CGI s ph.d.-løsning
Hvad er udfordringen på ph.d.-området? I Danmark optages stadig flere ph.d.-studerende. Det stiller større krav til håndtering af de studerende på ph.d.- uddannelserne. Ph.d.-skolerne har brug for støtte til at sikre korrekt vejledning, gennemførelse og opfølgning på ph.d.- forløb. En effektiv administration skal håndtere det voksende antal ph.d.-studerende. Komplekse faglige og administrative processer koster tid og penge. Særligt i forbindelse med optag, evaluering af ph.d.-forløb og bedømmelse af ph.d.- afhandlinger. Udenlandske ph.d.- studerende afstedkommer særlige behov for information, kontakt og opfølgning fra ph.d.-skolen. Nøgletal på forskningsproduktion, gennemførsel og økonomi på ph.d.-forløb er svære at få. Både for ph.d.-skolerne, universiteterne, eksterne samarbejdspartnere og myndigheder. 2
Hvorfor en dedikeret ph.d.-løsning? Ph.d.-løsningen: er designet til at støtte studerende og vejledere i styring af ph.d.-forløb. mindsker behovet for kontakt til administrationen omkring frister og procedurer. skaber kvalitet i vejledningsarbejdet og halvårsevalueringerne. sikrer, at al relevant information omkring ph.d.-studiet er tilgængelig for vejledere og studerende. opsamler systematisk data om alle aspekter af ph.d.-forløbet og giver nye perspektiver for ledelsesinformation. indeholder automatisk opsamling af data til Danmark Statistik, hvilket reducerer arbejdet med indberetning betragteligt. systematiserer og digitaliserer administrative arbejdsgange (indskrivning, frister, evalueringer), så kompleksitet og arbejdsbyrde bliver mindre. 3
Hvad tilbyder CGI? Et produkt Eller en fuld løsning Et produkt med arbejdsgangene portfolio og halvårsevaluering. Produktet er brugertestet og udviklet i samarbejde med ph.d.-studerende og vejledere på flere universiteter. Systemet kan implementeres ved alle ph.d.-skoler uafhængigt af fagområde og universitet. Produktet kan integreres med eksisterende ph.d.-administrative løsninger. En fuld løsning, der dækker alle faglige og administrative arbejdsgange på ph.d.- området. Produktet udvides med arbejdsgangene indskrivning, bedømmelse, nøgletal og Danmarks Statistik, der tilpasses det enkelte universitets organisation og systemlandskab. Inden for 6 mdr. vil den fulde løsning være implementeret og integreret til institutionens øvrige systemer. 4
Hvordan er ph.d.-løsningen udviklet? Løsningen er udviklet ved at afdække brugernes behov gennem en omfattende interviewrække med: Ph.d.-studerende Vejledere Administratorer Ph.d.-skoleledere Løsningen er løbende testet af brugerne gennem mock-ups og en prototype Et rådgivningspanel bestående af en forskningsleder og en ph.d. skoleleder har løbende rådgivet projektet Løsningen overholder kravene fra ph.d.-bekendtgørelsen 5
Brugerroller og understøttede arbejdsgange Løsningen består af 6 kerneområder og 4 brugerroller. En bruger logger på systemet med sin brugerrolle og tilgår et eller flere af de 6 kerneområder via skærmbilleder, der er designet specifikt til den enkelte brugerrolle. Studerende Ph.d.-skolen Vedligehold portfolio Udfyld halvårsrapporter Udfyld projektdata til Danmarks Statistik Ansøg om udvidelse/orlov Vejleder Portfolio Halvårsevaluering Bedømmelse Nøgletal Indskriv studerende Vedligehold indskrivning fx ved forlængelse/orlov Håndter afslutning af uddannelse samt udskrivning Udfyld data til Danmarks Statistik Institutionen Overblik over portfolio og halvårsevalueringer Godkend portfolioaktiviteter Godkend halvårsevalueringer Godkend ansøgning om udvidelse/orlov Indskrivning Danmarks Statistik Se nøgletal genereret af systemet Indsend data til Danmarks Statistik 6
Eksempler på use cases Portfolio Halvårsevaluering Indskrivning 7
Portfolio Diagrammet viser arbejdsgangene, der er knyttet til den studerendes portfolio (kurser, publikationer m.m.). Porfolio Studerende Tilføj/rediger/ slet aktiviteter Send til godkendelse Godkend/ afvis aktiviteter Se portfolio Vejleder Ph.d.-skolen 8
Portfolio studerende 1 Her har en studerende klikket sig ind på sin portfolio 3 2 Menuen er opdelt i kategorier af portfolioaktiviteter Der kan oprettes, redigeres og slettes aktiviteter 4 De enkelte aktiviteter kan foldes ud og ind * Logoet og navnet 360 PhD er ikke fastlagt 9
Portfolio vejleder 1 Vejleder har en anden menustruktur 2 Vejleder kan skifte mellem sine studerende 3 Vejleder har overblik over den studerendes progression 4 De enkelte aktiviteter kan foldes ud og ind 10
Halvårsevaluering Diagrammet viser arbejdsgangene, der er knyttet til den studerendes halvårsevaluering. Halvårsevaluering Studerende Tilføj evaluering Send til godkendelse Godkend/ afvis Se halvårsevaluering Vejleder Ph.d.-skolen 11
Halvårsevaluering studerende og vejleder 2 1 Her er den kommende rapport udfyldt af den studerende, og rapporten har været sendt til godkendelse Vejleder mener, at rapporten skal revideres 3 4 Når rapporten sendes frem og tilbage, kan den studerende og vejleder tilføje en private besked Den studerende kan redigere rapporten og afsende den igen 12
Indskrivning Diagrammet viser de arbejdsgange, der er knyttet til den studerendes indskrivning. Indskrivning Studerende Ph.d.-skolen Se indskrivningsdetaljer Fremsøg indskrivning Opret ny indskrivning Løbende håndtering af indskrivning Udskriv studerende Vejleder Institution 13
Indskrivning administration 1 Her vises overblik over den valgte indskrivning 3 Ph.d.-skolen har overblik over den studerendes progression 4 2 Indskrivningen er opdelt i undersektioner, der kan foldes ud En aktiv indskrivning ændres via konkrete handlinger, som matcher de administrative processer 14
Omfang af løsningen Den fulde ph.d.-løsning består af: Procesunderstøttende og responsive skærmbilleder Brugergrænseflade REST Interface Lagdelt serviceorienteret arkitektur baseret på modne og udbredte teknologier Isoleret forretningslogik Services Sikkerhed og logning Datasikkerhed og sporbarhed Databaselag Integrationer phdcourses.dk PURE Statistik til ledere Ph.d.-database Danmarks Statistik Integration til årlig indsendelse af statistik Mulighed for integrationer til kursuskatolog, publikationer og andre systemer 15
Kontakt Annette Lund Director CGI Denmark A/S Margrethepladsen 4, DK-8000 Denmark T: +45 44 78 40 00 M: +45 41729386 annette.lund@cgi.com www.cgi.dk Søren Sidenius Gram Salgschef CGI Denmark A/S Margrethepladsen 4, DK-8000 Denmark T: +45 44 78 40 00 M: +45 25188743 soren.gram@cgi.com www.cgi.dk 16