Hvordan anmoder jeg om oprettelse af en ny stilling? I denne vejledning bliver det forklaret, hvordan du som chef eller leder anmoder om oprettelse af en ny stilling via Medarbejdersiden. Vejledningen tager udgangspunkt i, at du er logget ind på Medarbejdersiden og befinder dig på forsiden. Vælg menupunktet "Anmod om oprettelse af ny stilling" i "Chef"-menuen 1. Klik på menuen "Chef" 2. Klik på menupunktet "Anmod om oprettelse af ny stilling" Udfyld "Anmod om ny stilling" På denne side skal du udfylde informationer om stillingen til HR og dekan/direktør, information til It og Bygninger samt information vedr. kontering til den nye medarbejder. Bemærk, at du ikke skal bruge denne side, hvis du skal ansætte en studentermedhjælper til under 8 timer per uge eller du skal have systemoprettet en Timelærer. Page 1
Udfyld informationer om stillingen under "Anmod om ny stilling" 1. Vælg det område, hvor den nye medarbejder skal ansættes 2. Vælg stillingsbetegnelse for den nye medarbejder 3. Vælg anmoder. Det kan være en afdelingsleder, hvis du er niveau 2, eller du kan vælge dig selv som anmoder. 4. Vælg intern kontaktperson. Denne person kontakter It og Bygninger i tilfælde af spørgsmål. Det bør være en medarbejder, der har kendskab til praktiske oplysninger vedr. den kommende ansættelse. Du kan også vælge selv at være intern kontaktperson. 5. Ansvarlig chef udfyldes som regel automatisk alt efter hvilket område, du har valgt at ansætte under 6. Ansvarlig dekan/direktør udfyldes automatisk alt efter hvilket område, du har valgt at ansætte under 7. Angiv ca. månedsløn i hele antal kroner, eksklusiv pension. 8. Angiv forventet ugentligt timetal for den nye medarbejder. Hvis personen ansættes i en stilling uden øvre arbejdstid, angives 37 timer. 9. Angiv forventet startdato for den nye medarbejder. Husk at afsætte tid til rekrutterings- og ansættelsesprocessen, så ansættelsesdatoen ikke bliver sat urealistisk tidligt 10. Angiv antal medarbejdere, der skal ansættes under denne dekan/direktøranmodning. Bemærk at dette kun skal benyttes, hvis der er tale om meget ens stillinger. Ellers skal du oprette separate anmodninger for hver ny stilling. 11. Vælg om det er en fastansættelse, en tidsbegrænset stilling under et års varighed eller om stillingen har en varighed på et år eller mere. 12. Hvis der er valgt, at det er en tidsbegrænset stilling under et års varighed, kan man vælge ikke at slå stillingen op. Angiv det her. Page 2
13. Vælg og upload udkast til stillingsopslag. 14. Skriv en begrundelse for anmodningen om de(n) ny(e) stilling(er) til dekan/direktør. Metropol har kvalificeret ansættelsesstop og det er derfor vigtigt at begrunde ønsket om at ansætte en ny medarbejder Udfyld informationer til It-support og Bygninger under "Anmod om ny stilling" 1. Hvis du endnu ikke har styr på lokale, så sæt hak i "Lokale mangler og skal skaffes". Så behøver du ikke udfylde de følgende to felter, Arbejdsadresse og Lokale 2. Vælg arbejdsadresse for den nye medarbejder 3. Vælg lokale for den nye medarbejder. Listen er filtreret, så der kun vises lokaler for den valgte adresse 4. Vælg indretning. Hvis der mangler bord, stol og reol, så vælg "Standardinventar". Hvis der kun mangler f.eks. en stol, så vælg "Særlige behov - skriv i bemærkningsfeltet" og skriv i pkt. 11, hvad der mangler. Hvis der ikke mangler inventar, så vælg "Ikke relevant" 5. Vælg om den nye medarbejder skal have stationær, bærbar eller om der ikke er brug for en computer 6. Vælg ansvarsområde: Almindelig, Leder eller Betroet medarbejder. Betroet medarbejder er til sekretærer og lignende funktioner, der skal have adgang til særlige drev. 7. Vælg medarbejdertype: Administration, Underviser, TAP eller Studentermedhjælper. Dette styrer hvilke it-rettigheder, der gives. 8. Vælg om medarbejderen skal have mobiltelefon. Hvis der er særlige ønsker til type, så angiv dette under pkt. 11 (bemærkning til It og Bygninger) 9. Vælg om medarbejderen skal have betalt internet hjemme Page 3
10. Vælg om medarbejderen skal have nøgle og adgangskort. Dette felt er hakket af som standard, da alle fastansatte får adgangskort og nøgle til Metropol. Der kan dog være særlige tilfælde, hvor det ikke er relevant, og i de tilfælde kan man fjerne fluebenet ud for denne valgmulighed. 11. Skriv eventuelle bemærkninger til It og Bygninger. Du skal skrive her, hvis medarbejderen skal have adgang til særlige drev, særlige mailgrupper, hvis der skal installeres særlige programmer, hvis der skal bruges specielt hardware eller der er brug for en speciel ergonomisk stol. Udfyld informationer vedr. kontering under "Anmod om ny stilling" 1. Vælg formålsnummer 2. Vælg projektnummer 3. Evt. vælg et aktivitetsnummer 4. Evt. skriv en bemærkning til HR 5. Klik på "Gem og send" for at sende anmodning til din niveau 2 chef, hvis du er afdelingsleder; din dekan/direktør, hvis du er niveau 2 chef eller direkte til HR-partner, hvis du er dekan/direktør. Du kan også klikke på "Gem", hvis du ikke vil sende endnu, men vil vende tilbage til anmodningen senere. Du kan klikke på "Slet", hvis du ønsker at slette anmodningen uden at sende. Page 4
Hvad sker der når direktør-/dekananmodningen bliver godkendt af direktøren/dekanen? Når dekananmodningen bliver godkendt af direktøren/dekanen på ledelsesniveau 1, overgår dekananmodning til at være en rekruttering og HR går nu ind i sagen. Den relevante HR-partner godkender anmodningen og sender besked til den rekrutteringsansvarlige om, at rekrutteringen kan igangsættes. Når den rekrutteringsansvarlige har kvitteret for, at alle nødvendige oplysninger er lagt ind i HR Manager, går der besked til anmoder om, at rekrutteringen nu er igangsat. Selve rekrutteringsprocessen med samtaler osv. foregår udenfor systemet. Udfyld "Rekvirer kandidatens kontaktinformation" Når I har fundet den kandidat, I ønsker at ansætte, skal du udfylde formularen "Rekvirer kandidatens kontaktinformation". Du modtager en mail med link til denne side, men kan også altid finde den til venstre under "Stillingsanmodninger", hvis du logger ind på Medarbejdersiden. 1. Tryk her, hvis kandidaten til ansættelse er nuværende eller tidligere ansat (dog ikke før sep. 2013). Så får du mulighed for at vælge personen i en liste ud fra initialer, navn eller fødselsdato. På den måde udnytter systemet, at vi har relevante oplysninger om personen i forvejen, som derfor ikke skal udfyldes igen. Page 5
2. Udfyld med kandidatens fornavn(e), hvis kandidaten ikke er eller har været ansat på Metropol før. 3. Udfyld med kandidatens efternavn(e) 4. Udfyld med kandidatens private e-mailadresse 5. Udfyld med kandidatens mobiltelefonnummer 6. Skriv en besked til kandidaten. Din besked bliver sendt som mail til den e-mailadresse, du har angivet på kandidaten i pkt. 4. Klik på "Start ansættelsen" for at sende din besked som e-mail til kandidaten. Kandidaten bliver bedt om at udfylde nogle få oplysninger på en webside, bl.a. CPR-nummer. Når kandidaten har svaret, vil du modtage besked per mail og skal derefter udfylde anmodning om ansættelse. Udfyld "Anmod om ansættelse" 1. Angiv månedløn i hele kroner eksklusiv pension, hvis dette har ændret sig siden din oprindelige direktør-/dekananmodning 2. Angiv status for løn. 3. Angiv ugentligt timeantal, hvis dette har ændret sig siden din oprindelige direktør- /dekananmodning 4. Angiv forventet startdato for den nye medarbejder 5. Under ekstern vurdering skal der angives om der skal være ekstern vurdering af den pågældende kandidat. Dette skal angives som påkrævet, hvis der er brug for en faglig vurdering af eksamensresultater opnået i udlandet Page 6
6. Angiv om stillingsopslag findes i HR Manager, er uploadet eller ikke findes. Hvis der angives at dokumenterne er uploadet, så skal man huske at uploade dem under punkt 10. 7. Angiv om CV findes i HR Manager, er uploadet eller ikke findes. Hvis der angives at dokumenterne er uploadet, så skal man huske at uploade dem under punkt 10. 8. Angiv om ansøgningen findes i HR Manager, er uploadet eller ikke findes. Hvis der angives at dokumenterne er uploadet, så skal man huske at uploade dem under punkt 10. 9. Angiv om eksamensbeviser findes i HR Manager, er uploadet eller ikke findes. Hvis der angives at dokumenterne er uploadet, så skal man huske at uploade dem under punkt 10. 10. Vælg relevante dokumenter, der skal uploades og klik på knappen "Upload" 11. Hvis man allerede nu ved, at kandidaten skal ansættes i en adjunktstilling, hakkes fluebenet af. Hvis du har ændringer til dine oplysninger til It og Bygninger, kan det angives længere nede på siden. Man kan vælge at gemme og vende tilbage til anmodningen senere eller man kan vælge at sende anmodningen til HR med knapperne nederst på siden. Resten af forløbet Hvis man vælger at sende til HR, så tjekker HR-partneren først oplysningerne igennem og dernæst sendes en velkomstmail med et oplysningsskema til kandidaten, hvor kandidaten afkræves yderligere oplysninger til brug i den efterfølgende lønberegning. Når HR har udregnet anciennitet skal den ansættende chef forhandle løn med den nye medarbejders tillidsrepræsentant eller forhandlingsberettigede organisation såfremt der ikke er nogen tillidsrepræsentant. Når lønnen er forhandlet på plads sender HR et ansættelsesbrev ud til den nye medarbejder. Der går besked til It-support og Bygninger, der kan gå i gang med at klargøre og der sendes automatisk besked til både HR og den person, der er angivet som intern kontakt, når It-support og Bygninger angiver at opgaven er klaret. Vejledningen er udarbejdet af Marie Louise Møller og Uffe Boh Steffensen d. 3. juni 2014. Senest revideret d. 3. februar 2015. Page 7