis hvad udgiftsposterne går til. Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 0,00 pr. m2/år. Herefter blev budgettet enstemmigt godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag: 1. Leje af fællesrummet skal fremover ske gennem beboerrepræsentanterne. Forslaget kommer p.g.a. utilfredshed med den nuværende ordning. F.eks. er man utilfreds med at rummet kun kan udlånes i den sociale viceværts arbejdstid. Derudover mente man projekt startbolig bliver har forprioriotet i forbindelse med udlejning og at depositum til tider bliver tilbageholdt uden grund. Forslaget har været omkring hovedbestyrelsen, som har besluttet at den nuværende ordning fortsætter. Der var spørgsmål til hvorfor dette er blevet besluttet. Hertil blev der svaret at det er blevet vurderet at udlejning før det blev overtaget af den sociale vicevært, ikke har fungeret særligt godt. Der var spørgsmål til hvordan man får adgang til en ovn, når beboerne ikke har adgang til fællesrummet. LP svarede at man har lejet en bolig uden ovn og det ikke er et krav, at man har adgang til ovn i fællesrummet. Ole Bech fra bestyrelsen supplerede med, at udlejning fra Hobro Boligforenings administration også vil have begrænsninger i forhold til åbningstider, så det vil ikke give den store forskel. Der var en del snak om utilfredshed med den sociale vicevært. Flere er blevet truet med udsmidning af projektet. LP svarede at vi ikke diskuterer enkeltstående sager på et afdelingsmøde. Der blev spurgt om der må opkræves depositum ved udlejning af fællesrum. LP svarede at det må man gerne. Man er velkommen til at komme med ting og eventuelle klager om konkrete ting til boligforeningen. AK forklarede at der tidligere har været rigtigt store problemer i afd. 32. Der var jo en grund til, at man i sin tid startede projekt startbolig. Afdelingen har på et
tidspunkt har på et tidspunkt haft store udlejningsproblemer, bl.a. p.g.a. de problemer der var derude på det tidspunkt. Der var problem med at et udendørslys lyser kraftigt ind igennem en beboers vindue. LP og vicevært Per Vammen svarede, at man vil kigge på lampen og se om der evt. kan udskiftes en skærm, så den ikke lyser direkte mod vinduet. Vicevært Per Vammen supplerede med at han synes det var et flot fremmøde og de unge endeligt ikke må tro, at vi ikke hører dem. 2. Under forudsætning af at forslag 1 vedtages, så skal aflevering af fællesrummet efter leje fremover ske klokken 07.00 i hverdagene og 12.00 i weekenden, medmindre andet aftales med beboerrepræsentanterne. Anmodning om leje af fællesrummet skal ske med mindst 2 timers varsel, hvis det ønskes lejet i tidsrummet 08:00-16:00 i hverdagene, af hensyn til Projekt Startbolig. Forslaget forkastes, da forslag 1 ikke blev vedtaget. 3. Anvendelse af køleskabet og fryseren i fællesrummet skal forbeholdes lejere af fællesrummet. LP svarede, at vi er enige i dette og det vil fremover være sådan. 4. Hækkene skal klippes oftere. Der er problemer med udsyn ved udkørsel fra afdelingen. Der var ønske om, at hækkene klippes tidligere. 5. Udskiftning af samtlige postkasser. LP sætter dette i gang. Der er allerede indhentet et tilbud, men vi vil gerne have 2 tilbud, inden arbejdet sættes i gang. 6. I husordenen for afdelingen erstattes den nuværende tekst i kapitel III afsnit 2 Støj fuldstændig med teksten uden anførselstegn: Lejeren og lejerens gæster er pligtig til at vise fornødent hensyn til øvrige beboere i boligforeningen. Ansvaret for at udvise fornødent hensyn af gæster påhviler lejeren, de er gæster hos. Tag hensyn til naboer når vinduer og/eller døre er åbne eller ved færden udendørs og på fællesarealer. Symaskiner og lignende, der laver støj, skal anbringes på et underlag, så lyden dæmpes mest muligt. Musik, brug af støvsugere, plæne- og hæk klippere, andre støjende apparater samt anden støjende adfærd må ikke finde sted efter kl. 22:30 på aftener før en hverdag til førstkommende morgen kl. 07:00 samt efter kl. 01:00 natten efter fredag og lørdag og natten op til en helligdag til førstkommende morgen kl. 09:00, undtaget i særlige tilfælde." Der var lidt snak om forslaget og der var også et ønske om flytning af tørretumbler, så den ikke larmer så meget. Vicevært Per Vammen sagde, at man evt. kan stille den på et underlag, så den ikke larmer så meget. Forslaget om ændring af husorden blev godkendt. 7. Det foreslås hermed, at storskraldsordningen der dækker afdeling 32, Amerikavej 28A+B, bliver nedlagt. I referatet fra afdelingsmødet 17. september 2014, fremgår det, at der er sket en væsentlig huslejestigning grundet denne ordning. Da ordningen meget sjældent benyttes af hvad jeg og et par andre kan
konstatere, foreslås det, at ordningen nedlægges så huslejen kan falde. LP svarede at reglerne er ændret. Nu må Boligforeningen bestille storskraldsafhentning uden omkostninger. 4. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen og suppleanter. (såfremt afdelingen ikke vælger en afdelingsbestyrelse, kan den lade sig repræsentere ved dermed sidestillet beboerrepræsentation). Asger Nørgaard Hansen og Benjamin Petri Petersen er valgt som beboerrepræsentanter til 2018. Benjamin Petri Petersen fraflytter 15/10-17. Mikkel Nielsen og Marc Ofverlind blev valgt til 2019. 5. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlem(mer). De samme som er valgt under punkt 4. 6. Eventuelt: 1. Vedligeholdelse af udearealer. Der er generel utilfredshed med mængden af udvendig vedligeholdelse på kollegiet. Da den udvendige vedligeholdelse påhviler Boligforeningen, og at omkostningerne hertil formodentlig opkræves gennem huslejen, så undrer det flere beboere, hvorfor det er beboerne selv, som er nødt til at rengøre udearealerne, for at undgå kollegiet kommer til at ligne en losseplads. En god idé kunne være at lade den Sociale Vicevært afhjælpe dette problem, for som det er nu er den Sociale Vicevært tilsyneladende ikke forpligtet til nogen form for viceværtsmæssige opgaver, og ej heller interesseret i dette ved henvendelse fra beboere. Eksempelvis er flere udendørs lamper sprunget, men ved henvendelse til den Sociale Vicevært vil vedkommende ikke foretage sig noget, ej heller kontakte Boligforeningen/Beboerservice omkring dette. Der ligger ofte affald, glasskår og cigaretskod udenfor. Afdelingen ønsker mere renholdelse i afdelingen Der er også mange cykler som ikke har nogle ejere. LP foreslog, at man laver en oprydning, hvor man mærker sin cykel og herefter fjerner umærkede cykler. Per Vammen spurgte om der var idéer til hvordan man undgår, at folk smider cigaretskodder. En idé kunne være opsætning af urtepotter. Der er mange spindelvæv udenfor, som man gerne vil have fjernet. Der er myreproblemer ved dør 110. Der var ønske om lys på sti bag afdelingen. Der var også ønske om tidligere hækklipning ved denne sti. 2. Vaskerummet. Vaskerummet kan som oftest bedst betegnes som klamt. Den rengøring af rummet som foretages er ikke tilstrækkelig, og flere beboere udtrykker da også væmmelse ved anvendelse af rummet. Et eksempel herpå er beholderne i vaskemaskinerne til skyllemiddel m.m., som er præget af mug. En løsning herpå kunne være oplysning om aftalte tider for rengøring af vaskerummet og besked om at rummet ikke må anvendes på disse tidspunkter. Foruden ringe rengøring, så er der ofte problemer med overholdelse af vasketider og tyveri af ejendele. Muligheden for videoovervågning af rummet ønskes debatteret, såvel som skærpede sanktioner for de, som stjæler tøj og ej overholder vasketiderne.
Per Vammen fortalte at Byens Rengøring skal rengøre vaskerummet hver fredag. Det mente beboerne ikke sker. LP vil følge op på dette. Der er samtidigt problemer med at døren ikke lukkes/låses til vaskerummet. Grunden er at der sidder snor i døren. Denne snor er monteret for at kunne udlufte. Der var spørgsmål til, om der altid skal stå vand i vaskemiddelbeholderen. LP henviste til at man kontakter beboerservice. Der er problem med tyveri af tøj i vaskerummet. LP vil undersøge prisen på videoovervågning. En tørretumbler virker dårligt. Dette kan skyldes at det er svært at tage fnugfiltret ud p.g.a. bøjet håndtag. Der er også andre defekter ved maskinerne. 3. Viceværter. Der er nogen utilfredshed blandt beboere ved aftaler med viceværterne/beboerservice. Generelt efterspørges der lavere latenstid, da der fra tid til anden kan gå lang tid inden udskiftning af eksempelvis stikkontakter, som er en del af sikkerheden. Der var en beboer som døjede med lugt i lejligheden og problem med stikkontakt. LP henviste til at vedkommende kontakter beboerservice. 4. Fællesrummet. Da den Sociale Vicevært kom tilbage fra sin sommerferie opdagede vedkommende at Fællesrummet havde været anvendt i perioden med ferie. Det forlyder herefter at den Sociale Vicevært har fået udskiftet låse og nøgler til Fællesrummet, med begrundelsen at der jo måtte være en på kollegiet, som har kopieret nøglen, da der ikke var tegn på indbrud. Endvidere rygtes det at der blev bestilt et rengøringshold, på trods af Fællesrummet blev efterladt rengjort Faktum er dog at den Sociale Vicevært glemte at låse bagdøren til Fællesrummet inden vedkommende tog på ferie, hvilket unavngivne personer på kollegiet opdagede. Herefter blev Fællesrummet anvendt i alle 3 uger og efterladt rengjort sent søndag aften, hvor den Sociale Vicevært kom tilbage fra ferien dagen efter. Fordøren blev efterladt ulåst. Selvom anvendelse af Fællesrummet ikke var aftalt og derved ikke okay, så er der stadig ingen rimelighed i at udgifterne til udskiftning af låse, nøgler og rengøring skal afholdes af Afdelingskassen, eftersom ansvaret for manglende aflåsning af bagdør må påhvile den Sociale Vicevært alene. Endvidere var behovet for et rengøringshold en overdrivelse, hvilket udelukkende vidner om at den Sociale Vicevært ønsker at straffe beboerne på kollegiet. Efter Fællesrummet blev anvendt i sommerperioden - hvor den Sociale Vicevært afholdte sin ferie - er der efterfølgende lukket ned for muligheden for at leje Fællesrummet, med begrundelsen at aftaler omkring rummet er blevet misbrugt. Begrundelsen findes dog urimelig af flere grunde: Der forelå ingen aftaler omkring Fællesrummet i ovennævnte periode. Det var ikke alle beboere, som anvendte Fællesrummet, hvorfor kollektiv afstraffelse overfor nuværende og fremtidige beboere findes urimelig. Fællesrummet var til glæde og gavn for mange beboere, både før og under sommerperioden, hvilket alt andet lige bør være formålet med Fællesrummet.
Boligforeningen har ikke sat sig ind i situationen inden der blev lukket ned for udlejning af Fællesrummet, men blot føjet den Sociale Vicevært, som har et horn i siden på flere beboere. Punktet var allerede blevet diskuteret under forslag (punkt 1), men der blev suppleret med at man ønsker at lyset slukkes i fællesrummet. Der var ønske om røgalarmer i boligerne. LP vil sørge for indkøb af røgalarmer og de vil herefter kunne afhentes på kontoret.