Notat Emne: Til: Kopi til: Tidsplan for digital skoleindskrivning til skoleåret 2016/17 Den 25. september 2015 Tidspunkt Opgave Ansvarlig Uge 38 Den 16. september blev der afholdt infodag på Grøndalsvej, for de adm. medarbejdere på skolerne. Her var der mulighed for at stille spørgsmål til skoleindskrivningen m.m. Uge 39 Orientering om tidsplan proces for digital skoleindskrivning på Områdechef-møde. (May-Britt Kullberg) Uge 40 Orientering i Ugepakken om proces tidsplan for indskrivning inkl. demolink. Daginstitutionerne orienteres (så ved Ugepakken) om den digitale skoleindskrivning. Primo oktober Medio oktober PPRS orienterer om hvilke børn der skal henvises til specialskole. nes hjemmeside opdateres med skolernes indskrivnings-/orienteringsmøder, samt datoer for webindskrivningsperiode med link til indskrivningen (linket er ikke aktivt før 13. november). KRAI skolerne indtaster skolestartsterminer i webindskrivningen oplyser så disse på deres hjemmeside. PPR Specialpædagik (Birgit Høg) Medio oktober Opdatering af relevante sider på Aarhus Kommunes hjemmeside, aarhus.dk, med Side 1 af 6
bl.a. link til skolepjecen webindskrivningen. (Anni Rostgaard Pedersen) Inden 29. Indtast modersmål i TEA på kommende oktober skolestartere 29. oktober Indskrivningslister over potentielle børn til indskrivning (født 2010) med institutionsoplysninger, oplysninger om børn med dansk som andetspr, samt skolegangsudsatte børn (født 2009) trækkes i TEA. (Gitte Jakobsen) Oktober Pladsanvisningen sender orientering om skoleindskrivning samt forældreopslag til opsætning i daginstitutionerne (via Ugepakken). Ultimo oktober Procedurebrevet til skolerne samt indskrivningsbreve til forældre formuleres underskrives. Der udarbejdes forskellige breve til henholdsvis børn med dansk som modersmål børn med dansk som andetspr. Indskrivningsbrevene sendes digitalt. ne trækker selv liste over kommende skolestartere. Uge 44 Uge 45-46 Annonce udarbejdes med datoer for webindskrivningsperioden samt info om, at forældre til kommende skolestartere bør orientere sig på skolernes hjemmesider. Annoncen bringes efterfølgende i Århus Stiftstidende Århus Onsdag. Medarbejdere fra Borgerservice Folkeinformationen, orienteres/undervises i brugen af det digitale system ( Hjælp til selvhjælp ). Der afsættes 1 time til mødet. Der sættes et opslag/en plakat op i Folkein- (Anni Rostgaard Petersen/Josefine Rasmussen) Kommunikation (Daniel Kristensen) (Pia Romlund) Side 2 af 6
formationen om den digitale skoleindskrivning (på dansk engelsk). Uge 45 Uge 45 13. november Procedurebrevet kopi af skolestartsbreve sendes til skolerne, herunder så info fra om sprscreening. Opdatering af webindskrivningen (tekster, takster til SFO mv.) Indskrivningsbreve sendes via obligatorisk digital post til forældre. Pjecen Velkommen i skole kan findes på skolernes hjemmeside som pdf. 13. november 13. november 2015 til med 10. januar 2016 I skoleindskrivningsperioden Annonce indrykkes i Århus Stiftstidende Århus Onsdag. Digital indskrivning til børnehaveklasse. Afholdelse af indskrivnings- /orienteringsmøder på skolerne. Oplysning om digital skoleindskrivning på forsiden af Aarhus Kommunes hjemmeside: www.aarhus.dk (Anni Rostgaard Petersen/Josefine Rasmussen) Kommunikation (Daniel Kristensen) Kommunikation Frem til med uge 2 ne kontakter forældre til de DSA - børn, som ikke allerede er blevet indskrevet eller ikke har henvendt sig for at få en sprscreeningstid. Opfølgning i uge 2. Uge 2 Forældre til DSA - børn, som endnu ikke har fået tid til sprscreening, får tildelt denne af distriktsskolen Side 3 af 6
10. januar - primo februar ne kontakter forældre til de børn der endnu ikke er blevet indskrevet/registreret i TEA. Uge 2 til med uge 5 Sprscreeninger af børn med dansk som andetspr. Resultaterne af sprscreening for det enkelte barn indsendes løbende efter sprscreeningen til. Uge 8 Opfølgning på, om alle DSA - børn er sprscreenet. 13. februar OBS: Bemærk tidligere frist Frist for skolernes indberetning i TEA af børn, som forventes at skulle gå børnehaveklassen om (omgængere). Marts/primo april Klassedannelse i samarbejde med skolerne, herunder stillingtagen til antal klasser på skolerne, henvisning af børn stillingtagen til evt. inddragelse af nye modtagerskoler. (Lone Albrecht Lone Nielsen) Marts/primo april Medio april Sagsbehandling af frit skolevalg Orientering af rådmand, direktør områdechefer om klassedannelse, sprscreening osv. (Lone Nielsen) Medio april Brev med sprscreeningsresultat udsendes digitalt til forældre til børn med dansk som andetspr, samt oplysning om skoletilbud. Skolen daginstitutionen modtager kopi heraf. Medio april Efter modtagelse af kopi af breve til forældrene, indskrives/registreres børn med dansk som andetspr i TEA på den skole, hvorpå barnet er optaget. Side 4 af 6
Medio april Ultimo april Svar på ansøgninger om anden skole end distriktsskolen sendes digitalt til forældrene. Distriktsskolen den involverede skole modtager kopi heraf. Efter modtagelse af kopi af breve til forældrene, indskrives/etableres barnet i TEA på den skole, hvorpå barnet er optaget. Fra medio april Alle indskrevne børn udmeldes fra børnehave, efterhånden som de skoleplaceres, såfremt at forældrene har ønsket indmeldelse i SFO i webindskrivningen. 4. maj Fremsender mail til skolerne med skema til brug for oplysninger omkring skolebuskørsel for børn med DSA. Budget Regnskab (Ib Bremshøj) 19. maj Skemaer med oplysninger omkring skolebuskørsel for børn med DSA returneres til Økonomi. Senest 23. maj Tilbagemelding til PI med antal elever samt tider for buskørsel Budget Regnskab (Ib Bremshøj) Senest 15. juni Modtagerskolerne giver forældre til henviste børn oplysninger om skolebuskørslen Indtil 1. juli Fortsat sagsbehandling i forhold til eventuelle opståede ledige pladser optagelse jf. ventelisten for frit skolevalg. Efter 1. august Ansøgninger om skoleskift i 0. klasse (tidligere ansøgere om anden skole)varetages af skolerne skoler Side 5 af 6
Efter 1. august Undervisningspligtkontrol udføres ift. skolestartere, som ikke er indskrevet i skole. (Josefine Rasmussen Liselotte Holleufer) Side 6 af 6