Emne Bestyrelsesmøde Dato: 14. juni 2010 kl. 17.30 21.30 Sted: Klubhuset Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Torben Binderup-Jensen (TBJ) Thomas Gadegaard (TG) Betina Pedersen (BEPE) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: Referent: MB Næste møde: Tirsdag den 27. juli kl. 17.30 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab 2010: Gennemgang af restanter 4. Bestyrelsen Rabat på greenfee i weekenderne efter kl. 14.00 Tidsbestilling i weekender resten af 2010. DGU projekt for hvervning og fastholdelse af medlemmer Lån til klubben Indfrielse af obligationslån Vision 5. Husudvalget Udsugning i Cafeen 6. Baneudvalg Baneservice Banen Rough Program til iphone Par-3 markeringer Sponsorer Skovbo Golfklub søger nye og flere sponsorer Hole in one sponsor 8. IT-udvalg 9. Sportsudvalg Begynderudvalg, Prøvemedlem 2010 Eliteudvalg Ungdomsudvalg Handicapudvalg Royal Unibrew Regel og Etiketteudvalg Turneringsudvalg 10. Klubberne i klubben 11. Administration Låsene i dørene til bagrummene 12. Klubblad & hjemmeside Bestyrelsesreferater Klubblad Luftfoto af Skovbo Golfklub 13. Næste møde, Tirsdag den 27. juli kl. 17.30 7. Markedsføringsudvalg Side 1
1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Ingen bemærkninger 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab 2010: Regnskab blev gennemgået og kasserer besvarede spørgsmål fra den øvrige bestyrelse. Vi efterlyser nye sponsorer. Hvis der er medlemmer der har et emne, bedes de venligst kontakte Thomas Gadegaard. Vores budget på annoncer er brugt op. Erhvervsgolf blev desværre aflyst på grund af for få tilmeldinger. Vi har brugt både annoncekroner samt arbejdstid på arrangementet, som ikke hænger sammen med udbyttet, hvorfor bestyrelsen har besluttet, at vi indtil videre sætter erhvervsgolfarrangementet på standby. Gennemgang af restanter Restancelisten blev gennemgået, og restanterne er nu blevet ekskluderet af klubben. Der er desværre flere af vores medlemmer, som ikke har betalt deres kontingent og som desværre ikke svarer på vores henvendelse trods gentagende rykkere. Bestyrelsen besluttede, at de medlemmer der er blevet ekskluderet ikke er velkomne i Skovbo Golfklub, det år de er blevet ekskluderet. Dette også selvom de har meldt sig ind i en anden klub. 4. Bestyrelsen Side 2
Rabat på greenfee i weekenderne efter kl. 14.00 Vi mangler desværre omsætning på greenfee. For at forsøge at få flere gæster i weekends, besluttede bestyrelsen, at nedsætte greenfee i weekends efter kl. 14.00 fra kr. 350,- til kr. 250,-. Dette er kun gældende for ikke rabatterede greenfee satser. Tidsbestilling i weekender resten af 2010. Tidsbestillingen ændres som forsøg, så tiderne fra kl. 08.00 til 12.00 kun er tidsbestillingstider i weekends. DGU projekt for hvervning og fastholdelse af medlemmer Projektet kører fortsat og der afholdes møde i udvalget den 16.06. Hjemmesiden er udbygget med et nyt menupunkt bliv medlem, så det er mere synligt for potentielle medlemmer hvordan man kommer i gang med golf. Det første tiltag hedder Fire Forrygende Dage, som afholdes første gang søndag den 20.juni mellem kl. 10.00 og kl. 12.00. Her kan ikkegolfere prøve at opleve banen, spillet og det sociale liv i klubben. Lån til klubben Præcisering af låneaftalen ved MØ. Indfrielse af obligationslån Bestyrelsen besluttede, at interesserede udmeldte medlemmer kan konvertere deres obligationslån til 60 greenfee billetter á kr. 100,- pr. stk. Der skal bruges een billet på par-3 banen, to billetter på 18 hullers banen i hverdage og tre billetter på 18 hullers banen i weekenderne. Billetterne skal bruges inden for 5 år (der tager forbehold for at prisaftalen kan ændres i år 4 og 5). Det tidligere medlem skal skrive under på, at obligationen er konverteret til greenfee-billetterne samt at lånet er fuld og endelig indfrielse. Der sendes en mail ud om tilbuddet til alle tidligere medlemmer, der endnu ikke har fået deres obligation udbetalt. Vision Fast punkt på dagsorden og behandles løbende på bestyrelsesmøderne. Side 3
5. Husudvalget Udsugning i Cafeen Når der tilberedes mad i Cafeen er udsugningen for dårlig som resulterer i, at der er en dårlig lugt af mad i både klubhus, på kontoret og i mødelokalet. Bestyrelsen besluttede at takke ja tak til tilbuddet fra vores leverandør af et nyt udsugningsanlæg. Vi afventer leverandørens igangsættelse af arbejdet. 6. Baneudvalg Baneservice Sky Caddie har nu været og måle banen op. Banen Indtil dato har vejret ikke vist sig fra den bedste side, hvorfor vores træner har ønsket at få overdækket noget af drivingrange. Bestyrelsen udarbejder en ansøgning til Køge Kommune, som imidlertid ved en foreløbig forespørgsel ikke var voldsomt positiv. Hul 14 - sikkerhed, skilt, spilleflow Bestyrelsen drøftede den seneste debat og problematik omkring de sikkerhedsmæssige forhold ved udslag fra hul 14. Det omtalte skilt har haft til hensigt, at sikre tee-stedet på hul 15 mod vildfarne bolde, og har været midlertidigt opstillet i et forsøg på at tilgodese medlemsundersøgelsens resultat, hvor netop sikkerheden det pågældende sted blev påtalt. Det viser sig efterfølgende, at skiltet har været årsag til et lejlighedsvist dårligt spillemæssigt flow, hvorfor at bestyrelsen har valgt at fjerne skiltet igen, og i stedet vil opfordre til at udvise særligt hensyn ved udslag på teestedet fra hul 14. Det er samtidig bestyrelsens holdning, stadigvæk at forbedre sikkerheden det pågældende sted. Den seneste debat omkring baneændringer generelt - store som små, har samtidig vist, at medlemmerne gerne vil ytre deres mening, når nu muligheden foreligger. Side 4
Bestyrelsen og baneudvalget skal derfor bede medlemmerne om at komme med konstruktive forslag og ideer til at sikre teestedet på hul 15 mod vildfarne bolde. Bestyrelsen og baneudvalget har allerede noteret sig et par ideer, men flere er meget velkomne, og en yderligere debat på hjemmesiden imødeses. Til orientering er ideen med at udvide den eksisterende bunker til højre, som en yderligere beskyttelse mod teestedet på hul 15 - en umiddelbar ide, som falder i god jord. Ideen kan implementeres hurtigt og er ikke forbundet med nogen økonomiske udgifter - kun tid. Samtidig er ideen videreudviklet, så den også omfatter en udvidelse af eksisterende bunker til venstre, så bunkeren kommer tættere på green, for at forhindre gennemgang, og samtidig gøre hullet mere interessant. Rough Roughen er blevet diskuteret og baneudvalget vil sammen med greenkeeperne kigge på forholdene. Program til iphone Kontoret har fået en forespørgsel fra medlem 705, Jón Jörundsson om at Skovbo Golfklub bliver tilgængelig på Golfshot, som bruger Google Map. Jön har tilbudt at sørge for opmålingen med koordinater på banen. Skovbo Golfklub takker ja tak til tilbuddet og sørger for at Jón får stillet en golfbil til rådighed. Der vil efterfølgende ikke være nogen vedligeholdelsesomkostninger forbundet med dette for Skovbo Golfklub. Par-3 markeringer Bestyrelsen har behandlet ungdommens forslag om afstandsmarkeringen på par-3 banen. Bestyrelsen besluttede, ikke at tilgodese ønsket, da afstandsmarkeringer på par-3 huller er overflødige. 7. Markedsføringsudvalg Sponsorer Lene Aarøe har sendt en mail til sponsorudvalget og opfordret klubben til at være tilmeldt e-handel for klubfolk. Bestyrelsen vil gerne takke for opfordringen og håber Lene vil stå for tilmeldingen en evt. efterfølgende ajourføring, da dette ikke kan forventes udført af sekretariatet. Side 5
Skovbo Golfklub søger nye og flere sponsorer Skovbo Golfklub udvikler sig stadigvæk både bane og udenoms faciliteter har i den senere tid fået endnu et løft, og fremstår som det bedste nogensinde, og det medfører naturligvis en øget interesse for flere og flere golfspillere og golfinteresserede. Golf er generelt fremragende til at promovere en virksomhed, og Skovbo Golfklub kan med et sponsorat være mere end behjælpelige med synliggørelsen af en virksomhed og dennes aktiviteter. Kontakt venligst sponsor og markedsføringsudvalget og få skræddersyet et præcist og målrettet sponsorat. Hole in one sponsor Klubben mangler en hole in one sponsor. Indtil vi har en sponsor står klubben for udgiften og indkøber 10 flasker skotsk whisky. 8. IT-udvalg Ingen bemærkninger 9. Sportsudvalg Begynderudvalg, Prøvemedlem 2010 Bestyrelsen har noteret sig, at begynderudvalget kører super godt. Nye såvel som gamle medlemmer er rigtig godt tilfreds med udvalgets arbejde. Eliteudvalg Ungdomsudvalg Handicapudvalg Royal Unibrew Regel og Etiketteudvalg Turneringsudvalg Side 6
Skovbo Golfcafe har trukket sig som turneringssponsor. TG forsøger at etablere en ny turnering i samarbejde med turneringsudvalget. Ingen bemærkninger til øvrige udvalg. 10. Klubberne i klubben Ingen bemærkninger 11. Administration Låsene i dørene til bagrummene Låsene i dørene til bagrummene har desværre vist sig at være defekte. Ruko har erkendt fejlen, som desværre resulterer i, at vi skal have skiftet alle låsene samt indsamlet gamle nøgler og udleveret nye nøgler til medlemmerne. Låsene bliver skiftet efter sommerferien. Der vil komme mere information ud via mail til dem, der har lejet bagskabene. 12. Klubblad & hjemmeside Bestyrelsesreferater På mødet i sportsudvalgsmødet den 27. maj blev det nævnt, at det tager for lang tid før referater fra bestyrelsesmøderne kommer på hjemmesiden. Vi vil i fremtiden tilstræber at referatet kommer på hjemmesiden senest 14 dage efter afholdelse af et bestyrelsesmøde. Klubblad Kontoret har desværre ikke haft tid til at lave det seneste klubblad. Bestyrelsen debatterede om den nuværende form den rigtige eller om der eksempelvis skal udsendes et månedligt nyhedsbrev. Rie undersøger muligheden for at sende nyhedsbrevet ud via MCB. På mødet i sportsudvalget blev der spurgt om, hvor mange der læste klubbladet elektronisk. Nedenfor viser en statistik over antal læsere fra september 2009 frem til dags dato. Side 7
Luftfoto af Skovbo Golfklub Vi har modtaget en henvendelse fra firmaet Kontraframe, om tilbud om professionelt luftfotografi af Skovbo Golfklubs bane. Bestyrelsen besluttede, at vente med denne slags tiltag næste år hvor det eventuelt vil blive taget med i det nye budget. 13. Næste møde, Tirsdag den 27. juli kl. 17.30 Side 8