Fredag den 27. marts 2009 Referat Deltagelse Til stede: Hans Halvorsen (formand), Carsten Riis (næstformand), Merete Ipsen, Claus Christensen, Erik Højsholt, Frits Andersen, Niels Jørgen Andreasen, Mette Hagedorn, Pauli Johansen og Sidsel Homann. Fra ledelsen: Preben Clausen, Mona Birkø, Susanne Dombernowsky og Per Lund Referent: Peter Cederstrøm. Afbud: Børge Rasmussen Indholdsfortegnelse 1. Referat af møde 10 incl. underskrift... 2 Økonomiske sager 2. Budget 2008-4. kvartalsrapport og endeligt regnskab... 3 3. Årsrapport 2008... 4 4. Deltagergebyrer 2009/2010 ny bekendtgørelse... 6 5. Meddelelser... 7 a) orientering vdr. bygningsindsatsen... 7 b) VUC-B Nyt... 7 c) status på samarbejder med andre institutioner: IHA, Aarhus Universitet, VIA, Lærdansk... 7 d) studietur til Californien... 8 e) møde med FO-Århus om tolkning af FVU-kontrakten... 8 f) ETU 08 Elevtilfredshedsundersøgelse 2008 orientering om initiativer... 8 g) ny brochure... 9 h) administrative fællesskaber status... 9 i) budgetnotat HF-afdelingen vedr. 09 - opfølgning... 9 j) kodeks for ledelse af uddannelsesinstitutioner... 9 6. Eventuelt... 10 7. Det pædagogiske kvarter... 11
1. Referat af møde 10 incl. underskrift Referat fra BS 10 blev godkendt. 2
2. Budget 2008-4. kvartalsrapport og endeligt regnskab Sagsfremstilling I kvartalsrapporten for 3. kvartal, som blev fremlagt på bestyrelsesmødet den 26. november 2008 (MØDE 9), forventedes et resultat på kr. 3.984.093,-. Det endelige resultat, som forelægges i dag, blev på kr. 2.298.919,- I det følgende gennemgås de væsentligste bevægelser siden MØDE 9, det vil sige i 4. kvartal. Kommentarer til årets gang som helhed kan læses i årsrapporten under punkt 3. Indtægter Indtægterne er i perioden steget med ca. kr. 3,0 mio., hidrørende primært fra laboratoriekurser, tilbageholdt opsparing, stigning i årskursister og administrationsindtægter fra andre udbydere, herunder indtægter for 2007. Desuden er der bogført indtægter og modsvarende udgifter på knap 1,5 mio., der i budgettet er budgetteret netto (0 kr). Der er omposteret indtægter fra HF afdelingen til Serviceafdelingen på kr. 3,2 mio., svarende til det administrationstaxameter, der udløses af skolens øvrige aktiviteter. Udgifter Udgifterne til overtid er steget i alle tre afdelinger, men primært i HF afdelingen. Dels er der fejlagtigt ikke indregnet overtid i det seneste estimat for 4. kvartal, dels er overtiden blevet væsentligt større end forventet. En væsentlig forklaring herpå er det øgede aktivitetsniveau, herunder flex undervisningen. For HF og AVU afdelingen er der tale om ca. kr. 2,5 mio.. Herudover er omkostningerne til ny løn indregnet og udgør knap kr. 0,5 mio. Ledelsen har prioriteret en forbedring af kursisternes dagligdag, herunder en indsats for at forbedre IT og AV-udstyr i undervisningen. Herudover har omkostningerne til censur og nye Copy-dan aftaler (nye regler for kopiering fra nettet) været højere end forventet. Desuden er der sket en opjustering af undervisningsmiddelkontoen. Samlet er øvrige undervisningsomkostninger derfor steget med ca. kr. 2.0 mio. Ledelsen har desuden prioriteret en hurtig indsats i forbindelse med at sikre skolens hverdag og et godt serviceniveau. Det har i serviceafdelingen givet mere overtid og flere vikartimer end budgetteret. Derud over har der været yderligere omkostninger til el, vand og varme samt til revision, IT og bidrag til flexjob-ordningen. Ledelsen vurderer at resultatet er tilfredsstillende. Ledelsen indstiller - at bestyrelsen godkender 4. kvartalsrapport og endeligt regnskab Beslutning Bestyrelsen godkendte 4. kvartalsrapport og endeligt regnskab. 3
3. Årsrapport 2008 Sagsfremstilling Mens dette skrives, er årsrapporten fortsat under udarbejdelse. De følgende bemærkninger er derfor en mere generel introduktion til ledelsens beretning i årsrapporten om budgetåret 2008. Helt overordnet er der grund til at glæde sig over, at budgetlægningen har været realistisk. Det helt centrale omdrejningspunkt for en taxameterstyret skole er evnen til at forudsige antallet af årskursister. Her følger derfor en oversigt over de budgetterede og de realiserede årskursisttal, og tallene sammenlignes med de realiserede tal for 2007: årskursister 08 årskursister 08 årskursister 07 budgetteret realiseret realiseret AVU 260 290 304 FVU 18 23 32 OBU 1 0,47 0,23 AVU- i alt 279 313,47 336,23 HF 608 589 595 GS 151 243 156 HF- i alt 759 832 751 VUC Århus 1038 1145,47 1087,23 Det realiserede årskursisttal ligger over det budgetterede, og stigninger stammer fra GS. Desuden ses det, at den samlede udvikling i årskursisttallet realiseret 08 sammenlignet med realiseret 07 er i overensstemmelse med skolens prognoser i strategiplan 2012, idet der kun er tale om svag samlet vækst. AVU er faldet samlet, og HF er uændret, mens GS er gået markant frem, hvilket især skyldes nye sommerkurser i 08. Det bemærkes dog vedrørende HF, at det nye succesrige initiativ HF-Flex på grund af afregningsformen ikke slår igennem i 08, men først i 09. Det betyder, at årskursisttallet i 08 er kunstigt lavt og lærerlønsudgiften høj. Udviklingen i årskursisttallet og dettes sammenhæng til lærerårsværk og årskursistudgift kommenteres mere indgående i selve årsrapporten. Årsrapportens økonomiske del er angivet ovenfor under pkt. 2, og årets samlede resultat er et overskud på 2,3 mio kr, hvilket anses for tilfredsstillende. Ledelsen indstiller - at bestyrelsen godkender og underskriver årsrapport 2008 Drøftelse Per Lund fremlagde pkt. 2 og 3 samlet. Drøftelse af flexafregning herunder forskydning af taxameterindtægt der udløses i forhold til aflevering af opgaver i foråret. Det blev aftalt, at ledelsen fremlægger notat om indtægter og udgifter vedr. Flex på BS12 eller BS13. Per Lund 4
korrigerede fejl på s. 33 i Årsrapport vedr. lønstigning. Det rigtige tal er 3,6. Økonomistyringen søges styrket gennem bl.a. månedlige opfølgninger og kompetenceløft i økonomiafdelingen. Endvidere drøftelse af likviditet, balance og budget jf. anbefaling fra revision. Bestyrelsen bemærkede, at en tæt styring er vigtig. Endvidere bemærkede bestyrelsen, at materialer, der udarbejdes til bestyrelsen, skal tage afsæt i skolens eget materiale, således at materialet så vidt muligt følger de strukturer, der i øvrigt anvendes. Beslutning Bestyrelsen godkendte og underskrev årsrapport 2008. Samtidig tilkendegav bestyrelsen, at den ikke har kendskab til besvigelser. 5
4. Deltagergebyrer 2009/2010 ny bekendtgørelse Sagsfremstilling Ved sidste møde blev bestyrelsen orienteret om forventede ændringer i gebyrsatserne vedr. AVU, som efter reformen med overgang til AF (Almen Forberedelseseksamen) fra 1.8.2009 får nye niveauer og nye tilrettelæggelser. Bestyrelsen besluttede helt overordnet at fastholde det nuværende gebyrniveau dog med forbehold for nødvendige justeringer som følge af nye centrale regler. UVM har siden bestyrelsesmødet den 28. januar udsendt en ny bekendtgørelse i høring vedr. deltagerbetaling ved almen voksenuddannelse og almengymnasiale uddannelser. Det fremgår af dette høringsudkast, at de nye gebyrsatser alt overvejende ligger inden for de kendte rammer fra det tidligere regelsæt. Der er imidlertid nogle tolkninger på AVU-området (nu AF), som bl.a. VUC-Lederforeningen har peget på i sit høringssvar. Den nye bekendtgørelse vedrører undervisning på VUC, der påbegyndes efter 1.8.2009, og vil have effekt fra 1. april 2009, dvs. fra optagelsens start. Da bekendtgørelsen ikke er udsendt i sin endelige udgave endnu, er skolen ikke i stand til at indkredse de præcise justeringer på AVU-området på dette tidspunkt. Næste bestyrelsesmøde er planlagt til den 2. juni 2009, dvs. efter bekendtgørelsens ikrafttræden vdr. opkrævning af deltagergebyrer for skoleåret 09/10. Ledelsen indstiller - at skolens ledelse bemyndiges til at fastsætte gebyrsatserne i overensstemmelse med beslutningen på MØDE 10 - at skolens ledelse bemyndiges til foreløbigt at fastsætte gebyrsatserne på de områder af AVU-feltet, hvor nye satser er påkrævet, dog med sigte på at minimere skaden over for kursistgruppen - at bestyrelsen bekræfter evt. ændringer ved MØDE 12 den 2. juni 2009 Beslutning Bestyrelsen besluttede at følge ledelsens indstilling med bemærkning om, at der samtidig gives bemyndigelse til nedsættelse af nuværende gebyrer på AVU-området, hvis der sker stigning som følge af ny bekendtgørelse, således at der på AVU-området søges opretholdt en samlet balance. 6
5. Meddelelser a) orientering vdr. bygningsindsatsen Ved overgangen til selvejet definerede den midlertidige bestyrelse tre faser i skolens arbejde med at forbedre bygningskapaciteten: a) det korte sigt, dvs. 2007 og 2008, hvor resultatet er blevet midlertidige nødløsninger, idet der er opstillet to pavilloner ved IBS, og der er rokeret rundt på funktionerne i huset. b) det mellemlange sigt, dvs. 2009 og 2010, hvor ambitionen er at samle skolens aktiviteter på de to ejede adresser IBS (Ingerslevs Boulevard) og SJ (Bülowsgade), samtidig med at lejemålet i Skt. Pauls Gade opgives. Denne fases gennemførelse afhænger af en velvillig behandling fra Århus Kommune på to fronter. Dels skal kommunen indvilge i at flytte Aktivitetscentret Frederiksbjerg fra de lejede lokaler i vores bygning i Bülowsgade, og dels skal kommunen åbne op for, at skolen kan overtage salen ved IBS. Der pågår forhandlinger om den første del af sagen, hvori Hans Halvorsen og Preben Clausen repræsenterer skolen. c) det lange sigt, dvs. 2012 og 2013, hvor ambitionen er en samling af VUC Århus i én bygningsmæssig enhed. Der blev af bestyrelsen ved MØDE 2 opstillet følgende prioriterede muligheder: 1) bygningsfælleskab med Multimediehuset (ikke længere relevant) 2) samling af skolen i én bygning på Frederiksbjerg, evt. i samspil med Århus Kommunes ændringer i folkeskolestrukturen for midtbyen 3) fortsat to bygninger, IBS og SJ, idet IBS udbygges, og SJ udnyttes 100 %. Det forlyder nu, at UVM i løbet af 2009 vil overdrage bygningerne til skolen. Dette indebærer, at vi skal købe bygningerne til en nærmere fastsat pris, og at disse herefter drives for et bygningstaxameter. Et foreløbigt skøn over et realistisk scenario vdr. de nye driftsvilkår tyder på, at ca. 50 % af dette taxameter vil skulle bruges til at servicere et kreditforeningslån. Resten kan bruges på lejemål eller egne investeringer i bygningerne. Der orienteres yderligere om faserne under mødet. Hans Halvorsen og Preben Clausen orienterede uddybende om punktet. b) VUC-B Nyt Evt. spørgsmål til bestyrelsesforeningens udsendelser kan afklares under mødet. c) status på samarbejder med andre institutioner: Maskinmesterskolen i Århus, IHA, Aarhus Universitet, VIA, Lærdansk Århus, Maskinmesterskolen i Århus Skolens hovedfokus på kursisternes overgang til anden uddannelse efter VUC er en central del af strategiplanen. Der arbejdes derfor på at etablere samarbejdsaftaler med alle typer af aftagerinstitutioner. I disse dage færdiggøres samarbejdsaftaler med følgende uddannelser, som kort kommenteres her: Ingeniørhøjskolen i Århus (IHA): en aftale, der regulerer gymnasial supplering i forhold til ingeniøruddannelserne, et nyt gymnasialt adgangskursus og et aspirantkursus til adgangskurset Aarhus Universitet (AU): en aftale, der regulerer gymnasial supplering, herunder sommerkurser, og individuel kompetencevurdering (IKV) VIA University College: en aftale, der reguler gymnasial supplering med fokus på læreruddannelsen, og som beskæftiger sig med rekruttering til VIA s uddannelser i et samarbejde mellem VUC, VIA og Region Midtjylland, der som arbejdsgiver har et meget stort antal arbejdspladser, der er afhængig af VIA s produktion af uddannelser Lærdansk Århus (tidligere Sprogskolen): en aftale, der regulerer FVU og dansk som andetsprog mellem de to institutioner med fokus på entydighed over for brugeren 7
Maskinmesterskolen i Århus: en aftale, der indeholder et IT-baseret gymnasialt adgangskursus for kommende maskinmestre baseret på VUC Århus-initiativet: HF-flex. Der er tale om et pilotprojekt, som herefter kan overføres også til IHA. Skolen har derudover meget tætte arbejdsrelationer til UU, Studievalg, College Århus, Vejledningscenter Gellerup, VUC erne og gymnasierne i regionen, GS-koordinatorerne i Danmark og gymnasierne i Århus. d) studietur til Californien Siden sidste bestyrelsesmøde er det nu afklaret, at enkelte af skolens ledere deltager i studieturen til Californien i september 2009. Fra Københavns VUC deltager 2 bestyrelsesmedlemmer og 4 ledere, og der deltager endvidere ledere fra de tre største sjællandske VUC er. Det blev aftalt, at eventuelle deltagere i studieturen fra VUC Århus udarbejder en kort skriftlig redegørelse/afrapportering om turen til bestyrelsen. e) møde med FO-Århus om tolkning af FVU-kontrakten Som omtalt under Meddelelser vdr. MØDE 10 har FO-Århus indsendt spørgsmål til UVM med basis i kontraktformuleringer i den nye FVU-kontrakt, som skolen har forlænget med FO-Århus med virkning fra 1.1.2009. UVM har meddelt FO-Århus et svar på klagen, der indeholder en generel tolkning af regelsættet, som indebærer, at VUC Århus f.eks. ikke behøver at være udbyder selv af FVU på Samsø for eksempel, selvom skolen ifølge sin vedtægt har forsyningsansvaret for opgaven i Århus og Samsø kommuner. Lederen af FO-Århus er inviteret til et afklarende møde med Hans Halvorsen, Mona Birkø og Preben Clausen den 25. marts. Resultatet af denne afklaring meddeles under mødet. Preben Clausen orienterede om punktet. Den omtalte Samsø-del af klagen til UVM er nu endeligt afklaret ved det omtalte møde. Til gengæld er der fra FO-Århus også efter UVM s tolkning af sagen igen rejst tvivl om standardkontraktens regler om tredjepartsundervisning. I dette forhold er det FO- Århus s påstand, at FO-Århus s tidligere aktiviteter hos Lærdansk Århus er blevet opsagt af Lærdansk Århus på et falsk grundlag. Det kan oplyses, at VUC Århus efter denne sag og på basis af UVM s afgørelser har udarbejdet en redegørelse til alle FVU- og OBU-kontrahenter om rammerne for tredjepartsundervisning og forlagt undervisning på andre uddannelsessteder, og at VUC Århus ved et udbydermøde den 22. april med samtlige kontrahenter fremlægger et detaljeret regelsæt om disse samarbejdsformer. Dette regelsæt er nu fremsendt til UVM til godkendelse for at forebygge fremtidige komplikationer. Der blev endvidere orienteret om det igangværende udredningsarbejde mellem Lærdansk Århus og VUC Århus vedrørende de to institutioners overlappende tilbud på områderne dansk som andetsprog og FVU. Sigtet med udredningen er at skabe større overskuelighed i det samlede udbud for brugerne og at definere rammer for den nuværende FVU-aktivitet på skolen i overensstemmelse med det centrale regelsæt, senest justeret med UVM s konkrete afgørelse. Desuden skal udredningen munde ud i en samarbejdsaftale mellem de to institutioner vedr. uddannelsestilbud over for indvandrergruppen, herunder en stillingtagen til, om Lærdansk Århus som ønsket af skolen kan få en selvstændig FVU-kontrakt. f) ETU 08 Elevtilfredshedsundersøgelse 2008 orientering om initiativer Siden sidste bestyrelsesmøde har ETU 08 været til drøftelse internt på skolen. Dels i ledergruppen, dels i skolens organisationsudvalg, og endeligt ved et personalemøde den 5. marts, der kun havde ETU 08 som tema. I disse dage sammenskrives behandlingen af ETU 08, således at det muliggøres, at evt. væsentlige resultater herfra kan indgå i bestyrelsens behandling af strategiplanen, som er hovedfokus ved MØDE 12. Yderligere oplysninger meddeles mundtligt ved mødet. 8
g) ny brochure I april måned udsender skolen årets husstandsomdelte brochure, der rummer alle skolens tilbud. Et første udkast til brochure er vedlagt. h) administrative fællesskaber status Siden sidste bestyrelsesmøde har UVM udsendt skemaer til skolerne, der muliggør overførsel af midler til skolen til det forestående analysearbejde vdr. valg af løsning på de fem beskrevne felter, jfr. BS 10 pkt. 6. Skolen vil kunne hjemtage et beløb i størrelsesordenen 300 400.000 til dækning af eksternt analysearbejde, dog således at max. 25 % af tilskudsbeløbet kan anvendes til at honorere egne medarbejdere for opgaven. Analysen vil blive foretaget i overensstemmelse med beslutningen på bestyrelsens MØDE 10, og det forventes, at en endelig indstilling vil kunne forelægges bestyrelsen i efteråret 2009. i) budgetnotat HF-afdelingen vedr. 09 - opfølgning Under drøftelserne af budget 2009 ved MØDE 10 påpegede enkelte medlemmer, at HF-afdelingens budgetnotat vdr. 2009 ikke havde samme opstilling som AVU-afdelingens. Derfor er der nu produceret et nyt bilag, som er vedlagt punktet Meddelelser. Det nye bilag muliggør sammenligning af årskursister over tre budgetår. j) kodeks for ledelse af uddannelsesinstitutioner Undervisningsministeriet har sammen med lederforeningerne og bestyrelsesforeningerne for ganske nylig udarbejdet et idéoplæg til en kodeks for god skoleledelse. Kodeksen er beskrevet i vedlagte kopi hentet fra UVM s hjemmeside. Det foreslås, at bestyrelsen diskuterer denne kodeks i sammenhæng med ledelsens beretning om det første år med strategiarbejde, som forelægges ved MØDE 12 den 2. juni. 9
6. Eventuelt Ingen punkter til eventuelt. 10
7. Det pædagogiske kvarter Preben Clausen fremlagde udfordringerne på den korte bane vedr. arbejdsmarkedet og samarbejdsprojekter med andre uddannelser, altså undervisningsopgaver der løbende viser sig uden for den normale semesterplanlægning. I den efterfølgende drøftelse var der i bestyrelsen enighed om, at skolen bør vise betydelig responsivitet over for arbejdsmarkedet, der er på vej ind i nedgangskonjunkturer, og over for uddannelsesinstitutioner i byen, der ønsker samarbejde med os i forhold til konkrete målgrupper. Denne hastige puls sammenstød med skolens produktionsapparat blev grundigt diskuteret, og man enedes om, at skolens ledelse til junimødet fremlægger et udkast til strategi på området. Udkastet skal indeholde en risikoanalyse og anvise finansiering til ikke-realiserede projekter eller disse midlers konvertering til udviklingsformål eller andre formål. 11
Underskriftsblad til brug ved BS 12 I bestyrelsen: Hans Halvorsen (formand) Carsten Riis (næstformand) Erik Højsholt Merete Ipsen Sidsel Homann Pauli Johansen Claus Christensen Frits Andersen Børge Rasmussen Niels Jørgen Andreasen Mette Hagedorn Preben Clausen (forstander) 12