HANDLINGSPLAN 2019 RETTEN I VIBORG
Bidrag til implementering af ændrede regler om behandling af de familieretlige sager og lov om bekæmpelse af ungdomskriminalitet. Område Indsats Procesmål Resultatmål 1. Ændrede regler om behandling af de familieretlige sager Indretning af lokale til ventelokale for børn og unge og familierettens mødelokaler Vi vil indhente tilbud, søge om midler til og indrette et ventelokale for børn og unge i C 302 Vi vil indhente tilbud, søge midler til og ændre vores indre og ydre zone, så mødelokale C 300 kommer til at være i ydre zone Vi vil sikre os, at vores retsmæglingslokaler og børnesamtalerum er hensigtsmæssigt indrettet til formålet. familieretlige sager med barnet i centrum og med en hensigtsmæssig mødeafvikling Organisatoriske ændringer og kompetenceudvikling Vi vil opbygge en organisation, hvor der er et fast team af jurister og kontormedarbejdere tilknyttet familieretten. Der vil blive udpeget en faglig og daglig leder. Der vil også blive udpeget en intern tovholder, der tager sig af samarbejdet med Familieretshuset. familieretlige sager med en relevant og fleksibel organisationsstruktur. Indretning af kontorfaciliteter til familierettens medarbejdere Vi vil indhente tilbud, søge om midler til og indrette et kontorlokale i tilknytning til retsafdelingen for de medarbejdere, der skal arbejde med familieretten familieretlige sager med optimale rammer for de kontormedarbejdere, der skal arbejde med de familieretlige sager Tydelig skiltning Direkte telefonlinje Vi vil ændre på vores skiltning, så der er tydelig skiltning til familierettens retssal og til familierettens mødelokaler. Vi vil oprette en direkte telefonlinje til familieretten, så borgerne nemt kan komme i kontakt med familieretten. familieretlige sager, så familieretten efter lovens hensigt også i det fysiske rum manifesterer sig i et tydeligt og enstrenget system med barnet i centrum Samarbejdet med retskredsens advokater Vi vil indkalde til møde med retskredsens advokater for at drøfte de nye regler og deres betydning for rettens samarbejde med retskredsens advokater. At sikre, at vi i retskredsens fastholder det gode samarbejde med advokaterne, så implementeringen af de nye regler og brugen af vejledningen til behandling af forældreansvarssagerne bliver optimal
2.Lov om bekæmpelse af ungdomskriminalitet Indretning af lokaler Vi vil indrette lokale til Ungdomskriminalitetsnævnet med fleksible skillevægge, så rummets størrelse afpasses efter antallet af mødedeltagere. Samarbejde med Ungdomskriminalitetsnævnets sekretariat Kommunikation og sagsafvikling Vi vil udpege en kontaktperson, der aftaler den praktiske afvikling af møderne i Ungdomskriminalitetsnævnet Vi opretter en mail, hvor alt materiale til sager i Ungdomskriminalitetsnævnet kan sendes til. Sikkerhed Vores praktiske kontaktperson vil løbende drøfte sikkerheden under møderne med Ungdomskriminalitetsnævnets sekretariat. At sikre en succesfuld afvikling af møderne i overensstemmelse med de nye regler om Ungdomskriminalitetsnævnet At sikre et godt samarbejde med Ungdomskriminalitetsnævnets sekretariat At sikre en god og fleksibel sagsbehandling for de dommere, der skal møde i Ungdomskriminalitetsnævnet. At sikre en tryg afvikling af sagerne for alle mødedeltagerne Øvrige indsatser ved retten Nr. Indsats Procesmål Resultatmål 3. Sikkerhed Øget sikkerhed ved afvikling af sager i retssal G og F 4. Videndeling En mere optimal udnyttelse af vores bibliotek 5. Digitalisering Få øget antallet af digitale retssale At indhente tilbud, søge midler og herefter iværksætte en ændring af vores indre og ydre zone i tilknytning til retssal G og F, så dommere og domsmænd ikke under sagens afvikling kommer ud i ydre zone sammen med sagens øvrige aktører At få biblioteket flyttet til lokaler i stueplan, så bøgerne bliver lettere tilgængelige, og der kan etableres et fagligt miljø i hverdagen for juristerne ved retten At få ryddet op og ud i vores bogbestand og få samlet relevant litteratur, så det bliver lettere at finde i huset, når der er behov for det At indhente tilbud og få iværksat etablering af en fuld digital retssal i retssal G At øge sikkerheden for dommere og domsmænd At forbedre videndeling og skabe et større fagligt miljø ved retten. At skabe en bedre sagsafvikling i de digitale straffesager 6. Trivsel Fokus på en fælles forståelse af, hvilken retning vi arbejder hen imod i hele organisationen for derved at øge motivationen og trivslen Drøfte retning og adfærd i afdelingerne Lave fælles aktiviteter, der bidrager til sammenhængskraften eks. temadag, julefrokost At implementere de nye fælles mål, strategiske temaer og indsatsområder for 2019-2023, der bliver lanceret i foråret 2019. At skabe en høj motivation hos medarbejderne ved at udvise tillid og respekt for hinanden At skabe et vi-mindset i stedet for et jeg-mindset, der giver medarbejderne lyst til præsterer deres bedste
7. Lederudvikling At få skabt en god samarbejdskultur i den nye ledergruppe 8. Retsafdelingen At få skabt en fælles forståelse af vores kerneopgave, så både jurister og kontormedarbejder løser opgaverne med samme motivation og glæde. 9. Fællessekretariatet At sætte fokus på fællessekretariatets opgaver i fremtiden 10. Fogedretten At fastholde en god daglig drift 11. Skifteretten At højne kvaliteten i arbejdet 12. Kassen og administration Undersøge muligheden for at oprette og anvende en chatfunktion via skifterettens hjemmeside Kompetenceudvikling og fremtidssikring af kassen At deltage i et masterprojekt, hvor vi ved flere møder og i interviews skal arbejde med de komponenter, der skaber teamflow - en positivt psykologisk følelse, der fremmer et respektfuldt og tillidsbaseret samarbejde. I efteråret 2019 at arbejde med og lade sig inspirere af High Performance Leadership At deltage i Domstolsstyrelsens lederudviklingsforløb At få kompetenceudviklet alle kontormedarbejderne, så de kan udfylde rollen som primær sekretær At sikre dommernes trivsel ved, at de laver det arbejde, som de er bedst til. At få nedbragt ophobningen af uberammede sager At gennemgå alle sagsgange med henblik på at sikre den bedst muligt udnyttelse af vores medarbejderressourcer At få drøftet betydningen af, at nogle sagstyper fremadrettet skal behandles i familieretten At skabe fokus og indhente inspiration til nye initiativer i forhold til borgerservice At drøfte snitflader med fællessekretariatet i forhold til betalingspåkrav At gennemgå sagsgange og sikre et jævnt sagsflow efter forkyndelseskontoret er nedlagt At sikre kompetenceudvikling af nye medarbejdere At skabe gode rammer for den nye afdelingsleder At blive ved med at nytænke arbejdsprocesser Der skal først og fremmest indhente inspiration og viden om anvendelse af chatfunktion, herunder fra Tinglysningsretten. Ledelse og personale skal overveje fordele og ulemper på det sagsbehandlingsmæssige plan, og der skal indhentes oplysninger om omkostningerne til funktionen. Endvidere skal vi overveje åbningstiderne i hvilket omfang kan vi tilbyde funktionen. Ansættelse af en medarbejder til afløsning af vores nuværende kasserer Skabe rammer for en god og grundig overdragelse af kompetencer fra hovedkassereren til den kommende nye hovedkasserer. Tilpasse og retænke kassearbejdet til de fremtidige krav og opgaver At få ledelse til at give merværdi for hele organisationen At sikre en god trivsel i ledergruppen At sikre en god sagsafvikling til borgernes bedste At sikre en håndtering af sagerne og posten mest optimalt i forhold til vores ressourcer At sikre maksimalt fokus på vores brugere At sikre en god og hensigtsmæssig placering af relevante opgaver i fællessekretariatet, så de ressourcer, der er i afdelingen anvendes bedst muligt. At sikre en stadig god sagsafvikling i fogedretten At sikre, at alle medarbejdere selvstændigt kan arbejde med begge sagsområder At give borgerne en nemmere og mere smidig adgang til vejledning i skifteretten, der ikke involverer brugen af mail eller telefon. Nedgang i antallet af modtagne mails og telefonopkald. Straksbesvarelse til gavn for borgeren og skifterettens ressourceanvendelse. At sikre en stabil drift ved kassen gennem et generationsskifte At sikre et naturligt sagsflow med hensyn til de administrative opgaver At sikre en hensigtsmæssig opdeling af arbejdet mellem administrationschefen og administrationen/kassen
13. digitalisering Digitalisering af civile papirsager Sætte fokus på samarbejdet mellem kassen og de øvrige afdelinger, herunder samarbejdet med administrationen og administrationschefen til løsning af HR-opgaver Få etableret en mere fast stab af medarbejdere, der i fællesskab og i samarbejde med administrationschefen skal løse de administrative opgaver At få kompetenceudviklet medarbejdere, så vi bliver mindre sårbare i løsningen af vores administrative opgaver. Digitalisering af civile papirsager At overholde lovens krav om fuld digitalisering af alle civile sager til september 2019 14. Fokus på vvv-sager At have stort ledelsesmæssigt fokus på berammelse og omberammelse af vvvsager og unge-sager At finde de bagvedliggende årsager til manglende målopfyldelse ved at sætte fokus på vores registreringer i sagsbehandlingssystemet At sikre en ensartet praksis for afbeskikkelse/ombeskikkelse af forsvarere efter lovens intentioner At drøfte og finde fælles fokus og praksis om omberammelse, udsættelse, brug af 855 m.v. blandt juristerne At have en målopfyldelse på vvv-sager og ungesager svarende til landsgennemsnittet.