REFERAT BESTYRELSESMØDE - SKOLEFÆLLESSKABET SKALS/ULBJERG Mødedato Mandag 13. april 2015 kl. 19.00 22.00 Mødested Ulbjerg SDI (personalerummet) Deltagere Preben Dalsgaard Pedersen, bestyrelsesformand Vivian Hald Stisen, næstformand i bestyrelsen Hanne Mette Olesen Maja Høyer-Nielsen Per Horn Petersen Sofie Melhedegaard Vasegaard Thomas Ambrosius Camilla Grøn Madsen Dorte Grønbæk Jensen van Mieghem Agnethe Kristiansen, medarbejderrepræsentant lærer Jonna Roersen, medarbejderrepræsentant pædagog Maj-Britt Bjerregaard, medarbejderrepræsentant pædagog Kirsten Frederiksen, medarbejderrepræsentant - lærer Min Aung Myahn, elevrådsformand i Skals, går i 8.B Maria Dalsgaard, elevrådsformand i Ulbjerg, går i 5. klasse Camilla Grøn Madsen, Jesper Poulsen samt elevrepræsentanterne Afbud Pædagogisk afdelingsleder, Anne Mette Bak, Skals Skole/SFO var gæst på aftenens møde for at få sagt behørigt farvel. Anne Mette tiltræder stillingen som skoleleder på Gudumholm Skole Sekretariat/ referent i Aalborg Kommune fra og med 1. maj 2015. Ledelsesteamet enten Jesper Poulsen, Jens Kristian Thomsen eller Jess-Ole Jensen vil være referent Referat udsendt Tirsdag 5. maj 2015 DAGSORDEN: 1. Godkendelse af referatet fra det ordinære møde, mandag 2. marts 2015 (referatet fra dette møde blev udsendt tirsdag 31. marts 2015). Referatet blev godkendt. Det blev aftalt, at referatet fremover udsendes som PDF-dokument. 2. Meddelelser (om muligt korte og/eller skriftlige). a) Formanden og næstformanden. Udlevering af det seneste nummer af Skolebestyrelsen (nr. 2 2015), der denne gang er et temanummer om Lektier i skolen. Der gives et kort referat fra dialogmødet på skoleområdet med BU-udvalget, tirsdag 7. april 2015 kl. 18.00 21.00, i festsalen på Nordre Skole. Der er fremsendt ansøgninger til BU-udvalget
fra ledelsen på Ulbjerg SDI vedrørende flytning af børnehaven til skolens bygninger (anlægsbevilling) samt vedrørende indførelse af aldersintegreret undervisning fra og med skoleåret 2015/2016. Der er tilgået information til bestyrelser om talentvalgfag Har du talent?. Informationen er vedlagt dagsordenen som bilag. Skolebestyrelsen blev omdelt, temahæfte om Lektier i skolen. Der blev givet et særdeles kort referat fra dialogmødet på Nordre Skole med BUudvalget, hvor der var 3 oplæg fra udvalgte skoler i Viborg Kommune. Oplæggene handlede om Målstyret undervisning (Vestervang Skole), Samarbejdet mellem pædagoger og lærere (Møllehøjskolen) og endelig Ugeskemarevolutionen (Mønsted/Sparkær Skole). Sidstnævnte oplæg afstedkom noget ekstra opmærksomhed, men de to andre oplæg forekom også særdeles vigtige. De to fremsendte ansøgninger fra Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg, til BU-udvalget forventes behandlet på dets næste møde. Der er indbudt til et erfaringsmøde af Skole & Forældre, og interesserede kan bare melde sig til (formanden ligger inde med mødematerialet). Den digitale udgave af Kvalitetsrapporten 2014 (KV14) skal rundsendes til bestyrelsens medlemmer, jf. referat fra et tidligere møde. b) Elevrepræsentanterne. Der refereres fra de seneste elevrådsmøder på vore to skoler. Skals Skole/SFO, mødet torsdag 9. april 2015: Orientering om klassesammenlægninger, 2015/2016. Orientering om projekt Demokrati i børnehøjde med bevillinger ude fra til fejring af Grundlovsdag i juni måned. Der vil være en emneuge for 7. og 8. årgang om til Grundlovs-markeringen. Elevrådet ønsker at få malet Alfabetet til hoppeøvelser m.v. i den store skolegård, og der ønskes afsat lærerressourcer, så Skals Skole/SFO kan tilmelde hold til Ekstra-Bladets Skolefodboldturnering. Der blev vanen tro evalueret på Skolereformen. Skoleinspektøren fortalte om projekt Skoler & Haller, der handler om bevægelse i halkomplekset i større tidsmæssige enheder i det kommende skoleår og med inddragelse af foreningslivet i Skals/Ulbjergområdet. Mødet blev afsluttet med, at skoleinspektøren berettede om mødetidspunktet om morgenen i skoleåret 2015/2016 samt om skolens tanker om skolekiosken på længere sigt. Elevrådet blev bedt om at fremkomme med ønsker vedrørende kiosken. c) Medarbejderrepræsentanterne, herunder tilbagemeldinger fra dagligdagen - pædagogisk og arbejdsmiljømæssigt. Kort referat fra det fælles personalemøde, Skals/Ulbjerg, onsdag 18. marts 2015 på Ulbjerg SDI om Social kapital. Der blev givet et kort referat fra det seneste fælles personalemøde, Skals/Ulbjerg, med Social kapital på dagsordenen. En oplevelse af samhørighed, samt det at trække på fælles hammel var hovedpunkterne på det andet og sidste møde i kursusrækken. Mødet blev fra flere sider vurderet positivt og det skyldes måske især det sociale aspekt og mødet mellem vore personalegrupper. Alle faggrupper fra vore to skoler var præsenteret på mødet. Lærerrepræsentanten fra Skals Skole/SFO rejste en problematik omkring nogle indlæg og meningsudvekslinger på Facebook. Udfaldene kom efter dialogmødet på Skals Skole/SFO, mandag 16. marts 2015, hvor en enkelt
forælder spurgte på det sociale medie om noget for den pågældende forælder uforståeligt. Det fik en god håndfuld forældre, som ikke havde været til stede på mødet på skolen, til at lufte nogle frustrationer vedrørende skolens virksomhed, herunder især ledelse eller mangel på samme. Dette afstedkom en lang debat på bestyrelsesmødet, og det blev besluttet, at bestyrelsen skulle udarbejde et brev til alle forældre i Skolefællesskabet omkring omgangstone og brug af medierne fremfor den personlige kontakt, når noget skønnes kritisabelt. Brevet skal diskuteres på forældremøder, men skal gøres tilgængeligt for alle fællesskabets forældre på SkoleIntra. En arbejdsgruppe på 2 3 forældrevalgte udarbejder udkast til forældrebrev, som løbes igennem og justeres på bestyrelsens majmøde, inden det udsendes til forældregruppen. d) Ledelsesteamet. Orientering om personalesituationen samt om det justerede Forståelsespapir om lærernes arbejdsforhold, jf. Overenskomsten fra foråret 2015. Der orienteres om kombinationslærerstillingen, Skals/Ulbjerg, hvad fag og øvrigt indhold angår. Skals og Ulbjerg skoler påtænker at indkøbe læringsplatformen, KMD-Education, men hvorfor? Seneste nyt om busankomsttider og starttidspunktet om morgenen på Skals Skole/SFO. Der berettes om det praktiske vedrørende dialogmødet om Aldersintegreret undervisning i aulaen på Ulbjerg SDI, tirsdag 14. april 2015 kl. 19.00 21.30, hvor der er indskrevet oplægsholdere fra henholdsvis Ørslevkloster Skole i Skive Kommune og fra Buskelundskolen i Silkeborg Kommune. Der var en kort orientering om Forståelsespapiret, som er en afledt virkning af OK15 og rammen for lærernes arbejdstid. OK15 har et tillæg i form af 14 hensigter, som skal beskytte lærernes tid uden om undervisning og samvær med eleverne, så der bl.a. kan ske en ordentlig forberedelse, efterbehandling og udvikling af undervisning og aktiviteter. Det justerede Forståelsespapir blev præsenteret for tillidsrepræsentanter og skoleledere på et fælles møde, onsdag 8. april 2015. Aftalerne om kombinationslærerstillingen, Skals/Ulbjerg, er ikke kommet endeligt på plads, men der bliver tale om en stilling med ca. halv arbejdstid/tilstedeværelse på hver af vore skoler. Der var ikke på mødetidspunktet kommet svar vedrørende busankomst- og busafgangstider til og fra busholdepladsen i Skals (måske er grunden, at skoleinspektøren fik spurgt BU-forvaltningen vel tæt på bestyrelsesmødet)! Alt det praktiske omkring dialogmødet på Ulbjerg SDI, tirsdag 14. april 2015, er bragt på plads af ledelsesteamet der. Forældrene har skullet tilmelde sig mødet, der handler om Aldersintegreret undervisning, så det er der nok helt styr på! e) Børnehaven / Skolefritidsordningen / SFO-klubben. Der er modtaget referat fra mødet i Forældrerådet for Skolefritidsordningen og SFO-klubben i Skals, tirsdag 24. februar 2015. Referatet er rundsendt til bestyrelsens medlemmer pr. mail. Der har for cirka 1 måned siden været pædagogisk tilsyn i børnehaven Møllebakken, og der er modtaget tilbagemelding på besøget i form af en lille rapport, torsdag 9. april 2015. Resultaterne og vurderingerne efter tilsynet tages op på et kommende møde i bestyrelsen. Som en logisk følge af tilbagemeldingerne, orienterede afdelingslederen om, at der tages fat på en opdyrkning og kompetenceudvikling vedrørende den pædagogiske metode, Marte Meo.
I Skals Skoles SFO og SFO-klub ligges der op til en Forårsfest, der gennemføres fredag 24. april 2015. Besøgene i børnehaverne, jf. TOPI og overgangene heri, afvikles fra og med uge 17. Ud over pædagogerne fra Skolefritidsordningen besøger også børnehaveklasselederne børnehaverne i løbet af foråret. f) Andre, herunder nyt fra PR-gruppen, samt nyt fra Fjordklyngerådet (udvik lingsprojektet med samarbejde mellem byområderne Skals, Nr. Rind, Skringstrup, Låstrup, Sundstrup og Ulbjerg). Der har været forældrereaktioner omkring brug af ForældreIntra til nyt om Fjordklyngen. Principperne om disse opslag er, at der bakkes op om de lokale initiativer, når disse har et foreningspræg. Principperne for Skals Skole/SFO er vedlagt dagsordenen. Der har været nogle enkelte negative forældretilkendegivelser omkring Fjordklyngens opslag på SkoleIntra om dens generalforsamling. I forhold til principperne på Skals Skole/SFO herom, så er ordlyden: Der må uddeles materiale til skolens elever fra ikke-kommercielle foreninger og klubber i lokalområdet samt materiale fra Viborg Kommune. Leverandører af materialet opfordres til, at disse leveres i god tid til skolen i forhold til tidsfrister m.v.. Opmærksomheden skal skærpes, når der er tale om materialer med kontroversielt, propagandamæssigt eller stødende indhold, eksempelvis politisk, racistisk eller sexistisk. Det kan så diskuteres, om materiale til skolens forældre, herunder opslag på SkoleIntra er omfattet af principperne, fordi disse er forfattet i en anden tidsalder. Der er ikke principper på Ulbjerg SDI på dette område. Når principperne skal revideres, så skal de gøres væsentligt bredere, dels på grund af Viborg Kommunes størrelse og dels på grund af de sociale mediers udbredelse. Hvad menes der i øvrigt med materialer fra Viborg Kommune i de citerede principper? 3. Pædagogisk afdelingsleder, Anne Mette Bak, Skals Skole/SFO har fået nyt job som skoleleder på Gudumholm Skole i Aalborg Kommune med tiltrædelse pr. 1. maj 2015 hvad gør vi nu? Herfra skal først og fremmest lyde et endog meget STORT TILLYKKE til Anne Mette med forfremmelsen, det nye job og de indbyggede udfordringer, jf. f.eks. skoleårets planlægning et helt nyt sted, men også den del skal givetvis blive klaret. Ledelsesteamet har på dets møde lige op under påske drøftet, hvordan vi vil tackle den opståede situation. Drøftelsen mundede ud i, at vi ikke vil opslå Anne Mettes stilling før sommerferien. Der er brug for en tænkepause, f.eks. i relation til en ny ledelsesstruktur i Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg. Ledelsesteamet fremlægger sine betragtninger og ønsker nogle input fra bestyrelsen i forhold hertil. Den afgående pædagogiske afdelingsleder præsenterede kort Gudumholm Skole og optakten til hendes ansættelse der. Anne Mette Bak ser frem til at prøve kræfter med jobbet som den øverste leder på en skole en stilling hun har været kvalificeret til længe. Hun takkede for samarbejdet med skolebestyrelsen for Skals Skole/SFO og for det relativt korte samarbejde med Bestyrelsen for Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg. Bestyrelsesmedlemmerne spurgte lidt ind til fremstillingen og fik sagt STOR TAK og ORDENTLIGT FARVEL til Anne Mette. Skoleforvaltningen/skolechefen har sagt god for, at der ventes med at slå en eventuel lederstilling på Skals Skole/SFO op. Skolefællesskabets videre udvikling samt en dertil hørende ledelsesstruktur skal være fundamentet for en gennemtænkt plan på den langebane. Det udvidede admini-
strative team, Skals/Ulbjerg, holdt møde, fredag 10. april 2015. Her blev det i første omgang aftalt at fordele Anne Mette Baks arbejdsopgaver på vore sekretærer samt de tilbageværende i ledelsesteamet for vore to skoler. Bestyrelsen blev opfordret til at sætte et punkt på bestyrelsesmødet i maj måned vedrørende et tættere fællesskab vore to skoler imellem, f.eks. vedrørende fælles skoledistrikt og fælles økonomi. 4. Fremlæggelse af Budgetforslag 2015 for Skals Skole/SFO og for Ulbjerg SDI. Ledelsesteamet for Skals Skole/SFO nåede ikke at få et budgetforslag klar til bestyrelsens møde i begyndelsen af marts måned 2015. Nu har der været tid til at få det sidste på plads, hvorfor budgetforslaget fremlægges til bestyrelsens godkendelse. Budgetforslaget vil blive tilsendt bestyrelsen efter weekenden. Budgetmaterialet for Ulbjerg SDI blev uddelt på bestyrelsens seneste møde, men der vil blive knyttet et par velvalgte ord til forslaget på aftenens møde. Budgetmaterialet bedes medbragt til mødet. Budgetforslaget for 2015, Skals Skole/SFO, blev fremlagt i form af bilag, der blev udleveret på aftenens møde. Bestyrelsen foretog en foreløbig godkendelse af det fremlagte og ukomplette forslag. De endelige tal, altså udmøntningen af midler til undervisningsmaterialer og inventar, vil blive fremlagt på bestyrelsens møde, mandag 11. maj 2015. Der blev stillet spørgsmål til det materiale, som afdelingsleder Jesper Poulsen omdelte hen mod slutningen af bestyrelsens møde i begyndelsen af marts måned. Derfor denne tilføjelse til materialet fra det seneste bestyrelsesmøde: Der vil med samtlige nye investeringer, herunder en mandskabsmæssig buffer i relation til indførelsen af Aldersintegreret undervisning på Ulbjerg SDI fra 1. august 2015, blive tale om et overskud på ca. 300.000 kr. ved udgangen af regnskabsåret 2015. Budgettet for Ulbjerg SDI blev taget til efterretning. 5. Forslag til principper for skole/hjem-samarbejdet for Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg, er blevet justeret efter input fra kollegiale fora på vore to skoler. En arbejdsgruppe nedsat af bestyrelsen på dets seneste møde har stået for tilretningen. Arbejdsgruppen holdt redigeringsmøde, tirsdag 24. marts 2015, på baggrund af de modtagne input samt kommentarer fra et bestyrelsesmedlem fra mødet i begyndelsen af marts måned. Det tilrettede forslag til nye principper er vedlagt som bilag til dagsordenen. Arbejdsgruppens indarbejdede formuleringer er skrevet med rødt i forslaget til nye principper for skole/hjem-samarbejdet. Bestyrelsen drøfter det fremlagte forslag og vedtager de nye principper, som træder i kraft fra 1. august 2015. Arbejdsgruppens forslag blev løbet igennem, og der kom nogle forslag til forbedringer og justeringer. Det blev bl.a. påpeget, at vendingen det pædagogiske personales tilstedeværelsestid var brugt i to forskellige betydninger. Det blev endvidere aftalt, at der skal være et linjeskift før alle afsnittene, der omhandler børnehaven Møllebakken, idet det vil hæve læsevenligheden. Ledelsesteamet på Skals Skole/SFO fik til opgave at færdiggøre principperne, som vil blive fremlagt i den endelige udgave for bestyrelsen på dets næste møde, mandag 11. maj 2015.
6. Fremtidens skole i Viborg Kommune en proces om indhold. Formandskabet giver en kort opsamling på dialogmødet, mandag 16. marts 2015 kl. 19.00 21.00, på Skals Skole/SFO om Fremtidens skole i Viborg Kommune. Den videre proces består i første omgang af to workshops, hvor bestyrelsen kan være repræsenteret ved 5 personer 2 forældrevalgte, 2 medarbejderrepræsentanter og 1 ledelsesrepræsentant. De to workshops afholdes i auditoriet på Viborg Ungdomsskole, henholdsvis tirsdag 21. april 2015 og tirsdag 12. maj 2015, begge dage i tidsrummet kl. 16.30 21.00. Invitationerne til disse workshops er allerede tilgået bestyrelsens medlemmer pr. mail. Efter den korte opsamling på det senest afholdte dialogmøde skal der ses på den videre proces (to workshops), hvor Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg, har fået stillet 5 pladser til rådighed. Tilmeldingsfristen er sat til tirsdag 14. april 2015, og tilmelding sker samlet af skoleinspektøren til BU-forvaltningen. Det blev aftalt at lægge beslag på 6 pladser til de to workshops og følgende ønskede at blive tilmeldt: Preben Dalsgaard Pedersen, Vivian Hald Stisen, Dorte Grønbæk Jensen van Mieghem, Kirsten Frederiksen, Jesper Poulsen og Jess- Ole Jensen. Der ses frem til nogle konstruktive og fremadrettede workshops, hvor titlen på begge workshops mærkeligt nok tager afsæt i skoleledelse! 7. Forslag til timefordelingsplan for Ulbjerg SDI, skoleåret 2015/2016, fremlægges for bestyrelsen til godkendelse. Ledelsesteamet på Ulbjerg SDI har udarbejdet forslag til timefordelingsplan for det kommende skoleår med baggrund i indførelsen af Aldersintegreret undervisning på skolen, jf. den fremsendte ansøgning til BU-udvalget. Forslaget vil blive mailet til bestyrelsens medlemmer i løbet af fredagen, 10. april 2015. Ledelsesteamet knytter nogle kommentarer til forslaget. Bestyrelsen drøfter og godkender forslaget. Den tilsendte timefordelingsplan for skoleåret 2015/2016 blev på grund af afdelingslederens afbud gennemgået af lærerrepræsentanten for Ulbjerg SDI. Bestyrelsens medlemmer spurgte ind til opbygningen af timefordelingsplanen, som afspejler den nye praksis vedrørende Aldersintegreret undervisning. Bestyrelsen ville sikre sig, at eleverne på Ulbjerg SDI får de timer, som er foreskrevet i Skolereformen. Bestyrelsen godkendte derefter planen for 2015/2016. 8. Lejrskoletur for ABC-klassen på Ulbjerg SDI. Forældrerådet i ABC-klassen på Ulbjerg SDI er meget interesserede i, at der bliver åbnet op for muligheden for en lejrskoletur, f.eks. til Bornholm. Problemstillingen har været drøftet tidligere i den gamle Fællesbestyrelse for Ulbjerg SDI, men det står lidt hen i det uvisse, hvad beslutningen blev den gang. Der ønskes en ny drøftelse af mulighederne i relation til et sådant forældreønske. Dorte Grønbæk Jensen van Mieghem kommer med nogle uddybende betragtninger til denne sagsfremstilling. Lejrskoler på Ulbjerg SDI blev afskaffet af den daværende Fællesbestyrelse i 2013. Vedtagelsen blev yderligere cementeret i forbindelse med Skolereformen, lærerlockouten og den deraf afledte Lov 409 om lærernes arbejdstid (sommeren 2014). Det blev oplyst at ABC-klassen udgøres af de nuværende 5.- og 6.-klasser på Ulbjerg SDI. Punktet tages på grund af tidnød op til fornyet debat og vurdering på bestyrelsens møde, mandag 11. maj 2015.
9. Konfirmationsforberedelsens placering fra og med skoleåret 2015/2016. Der er afholdt møde med præsterne i vore skoledistrikter, fredag 20. marts 2015 kl. 10.00 11.00, hvor der blev indgået aftale om konfirmationsforberedelsens placering i skoleåret 2015/2016. Regelsættet udspringer dels af Folkeskoleloven og dels af Anordningen omkring konfirmationsundervisning. Med mødetiderne og især starttidspunktet for første undervisningsblok på Skals Skole/SFO er det ikke en nem opgave, men den blev løst. Ledelsesteamet orienterer om placeringen af konfirmationsforberedelsens placering. Bilag omkring aftalen med vore skoledistrikters præster blev omdelt på mødet. Aftalen tager afsæt i, at mødetidspunktet om morgenen på Skals Skole/SFO bliver kl. 8.15. Hvis det ender med et senere mødetidspunkt, så kan konfirmationsforberedelsen ikke placeres! Bestyrelsen tog aftalen til efterretning. 10. Forsøgsprojektet, Skoler & Haller, der er planlagt til skoleåret 2015/2016 omfatter også Skals-Hallen samt Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg. Der har været afholdt et orienteringsmøde på Viborg Rådhus samt et planlægningsmøde i Skals-Hallen. Til orienteringsmødet i Viborg var vores område repræsenteret af bestyrelsesformand for Skals-Hallen, Doris Skov, af halinspektør Jan Jacobsen samt af skoleinspektør, Jess-Ole Jensen. Sidstnævnte refererer fra de to nævnte møder og fortæller om hovedindholdet i forsøgsprojektet. Der ønskes nogle input fra bestyrelsens medlemmer i forhold til den endelige projektbeskrivelse, der skal afleveres til BUforvaltningen senest torsdag 30. april 2015. Punktet blev på grund af tidnød udsat til bestyrelsens kommende møde, mandag 11. maj 2015. 11. Eventuelt. Der er modtaget et fordelagtigt tilbud fra Arla Fonden vedrørende deltagelse i MADLEJR for eleverne på 6. og 7. årgang. Hvordan ser vi på dette tilbud i relation til de nuværende regler om lejrskoler, hytteture samt arrangementer med overnatning? Formandskabet overvejer en mulig strategi op til det kommende møde i bestyrelsen. Skoleinspektøren orienterede om en voldsom hændelse med en tilhørende utilstedelig forældrereaktion med afsæt i principperne for klassedannelsen på 0. årgang på Skals Skole/SFO og nærmere bestemt, hvordan vi fra skolens side håndterer børnenes skift til andet hold på årgangen i løbet af skoleåret. Forældrene opfordrede i forbindelse med den efterfølgende mødevirksomhed til, at bestyrelsen vurderer de nuværende principper med hensyn til især kommunikationen mellem skole og hjem. Der er et personale at tage hånd om efter den voldsomme hændelse. Bestyrelsen bad om, at principperne for klassedannelsen på henholdsvis 0.- og 7. årgang udsendes sammen med referatet. Problemstillingen tages op som punkt på bestyrelsens næste møde, mandag 11. maj 2015. Næste møde: Mandag 11. maj 2015 kl. 19.00 22.00 på Skals Skole/SFO (fællesrummet P I).