BBR-tilsynsrapport for Hjørring Kommune

BBR-tilsynsrapport for Hjørring Kommune Erhvervs- og Byggestyrelsen 15. december 2008, j.nr. 08/00538

BBR-tilsynsrapport for Hjørring kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Hjørring kommune... 1 Indholdsfortegnelse... 1 1 Resumé... 2 2 Indledning og formål med tilsyn... 4 3 Datakvalitet... 5 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data... 5 3.1.1 Kontrol af logiske sammenhænge i BBR... 5 3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort... 6 3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og forsyningsplaner... 6 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft... 6 4 Administration... 8 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven... 8 4.1.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 8 4.2 Organisation og motivation... 8 4.2.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 8 4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning... 9 4.2.3 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 9 4.3 Sagsbehandling... 10 4.3.1 BBR ajourføringsprocessen... 10 4.3.2 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 10 4.3.5 Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen... 10 4.3.6 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 11 4.4 Kommunens kommunikation med ejerne... 11 4.4.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 11 1

1 Resumé Erhvervs- og Byggestyrelsen har gennemgået Hjørring Kommunes BBRdata og har konstateret få uoverensstemmelser ved de generelle logiske registerkontroller. Der blev konstateret fejl i sammenhængene imellem afløbsforholdene på ejendommene og bygningerne, som kommunen imidlertid har oplyst er blevet rettet kort tid efter tilsynsbesøget. På kontroltidspunktet havde Hjørring Kommune 13.796 enfamiliehuse uden kælder og i 441 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 3,2 % af enfamiliehusene uden kælder er registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette resultat er højere end det gennemsnitlige antal fejl for hele landets kommuner. Kommunen har efter tilsynsbesøget oplyst at fejlene vil blive rettet 1. kvartal 2009. Det konkluderes på denne baggrund, at kvaliteten af kommunens BBRdata ikke er på et tilstrækkeligt højt niveau, og at datakvaliteten ligger lidt under landsgennemsnittet. Erhvervs- og Byggestyrelsen har sammenlignet det bebyggede areal i BBR med bygningsarealet i Hjørring Kommunes tekniske kort. Analysen bygger på data fra Hjørring Kommunes tekniske bygningskort, matrikelkortet, matrikelregistret, og BBR. En uoverensstemmelse kan skyldes fejl i en af kilderne, og kommunens mulighed for at korrigere fejl er begrænset til det tekniske bygningskort og BBR. Kommunen har efter tilsynsbesøget oplyst, at det vurderes at ca. 70 pct. skyldes fejl i kortene, og at mange bygninger er fjernet i BBR pga. nedrivning. Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærker, at de tidligere nu sammenlagte kommuner i Hjørring Kommune har haft forskellig praksis i føringen af BBR, hvilket har bevirket fejlagtige registreringer efter kommunesammenlægningerne. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler, at Hjørring Kommune både på kort og længere sigt gør en indsats for at forbedre kvaliteten af kommunens BBR-data. På kort sigt bør kommunen rette de aktuelle fejl i BBR. Kommunen har i forbindelse med tilsynet modtaget en liste med fundne fejl, der kan tjene som inspiration til kommunens efterfølgende opsporing af andre fejl. Administrativt har Hjørring Kommune udviklet særlige procedurer i forbindelse med ajourføring af byggesager, som også dermed bidrager indirekte til ajourføringen af BBR. BBR-opdateringen indgår som et felt der skal ajourføres løbende i kommunens byggesagsstyringssystem. Erhvervs- og Byggestyrelsen finder at Hjørring Kommune har truffet en væsentlig beslutning ved at indføre BBR-opdatering som felt i deres byggesagsstyringssystem, og vil generelt anbefale at alle kommuner gør noget lignende. Styrelsen vil lade anbefalingen indgå i den samlede 2

evaluering af BBR-tilsynet, som er planlagt til senere publicering på BBRhjemmesiden (www.bbr.dk). 3

2 Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Hjørring Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Erhvervs- og Byggestyrelsen aflagde som tilsynsmyndighed på BBRområdet et tilsynsbesøg i Hjørring Kommune den 27. august 2008. Det overordnede formål med tilsynet er at undersøge kommunens føring af BBR, samt kommunens indsats med rettidig indberetning og opfølgning på oplysninger i BBR (jf. BBR-lovens 3, stk. 3). Erhvervs- og Byggestyrelsen har haft dialog med kommunen om at skabe et overblik over BBR-opgaveløsningen i kommunen, for at vurdere mulighederne for at forbedre den aktuelle administration af og datakvalitet i BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen har ved dette tilsyn valgt at fokusere på kontol af oplysninger i BBR, som giver et billede af datakvaliteten i kommunes BBR-data. Der er imidlertid ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBR-lovens 3, stk. 1). Tilsynet omfattede herudover en gennemgang af kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder hvorledes kommunen sikrer rettidig indberetning af alle byggesager. Som tilsynsførende myndighed afgiver Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. Erhvervs- og Byggestyrelsen gør rede for en række kommunale incitamenter til at øge opmærksomheden på BBRopgaven. Erhvervs- og Byggestyrelsens bemærkninger tager udgangspunkt i dataanalyser og samtaler om opgaveløsningen ved Erhvervs- og Byggestyrelsens tilsynsbesøg i kommunen. 4

3 Datakvalitet 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data Erhvervs- og Byggestyrelsen har i forbindelse med tilsynet i Hjørring Kommune udført en række kvalitetskontroller på Hjørring Kommunes BBR- data. Der er dels udført analyser, hvor logiske sammenhænge i registret er testet. Herudover er der udført en sammenligning af de registrerede arealer i BBR og det tekniske bygningskort, samt en sammenligning af naturgas oplande og den registrerede varmeinstallation i BBR. Resultaterne af analyserne og de bagvedliggende metoder er gennemgået med kommunen på tilsynsbesøget, og fejllisterne er blevet sendt til kommunen umiddelbart efter besøget i kommunen. 3.1.1 Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Fejllisterne for de 90 logiske kontroller blev udsendt i juni måned til alle kommuner. Det betyder at Hjørring kommune har haft to måneder til at rette de påviste uoverensstemmelser. Der er ved tilsynsbesøget taget udgangspunkt i de fejl, der blev fundet på tidspunktet for tilsynet. Ved de generelle logiske registerkontroller har Erhvervs- og Byggestyrelsen konstateret få uoverensstemmelser. Der var et større antal fejl i sammenhængen imellem afløbsforholdene på ejendommen og bygningerne. Hjørring Kommune kontrollerer ikke selv de logiske sammenhænge i registret, ved at udføre denne type registerkontroller, men har adgang til at udføre denne type kontroller ved hjælp af KMDs Ejendom Decentral. Erhvervs- og Byggestyrelsen har også kontrolleret sammenhængen imellem visse arealer på enfamiliehuse uden kælder i Hjørring Kommune. Sammenhængen er kontrolleret med udgangspunkt i arealligningen, der beskriver en matematisk sammenhæng imellem bygningens arealer i BBR. Arealligningen er beskrevet i afsnit 5.1.1 i BBR instruksen. På kontroltidspunktet havde Hjørring Kommune 13.796 enfamiliehuse uden kælder og i 441 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 3,2 % af enfamiliehusene uden kælder er registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette resultat er højere end det gennemsnitlige antal fejl for hele landets kommuner. 5

3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Erhvervs- og Byggestyrelsen har sammenlignet det bebyggede areal i BBR med bygningsarealet i Hjørring Kommunes tekniske kort. Analysen bygger på data fra Hjørring Kommunes tekniske bygningskort, matrikelkortet, matrikelregistret, og BBR. En uoverensstemmelse kan skyldes fejl i en af kilderne, og kommunens mulighed for at korrigere fejl er begrænset til det tekniske bygningskort og BBR. Ved analysen udregnes arealet af bygningskortet per matrikel og sammenlignes med det registrerede bebyggede areal i BBR. Analysen foretages kun for bygninger med et bebygget areal mindre end 300 m², så mere komplekse bygninger medtages ikke. Der korrigeres for arealet af bygningernes tagudhæng, og der er indlagt en stor generel fejlmargen. I alt vurderes 1.190 ejendomme, at have så store afvigelser imellem BBR arealet og arealet i det tekniske kort, at det overskrider metodens måleusikkerhed. Fejlene indikerer, at der er et betydeligt antal fejl i BBR, bygningskortet, eller matrikelkortet. Kommunen har på tilsynet anført, at en del af fejlene skyldes forskel i registreringerne imellem de tidligere kommuner som Hjørring Kommune er slået sammen af. 3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og forsyningsplaner Erhvervs- og Byggestyrelsen har undersøgt sammenhængen mellem de registrerede varmeoplysninger i BBR og kommunens varmeplaner. Der er på denne baggrund fundet uoverensstemmelse imellem BBRs varmeoplysninger og kommunens fjernvarmeoplande. To bygninger der er beliggende i naturgasoplande er registreret med Varmeinstallationskode 1 Fjernvarme/blokvarme. Der kan ikke være tale om blokvarme da de omtalte bygninger ikke er etagebyggeri. Sammenligning af andre forsyningsplaner og kommunens BBR-data har ikke været mulig. 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at Hjørring Kommune forholder sig til de udpegede uoverensstemmelser og retter dem, der skyldes fejl i BBR. I forhold til de 1.190 ejendomme, der har betydelige arealafvigelser mellem det bebyggede areal i BBR og kortbygningsarealet, foreslår 6

Erhvervs- og Byggestyrelsen, at kommunen sammenligner oplysninger om ejendommen i kommunens byggesagsarkiv med et nyere luftfoto, og på den baggrund fastslår om der er tale om en fejl registrering i BBR, eller om der kan være grund til at formode, at bygningsejeren ikke har afgivet korrekte og tidstro oplysninger. Hvis det sidste er tilfældet, bør kommunen kontakte ejer med henblik på at få bragt uoverensstemmelsen i orden. Det anbefales, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter tilsvarende fejl i registret eventuelt i et samarbejde med kommunens GISmedarbejder. 7

4 Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Erhvervs- og Byggestyrelsen har fået oplyst, at BBR-opgaven i Hjørring Kommune siden kommunesammenlægningen er blevet løst af 3 faste medarbejdere som er placeret i et selvstændigt Team Ejendomsdata. Byggesagsbehandlingen er placeret i et andet selvstændigt team, og ingen byggesagsbehandlere indberetter direkte i BBR. Kommunen har en fast team leder i team ejendomsdata med hovedansvar for BBR-opgaven, og det samlede tidsforbrug til BBR-opgaven svarer til ca. 3 årsværk. Kommunen skønner at ressourceforbruget til løsning af BBR-opgaven stort set er uændret i forhold til tiden før kommunesammenlægningerne. Det nuværende afsatte årsværkforbrug afspejler således også den situation, der var i de tidligere kommuner. 4.1.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Hjørring kommune har afsat passende ressourcer til løsning af BBR opgaven sammenlignet med landsgennemsnittet. Erhvervs- og Byggestyrelsen skal i denne forbindelse påpege at BBRopgavens omfang er forhandlet via de centrale DUT-forhandlinger mellem staten og KL. Det er herefter kommunens pligt, at foretage den rette prioritering af indsatsen for at sikre, at reglerne for BBR overholdes, herunder sikre at registreringen sker tidstro. 4.2 Organisation og motivation Hjørring Kommune har gennemgået en større omorganisering som følge af kommunesammenlægningen, og er nu fysisk spredt på flere lokaliteter indenfor en relativ stor geografisk afstand på ca. 20 km i Hjørring og Hirtshals.. Byggesagsforvaltningen og ejendomsdataforvaltningen (herunder BBR), miljø/natur er placeret i Hirtshals, hvor tilsynet fandt sted. 4.2.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal fremhæve betydningen af en god organisering af BBR opgaven, samt overholdelse af cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift. I forbindelse med organiseringen af opgaven anbefales det generelt, at kommunen koordinerer arbejdsgangene, så der opnås synergieffekt mellem byggesagsbehandlingen og ajourføringen af BBR. Det er styrelsens opfattelse at kommunen har fokus på disse sammenhænge selvom byggesagsbehandlingen og BBR-opgaven er organiseret i to forskellige teams. 8

Arbejdsgangene vil med fordel kunne videreudvikles ved at kommunen udnytter de nye muligheder for at fordele specifikke opgaver i det nye BBR, når dette idriftsættes. Ajourføringen enkelte udvalgte felter kan her fordeles på flere sagsbehandlere og områder i kommunen. For eksempel kan miljøområdet tildeles ansvaret for at opdatere oplysninger om olietanke. 4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Hjørring Kommune har givet udtryk for at være opmærksom på BBRopgavens tværgående betydning for en række forskellige sagsområder og fordelinger af pengestrømme, herunder BBR-datas betydning for kommunens tildelte bloktilskud. Kommunen ønsker imidlertid et bedre overblik over BBR-registreringernes betydning for bloktilskuddet 4.2.3 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal gøre opmærksom på, at fejl i BBRregistreringerne kan medføre en bred vifte af økonomiske konsekvenser for borgerne i kommunen. Det gælder risiko for forkert opkrævet ejendomsværdiskat og punktafgifter, forkert udbetalt boligsikring og forsikringspræmier. Herudover har BBR betydning for fordelingen af en række offentlige pengestrømme, herunder kommunens bloktilskud. Med indførelsen af det nye BBR har Erhvervs- og Byggestyrelsen hjemmel til, at nuancere den enkelte kommunes betaling til systemet efter datakvaliteten i den pågældende kommunes del af BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen vil på baggrund af de gennemførte tilsyn vurdere om der er behov for en sådan nuancering. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler generelt, at der afholdes en byggesags-workshop i kommunen, hvor BBR-opgaven ligeledes bliver gennemgået og drøftet; herunder de nye muligheder for at opdatere byggesagsdatoer i BBR. Workshoppen bør indeholde procesbeskrivelse/drøftelse af BBR-ajourføringsprocessen og øvrige arbejdsgange indenfor byggesagsbehandlingen. Nedenfor nævnes en række øvrige kvalitetsforbedrende muligheder, som det anbefales at kommunen samtænker og etablerer formelt mellem afdelingerne i det omfang det ikke allerede sker: CPR-BBR samkørsler om adresseuoverensstemmelser. Brandsyn: Beredskabet kan gøre opmærksomme på fejl i BBR. Miljøafdelingen kan indberette afløbsforhold til BBR. GIS-funktionen i kommunen kan foretage kortkontrol ved at samkøre digitale kort med BBR. Økonomisk forvaltning kan gøre opmærksom på fejl i BBR i forbindelse med godkendelse af støttet byggeri. 9

4.3 Sagsbehandling 4.3.1 BBR ajourføringsprocessen BBR ajourføres typisk ved at byggesagsbehandlerne starter med at efterse henvendelserne fra ejer om ændringer af BBR, for at konstatere om der er tale om en byggesag. Herefter oprettes henvendelsen i Team ejendomsdata som foretager selve ajourføringen af ændringsregistret. Registreringen sendes tilbage til byggesagsbehandlerne og afventer byggetilladelse. Der går typisk op til 14 dage fra modtaget henvendelse til ajourføringen af registret er gennemført. 4.3.2 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift skal BBR ajourføres løbende. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler, at kommunen ajourfører ændringer til stamregistret i samme sagsgang, hvor henvendelsen modtages. Det er Erhvervs- og Byggestyrelsens opfattelse, at kommunens ejendomsdatateam og byggesagsteam har en god fælles forståelse for hvordan oplysningerne fra byggesagerne fra den enkelte byggesagsbehandler skal gå til BBR, hvilket er en nødvendig forudsætning for at have denne organisatoriske opdeling i to teams frem for ét samlet team. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler at fastholde det gode fokus på sammenhængene mellem ejendomsdata-delen og byggesagsbehandlingen, med særligt henblik på at føre et tidstro BBR. 4.3.5 Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Hjørring Kommune har udviklet en særlige procedurer i forbindelse med ajourføring af byggesager, som også dermed bidrager indirekte til ajourføringen af BBR. BBR-opdateringen indgår som et felt der skal ajourføres løbende i kommunens byggesagsstyringssystem. Herved kan kommunen lave udtræk i byggesagsstyringssystemet, som gør det muligt at skabe overblik over ajourføringerne i BBR ved at føre en chekliste. Systemet er indrettet således, at en byggesag ikke kan afsluttes uden at ajourføre BBR. Kommunen har selv indsat feltet i byggesagsstyringssystemet uden større tekniske vanskeligheder. Kommunen foretager ingen opsøgende virksomhed i forhold til ejerne med henblik på ajourføring af BBR. Der sker alene en kontrol af arkitektens bygningstegninger i forhold til de indberettede oplysninger til BBR. Kommunen har ingen bødepolitik på området, og har ikke anvendt lovhjemlen i BBR-lovens 9 til at udstede bøder. 10

4.3.6 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen finder at Hjørring Kommune har truffet en væsentlig beslutning ved at indføre BBR-opdatering som felt i deres byggesagsstyringssystem, og vil generelt anbefale at alle kommuner gør noget lignende. Styrelsen vil lade anbefalingen indgå i den samlede evaluering af gennemførte tilsyn, som er planlagt til senere publicering på BBR-hjemmesiden (www.bbr.dk). Særligt af hensyn til Danmarks Statistiks opgørelser er det vigtigt, at datoen for påbegyndt byggeri bliver registreret. Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift stk. 9 er det BBR-registerførerens ansvar, at påbegyndelsesdato for byggeriet fremskaffes. Da byggeriet, ifølge byggelovens 16, stk. 1, skal være påbegyndt senest 1 år efter byggetilladelsen er givet, anbefaler Erhvervs- og Byggestyrelsen, at kommunen kontakter ejeren kort før 1-års fristens udløb. I den anledning kunne gøre opmærksom på at der skal søges om ny byggetilladelse (og betales nyt byggesagsgebyr) hvis ikke byggeriet meldes påbegyndt inden 1 år. Tilsvarende kunne kommunen kontakte ejeren f.eks. 1 år efter påbegyndelsesdatoen for at minde om at byggeriet skal færdigmeldes. Her kunne man evt. minde om at det ifølge bygningsreglementet (1.13.2) er strafbart at undlade at færdigmelde byggeri. Bestemmelsen findes i BR08 under 1.16, stk.1. Brevene til ejer om ajourføring af byggesager er umiddelbart en god foranstaltning til sikring af datakvaliteten i BBR, såfremt ajourføringen bliver foretaget uden store forsinkelser, således at registret afspejler de faktiske ændringer, der sker i bygnings- og boligforholdene. 4.4 Kommunens kommunikation med ejerne Hjørring Kommune foretager ikke opsøgende arbejde overfor ejerne i sikringen af datakvaliteten. Der foretages imidlertid kontrol af de oplysninger en borger måtte henvende sig med i en given situation. Kommunen har borgerrettet information om BBR og byggesagsområdet i en borgerhåndbog, hvor BBR-ejermeddelelsen gennemgås. Kommunen har ikke afholdt kurser i BBR, hvor bl.a. BBR s tværgående betydning for sagsbehandlingen i kommunen er blevet omtalt. Der har alene været afholdt enkelte orienteringsmøder af de nærmeste medarbejdere i afdelingen, og kommunens medarbejdere har deltaget på kurser og møder som arrangeres af KMD, bl.a. i forbindelse med implementeringen af det nye BBR. 4.4.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger I medfør af kapitel IV, nr. 27 i cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift af 11. februar 1986, er det kommunens pligt at underkaste oplysninger fra ejere en rimelighedskontrol. 11

Kommunen kan sammen med sine øvrige konstruktive tiltag skitseret i afsnittet ovenfor overveje om annoncer og historier i de lokale medier kan være med til at udbrede og forenkle den samfundsmæssige forståelse for god og tidstro kvalitet i BBR. 12