Emne Bestyrelsesmøde Dato: 23. juli 2012 kl. 17.30 22.00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Torben Binderup-Jensen (TBJ) Johnny Hansen (JH) Majbritt Brændeholm (MB) Henrik Østerbye (HØ) Fraværende: MN Referent: MB Næste møde: Mandag den 10. september kl. 17.30 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab: 4. Bestyrelsen Vision Status af p-plads ved klubhus Klubbens erstatningskrav Forummet 5. Husudvalget Udsugning i klubhuset Service i cafeen 6. Baneudvalg Gæste-, bane- og greenfee-service Beplantning 7. Markedsføringsudvalg Nyt fra markedsføringsudvalget Tilbud til nye medlemmer Alternativt tilbud til etablerede golfspillere med dgu-kort 9. IT-udvalg Scorekortprinter Brug eller opdatering af hjemmesiden 10. Sportsudvalg Brug af golfbiler Tilmelding til turneringer 11. Klubberne i klubben 12. Administration Udlejning af golfbiler Ny venskabsaftale Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 13. Klubblad & hjemmeside Nyhedsbrev/klubblad 14. Eventuelt 15. Næste møde: Mandag den 10. september kl. 17.30 Afbud TBJ 8. Sponsorudvalg Lynhytte Ny sponsortavle Side 1
1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Ingen bemærkninger. 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab: Regnskabet blev gennemgået og spørgsmål fra den øvrige bestyrelse blev besvaret. Vi holder os pænt til budgettet, men på indtægtssiden på blandt andet greenfee hænger vi stadigvæk lidt bagefter, det meget våde forår har naturligvis ikke gavnet omsætningen Vores kreditlån skal genforhandles og vi forventer at fortsætte i et F3 lån med en rente på ca. 0,67. Dette vil give klubben en årlig besparelse på ca. kr. 57.000,-. i forhold til den nuværende rente. 4. Bestyrelsen Vision Vision vil fortsat være et fast punkt på dagsordenen og vil blive behandlet løbende på bestyrelsesmøderne. Status af p-plads ved klubhus Der er nu bestilt nye skilte til pladsen ved klubhuset, hvor der som udgangspunkt vil være forbud mod motorkørsel. Undtaget er vareindlevering, af- og pålæsning inden for kort tid (en golfrunde er ikke kort-tid ) samt parkering for køretøjer med særlig tilladelse, der skal være synlig i forruden. Skiltene bliver sat op i uge 30, hvorefter der er kontant afregning til politiet, hvis der parkeres ulovligt, og med hvem skiltningen er aftalt og godkendt. Side 2
Klubbens erstatningskrav Der er for nylig truffet en afgørelse i Vestre Landsret, der kan have betydning for golfklubbers erstatningsansvar. I den konkrete sag blev en kvinde ramt af en golfbold i hovedet, mens hun opholdt sig udenfor banen. Landsretten lægger i afgørelsen (forudsætningsvist) til grund, at manglende instruktion af pay-and-play-spillere kan føre til, at klubben bliver erstatningsansvarlig for skader forvoldt ved uforsvarligt spil. Skal Skovbo Golfklub informere på drivingrange og par-3 banen? Bestyrelsen besluttede at søge yderligere rådgivning med en ekspert på området. Forummet Der er en del aktivitet på forummet, hvor medlemmerne ikke har fået en tilbagemelding/et svar. Det er normalt chefgreenkeeper eller bestyrelsen der besvarer spørgsmålene. Bestyrelsen besluttede, at de fortsat vil besvare spørgsmål på forummet for hvert deres respektive ansvarsområder inden for en rimelig tid. 5. Husudvalget Udsugning i klubhuset Ud/ind-udsugning i klubhuset skal gennemgås. Er der sammenhæng mellem ud/ind-sugningen i køkkenet og det øvrige klubhus. På nuværende tidspunkt lugter der af mad i hele klubhuset inkl. kontoret. Medlemmer har påtalt at der er undertryk i huset, hvilket kan mærkes når man eksempelvis åbner en dør (både hoveddør og dør til kontor). Samtidig skal det bemærkes, at to af indblæsningskanalerne i loftet i det nye klubhus har en tydelig bred kant af snavs, selv her efter kun 4 måneder. Det er aftalt med Dan fra HM Rustfri Design, at installationsfolkene kommer i uge 32 for at give Mads en instruktion. Derudover tager JH kontakt til Dan for at få en tekniker til at se på forholdene og for en gennemgang af ventilationsanlægget. Service i cafeen Vi har modtaget en del klager over serviceniveauet i cafeen. Bestyrelsen tager alle henvendelserne alvorligt og arbejder med planer for forbedringer og har en løbende dialog med forpagter fx omkring overholdelse af de aftalte åbningstider. Side 3
6. Baneudvalg Gæste-, bane- og greenfee-service Gæsteservice og baneservice fungerer perfekt stor ros til udvalget og Mogens Florentz der som formand for udvalget organiserer arbejdet. Der er en kedelig tendens til at indehavere af GVK ordning ikke kender klokken, idet man først må bruge ordningen efter kl. 13:00 i weekenden, og der er desværre en del bookinger, der forsvinder på den måde, når det rygtes at vores gæsteservice er på vagt. Det er selvsagt ikke tilfredsstillende og det vil indgå i vores samlede vurdering af GVK når sæsonen slutter. Greenfee service fungerer også perfekt. Rigtig mange frivillige varetager arbejdet med greenfee opgørelsen hver mandag, hvilket bestyrelsen er rigtig taknemlig for. Også stor tak til Lili Østerbye som styrer kalenderen, så der er frivillige gennem hele sæsonen. Beplantning Beplantning af bøgehæk rundt om klubhuset bliver etableret til efteråret. Frivillige som ønsker at hjælpe med beplantningen kan henvende sig til Mads. Genbeplantning langs par-3 banen samt bag hul 2 sker til efteråret. Det samme gør sig gældende for skoven langs hul 18. Flere medlemmer har henvendt sig omkring ob pælene bag hul 2, som står temmelig tæt på green, hvorved man bliver straffet unødigt. Det er vedtaget af greenkeeperne flytter ob pælene tilbage til skel og der bliver etableret areal under reparation bag green. 7. Markedsføringsudvalg Nyt fra markedsføringsudvalget PR, bl.a. om vores nye hjertestarter, som er placeret på banen ved banetoilettet ud over den, der er i klubhuset, er sendt til Lørdagsavisen, Sydkysten, Heden og Golfavisen. I uge 32-34 annoncerer vi i Sydkysten og Lørdagsavisen. diverse aviser + div. annoncer er igangsat for resten af sommeren 2012. Tilbud til nye medlemmer Side 4
Tilbud til alle nye fuldtidsmedlemmer efter 01.07. Tilbuddet løber 3 måneder. Kontingent gradueres forholdsmæssigt. Det nuværende medlem der skaffer et fuldtidsmedlem vil i den 3 måneders periode modtage en voucher på kr. 1.000,-. Alternativt tilbud til etablerede golfspillere med dgu-kort Bestyrelsen besluttede at nye fuldtidsmedlemmer, der melder sig ind i Skovbo Golfklub kan spille resten af sæson 2012 for et aconto greenfee på kr. 2.000,-. Disse nye medlemmer kan ikke spille Sorø og Næstved i 2012. Første afdrag på obligation starter først i 2013. De indbetalte 2.000 kr. fratrækkes i kontingent for 2013 og man kan ikke kombinere dette tilbud med evt. andre kampagner i 2013. Bestyrelsen vil trække lod om 2 stk. kroophold for to personer for de medlemmer der minimum skaffer 2 nye medlemmer i denne kampagne. Lodtrækningen foretages først når vi mindst har fået 20 nye fuldtidsmedlemmer. HØ udarbejder en flyer til uddeling af gæsteservice. 8. Sponsorudvalg Lynhytte Vi leder efter en sponsor til en lynhytte, da vi ikke har midlerne til en sådan på nuværende tidspunkt. Interesserede kan kontakte Henrik Østerbye på mail: henrik.osterbye@hotmail.com. Status pr. 23.07 HØ er i dialog med flere potentielle sponsorer og vender tilbage. Ny sponsortavle Der er medlemmer der har skrevet på forummet om manglende sponsortavle i klubhuset samt større sponsortavler på banen. HØ kigger på en ny sponsortavle sammen med Lone. HØ tager aktion. Omkring reklame på banen oplyser formanden, at der ikke er nogen muligheder jf. bekendtgørelse om reklamer i det åbne landskab, og at der i øvrigt i forbindelse med byggetilladelse til overdækning af drivingrange er gjort tydeligt opmærksomt på fra kommunens side, at der ikke må være synlige reklamer på bygningen, der ligeledes skal opføres i bestemte materialer. 9. IT-udvalg Side 5
Scorekortprinter Scorekortprinter bliver desværre først opsat efter sommerferien. Dette på grund af, at den medarbejder, som først kan opsætte systemet med spillerens slag hos GolfBox har ferie. Vi forventer det er løst inden udgangen af august måned. Brug eller opdatering af hjemmesiden Vi har modtaget kritik af vores hjemmeside i forummet. Er kritikken berettiget, eller er det fordi der er for lidt aktivitet på hjemmesiden. Information fra administrationen samt chefgreenkeeper omkring banen bliver brugt når der er noget at informere om. Mange udvalg benytter ikke vores nye hjemmeside. Det drejer sig bl.a. om Blad-, Hus-, IT-, Sponsor-, Markedsførings-, Sports- og Visionsudvalgene. Dette på trods af, at der er sendt en detaljeret information om brugen af hjemmesiden til alle udvalgene. Det er bestyrelsen vurdering at selve rammen for hjemmesiden fint dækker de behov og krav vi har stillet til en løsning. Vi kan kun opfordre diverse udvalg til at benytte hjemmesiden. Bestyrelsen besluttede at nedlægge sitet for visionsudvalget, da nyheder vil være at finde her i bestyrelsesreferatet. Bestyrelsen opfordrer i øvrigt alle medlemmer til at levere materiale til hjemmesiden for en dynamisk hjemmeside kommer ikke af sig selv, det kan kun medlemmer og udvalg sørge for. Stor ros til dame, senior & herreklubben som flittigt bruger hjemmesiden med nyheder, arrangementer og informations formidling. 10. Sportsudvalg Brug af golfbiler Det blev vedtaget, at fra sæson 2013 skal de udvalg der har et budget have forbrug af golfbiler indregnet. Bestyrelsen ønsker at synliggøre økonomien omkring vores golfbiler yderligere. Tilmelding til turneringer Kontoret har modtaget nogle henvendelser fra medlemmer der vil betale matchfee med deres greenfee billetter fra klubhuslauget. Hvis medlemmer ønsker at betale matchfee med greenfee billetter skal de kontakte den an- Side 6
svarlige turneringsleder for en kviktilmelding (som er tilmelding uden om DIBS modulet/internetbetaling). Hvem der er turneringsleder kan ses af turneringens proportioner. 11. Klubberne i klubben Ingen bemærkninger. 12. Administration Udlejning af golfbiler Vi har nu købt to nye golfbiler til udlejning. Golfbilerne skal fortsat reserveres gennem kontoret, som noterer reservationen i kalenderen og udleverer en kode til nøgleboksen. Ny venskabsaftale Vi har indgået en ny venskabsaftale med Kaj Lykke Golfklub. Aftalen fremgår af hjemmesiden under gæster. Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 1-18 år 64 fuldtidsmedlemmer 19 26 år 11 fuldtidsmedlemmer 26 99 år 666 fuldtidsmedlemmer 65+ 43 pensionistmedlemmer 92 fleksmedlemmer 876 aktive i alt. Ekskluderede 8 medlemmer. (1 ungdom, 1 fleks og 6 fuldtidsmedlemmer). Derudover har vi følgende 120 ikke DGU medlemmer, som er fordelt således: 48 passive medlemmer 22 prøvemedlemmer 41 par-3 medlemmer 9 senior plus medlemmer Side 7
13. Klubblad & hjemmeside Nyhedsbrev/klubblad På forummet er det kommet nogle kommentarer om manglende indhold i nyhedsbrevene. Bestyrelsen ser fortsat nyhedsbrevene som en opsamling af de nyheder, der allerede har været publiceret på hjemmesiden, idet alt nyt først kommer der. Nyhedsbrevet er derfor primært rettet mod de, der ikke benytter hjemmesiden regelmæssigt. 14. Eventuelt 15. Næste møde: Mandag den 10. september kl. 17.30 Afbud TBJ Side 8