Randers Kommune. Vejledning i miljøstyring

Randers Kommune Vejledning i miljøstyring Randers Kommune, januar 2000

Forord Randers Kommune har igennem de sidste tre-fire år vedtaget og gennemført en række miljøpolitiske tiltag, der i dag placerer kommunen på højt på listen over landets miljøaktive kommuner. Randers Kommune har blandt andet vedtaget: en grøn indkøbspolitik, der prioriterer det miljørigtige indkøb, forsøg med økologisk kost i daginstitutionerne, giftfri ukrudtsbekæmpelse i hele kommunen, at kommunalt ejet landbrugsjord primært skal bortforpagtes til økologisk drift, kvarterløftprojekt med byøkologiske tiltag, en affaldsplan, der effektivt vil nedbringe mængden af affald, en lokal grøn fond, hvor borgere kan søge om støtte til miljøprojekter, et Agenda 21-arbejdsprogram, der giver kommunens borgere en øget adgang til miljøinformation og deltagelse i miljøprojekter samt sikrer en miljømæssig bæredygtig kommuneplanlægning. I foråret 1999 vedtog byrådet et Agenda 21-arbejdsprogram for Randers Kommune. Et af punkterne i arbejdsprogrammet er, at kommunens institutioner skal tilbydes at indføre miljøstyring. Miljøstyring betyder blandt andet, at miljøbelastningen skal gøres op, at der skal formuleres miljømålsætninger, opstilles en miljøhandlingsplan og udgives årlige miljøredegørelser. Frem for alt betyder det, at der skal sættes konkrete miljøprojekter i gang på institutionerne, så vi løbende kan mindske miljøbelastningen fra vore aktiviteter. Ideen er altså, at institutionen selv skal tage hånd om egne miljøforhold, - og at miljøstyring er redskabet til at kunne gøre det. Den enkelte institution tilrettelægger selv sin egen miljøindsats, og miljøstyringsprocessen giver institutionen frit valg med hensyn til ambitionsniveauet. Denne vejledning er oprindelig udarbejdet af Århus Amt til amtets institutioner, men er omskrevet lidt med henblik på anvendelse i Randers Kommune. Systematikken bygger på erfaringer fra andre miljøstyringsprojekter og på forskellige kendte miljøstyringsmodeller. Vejledningen kan forhåbentlig blive et ligeså nyttigt redskab i miljøstyringsprocessen på den enkelte institution i Randers Kommune, som den har været det for amtsinstitutionerne. Januar 2000 Lars Bo Jensen, Agenda 21-medarbejder.

Indhold 1. Få styr på miljøet i institutionen... 4 2. Miljøarbejdet organiseres og institutionen får sin egen miljøpolitik... 6 3. De væsentligste miljøbelastninger kortlægges... 9 4. "Gamle" miljøtiltag gøres op... 13 5. Lokal miljøpolitik og målsætninger fastlægges... 14 6. Handlingsplanen... 15 7. Miljøredegørelsen... 16 8. Miljøplanerne føres ud i livet... 18 9. Processen fortsætter... 20 Stikordsregister... 21

1. Få styr på miljøet i institutionen Miljøstyring er en metode til at få overblik over miljøbelastningen i institutionen og til at sikre løbende miljøforbedringer. Arbejdet med miljøstyring foregår som proces, der hele tiden medfører nye miljøforbedringer og dokumenteres ved årlige miljøredegørelser. Selve processen er forholdsvis enkel, og kan beskrives ved nedenstående model: Organisering Hvem skal være med og hvordan tilrettelægger vi arbejdet? Udarbejdelse af miljøredegørelse Hvad har vi nået? Hvad mangler vi at nå? Hvordan når vi det? Kortlægning af miljøproblemer Hvilke miljøproblemer har vi - og hvad har vi gjort for at løse dem? Gennemførelse af aktiviteter Vi gør det Lokal miljøpolitik og målsætninger Hvad vil vi tage fat på og hvad er vores mål? Udarbejdelse af handlingsplan Hvad gør vi? Hvilke aktiviteter sætter vi i gang? Sund fornuft og miljøbevidsthed er basis for et godt miljøarbejde på den enkelte institution. Først skal miljøarbejdet organiseres, så ansvars- og arbejdsfordeling ligger klar. Dernæst skal institutionens miljøbelastninger vurderes og registreres, og gamle miljøinitiativer og deres effekt noteres ned. Der skal også formuleres en lokal miljøpolitik for institutionen. Når disse ting er på plads er der skabt grundlag for at prioritere mellem forskellige indsatsområder og fastlægge målsætninger for det kommende års arbejde. Der skal opstilles en handlingsplan, hvor der gøres rede for konkrete miljøinitiativer.

På dette stadie af processen ligger hovedparten af materialet til institutionens miljøredegørelse klar, og det er på tide med en offentliggørelse. Men hermed er opgaven ikke løst - forude ligger arbejdet med at føre planerne ud i livet og motivere alle medarbejdere (evt. også brugere) til at medvirke aktivt i processen. Efter ca. et år skal indsatsen evalueres og nye initiativer planlægges. Der gennemføres nye registreringer, og de gennemførte initiativer vurderes i forhold til effekten. Således starter processen på ny, og efterhånden tilpasses rytmen, så der udkommer en ny miljøredegørelse hvert år i forbindelse med regnskabsafslutningen. I denne vejledning bliver du guidet igennem miljøstyringens forskellige processer. Hvert afsnit indeholder en beskrivelse af arbejdet i den enkelte fase og slutter af med et "handlings-felt", der opsummerer opgaverne i fasen.

2. Miljøarbejdet organiseres og institutionen får sin egen miljøpolitik. Institutionens lokale miljøpolitik danner rammerne for miljøarbejdet på den enkelte institution, og det er derfor nødvendigt at sætte sig nogle miljøpolitiske mål, inden arbejdet for alvor går i gang. En lokal miljøpolitik beskriver, hvordan institutionen kan reducere miljøbelastningen fra egne aktiviteter og samtidigt fremstå som et godt eksempel, der kan inspirere borgere, virksomheder og andre aktører til at gøre en indsats for miljøet. Institutionsledelsen har ansvaret for miljøarbejdet på den enkelte institution. Det indebærer bl.a. et ansvar for, at medarbejderne kender miljøpolitikken og søger at efterleve den. Ledelsen udpeger en miljøansvarlig på institutionen, og der nedsættes en miljøgruppe til at arbejde med miljøstyringen. Kommunen har ikke fastsat konkrete indsatsområder eller målsætninger for miljøarbejdet på institutionerne. Det er tværtimod tanken, at den enkelte institution selv skal prioritere miljøindsatsen og fastlægge konkrete mål. Erfaringer fra miljøstyringsprojekter har dog vist, at det er en god idé at medtage følgende emner: miljøhensyn skal prioriteres i indkøb miljøbelastningen fra trafik og transport skal mindskes inddrage sociale og pædagogiske aspekter i arbejdet der skal anvendes miljøvenlige produkter og arbejdsmetoder ved renovering. Institutionernes arbejde med miljøstyring skal koordineres med arbejdsmiljøindsatsen, og det kan anbefales, at man i første omgang tager fat på områder, hvor der er besparelsesmuligheder. Udbredelse af miljøbevidstheden bør have en central rolle i institutionens miljøpolitik. På den ene side er det en god idé at udvikle miljøbevidstheden hos egne medarbejdere. Og på den anden side skal man søge at udbrede miljøbevidstheden generelt via brugere og samarbejdspartnere. Agenda 21-arbejdsprogrammet støtter institutionernes miljøarbejde ved at tilbyde kurser, og ved at stå til rådighed med vejledning og svar på konkrete spørgsmål. Miljøarbejdet skal organiseres En effektiv miljøstyring kræver en god organisering, så ansvars- og arbejdsfordeling ligger klar. Det er derfor nødvendigt at institutionen udpeger en miljøansvarlig, og at der skal nedsættes en miljøgruppe.

Den miljøansvarlige Den miljøansvarlige skal sikre, at miljøstyringsprocessen gennemføres og holdes i gang. I større institutioner med mange ansatte kan det kræve en vis kompetence og erfaring i og evne til at arbejde med processer på tværs af afdelinger og niveauer. Institutionslederen kan selv påtage sig denne opgave, men kan også vælge at uddelegere den til en medarbejder med de nævnte kvalifikationer. Institutionernes miljøansvarlige tilbydes et kursus i miljøstyring. Den miljøansvarlig kommer til at fungere som en slags igangsætter og indpisker - men skal på ingen måde udføre arbejdet alene. For det første skal der nedsættes en arbejdsgruppe (miljøgruppen) - og for det andet skal medarbejdere og brugere så vidt muligt inddrages i arbejdet. Miljøgruppens sammensætning Miljøgruppen kan repræsentere institutionens forskellige interesser og samtidigt give de bedst mulige faglige og organisatoriske input til miljøarbejdet. Det betyder, at gruppen bør sammensættes af personer fra forskellige faggrupper og afdelinger, og at såvel ledelse som medarbejdere skal repræsenteres. Nøglepersoner som miljøansvarlige, tekniske chefer, pedeller, indkøbere o. lign. bør være selvskrevne medlemmer. Endelig kan man medtage personer med særlige faglige kompetencer eller med et særligt engagement i miljøspørgsmål. Når miljøgruppen skal etableres, kan man vælge at håndplukke medlemmer efter ovenstående opskrift. Men man kan også vælge at bruge eksisterende netværk på institutionen, - evt. suppleret med et par nøglepersoner, eksperter, brugere og/eller ildsjæle. Miljøgruppens størrelse er ikke afgørende, men der bør minimum være to deltagere i gruppen. På nogle institutioner kan det være relevant at inddrage brugere, f.eks. beboere eller elever, i miljøarbejdet. I sådanne tilfælde kan man overveje, at lade et par brugere deltage i miljøgruppen. For at opnå det bedste miljøstyringsforløb skal miljøgruppens arbejde planlægges. Det aftales hvor tit gruppen mødes, og det kan være en god idé at beskrive standard dagsordner for årets møder. Når miljøstyringsprocessen er indarbejdet, vil det oftest være hensigtsmæssigt med 3-4 møder pr. år. Det er også naturligt at beskrive, hvornår miljøredegørelserne skal udkomme. Det vil være praktisk hvis miljøredegørelserne gøres færdig i januar eller februar måned, f.eks. i forbindelse med regnskabsafslutningen. Endelig kan der fastlægges principper for, hvordan der kan ske ændringer i gruppen. Skal medlemmerne f.eks. vælges eller udpeges af ledelsen? Er antallet fastlagt eller kan man

supplere med nøglepersoner efter behov? Det vil under alle omstændigheder være en god idé at vurdere gruppens sammensætning én gang årligt, f.eks. i forbindelse med evaluering af handlingsplanen. udpeg en miljøansvarlig etabler en miljøgruppe fastlæg mødehyppighed, tidspunkter for miljøredegørelsernes offentliggørelse samt regler for ændringer i gruppens sammensætning.

3. De væsentligste miljøbelastninger kortlægges For at kunne planlægge og evaluere en miljøindsats er det nødvendigt at kende udgangspunktet. Derfor skal institutionens miljøbelastning kortlægges fra starten. Miljøbelastning kan forenklet beskrives ved at betragte institutionen som en kasse, hvor der i den ene ende tilføres ressourcer, som energi, vand, råvarer, papir og kemikalier - og i den anden ende udsendes eventuelle produkter, affald, spildevand og evt. røg og støj: Støj Røg Råvarer. Produkt Energi Institution A Affald. Vand Spildevand. Væsentlige miljøbelastninger Det vil nærmest være umuligt at lave en total oversigt over institutionens forbrug og affaldsproduktion ned til den enkelte papirclips og antallet af gulerødder. Derfor bliver det en vigtig opgave at udvælge institutionens væsentligste miljøbelastninger, og at fastlægge et rimeligt detaljeringsniveau. Til de væsentlige miljøbelastninger hører institutionens store forbrug. For de fleste institutioner vil det således være relevant at opgøre forbrug af el, vand, varme, papir og rengøringsmidler. Men der kan også være institutioner, der har et stort forbrug af en helt anden type - f.eks. som råvare, hvis der produceres på institutionen. Det er også vigtigt at opgøre brugen af farlige stoffer og kemikalier, f.eks. insektsprøjtegifte, fotokemikalier eller organiske opløsningsmidler. Også affald hører til de væsentligste miljøbelastninger. De fleste institutioner har en vis sortering af affaldet, og man vil typisk kunne opgøre mad-, papir- og restaffald. Herudover har nogle institutioner, kemikalieaffald, medicinrester osv. Specielt institutioner med produktion kan desuden påføre omgivelserne gener i form af lugt eller støj. Hvis der er tale om væsentlige gener, og naboerne måske har klaget, bør disse belastninger også angives. Endelig kan institutionen vælge at lave særlige opgørelser over miljøbelastninger, som der skal fokuseres særligt på det kommende år.

Målinger og registreringer Når de væsentlige miljøbelastninger er valgt ud, skal der sættes konkrete tal på de forskellige forbrug og affald. I nogle tilfælde er det nemt, og tallene foreligger allerede. F.eks. har alle institutioner detaljerede oplysninger om forbruget af energi og vand - enten via ELO ordningen, opgørelserne i teknisk forvaltning eller gennem institutionens egen tekniske afdeling. For forbruget af papir, kontorartikler, rengøringsmidler, engangsartikler, brændstof, diverse råvarer og kemikalier går det som regel også rimeligt nemt. Her kan man nemlig ofte få oplysninger om forbruget fra leverandøren eller aflæse dem af regnskabet. Hvis man fører lager, skal man dog huske at tælle lagrene op ved årsskiftet. Ellers risikerer man at få en opgørelse over indkøbet i stedet for over forbruget. Derimod kan der tit opstå problemer med at opgøre affaldet. Når man betaler for at komme af med affaldet i forhold til vægt - eller når man sælger restprodukter - er det ikke noget problem. Vanskelighederne opstår, når man får tømt nogle beholdere med visse mellemrum - uanset om de er fyldte eller ej. Så kan det være utroligt svært at bedømme mængden. Det kan blive nødvendigt at foretage et "kvalificeret skøn" i disse tilfælde. Men det kan også være en god idé at veje affaldsmængden i en periode for at få et tal for den gennemsnitlige vægt. De forskellige forbrug og affaldsmængder kan opgøres i mange forskellige måleenheder. I de to skemaer på de næste sider foreslås enheder, der gør det muligt at sammenligne tal fra institution til institution. udvælg institutionens væsentligste miljøbelastninger find tal for forbrug og affald gennemfør skønsmæssig beregning evt. suppleret med forsøg (vejning af affald el.lign.) opstil skema over forbrug og affald

Forbrug Varme MWh kwh pr. m 2 El MWh kwh pr. m 2 Vand m 3 liter pr. person* Papir stk. A4 pr. kg/ton** person*** Rengøringsmidler kg/liter Gødning kg/liter Andre kemikalier (f.eks. fotokemikalier eller organiske opløsningsmidler) kg/liter Madvarer kg/ton Kontorartikler stk.**** Engangsartikler kg Batterier stk. Brændstof liter Andet (f.eks. råvarer, bøger, hjælpemidler i stort forbrug ) * her medregnes personale og brugere (beboere, elever o. lign.) ** et stk. A4 vejer ca. 5 g, dvs. at der går ca. 200 stk. til 1 kg. *** brugere medtages kun, hvis de bidrager væsentligt til papirforbruget, f. eks. elever. **** f.eks. ringbind, plastomslag eller disketter

Affald Affald til genbrug Papir kg/tons Pap kg/tons Madaffald kg/tons Glas kg/tons Haveaffald (kompost, flis el.lign) kg/tons Andet I alt kg/tons kg pr. person* Affald til destruktion/deponering Olie- og kemikalieaffald kg/tons Medicinrester kg Andet kg/tons Restaffald til forbrænding kg/tons I alt kg/tons kg pr. person* Spildevand Spildevand i alt m 3 * her medregnes personale og brugere (beboere, elever o. lign.)

4. "Gamle" miljøtiltag gøres op Med til billedet af en institutions miljøbelastning hører også en opgørelse af de hidtidige tiltag på miljøområdet. Første gang, miljøstyringen sættes i gang, skal de vigtigste miljøtiltag indenfor de seneste par år gøres op. De efterfølgende år vil der være tale om en opfølgning og evaluering af sidste års handlingsplan. Første år: opgørelse af "gamle" miljøtiltag Når miljøstyringsarbejdet sættes i gang for første gang, er det nyttigt at se et par år tilbage og opgøre de "gamle" miljøtiltag. De fleste institutioner har allerede gennemført miljøforbedringer, f.eks. i form af energibesparende foranstaltninger, vandbesparelser eller affaldssortering. Og der vil ofte foreligge effektvurderinger af de forskellige tiltag. Opgørelsen giver et godt indblik i, hvor der er muligheder for nye indsatsområder. Og samtidigt giver den som regel en god oplevelse af, at institutionen allerede er godt i gang med miljøinitiativerne. Efterfølgende år: evaluering af handlingsplanen Når den første miljøredegørelse foreligger, vil der også være en handlingsplan at arbejde efter. Handlingsplanen bør evalueres hvert år, idet det gøres op: - hvilke initiativer, der blev gennemført - hvilke initiativer, der ikke blev til noget, og hvorfor - hvilke resultater, der blev opnået - om årets målsætninger blev opfyldt Evalueringen giver et godt grundlag for at fastlægge næste års mål og handlingsplan. Det kan f.eks. være nødvendigt at tage fat på initiativer, der ikke blev gennemført. Eller det kan vise sig, at de planlagte initiativer har så lille en effekt, at de skal udgå eller erstattes af alternative metoder for at nå målene. første år: lav en liste over miljøtiltag de seneste par år, vurder så vidt muligt effekten efterfølgende år: evaluer sidste års handlingsplan

5. Lokal miljøpolitik og målsætninger fastlægges For at kunne fastlægge en handlingsplan, skal institutionen have en miljøpolitik og et sæt målsætninger. Miljøpolitikken angiver de overordnede rammer, og målsætninger fastlægger konkrete mål for det følgende år. Miljøpolitikken vil oftest have en noget overordnet og generel karakter - den skal jo gerne kunne rumme miljøindsatsen et par år frem i tiden. Når miljøpolitikken er fastlagt, og de forskellige registreringer og opgørelser er klar - så har miljøgruppen fået et overblik over, hvor der kan gøres en indsats for at reducere institutionens miljøbelastning. Nu skal indsatsområderne prioriteres, idet det ikke er muligt at starte på alle områder på én gang. Ved prioriteringen skal der først og fremmest tages hensyn til miljøbelastningens væsentlighed. Det er helt naturligt at tage fat på de største problemer først. Men det kan nogle gange være svært at vurdere hvilke belastninger, der er mest skadelige. Som tommelfingerregel kan man sige, at det er vigtigt at se på farlighed og på størrelsesorden. Det er klart, at der bør gøres en særlig indsats i omgangen med farlige stoffer - det gælder f.eks. sprøjtegifte, der også er nævnt direkte i miljøpolitikken. Men miljøgruppen bør også vurdere, hvor stort forbruget af f.eks. energi, papir eller rengøringsmidler er i forhold til andre lignende institutioner. Hvis forbruget ligger højt, er der grund til at se nærmere på det. En anden faktor i prioriteringen er den forventede effekt. Det er vigtig at sætte ind på et område, hvor man kan forvente et resultat indenfor en overskuelig tidshorisont. Det vil ofte være en god idé at starte på projekter med en kendt effekt, frem for usikre forsøgsprojekter. Endelig kan indsatsområdernes synlighed være værd at tage med i overvejelserne. Selvom miljøarbejdet ikke udføres for at gøre reklame for den enkelte institution, så kan positiv omtale være en stor fordel i forbindelse med motivation af medarbejder og brugere. Udfra prioriteringen kan der udvælges et antal indsatsområder, som der skal fokuseres på i det kommende år. For disse områder skal der nu fastlægges målsætninger, der skal være så konkrete og målelige som muligt. Det kan f.eks. være et mål at spare 10 % vand næste år, eller at fastlægge procedurer for at fortælle nye elever og nyt personale om miljøindsatsen. formuler institutionens miljøpolitik prioriter indsatsområderne fastlæg det kommende års målsætninger

6. Handlingsplanen Når indsatsområderne er valgt, skal der planlægges en konkret indsats. Miljøgruppen har besluttet, hvad der skal gøres - men ikke hvordan. I denne fase diskuteres konkrete miljøinitiativer, de prioriteres og sætte ind i en tidsramme. Der udpeges desuden ansvarlige for de enkelte initiativer eller indsatsområder. Der findes mange inspirationskilder, når de konkrete initiativer skal fastlægges. En af de vigtigste er medarbejderne, der ofte har mange gode idéer til miljøinitiativer indenfor deres områder, men også børnehavebørn, skoleelever, beboere og andre brugere kan ofte bidrage med forslag. For at få fat i de mange gode idéer kan man tage emnet op på personalemøder, arrangere konkurrencer med præmiering af de bedste idéer - der findes mange muligheder. Andre inspirationskilder kan være aviser og fagblade, ligesom diskussioner med kolleger på andre institutioner kan give gode idéer. Endelig kan der hentes faglig støtte og tips hos interne og eksterne eksperter - f.eks. i teknisk forvaltning, RKV eller hos Energicentret. Agenda 21-medarbejderen kan hjælpe med at finde frem til relevante eksperter. Miljøinitiativerne skal prioriteres, og her kan man lægge vægt på flg. faktorer: effekt. - Kan der forventes en rimelig miljøeffekt i forhold til indsatsen? økonomi. - Hvad koster det? Hvilke besparelsesmuligheder er der? Findes der eksterne finansieringsmuligheder? sammenhæng med kvalitet, arbejdsmiljø m.v. - Miljøindsatsen bør harmonere med institutionens primære opgaver og politik på andre områder. Handlingsplanen bør som hovedregel gælde for et år, men den kan naturligvis også indeholde mere langsigtede mål. Det vil ofte være mest overskueligt at sætte planen op i et skema som i eksemplet nedenfor: Miljøindsats Forventet effekt T id Udskiftning af 3 toiletter Vandbesparelse på x m 3 pr. år. Februar, marts og april 2000 Økonomi Investering xxx kr. Besparelse pr år: xx kr. Ansvarlig Pedel (navn) Introducere ny medarbejdere og elever til affaldssortering Bedre sortering. x% mindre affald til forbrænding. Ved skoleårets start, samt ved nyansættelser Ingen ekstra udgifter. Besparelse pr år: xx kr. Inspektør (navn) Forsøg med ny rengøringsmetode Vandbesparelse: xx%, rengøringsmiddel: xx% August-oktober 2000 Forsøget er udgiftsneutralt Rengøringschef (navn) undersøg mulighederne for miljøinitiativer indenfor de valgte indsatsområder undersøg effekt, omkostninger og besparelsesmuligheder ved de forskellige initiativer fastlæg miljøinitiativer indenfor de valgte indsatsområder fastlæg tidsplan og udpeg ansvarlige for de enkelte initiativer sæt initiativer ind i en samlet plan, f.eks. i form af skema

7. Miljøredegørelsen Miljøredegørelsen udgives én gang årligt i forbindelse med regnskabsafslutningen og indsendes til Agenda 21-medarbejderen i teknisk forvaltning. Herudover kan institutionen udlevere redegørelsen til medarbejdere, brugere og samarbejdspartnere, udsende pressemeddelelser og i øvrigt offentliggøre den, som man har lyst til. Miljøredegørelsen skal først og fremmest bruges som et arbejdsredskab i miljøstyringsprocessen, men kan også være med til at skabe et godt image for institutionen - både indadtil overfor medarbejdere og brugere, og udadtil over for borgere, samarbejdspartnere og kommende brugere. Endelig fungerer miljøredegørelsen som institutionens dokumentation af miljøarbejdet overfor driftsområdet. Når miljøgruppen har arbejdet sig igennem punkt 1-7, ligger hovedparten af materialet til en miljøredegørelse klar. Redegørelsen kan bygges op omkring nedenstående disposition: 1. Præsentation af institutionen Kort beskrivelse af opgaver, brugere, ansatte, ledelse og placering i kommunens organisation. Vigtigste forhold vedr. bygninger, f.eks. alder, størrelse, lejet/ejet. 2. Væsentlige miljøbelastninger Her benyttes kortlægningen fra vejledningens punkt 4. Afsnittet bør indeholde en kort sammenfatning af institutionens væsentligste miljøbelastninger, samt den samlede oversigt over forbrug og affald. Oversigten kan evt. vedlægges som bilag. 3. Status i forhold til miljølovgivning Nogle typer institutioner påvirker miljøet så meget, at der kræves godkendelse af miljømyndighederne. Kommunen er selv miljømyndighed for institutionerne. Det betyder bl.a., at der kan stilles krav til udledning af spildevand eller støjniveauet omkring institutionen. Kommunen har også ret og pligt til at aftage eller anvise aftagere af institutionens affald. Hvis man f. eks. ønsker at aflevere olie- og kemikalieaffald et andet sted (f.eks. fotokemikalier tilbage til producenten), skal der først søges dispensation for afleveringspligten hos kommunen. Oplysninger om institutionens forhold til miljømyndigheden kan hentes i teknisk forvaltning. 4. Hidtidige miljøtiltag Her benyttes materialet fra vejledningens punkt 5. Det første år beskrives "gamle" miljøtiltag. De følgende år følges op på handlingsplanen.

5. Miljøpolitik og målsætninger Beskrivelse af miljøpolitik, indsatsområder og målsætninger, som fastlagt under punkt 6. 6. Handlingsplan for næste periode Gengivelse af handlingsplanen, der blev udarbejdet under punkt 7. 7. Miljøorganisation Her beskrives beslutninger fra punkt 3 i vejledningen. Afsnittet skal indeholde oplysninger om institutionens miljøansvarlige og sammensætningen af miljøgruppen. Desuden beskrives miljøgruppens mødehyppighed, tidspunkter for miljøredegørelsernes offentliggørelse samt regler for ændringer i miljøgruppens sammensætning. skriv en kort præsentation af institutionen sammenskriv miljøredegørelsen efter dispositionen indsend redegørelsen til Agenda 21-medarbejderen og eventuelt til driftsområdet uddel/offentliggør den

8. Miljøplanerne føres ud i livet Når miljøredegørelsen er udgivet, er planlægningsgrundlaget klar, og der foreligger et konkret arbejdsredskab med en handlingsplan for det kommende år. Forude ligger nu det store arbejde med at føre planerne ud i livet og motivere medarbejdere - og evt. også brugere - til at medvirke aktivt i processen. Med handlingsplanens tidsplan og angivelse af ansvarlige for de enkelte initiativer er der gode muligheder for at få miljøinitiativerne sat i gang. Men der kan naturligvis altid dukke problemer og nye muligheder op undervejs. Derfor er det vigtigt løbende at følge op på handlingsplanen. På møderne i miljøgruppen bør opfølgning på handlingsplanen derfor være et fast punkt på dagsordnen. I gruppen fremlægges periodens gennemførte miljøtiltag, og de opnåede resultater drøftes. Hvis planlagte tiltag ikke er blevet gennemført, drøftes årsagen - var det f.eks. tidspres eller manglende ressourcer? - og skal handlingsplanen revideres på grund af ændrede forudsætninger? For at motivere medarbejdere/brugere til at deltage i miljøarbejdet, er det vigtigt både at informere og inddrage. Intern information For at medarbejderne, og evt. brugere, skal føle et medansvar for gennemførslen af handlingsplanen og opnåelsen af miljømålene, skal de kende miljøredegørelsens indhold. De skal også holdes orienteret om gennemførte miljøinitiativer og opnåede resultater for at se, at indsatsen nytter og for at få idéer til, hvad de selv kan gøre. Der findes mange forskellige måder at gennemføre den interne information på. Som eksempler kan nævnes: - artikler i personaleblade o. lign. - information på personale-, afdelings- eller brugermøder - særlige informationsmøder - elektronisk information (el-post eller internet) - opslagstavler og udstillinger - udsendelse af referater fra møder i miljøgruppen Udover denne generelle indsats er det vigtigt at orientere målrettet ved gennemførslen af konkrete miljøinitiativer. Her skal de berørte medarbejdere orienteres grundigt om, hvad der skal ske, og hvad miljøgruppen forventer at opnå. Hvis informationen ikke er tilstrækkelig, kan det skabe forvirring om det reelle formål. Der må aldrig være tvivl om, at miljøstyring handler om at forbedre miljøet i og omkring institutionen, og at der ikke er en skjult dagsorden om nedskæringer, omstruktureringer el.lign.

Medarbejderinddragelse Udover informationen bør der gøres en særlig indsats for at inddrage medarbejderne direkte i miljøarbejdet. Det kan f.eks. være relevant at lade forskellige medarbejdere foretage forsøg med nye rengøringsmetoder, gennemføre vejning af affald eller afprøve PVC-fri artikler. En mere indirekte inddragelse kan fås ved at lade de ansatte (og evt. brugerne) fremsætte forslag og idéer til miljøinitiativer og indsatsområder. Man kan f.eks. gennemføre interviews eller spørgeskemaundersøgelser - eller man kan tage emnet op til diskussion på forskellige interne møder eller specielt arrangerede idémøder. I denne sammenhæng er det meget vigtigt, at der faktisk følges op på forslagene. De indkomne idéer skal behandles seriøst, og forslagsstillerne skal have en form for svar - enten individuelt eller gennem sammenfattende artikler, rapporter el.lign. Ekstern information I forbindelse med miljøstyring kan det også være en god idé at satse på ekstern information. En bred informationsformidling kan være med til at styrke institutionens image udadtil - men det kan også virke motiverende overfor medarbejderne, når institutionen får positiv omtale i medierne. En bred offentliggørelse af institutionens miljøredegørelse, evt. ledsaget med pressemeddelelse, giver en god information om miljøarbejdet. sæt planlagte initiativer i gang ifølge handlingsplanen følg op på handlingsplanen på miljøgruppens møder informer og inddrag medarbejdere og brugere planlæg den eksterne information

9. Processen fortsætter Når miljøhandlingsplanen har virket et års tid, kan man begynde at vurdere effekten. På dette tidspunkt starter processen på sin vis forfra - men naturligvis på et højere plan. De væsentligste miljøbelastninger gøres atter op - sædvanligvis i forbindelse med årsskiftet. Med disse tal på hånden kan evalueringen begynde. Miljøgruppen opregner, hvor stor en del af handlingsplanen, der er blevet gennemført - og den faktiske effekt sammenholdes med den forventede. Den lokale miljøpolitik ses efter i sømmene for at vurdere om den stadig holder, eller der er grund til en revision af miljøpolitik. Herefter fastlægges målsætninger og handlingsplan for det nye år. Miljøindsatsen kan dreje sig om "hængepartier" fra det foregående år, om fortsættelse af en langsigtet/løbende indsats og/eller om helt nye indsatsområder. Som resultat af dette arbejde offentliggøres en ny miljøredegørelse, og nye initiativer sættes i gang. Efterhånden skulle processen gerne komme ind i en rytme, hvor miljøbelastningen opgøres i starten af hvert år, og miljøredegørelsen udkommer i løbet af de første par måneder. Denne proces kan i princippet fortsætte fremover. Efterhånden som miljøgrupperne har taget fat på de væsentligste miljøbelastninger bliver effekten naturligvis mindre og mindre. Men der er ingen grund til at tro, at mulighederne for at nedbringe vores miljøbelastning bliver udtømt inden for den nærmeste fremtid. Der er meget at tage fat på, og efterhånden som vi får ny viden om miljøeffekter og i takt med den teknologiske udvikling, vil der løbende dukke nye muligheder op. opgør institutionens væsentligste miljøbelastninger opregn hvilke planlagte initiativer, der blev gennemført vurder effekten i forhold til målsætningerne vurder, om den lokale miljøpolitik skal revideres fastlæg indsatsområder, målsætninger og handlingsplan for det kommende år udgiv ny miljøredegørelse sæt ny initiativer i gang start processen på ny efter årsskiftet

Stikordsregister affald... 5, 9, 10, 12, 16 affaldsproduktion... 9 agenda 21... 6, 15, 16, 17 arbejdsmiljø... 6, 15 brugere... 6-7, 14-15, 16, 18 brændstof... 10, 11 effekt... 15, 20 energi... 9, 10, 13, 14 engangsartikler... 10, 11 evaluering... 7, 13, 20 farlige stoffer... 9, 14 forbrug... 9, 10, 11, 12, 16 handlingsplan... 13, 15, 17, 18, 19 indkøb... 6 indsatsområder... 6, 14, 20 information... 18, 19 kemikalier... 9, 11, 16 konkurrencer... 15 kontorartikler... 10, 11 lager... 10 lugt... 9 medarbejdere... 6, 7, 16, 18, 19 miljøansvarlig... 6, 7 miljøbelastning... 9, 10, 14, 16, 20 miljøgruppe... 6, 7, 17, 18, 19 miljøinitiativer... 4, 13, 15, 18 miljølovgivning... 16 miljømyndighed... 16 miljøpolitik (lokal)... 6, 14, 20 miljøredegørelse... 16, 18, 20 miljøstyring... 4, 6, 7, 13, 18 mål... 6, 13, 14, 15 målinger... 10 målsætninger... 14, 20 organisering... 4, 6 papir... 9, 10, 11, 12 registreringer... 10, 14 rengøringsmidler... 9, 10, 11, 14 ressourcer... 9, 18 råvarer... 9, 10, 11 spildevand... 9, 12, 16 støj... 9, 16 synlighed... 14 tidsramme... 15 trafik... 6 vand... 9, 10, 11, 14, 15